客戶服務 VA 如何有效地幫助您的小型企業

已發表: 2022-06-14

客戶服務 VA 如何有效地幫助您的小型企業

經營一家企業並不容易。 一切都始於夢想，但要實現這些願景需要付出努力。 隨著業務的增長，您可能會意識到自己無法完成所有任務。 最終，您將需要幫助撥打電話、回應客戶關注、管理社交媒體頁面、設計營銷材料和商業網站等。

如果您正在尋找額外的幫助，聘請虛擬助理可以減輕您的日常任務負擔，並讓您發展和改善您的業務。 這篇文章將討論虛擬助理在企業中的重要作用、僱傭虛擬助理的好處以及需要尋找虛擬助理的哪些重要品質。

什麼是虛擬助手？

虛擬助理或 VA 要么是受僱的專業人員，要么是遠程為企業提供一般支持的獨立承包商。 他們可能在不同的國家/地區擁有自己的辦公室，而自由職業者可以通過自由職業平台或通過他們的專業網絡提供服務。 自由職業者 VA 或獨立承包商可以選擇他們的工作量。 同樣，只要他們的時間允許，他們就可以自由地與其他客戶和他們的努力合作。

以下是區分 VA、獨立承包商、合同工和臨時工的方法。 後者是公司通過人事公司或安置機構僱用的臨時員工的縮寫。 臨時工為公司工作，由他們所代表的機構或公司支付。

另一方面，合同工是公司直接僱用的僱員。 他們有工作頭銜，並獲得臨時工作空間和設備來完成他們的任務，而有些人則使用他們的設備和工作空間遠程進行項目。

同時，作為獨立承包商的 VA 通過自由職業平台或通過其專業網絡的推薦提供服務。

VA 通常為其客戶提供各種服務，例如：

  • 安排約會
  • 冷電話
  • 寫博客或視頻腳本
  • 視頻編輯
  • 平面設計
  • 活動策劃
  • 電子郵件管理
  • 迎合不同類型的客戶服務活動
  • 更新數據庫
  • 醫療或音頻轉錄
  • 會計或簿記
  • 管理網站和社交媒體頁面

儘管這些任務通常是重複的，但它們對企業來說仍然是必不可少的。 因此，公司僱用 VA 來幫助完成這些功能。

僱用 VA 的好處

小企業主可以從僱用 VA 中受益匪淺。 他們中的大多數人沒有時間或財力來僱用和培訓員工。

聘請 VA 還可以幫助您減輕通常重複性任務的負擔，因此您可以專注於發展業務。 這些是 VA 可以幫助您的小型企業的其他方式：

提供技能和經驗

大多數 VA 提供小企業主所需的特定技能和相關經驗。 通過僱用 VA，您可以委派任務並獲得您想要的結果。

幫助改善您的數字形象

如今，企業必須加強其在線業務並擴大其客戶範圍。 聘請熟練的 VA 是實現這些目標的絕佳解決方案。 了解社交媒體的運作方式可能需要一些時間，有人協助您可以使您的業務受益。 社交媒體虛擬助理通常會執行的一些任務包括：

  • 發布引人注目的照片、圖形和廣告文案
  • 在評論部分與關注者互動
  • 回應 DM
  • 跟踪見解和其他有價值的數據

建立良好的工作關係

新僱用的虛擬助理通常從簡單的任務開始，例如電子郵件管理、安排約會或數據輸入。

隨著 VA 積累經驗並提高他們的技能，他們與企業主之間的工作關係和信任會隨著時間的推移而加強。 他們可以承擔更多任務，以幫助您進行日常業務運營。 同時，VA 可以建立他們的投資組合，並對他們的個人和專業技能更有信心。

提供 24/7 客戶服務

如果您不在同一區域內，那麼迎合客戶可能具有挑戰性。 與虛擬助理合作可能是一個很大的優勢，尤其是在您管理全球業務的情況下。 您可以選擇從其他時區聘請 VA，以使您的業務全天候可用，並提供 24/7 的卓越客戶服務。

留出更多時間做其他事情

經營一家企業可能要求很高且具有挑戰性。 在最初的幾年裡，你必須自己做一些事情——回復電子郵件和刪除垃圾郵件、處理客戶投訴、安排會議以及管理你的網站和社交媒體頁面等等。 這些永無止境的任務最終會消耗你的空閒時間，這意味著更少的時間用於更重要的商業事務和個人努力。

聘請 VA 需要考慮什麼

VA可能對企業有益。 它們減輕了重複性任務的負擔，並幫助您專注於業務的更重要方面。 與此同時，企業主幫助世界各地的人們找到工作、發展技能並提高他們的信心和自我價值。 事實上，與 VA 合作對雙方來說都是雙贏的。

然而，找到合適的 VA 是另一回事。 它與通常的招聘流程不同，因為它是虛擬完成的。 在僱用一個之前，您還應該知道在 VA 中尋找什麼。 但首先，在僱用虛擬助手時要考慮以下因素：

  • 您首選的 VA 管理或通信工具是什麼（電子郵件、電話、Skype 等）
  • VA 入職後，您希望將哪些任務委派給他們（平面設計、社交媒體管理、約會設置、博客等）
  • 將任務分配給僱用的 VA 後，您希望專注於哪些核心任務
  • 您需要哪些生產力工具來監控 VA 的表現（Hubstaff、Slack、Trello、Asana 等）

至於在哪裡可以找到 VA，一些公司擁有大量虛擬助手，例如 VirtualAssistants.com。 如果您更喜歡僱傭離岸 VA，您可以查看 VirtualStaff、OnlineJobs 或 MyVirtualWorkforce。

您還可以在社交媒體組和 Upwork 上找到 VA 和自由職業者。 作為企業主，您有責任進行徹底的候選人篩選，以確保他們非常適合您的業務。

尋找 VA 時應考慮的其他事項如下：

它們的效率如何？

大多數 VA 按小時計酬，因此您應該確保他們能夠有效地最大限度地發揮他們為您所做的工作。 即使他們已經具備從事這項工作的技能，讓他們熟悉您的工作流程並為他們提供培訓符合您的最大利益。

由於交流和任務將在線完成，VA 還應該善於使用最新技術來完成他們的工作，包括應用程序、工具和系統。 您可以讓候選人在面試過程中執行試用任務，並將輸出發送到 Google Drive 或 Dropbox。

他們可以在您的時區工作嗎？

大多數 VA 會根據客戶的時區調整他們的日程安排。 如果是白天並且您位於美國，而您的 VA 位於東南亞某個地方，則 VA 將在墓地輪班工作。 您必須找到願意在您的工作時間工作的 VA。 一些客戶允許時間靈活性，只要他們在最後期限前完成並遵守預期的輸出，他們就可以讓 VA 工作。

他們有討人喜歡的性格和良好的職業道德嗎？

除了具有出色的工作表現外，您的 VA 還應該具備人際交往能力和職業道德。 他們在與客戶和客戶打交道時如何？ 您還可以管理 DISC 性格測試來確定候選人的性格類型以及他們是否非常適合您的業務。

他們可以訓練嗎？

一旦您已經有了新聘用的 VA，就該進行通常的介紹、任務定位和培訓了。 讓 VA 正式加入可能需要幾個小時或幾天的時間。

培訓對於幫助 VA 提高技能和信心並為企業創造價值非常重要。 您不僅應該依靠您的虛擬助理當前的技能，還應該投資於提高他們的技能，使他們能夠為您的業務成功做出貢獻。

你還需要他們什麼？

除了工作期望外，候選人還應注意以下事項：

  • 他們預計一天工作多少小時？ VA 通常每天工作 4 到 8 小時。 但是，根據任務，一些公司允許他們每天工作少於 4 小時。
  • 他們有穩定的互聯網連接嗎？ 在停電的情況下，他們的替代電源或互聯網資源是什麼？
  • 他們家裡有沒有可以不受干擾地工作的地方？ 他們是否有降噪耳機和其他需要的工具？
  • 退伍軍人事務部可以接受這個費率嗎？ 根據任務和職責，VA 費率通常在每小時 4 美元到 36 美元之間。 VA 還應該知道錯過工作的成本以及如果發生這種情況可能採取的紀律處分。

聘請 VA 是您業務的最佳解決方案嗎？

對於許多企業主來說，聘請 VA 可能是一個新概念。 但是，這可能是您業務增長和成功的戰略決策。 虛擬助理可以消除重複性任務的負擔，讓您專注於與公司發展直接相關的職能。

同時，您為需要的人提供工作機會，並為個人和職業提升提供空間。 也許現在是尋找合適的 VA 的時候了，他將成為您公司的最佳資產，並帶領您的企業走向成功。