17 個生產力應用程序可幫助您征服世界

今年聖誕節，姨媽給了我一個螺旋裝訂的訂婚日曆。 它很迷人，我很欣賞這份禮物背後的想法，但老實說，我無法想像在我的谷歌日曆上使用它。 紙質書無法提醒我該離開參加會議或告訴其他人約會已更改。

再說一次，與最新的生產力工具相比，數字日曆算不上什​​麼。 本指南針對當前可用的 17 款生產力應用程序挑選了幾個類別中的頂級競爭者，包括任務管理、通信、自動化等。 另外，我將分享我的技巧，幫助您為自己和您的團隊選擇最佳生產力應用程序。

‌ 讓這裡提供的建議激勵您達到新的偉大水平。 請不要把這篇文章告訴我姑姑。

17 個生產力應用程序

最適合任務管理和個人使用

以下生產力應用程序都向個人和企業推銷自己。 它們有助於組織您的個人生活和工作。

1. Todoist

如果您是天生的列表製作者，Todoist 就是您的不二之選。 顧名思義，該應用程序徹底改變了待辦事項列表。 它允許您分解項目、設置截止日期和分配任務。 其基於列表的設計非常直觀，不需要上手時間。

‌ 您可以將其與大多數日曆集成，但它與 Google 服務的集成最為容易。 您甚至可以為 Chrome 和 Gmail 創建擴展程序。

‌ Todoist 的兩個最佳功能是其基於位置的提醒和語音命令服務。 例如，您可以為自己設置一個提醒，這樣下次您在雜貨店時，您會記得去隔壁的干洗店取貨。

‌ 通過使用 Siri、Google Assistant 和 Alexa 創建購物清單和待辦事項清單，雜貨購物也變得更加容易。 就個人而言，我已經把舊的干擦板留在了後面，現在我可以在冰箱裡查看並告訴 Alexa 我需要牛奶。

價錢

Todoist 有一個免費計劃，但您可以以每月 3 美元的價格升級到 Pro，從而為您提供更大的自定義功能，並可以選擇添加某些類型的信息，例如標籤和註釋。 團隊的商業計劃起價為每位用戶每月 5 美元。

學生、教育工作者和非營利組織都有資格享受 Todoist 折扣。

2.特雷羅

Trello 為看板提供虛擬卡片而不是列表。 您創建列或使用現有模板，然後添加卡片。 對於這些卡片，您可以添加；

• 地點
• 清單
• 截止日期
• 人們
• 集成
• 文件
• 鏈接
• 其他自定義字段

您可以以各種方式標記 Trello 列，並相應地組織卡片。 然而，Trello 被設計為與看板一起使用。

看板跟踪進度。 列具有諸如“待辦事項”、“進行中”或“完成”之類的名稱。 您可以細分工作流程並從頭到尾可視化任務。

價錢

Trello 的基本計劃是免費的，包括多達 10 個闆卡和無限會員。 它最大的缺點是對“加電”的限制——你可以添加到每張卡上的信息的集成和類型。 免費計劃將您限制為每塊板一次上電。

其商務艙計劃起價為每位用戶每月 10 美元。 除了無限加電外，它還提供不同的視圖和管理功能。

3.點擊向上

ClickUp 將自己標榜為“一個應用程序來取代所有這些”，並包含 Trello 和 Todoist 的功能。

功能列表令人印象深刻：

• 項目管理
• 待辦事項清單
• 電子表格
• 文件
• 電子郵件
• 活動
• 提醒
• 目標跟踪
• 時間跟踪
• 截圖錄製
• 聊天
• 資源管理

雖然 Trello 和 Todoist 都可以用於項目管理，但 ClickUp 將自己標榜為一體化的生產力解決方案。 ‌

價錢

ClickUp 的免費版本允許多達五名團隊成員執行無限數量的任務。 它還允許您嘗試付費計劃中的許多功能，但次數有限。

無限計劃起價為每位會員每月 5 美元。

任務管理應用對比

Todoist 和 Trello 的區別在於風格而非價值。 你更喜歡如何組織你的信息？ 您更喜歡 Todoist 的功能，這些功能是為旅途中的人設計的，還是 Trello 的用於自定義具有各種類型信息的卡片的功能？ ‌

如果您想要 A 列的一點點和 B 列的一點點，那麼 ClickUp 可能是您最好的選擇。 它提供了種類最多的生產力工具。 但是，請注意，一些用戶發現 ClickUp 的功能和靈活性勢不可擋。 您可能需要更長的時間才能開始使用該應用程序。

您應該注意，您也可以將任何這些“任務管理”解決方案用於更多參與的項目和更大的團隊。 許多公司使用生產力應用程序 Trello 和 ClickUp 來協調大量員工。 甚至谷歌也使用 ClickUp。

最適合項目管理和團隊

使用項目管理工具，重點是團隊合作。 這些應用程序可以幫助團隊建設，同時將復雜的內容管理與進度圖表和其他生產力工具相結合。

4.體式

Asana 的存在時間比大多數項目管理應用程序都要長。 它擁有多年的滿意客戶和持續改進，使其成為一個有吸引力的選擇。

Asana 的第三方指南稱讚它結合了強大的自定義選項和數百種可用的集成。 它使用戶能夠以高度複雜的方式組織項目，並在視圖和不同類型的可視化之間移動。

您可以使用 Asana 發送消息、協調團隊和創建表單。 它還提供了 50 多個項目模板，您可以根據自己的需要進行優化。

價錢

基本的免費計劃最多允許 15 名隊友參與無限數量的項目。 Asana Premium 的更大團體、細分和更高級的選項起價為每人每月 10.99 美元。

5.週一網

Monday.com 在組長 Asana 上取得了進展，這主要歸功於其直觀、集中的界面。

該平台具有強烈的視覺效果，其許多項目模板既有吸引力又有效。 與 Asana 一樣，它帶有許多不同的數據可視化，但它允許您更好地自定義即時視圖。

您可以使用 Monday.com 高效、透明地運行項目、跟踪工作流和協作。

價錢

Monday.com 為兩個人提供免費的個人計劃。 三人或三人以上的團隊需要以每位成員每月 8 美元的價格升級到 Basic。 對於更複雜的查看選項、自動化和集成，您可以從標準計劃開始，每位會員每月 10 美元。

項目管理應用比較

在 Asana 和 Monday.com 之間，Asana 提供了卓越的集成。 但是，Monday.com 具有更直觀的界面和易於上手。 Monday.com 在安全性方面也略有優勢。

最適合軟件開發

6.吉拉

您的職業不一定與技術相關才能使用 Jira，但開發人員為像他們這樣的人設計了項目管理軟件。

Jira 專為敏捷開發、協作過程和持續更新而構建，使軟件開發人員能夠更快地為客戶改進。 它提供對 scrum 板和看板板的支持。 Scrum 方法側重於迭代的、增量的進步。 看到任務完成的過程更少，反饋和修改更多。

它的特點包括

• 文檔共享和存儲
• 時間跟踪
• 任務調度和管理
• 發布歷史
• 令人印象深刻的安全選項

價錢

Jira 為最多 10 個用戶提供基本的免費計劃。 提供更多自定義和管理選項以及增加的支持和存儲，從標準計劃開始，每月 70 美元，最多可容納 10,000 名用戶。 標準和高級計劃都為那些想在購買前嘗試的人提供免費試用。 ‌

最適合時間跟踪

時間跟踪應用程序適用於任何結束一天的人想知道時間都去哪兒了。 （誰沒有偶爾這樣做？）

這些生產力應用程序會強制您上班和下班，確保您在工作中保持專注。 他們還可以幫助那些過於專注的人。 心不在焉的員工可以使用應用程序來提醒他們記錄工作時間。

它們還將幫助提醒您全年的重要事件，例如在線營銷機會。

7.切換軌道

Toggl Track 是您將擁有的最智能的秒錶。 它與您的日曆集成，根據用戶打開的應用程序提示用戶，並自動跟踪後台應用程序。 您還可以獲取報告、跟踪項目和安排小組會議。

在 Chrome 和 Firefox 上可用，Toggl Track 的瀏覽器擴展允許您在使用其他在線工具時啟動計時器。

價錢

免費計劃最多允許五個用戶。 付費計劃的起價為每位用戶每月 9 美元，並提供更多報告和項目管理工具。

該應用程序提供其高級計劃的 30 天免費試用，通常每位用戶每月收費 18 美元。

8.收穫

Harvest 以乾淨的界面和易用性而自豪。 您可以使用該應用程序

• 使用計時器或瀏覽器擴展程序跟踪時間
• 填寫時間表
• 與日曆和應用程序集成
• 收集和分析海量數據
• 自動化發票和付款
• 與會計軟件同步
• 構建自定義集成

價錢

個人可以選擇將他們限制為兩個項目的免費計劃。 專業計劃可容納任意數量的團隊成員和任意數量的項目。 他們每個用戶每月花費 12 美元。

與 Toggl Track Premium 一樣，Harvest 可免費使用 30 天。

時間跟踪應用比較

Toggl Track Premium 提供最多且成本最高。 它的一些功能包含在其他生產力工具中，因此可能是多餘的。

免費版本以不同的方式受到限制。 Harvest 將為您提供更多功能，但將您限制在兩個項目中。 Toggl Track 反而會限制您的功能。

‌最適合溝通

9.鬆弛

Slack 幾乎已成為內部業務溝通的代名詞。 它是《紐約時報》推薦的團隊消息應用程序。 為什麼？ 因為它是一個包羅萬象的解決方案，特別是因為添加了直接消息傳遞功能，允許您聯繫工作區之外的人。

對於許多組織而言，Slack 已取代電子郵件成為內部溝通的主要方式。 用戶發送豐富的通信，包括視頻、圖像、鏈接以及您能想像到的任​​何其他內容。 此外，您可以搜索您的通訊庫以輕鬆獲取相關信息。

Slack 的功能包括

• 公共和私人討論渠道
• 直接消息
• 通過 Slack Connect 建立多個組織渠道
• 語音和視頻通話
• 桌面和移動可訪問性
• 工作流程自動化

然而，Slack 以其一流的應用程序和集成而與眾不同。 您可以將 Slack 連接到此列表中的大多數其他生產力應用程序。 除了項目管理和文件共享應用程序之外，您還可以添加社交、健康或頭腦風暴功能。

價格

Slack 的免費選項將用戶限制為 10,000 條消息和 10 次集成。 它不包括訪問其工作流構建器和更高級的功能，例如與其他企業的團隊協作。

Slack 的付費計劃起價為每人每月 6.67 美元（按年計費）。 教育者或非營利組織也可以詢問折扣。

10.團隊查看器

如果您希望能夠在屏幕和設備之間共享和移動，TeamViewer 可能是適合您的應用程序。 它與其說是一種一體化的通信解決方案，不如說是一種專用的遠程連接服務。

這款快速安全的應用程序可讓您與您的團隊聯繫，並在世界任何地方訪問您需要的網絡和設備。

需要 IT 部門的幫助？ 您可以輕鬆地向他們展示問題，甚至讓他們掌權。 您也可以將工作計算機帶回家，而無需隨身攜帶硬件。 ‌

價錢

基本應用程序可免費用於個人非商業用途，企業可以免費試用。 對於最多 50 人的通話，視頻會議的起價為每位主持人每月 9.49 美元。 更專業的服務需要額外訂閱。

在 TeamViewer 網站上查找所需的軟件包可能需要一段時間，並且一些用戶抱怨該軟件很快就會變得昂貴。

11. 飛漲

在 2020 年全球大流行期間，除了 Zoom，幾乎沒有其他贏家。 視頻會議應用程序迅速成為許多企業的首選應用程序。 同時，它幫助親人在無法親自見面時保持聯繫。

‌ Zoom 的部分吸引力在於其易用性和訪問性。 您無需應用程序或帳戶即可參與 Zoom 通話。 使用鏈接或會議 ID，任何人都可以通過其 Web 瀏覽器加入。 該應用程序甚至支持為需要它的人撥入電話。

‌ 如果您設置了 Zoom，您可以安排自己的會議、發送私人消息以及與他人共享您的屏幕。 您甚至可以使用它來進行在線健身課程。

價錢

使用免費計劃，您可以根據需要進行任意數量的一對一通話。 小組會議限制為 40 分鐘，每人 100 人。 Pro 計劃將會議時長增加到 30 小時，並提供雲錄製和社交媒體流。

Pro 起價為每年 149 美元。

通訊應用比較

此類別中的生產力應用程序很難直接比較。 他們促進交流，但他們專注於不同的形式。 那麼你應該從中得到什麼？

1. 您應該有一個 Zoom 帳戶。 即使您不將其用於自己的業務，您的合作夥伴或客戶也可能會這樣做。 擁有 Zoom 應用程序和帳戶（甚至是免費帳戶）使該平台更易於使用。 ‌
2. Slack 的靈活性使其成為大多數企業的最佳內部通信選擇。 它的免費計劃對小公司來說可能就足夠了。 如果您只想要基本的消息傳遞，請選擇更精簡的內容。 Slack 的許多可能性可能更多的是分散注意力而不是機會。‌
3. 對於需要遠程訪問的人來說，TeamViewer 是一個很好的工具。 這是一個高度專業化的工具，在整個團隊中使用時可能會變得昂貴。 ‌

最適合雲存儲

這些天我們都生活在雲端。 雲存儲使我們可以一起工作並在設備之間移動。 它還支持我們的工作，這是至關重要的。 任何曾經發現自己盯著黑色的電腦屏幕哭泣的人都會同意這一點。‌‌

以下三個是該領域的巨頭，這是有充分理由的。 審稿人一致認為它們是最好的。‌‌

12.保管箱

無論您在哪裡創建，Dropbox 都能可靠地備份和同步您的資料。 它是最直接、最通用的雲存儲服務之一。‌‌

Dropbox 還與第三方服務無縫集成，您可以將其設置為自動同步您的工作。 如果沒有 Dropbox 和文字處理應用程序 Scrivener 的動態組合，我不知道該怎麼辦——我相信我的作者同事們會理解這一點。‌‌

Dropbox Business 添加了更多集成和自定義功能。 您也可以使用它來共享大文件。‌

價錢

2 GB Dropbox Basic 計劃是免費的。 Dropbox Plus 以每月 9.99 美元的價格將存儲空間增加到 2 TB。 擁有多個用戶的家庭帳戶每月收費 16.99 美元。 ‌ ‌ Dropbox Business 起價為每位用戶每月 15 美元（至少三個用戶）。‌‌

13.谷歌一號

Google One 適用於所有在大 G 祭壇上崇拜的人。它結合了 Gmail、Google Drive 和 Google Photos。 ‌ 2018 年，Google One 取代並吸收了 Google Drive 的更高容量計劃，這意味著如果您想要超過任何 Google 帳戶隨附的免費 15 GB 的空間，則必須購買 Google One 計劃。

價錢

100 GB 和最多 6 個用戶的計劃起價為每月 2 美元。

14. OneDrive

更喜歡 Microsoft 365 而不是 Google Workspace？ OneDrive 是您的解決方案。‌‌ 用戶可能會遇到 OneDrive 在文件同步方面的奇怪限制，但該服務通過其界面和各種特定於平台的應用程序彌補了這一點。 OneDrive 還提供 Personal Vault，這是一種為指定文件提供額外安全級別的方法。‌

價錢

OneDrive 的免費計劃為個人提供 5 GB 的存儲空間。 您可以以每月 1.99 美元的價格將其增加到 100 GB。 ‌Microsoft 365 配備 1 TB 的 OneDrive 存儲空間以及四個應用程序：Outlook、Word、Excel 和 PowerPoint。 Skype 也包括在內。 個人賬戶的費用為每年 69.99 美元。‌

企業可以選擇每位用戶每月 5 美元起的 OneDrive 計劃。 Microsoft 365 計劃起價相同，但綜合服務和應用程序的費用為每位用戶每月 12.50 美元。‌

雲存儲應用比較

您的最佳選擇取決於您所做的工作以及您使用的其他軟件。 Google Workspace 用戶自然會選擇 Google Drive，而 Microsoft 愛好者會選擇 OneDrive。‌‌

如果您依賴其他創意或商業軟件，儘管價格較高，但 Dropbox 可能是您的最佳選擇。 ‌

最適合自動化

想要更有效率？ 不要將寶貴的時間浪費在計算機可以為您完成的繁瑣工作上。 ‌此列表中的其他一些生產力應用程序提供了不同日常流程的自動化。 例如，Slack 的付費計劃隨 Workflow Builder 一起提供。‌‌

15.智能表

雖然 Smartsheet 是一個項目管理應用程序，但它的自動化功能使其與眾不同。 您可以生成 if/then 工作流自動化。 每次發生 X 時，它都會立即觸發 Y。 ‌‌最近添加的內容包括；

• 自動重複提醒
• 自動生成報告
• 自動‌狀態更新
• 自動簡化審批流程

‌ Smartsheet比其他項目管理應用程序更昂貴且學習曲線更陡峭。 對於那些想要更複雜的自動化的人來說，這可能是值得的。‌

價格

個人計劃起價為每月 14 美元，而商業計劃起價為 25 美元。 但是，Smartsheet 提供兩者的免費試用。

16. IFTTT

IFTTT 代表“如果這個，那麼那個”。 該應用程序允許您連接其他應用程序和設備以自動執行不同的響應。‌‌該服務通過小程序工作 - 使用單個條件操作編程的迷你應用程序。 主要企業的開發人員製作用戶可以下載的小程序。

例如，英國銀行 Monzo 允許用戶在每次去健身房時用金錢獎勵自己。 ‌ ‌ ‌用戶可以開發自己的小程序或從庫中選擇它們。 IFTTT 可以成為您工作場所的生產力工具之一，但您也可以使用它來關閉車庫門。 再也不用開車出門了！‌‌

價錢

標準的 IFTTT 計劃是免費的，允許用戶創建最多三個小程序並從庫中打開無限制的小程序。 專業計劃是每月 3.40 美元，使您能夠創建無限或更複雜的小程序。

17.持續接觸

Constant Contact 提供了多種工具來自動化您的企業數字營銷。 通過一些計劃，您不必擔心由於響應速度慢或忘記發布每週社交媒體消息而失去客戶。 ‌‌小型企業從電子郵件營銷中獲得最大的投資回報。 Constant Contact 的電子郵件自動化功能如下：

• 向新聯繫人發送歡迎消息
• 創建滴灌活動以跟進經常與您的消息互動的人
• 細分列表，以便您的市場的不同部分僅獲得他們想要的信息
• 提供註冊表單和其他被動列表構建工具
• 基於人工智能和持續 A/B 測試自定義電子郵件

電子郵件模板還確保這些電子郵件中的每一個都具有吸引力且設計精良。 ‌社交媒體工具為您的所有社交媒體帳戶提供了一個中央平台和日曆。 您可以創建和安排以後的帖子，並從單個社交收件箱回複評論和提及。 這種簡單的監控對於今天的客戶來說尤其重要，他們經常希望通過社交媒體獲得客戶服務。 ‌Constant Contact 的網站構建器還可以自動執行某些計算或通知。‌‌

價錢

電子郵件和社交媒體營銷（包括自動化）的計劃起價為每月 20 美元。 訪問網站建設者和 Constant Contact 的免費託管費用為每月 10 美元。‌

不確定是否要投資？ 您可以免費試用 60 天來試用電子郵件營銷。

自動化應用比較

Smartsheet 將項目管理與最靈活和最複雜的自動化集成在一起，但您需要確切地知道您想要實現什麼以及如何實現它。

我們其他人可能最好使用工具組合。 Constant Contact 提供了一個有效的數字營銷套件，而 IFTTT 則添加了獨特的自動化選項。‌

哪些生產力工具適合您？

此列表中的所有生產力工具都有很多值得推薦的地方。 有這麼多的選擇，很容易感到不知所措。 您如何選擇合適的生產力應用程序並利用它們的各種功能？

如何為自己選擇最好的生產力應用程序

您是滿足您需求的專家。 你比任何人都清楚什麼可以幫助你完成工作。 儘管如此，我可以傳遞一些選擇生產力工具的技巧，以幫助您做出最佳決策。

有選擇性

慎重選擇你的工具。 選擇您將使用的那些，並將您的工具包限制在這些範圍內。

您還應該避免在功能上加倍。 您最不想做的就是浪費時間，而不是節省時間，在眾多設備和應用程序中尋找您需要的信息。

始終如一

堅持使用有效的工具。 如果您不斷地更換工具，您將浪費時間進行培訓和轉移到最新的工具上。

移動

確保隨身攜帶小工具、筆記本和其他設備。 你不想忘記一些東西，因為你的系統不是手頭的。

如果您在多個設備之間移動，您需要能夠與所有設備工作並同步的應用程序。

放聰明點

最昂貴或最複雜的答案通常不是最好的答案。 如果你只需要一個簡單的記事本，就不要買電腦。

您的工具應該易於使用且高效。 避免具有您不需要的附加功能的複雜生產力應用程序。 它只會讓你慢下來。

如何為您的團隊選擇最好的生產力應用程序

首先，通過向團隊諮詢他們的個人工作需求和偏好，讓他們參與進來。 即使個人做出最終決定，您也應該

• 集體頭腦風暴
• 解決團隊疑慮
• 整合反饋，然後進行相應修改

你應該問什麼問題？ 以下問題列表將幫助您確定哪些項目管理和溝通解決方案最適合您和您的團隊。 ‌

你做什麼工作？

從您業務的基本需求開始。 誰需要訪問哪些信息、設備或程序？ 誰需要與誰以及多久溝通一次？

想想你的團隊和所有資源，並在它們之間建立聯繫。

你絕對需要什麼？

為了防止自己想出不切實際的解決方案，請列出您的硬性要求。 需要考慮的幾件事是；

• 相關數據庫和必要的軟件
• 與當前設備、軟件和系統的兼容性
• 移動性和遠程訪問
• 預算
• 安全
• 員工的技術素養

你有什麼設想？

你的夢想設置包括什麼？ 回答第一個問題時，返回到您創建的業務地圖。 什麼最能支持您的工作流程？

你最關心什麼？

在做出最終決定時，您需要確定用於評估生產力應用程序的標準。

• 價格
• 使用方便
• 支持
• 可靠性和聲譽

您還需要對生產力應用程序的功能和設施進行排名。 您的新套件中最重要的內容是什麼？ 另一方面，什麼會很好但不是必需的？

知道你願意放棄什麼。 它可以為您節省不必要的並發症和費用。

從一個開始

如果你和我一樣，這份清單讓你有點頭暈目眩。 您現在想出去下載免費版或試用版。 然後你想研究其他可以提高工作效率的方法。

忍住衝動。 這些生產力工具中的哪一個最能解決您的具體問題？ 你需要什麼？ ‌

從那裡開始，然後慢慢構建一個生產力應用程序目錄，讓您可以管理您的計劃，無論是征服世界還是組織每週膳食。