客户服务 VA 如何有效地帮助您的小型企业

已发表: 2022-06-14

客户服务 VA 如何有效地帮助您的小型企业

经营一家企业并不容易。 一切都始于梦想，但要实现这些愿景需要付出努力。 随着业务的增长，您可能会意识到自己无法完成所有任务。 最终，您将需要帮助拨打电话、回应客户关注、管理社交媒体页面、设计营销材料和商业网站等。

如果您正在寻找额外的帮助，聘请虚拟助理可以减轻您的日常任务负担，并让您发展和改善您的业务。 这篇文章将讨论虚拟助理在企业中的重要作用、雇佣虚拟助理的好处以及需要寻找虚拟助理的哪些重要品质。

什么是虚拟助手？

虚拟助理或 VA 要么是受雇的专业人员，要么是远程为企业提供一般支持的独立承包商。 他们可能在不同的国家/地区拥有自己的办公室，而自由职业者可以通过自由职业平台或通过他们的专业网络提供服务。 自由职业者 VA 或独立承包商可以选择他们的工作量。 同样，只要他们的时间允许，他们就可以自由地与其他客户和他们的努力合作。

以下是区分 VA、独立承包商、合同工和临时工的方法。 后者是公司通过人事公司或安置机构雇用的临时员工的缩写。 临时工为公司工作，由他们所代表的机构或公司支付。

另一方面，合同工是公司直接雇用的雇员。 他们有工作头衔，并获得临时工作空间和设备来完成他们的任务，而有些人则使用他们的设备和工作空间远程进行项目。

同时，作为独立承包商的 VA 通过自由职业平台或通过其专业网络的推荐提供服务。

VA 通常为其客户提供各种服务，例如：

  • 安排约会
  • 冷电话
  • 写博客或视频脚本
  • 视频编辑
  • 平面设计
  • 活动策划
  • 电子邮件管理
  • 迎合不同类型的客户服务活动
  • 更新数据库
  • 医疗或音频转录
  • 会计或簿记
  • 管理网站和社交媒体页面

尽管这些任务通常是重复的，但它们对企业来说仍然是必不可少的。 因此，公司雇用 VA 来帮助完成这些功能。

雇用 VA 的好处

小企业主可以从雇用 VA 中受益匪浅。 他们中的大多数人没有时间或财力来雇用和培训员工。

聘请 VA 还可以帮助您减轻通常重复性任务的负担，因此您可以专注于发展业务。 这些是 VA 可以帮助您的小型企业的其他方式：

提供技能和经验

大多数 VA 提供小企业主所需的特定技能和相关经验。 通过雇用 VA，您可以委派任务并获得您想要的结果。

帮助改善您的数字形象

如今，企业必须加强其在线业务并扩大其客户范围。 聘请熟练的 VA 是实现这些目标的绝佳解决方案。 了解社交媒体的运作方式可能需要一些时间，有人协助您可以使您的业务受益。 社交媒体虚拟助理通常会执行的一些任务包括：

  • 发布引人注目的照片、图形和广告文案
  • 在评论部分与关注者互动
  • 回应 DM
  • 跟踪见解和其他有价值的数据

建立良好的工作关系

新雇用的虚拟助理通常从简单的任务开始，例如电子邮件管理、安排约会或数据输入。

随着 VA 积累经验并提高他们的技能，他们与企业主之间的工作关系和信任会随着时间的推移而加强。 他们可以承担更多任务，以帮助您进行日常业务运营。 同时，VA 可以建立他们的投资组合，并对他们的个人和专业技能更有信心。

提供 24/7 客户服务

如果您不在同一区域内，那么迎合客户可能具有挑战性。 与虚拟助理合作可能是一个很大的优势，尤其是在您管理全球业务的情况下。 您可以选择从其他时区聘请 VA，以使您的业务全天候可用，并提供 24/7 的卓越客户服务。

留出更多时间做其他事情

经营一家企业可能要求很高且具有挑战性。 在最初的几年里，你必须自己做一些事情——回复电子邮件和删除垃圾邮件、处理客户投诉、安排会议以及管理你的网站和社交媒体页面等等。 这些永无止境的任务最终会消耗你的空闲时间，这意味着更少的时间用于更重要的商业事务和个人努力。

聘请 VA 需要考虑什么

VA可能对企业有益。 它们减轻了重复性任务的负担，并帮助您专注于业务的更重要方面。 与此同时，企业主帮助世界各地的人们找到工作、发展技能并提高他们的信心和自我价值。 事实上，与 VA 合作对双方来说都是双赢的。

然而，找到合适的 VA 是另一回事。 它与通常的招聘流程不同，因为它是虚拟完成的。 在雇用一个之前，您还应该知道在 VA 中寻找什么。 但首先，在雇用虚拟助手时要考虑以下因素：

  • 您首选的 VA 管理或通信工具是什么（电子邮件、电话、Skype 等）
  • VA 入职后，您希望将哪些任务委派给他们（平面设计、社交媒体管理、约会设置、博客等）
  • 将任务分配给雇用的 VA 后，您希望专注于哪些核心任务
  • 您需要哪些生产力工具来监控 VA 的表现（Hubstaff、Slack、Trello、Asana 等）

至于在哪里可以找到 VA，一些公司拥有大量虚拟助手，例如 VirtualAssistants.com。 如果您更喜欢雇佣离岸 VA，您可以查看 VirtualStaff、OnlineJobs 或 MyVirtualWorkforce。

您还可以在社交媒体组和 Upwork 上找到 VA 和自由职业者。 作为企业主，您有责任进行彻底的候选人筛选，以确保他们非常适合您的业务。

寻找 VA 时应考虑的其他事项如下：

它们的效率如何？

大多数 VA 按小时计酬，因此您应该确保他们能够有效地最大限度地发挥他们为您所做的工作。 即使他们已经具备从事这项工作的技能，让他们熟悉您的工作流程并为他们提供培训符合您的最大利益。

由于交流和任务将在线完成，VA 还应该善于使用最新技术来完成他们的工作，包括应用程序、工具和系统。 您可以让候选人在面试过程中执行试用任务，并将输出发送到 Google Drive 或 Dropbox。

他们可以在您的时区工作吗？

大多数 VA 会根据客户的时区调整他们的日程安排。 如果是白天并且您位于美国，而您的 VA 位于东南亚某个地方，则 VA 将在墓地轮班工作。 您必须找到愿意在您的工作时间工作的 VA。 一些客户允许时间灵活性，只要他们在最后期限前完成并遵守预期的输出，他们就可以让 VA 工作。

他们有讨人喜欢的性格和良好的职业道德吗？

除了具有出色的工作表现外，您的 VA 还应该具备人际交往能力和职业道德。 他们在与客户和客户打交道时如何？ 您还可以管理 DISC 性格测试来确定候选人的性格类型以及他们是否非常适合您的业务。

他们可以训练吗？

一旦您已经有了新聘用的 VA，就该进行通常的介绍、任务定位和培训了。 让 VA 正式加入可能需要几个小时或几天的时间。

培训对于帮助 VA 提高技能和信心并为企业创造价值非常重要。 您不仅应该依靠您的虚拟助理当前的技能，还应该投资于提高他们的技能，使他们能够为您的业务成功做出贡献。

你还需要他们什么？

除了工作期望外，候选人还应注意以下事项：

  • 他们预计一天工作多少小时？ VA 通常每天工作 4 到 8 小时。 但是，根据任务，一些公司允许他们每天工作少于 4 小时。
  • 他们有稳定的互联网连接吗？ 在停电的情况下，他们的替代电源或互联网资源是什么？
  • 他们家里有没有可以不受干扰地工作的地方？ 他们是否有降噪耳机和其他需要的工具？
  • 退伍军人事务部可以接受这个费率吗？ 根据任务和职责，VA 费率通常在每小时 4 美元到 36 美元之间。 VA 还应该知道错过工作的成本以及如果发生这种情况可能采取的纪律处分。

聘请 VA 是您业务的最佳解决方案吗？

对于许多企业主来说，聘请 VA 可能是一个新概念。 但是，这可能是您业务增长和成功的战略决策。 虚拟助理可以消除重复性任务的负担，让您专注于与公司发展直接相关的职能。

同时，您为需要的人提供工作机会，并为个人和专业提升提供空间。 也许现在是寻找合适的 VA 的时候了，他将成为您公司的最佳资产，并带领您的企业走向成功。