Как служба поддержки клиентов VA эффективно помогает вашему малому бизнесу

Вести бизнес непросто. Все начинается с мечты, но чтобы воплотить ее в жизнь, требуется тяжелая работа. И по мере роста вашего бизнеса вы можете понять, что не можете выполнять все задачи самостоятельно. В конце концов, вам понадобится помощь в совершении телефонных звонков, реагировании на проблемы клиентов, управлении страницами в социальных сетях, разработке маркетинговых материалов и бизнес-сайтов и т. д.

Если вам нужны дополнительные руки помощи, найм виртуального помощника избавит вас от обычных задач и позволит вам развивать и улучшать свой бизнес. В этом посте мы обсудим важные роли виртуального помощника в бизнесе, преимущества его найма и важные качества виртуального помощника.

Что такое виртуальный помощник?

Виртуальные помощники или виртуальные помощники — это либо нанятые профессионалы, либо независимые подрядчики, которые удаленно оказывают общую поддержку бизнесу. У них может быть собственный офис, расположенный в другой стране, а фрилансеры могут предлагать свои услуги через фриланс-платформы или через свои профессиональные сети. Внештатные виртуальные активы или независимые подрядчики могут выбирать свою рабочую нагрузку. Точно так же у них есть свобода работать с другими клиентами и их усилиями, пока позволяет их график.

Вот как различать виртуальные активы, независимых подрядчиков, контрактников и временных работников. Последнее сокращение от временного персонала, которого компании нанимают через кадровую фирму или агентства по трудоустройству. Временный сотрудник работает в компании и получает оплату от агентства или фирмы, которую они представляют.

С другой стороны, контрактные работники — это те, кого компании напрямую нанимают в качестве наемных работников. Они носят должности и получают временное рабочее место и оборудование для выполнения своих задач, в то время как некоторым даются удаленные проекты с использованием их оборудования и рабочего места.

Между тем, виртуальные активы, которые являются независимыми подрядчиками, предоставляют услуги через платформы фриланса или через рефералов своих профессиональных сетей.

Виртуальные активы обычно предлагают своим клиентам различные услуги, такие как:

• Назначение встреч
• Холодные звонки
• Ведение блога или написание видео сценария
• Редактирование видео
• Графический дизайн
• Планировка события
• Управление электронной почтой
• Обслуживание различных типов кампаний по обслуживанию клиентов
• Обновление баз
• Медицинская или аудио транскрипция
• Бухгалтерия или бухгалтерия
• Ведение сайтов и страниц в социальных сетях

Хотя эти задачи часто повторяются, они по-прежнему важны для бизнеса. Таким образом, компании нанимают VA, чтобы помочь с этими функциями.

Преимущества найма VA

Владельцы малого бизнеса могут извлечь большую выгоду из найма VA. У большинства из них нет ни времени, ни финансовых возможностей для найма и обучения сотрудников.

Наем VA также может помочь вам снять бремя обычных повторяющихся задач, чтобы вы могли сосредоточиться на развитии своего бизнеса. Вот другие способы, которыми виртуальные машины могут помочь вашему малому бизнесу:

Предлагает навыки и опыт

Большинство VA предлагают определенные навыки и соответствующий опыт, которые требуются владельцам малого бизнеса. Наняв VA, вы можете делегировать задачи и достигать желаемых результатов.

Помогает улучшить ваше цифровое присутствие

В настоящее время предприятия должны укреплять свое присутствие в Интернете и расширять охват клиентов. Наем квалифицированного VA является отличным решением для достижения этих целей. Изучение того, как работают социальные сети, может занять некоторое время, и наличие кого-то, кто поможет вам, может принести пользу вашему бизнесу. Некоторые задачи, которые обычно выполняет VA в социальных сетях, включают:

• Публикация привлекательных фотографий, графики и рекламного текста
• Взаимодействие с подписчиками в разделе комментариев
• Отвечаем на DM
• Отслеживание идей и других ценных данных

Устанавливает хорошие рабочие отношения

Недавно нанятые виртуальные помощники обычно начинают с простых задач, таких как управление электронной почтой, планирование встреч или ввод данных.

По мере того, как VA накапливает опыт и совершенствует свои навыки, рабочие отношения и доверие между ними и владельцами бизнеса со временем укрепляются. Они могут взять на себя больше задач, чтобы помочь вам с вашими обычными бизнес-операциями. В то же время виртуальные активы могут создать свое портфолио и стать более уверенными в своих личных и профессиональных навыках.

Предлагает круглосуточное обслуживание клиентов

Может быть сложно обслуживать клиентов, если вы не находитесь в том же районе. Работа с виртуальным помощником может быть большим преимуществом, особенно если вы управляете глобальным бизнесом. Вы можете нанять виртуальную машину из других часовых поясов, чтобы сделать свой бизнес доступным круглосуточно и обеспечить исключительное обслуживание клиентов 24/7.

Позволяет больше времени для других начинаний

Ведение бизнеса может быть требовательным и сложным. В течение первых нескольких лет вы должны делать что-то самостоятельно — отвечать на электронные письма и удалять спам, обрабатывать жалобы клиентов, назначать встречи и управлять своим веб-сайтом и страницами в социальных сетях, среди прочего. Эти бесконечные задачи в конечном итоге отнимут ваше свободное время, а это означает, что останется меньше времени для более важных деловых вопросов и личных начинаний.

Что учитывать при найме VA

Виртуальные машины могут быть полезны для бизнеса. Они облегчают бремя повторяющихся задач и помогают сосредоточиться на более важных аспектах вашего бизнеса. В то же время владельцы бизнеса помогают людям во всем мире устраиваться на работу, развивать навыки и повышать свою уверенность и самооценку. Действительно, работа с VA является беспроигрышной для обеих сторон.

Однако найти подходящую VA — это совсем другая история. Он отличается от обычного процесса найма тем, что осуществляется виртуально. Прежде чем нанять одного, вы также должны знать, что искать в VA. Но сначала учтите эти факторы при найме виртуального помощника:

• Какой инструмент управления виртуальной машиной или средства связи вы предпочитаете (электронная почта, телефон, Skype и т. д.)?
• Какие задачи вы хотите делегировать VA, как только они будут приняты на работу (графический дизайн, управление социальными сетями, назначение встреч, ведение блога и т. д.)
• На каких основных задачах вы хотите сосредоточиться после назначения задач нанятому VA
• Какие инструменты повышения производительности вам потребуются для мониторинга производительности виртуальной машины (Hubstaff, Slack, Trello, Asana и т. д.)

Что касается того, где найти виртуального помощника, у некоторых компаний есть пул виртуальных помощников, таких как VirtualAssistants.com. Если вы предпочитаете нанимать оффшорных виртуальных машин, вы можете проверить VirtualStaff, OnlineJobs или MyVirtualWorkforce.

Вы также можете найти виртуальные активы и фрилансеров в группах социальных сетей и на Upwork. Как владелец бизнеса, вы несете ответственность за тщательный отбор кандидатов, чтобы убедиться, что они идеально подходят для вашего бизнеса.

Другие вещи, которые вы должны учитывать при поиске VA, следующие:

Насколько они эффективны?

Большинство VA оплачиваются почасово, поэтому вы должны убедиться, что они эффективны, чтобы максимизировать работу, которую они делают для вас. Даже если у них уже есть навыки, необходимые для работы, в ваших же интересах познакомить их с вашими рабочими процессами и провести обучение.

Поскольку общение и задачи будут выполняться в режиме онлайн, виртуальные активы также должны уметь использовать новейшие технологии для эффективного выполнения своей работы, включая приложения, инструменты и системы. Вы можете попросить кандидатов выполнить пробные задания во время собеседования и отправить результат на Google Диск или Dropbox.

Могут ли они работать в вашем часовом поясе?

Большинство VA подстраивают свое расписание под часовой пояс своих клиентов. Если сейчас дневное время и вы находитесь в США, а ваш VA находится где-то в Юго-Восточной Азии, VA будет работать в ночную смену. Вы должны найти VA, желающего работать в ваше рабочее время. Некоторые клиенты допускают гибкость времени, что позволяет виртуальным активам работать в свое время, если они соблюдают сроки и соответствуют ожидаемому результату.

Обладают ли они приятным характером и хорошей трудовой этикой?

Помимо отличной работы, ваш VA также должен обладать навыками работы с людьми и профессиональной этикой работы. Как они общаются с покупателями и клиентами? Вы также можете провести личностный тест DISC, чтобы определить типы личности кандидатов и определить, подходят ли они для вашего бизнеса.

Они поддаются дрессировке?

Как только у вас уже есть новый нанятый VA, пришло время для обычных представлений, ориентации и обучения. Официальное получение VA на борту может занять несколько часов или дней.

Обучение важно, чтобы помочь виртуальным активам повысить свои навыки и уверенность в себе и создать ценность для бизнеса. Вы должны не только полагаться на текущие навыки ваших виртуальных активов, но также должны инвестировать в повышение их квалификации, чтобы они могли внести свой вклад в успех вашего бизнеса.

Что еще нужно от них?

Помимо ожиданий от работы, кандидаты также должны знать следующее:

• Сколько часов они должны работать в день? VA обычно работают от 4 до 8 часов в день. Однако некоторые компании позволяют им работать менее 4 часов в день в зависимости от задач.
• Есть ли у них стабильное интернет-соединение? Какова их альтернативная мощность или источник интернета на случай отключения электроэнергии?
• Есть ли у них место дома, где они могут работать, не отвлекаясь? Есть ли у них шумоподавляющая гарнитура и другие необходимые инструменты?
• Приемлема ли ставка для VA? В зависимости от задач и обязанностей ставки VA обычно варьируются от 4 до 36 долларов в час. VA также должен знать стоимость пропущенной работы и возможные дисциплинарные меры, если это произойдет.

Является ли наем VA лучшим решением для вашего бизнеса?

Наем VA может быть новой концепцией для многих владельцев бизнеса. Тем не менее, это может быть стратегическим решением для роста и успеха вашего бизнеса. Виртуальные машины могут избавить вас от бремени выполнения повторяющихся задач и позволить вам сосредоточиться на функциях, которые напрямую связаны с развитием вашей компании.

В то же время вы предоставляете возможности трудоустройства тем, кто в них нуждается, и даете возможность для личного и профессионального роста. Возможно, сейчас самое время найти подходящего VA, который станет лучшим активом вашей компании и приведет ваш бизнес к успеху.