كيف تساعد خدمة العملاء بشكل فعال الأعمال الصغيرة الخاصة بك

إدارة الاعمال التجارية ليست سهلة. كل شيء يبدأ بحلم ، لكنه يتطلب عملاً شاقًا لجعل تلك الرؤى تتحقق. ومع نمو عملك ، قد تدرك أنه لا يمكنك القيام بجميع المهام بمفردك. في النهاية ، ستحتاج إلى مساعدة في إجراء مكالمات هاتفية ، والاستجابة لمخاوف العملاء ، وإدارة صفحات الوسائط الاجتماعية ، وتصميم مواد التسويق ومواقع الأعمال التجارية ، وما إلى ذلك.

إذا كنت تبحث عن أيدٍ مساعدة إضافية ، فإن توظيف مساعد افتراضي يزيل عبء المهام المعتادة ويسمح لك بتنمية عملك وتحسينه. سيناقش هذا المنشور الأدوار المهمة للمساعد الافتراضي في الأعمال التجارية ، وفوائد تعيين واحد ، وما هي الصفات المهمة التي يجب أن تبحث عنها في المساعد الافتراضي.

ما هو المساعد الافتراضي؟

المساعدون الافتراضيون أو المساعدون الافتراضيون هم إما محترفون موظفون أو متعاقدون مستقلون يقدمون دعمًا عامًا للأعمال التجارية عن بُعد. قد يكون لديهم مكتب خاص بهم يقع في بلد مختلف ، بينما قد يقدم المستقلون خدماتهم عبر منصات العمل الحر أو من خلال شبكاتهم المهنية. يمكن للمسافرين المستقلين أو المتعاقدين المستقلين اختيار عبء العمل الخاص بهم. وبالمثل ، لديهم حرية العمل مع العملاء الآخرين ومساعيهم طالما يسمح جدولهم الزمني بذلك.

فيما يلي كيفية التمييز بين مساعدي المساعدة والمقاولين المستقلين والعاملين المتعاقدين والموظفين المؤقتين. هذا الأخير قصير للموظفين المؤقتين الذين توظفهم الشركات من خلال شركة موظفين أو وكالات التوظيف. يعمل الموظف المؤقت في الشركة وتدفعه الوكالة أو الشركة التي يمثلونها.

من ناحية أخرى ، فإن العمال المتعاقدين هم أولئك الذين توظفهم الشركات مباشرة كموظفين. إنهم يحملون ألقاب وظيفية ويتم إعطاؤهم مساحة عمل مؤقتة ومعدات للقيام بمهامهم ، في حين يتم منح البعض مشاريع عن بعد باستخدام معداتهم ومساحات عملهم.

وفي الوقت نفسه ، يقدم المساعدون المساعدون وهم مقاولون مستقلون الخدمات عبر منصات العمل الحر أو من خلال إحالات شبكاتهم المهنية.

تقدم VAs عادة مجموعة متنوعة من الخدمات لعملائها مثل:

• جدولة المواعيد
• الاتصال البارد
• التدوين أو كتابة نص الفيديو
• تحرير الفيديو
• التصميم الجرافيكي
• تخطيط لحدث
• إدارة البريد الإلكتروني
• تقديم الطعام لأنواع مختلفة من حملات خدمة العملاء
• تحديث قواعد البيانات
• النسخ الطبي أو الصوتي
• المحاسبة أو مسك الدفاتر
• إدارة مواقع الويب وصفحات التواصل الاجتماعي

على الرغم من أن هذه المهام غالبًا ما تكون متكررة ، إلا أنها لا تزال ضرورية للشركات. على هذا النحو ، تقوم الشركات بتوظيف VAs للمساعدة في هذه الوظائف.

فوائد توظيف VAs

يمكن لأصحاب الأعمال الصغيرة الاستفادة بشكل كبير من التعاقد مع VA. معظمهم ليس لديهم الوقت أو القدرات المالية لتوظيف وتدريب الموظفين.

يمكن أن يساعدك توظيف VA أيضًا في إزالة عبء المهام المتكررة المعتادة ، بحيث يمكنك التركيز على تنمية عملك. هذه هي الطرق الأخرى التي يمكن أن تساعد بها برامج مساعدة شركتك الصغيرة:

يقدم المهارات والخبرة

تقدم معظم برامج المساعدة المساعدة مهارات محددة والخبرة ذات الصلة التي يتطلبها أصحاب الأعمال الصغيرة. من خلال التعاقد مع VA ، يمكنك تفويض المهام وتحقيق النتائج التي تريدها.

يساعد في تحسين وجودك الرقمي

في الوقت الحاضر ، يجب على الشركات تعزيز وجودها عبر الإنترنت وتوسيع نطاق وصول العملاء. يعد توظيف VA الماهر حلاً رائعًا لتحقيق هذه الأهداف. قد يستغرق تعلم كيفية عمل وسائل التواصل الاجتماعي بعض الوقت ، ووجود شخص لمساعدتك يمكن أن يفيد عملك. تتضمن بعض المهام التي يقوم بها المساعد الافتراضي على وسائل التواصل الاجتماعي ما يلي:

• نشر صور ورسومات مقنعة ونسخة إعلانية
• التعامل مع المتابعين في قسم التعليقات
• الاستجابة للرسائل المباشرة
• رؤى التتبع والبيانات القيمة الأخرى

يبني علاقة عمل جيدة

عادةً ما يبدأ المساعدون الظاهريون المعينون حديثًا بمهام بسيطة مثل إدارة البريد الإلكتروني أو جدولة المواعيد أو إدخال البيانات.

نظرًا لأن VA تبني الخبرة وتعزز مهاراتهم ، فإن علاقة العمل والثقة بينهم وبين أصحاب الأعمال تتعزز بمرور الوقت. يمكنهم القيام بمهام أكثر لمساعدتك في عمليات عملك المعتادة. في الوقت نفسه ، يمكن لوسطاء المساعدة بناء محفظتهم وزيادة ثقتهم بمهاراتهم الشخصية والمهنية.

يقدم خدمة عملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع

قد يكون من الصعب تلبية احتياجات العملاء إذا لم تكن متواجدًا في نفس المنطقة. يمكن أن يكون العمل مع مساعد افتراضي ميزة كبيرة ، خاصة إذا كنت تدير نشاطًا تجاريًا عالميًا. يمكنك اختيار استئجار VA من مناطق زمنية أخرى لجعل عملك متاحًا على مدار الساعة وتقديم خدمة عملاء استثنائية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

يسمح بمزيد من الوقت للمساعي الأخرى

يمكن أن تكون إدارة الأعمال التجارية متطلبة وصعبة. خلال السنوات القليلة الأولى ، عليك أن تفعل الأشياء بنفسك - الرد على رسائل البريد الإلكتروني وإزالة البريد العشوائي ، والتعامل مع شكاوى العملاء ، وتحديد الاجتماعات ، وإدارة موقع الويب الخاص بك وصفحات الوسائط الاجتماعية ، من بين أمور أخرى. ستستهلك هذه المهام التي لا تنتهي في النهاية وقت فراغك ، مما يعني وقتًا أقل للمسائل التجارية الأكثر أهمية والمساعي الشخصية.

ما يجب مراعاته عند التعاقد مع VA

يمكن أن تكون برامج المساعدة الافتراضية مفيدة للشركات. إنها تخفف عبء المهام المتكررة وتساعدك على التركيز على الجوانب الأكثر أهمية في عملك. في الوقت نفسه ، يساعد أصحاب الأعمال الأشخاص في جميع أنحاء العالم في الحصول على وظائف ، وتطوير المهارات ، وتحسين ثقتهم وتقديرهم لذاتهم. في الواقع ، يعد العمل مع VA مفيدًا للطرفين.

ومع ذلك ، فإن العثور على VA الصحيح هو قصة أخرى. وهي تختلف عن عملية التوظيف المعتادة لأنها تتم افتراضيًا. قبل تعيين واحد ، يجب أن تعرف أيضًا ما الذي تبحث عنه في VA. لكن أولاً ، ضع في اعتبارك هذه العوامل عند تعيين مساعد افتراضي:

• ما هي أداة الاتصال أو إدارة VA المفضلة لديك (البريد الإلكتروني ، والهاتف ، وسكايب ، وما إلى ذلك)
• ما هي المهام التي تريد تفويضها إلى VA بمجرد توظيفهم (التصميم الجرافيكي ، وإدارة الوسائط الاجتماعية ، وإعداد المواعيد ، والمدونات ، وما إلى ذلك)
• ما هي المهام الأساسية التي تريد التركيز عليها بعد تعيين المهام إلى VA المستأجرة
• ما هي أدوات الإنتاجية التي ستحتاجها لمراقبة أداء VA (Hubstaff ، Slack ، Trello ، Asana ، إلخ.)

بالنسبة لمكان العثور على VA ، فإن بعض الشركات لديها مجموعة من المساعدين الظاهريين ، مثل VirtualAssistants.com. إذا كنت تفضل توظيف مساعدين خارجيين ، فيمكنك التحقق من VirtualStaff أو OnlineJobs أو MyVirtualWorkforce.

يمكنك أيضًا العثور على VAs والمستقلين على مجموعات وسائل التواصل الاجتماعي و Upwork. بصفتك صاحب عمل ، تقع على عاتقك مسؤولية إجراء فحص شامل للمرشح للتأكد من أنها مناسبة تمامًا لعملك.

الأشياء الأخرى التي يجب مراعاتها عند البحث عن VA هي ما يلي:

ما مدى كفاءتهم؟

يتم دفع معظم VAs بالساعة ، لذلك يجب عليك التأكد من كفاءتهم لتحقيق أقصى قدر من العمل الذي يقومون به من أجلك. حتى لو كانت لديهم بالفعل المهارات اللازمة لتولي الوظيفة ، فمن مصلحتك أن تتعرف على سير عملك وتزويدهم بالتدريب.

نظرًا لأنه سيتم إجراء الاتصالات والمهام عبر الإنترنت ، يجب أن يكون المساعدون المساعدون بارعين في استخدام أحدث التقنيات لأداء وظائفهم بشكل جيد ، بما في ذلك التطبيقات والأدوات والأنظمة. يمكنك جعل المرشحين يؤدون مهام تجريبية أثناء عملية المقابلة وإرسال المخرجات على Google Drive أو Dropbox.

هل يمكنهم العمل في منطقتك الزمنية؟

تقوم معظم برامج المساعدة الافتراضية بتعديل جدولها الزمني وفقًا للمنطقة الزمنية لعملائها. إذا كان الوقت نهارًا وكنت متواجدًا في الولايات المتحدة ، وكان VA الخاص بك موجودًا في مكان ما في جنوب شرق آسيا ، فستعمل VA على تغيير المقبرة. يجب أن تجد VA على استعداد للعمل في ساعات عملك. يسمح بعض العملاء بمرونة الوقت التي تسمح لـ VAs بالعمل لساعاتهم طالما أنهم يفيون بالمواعيد النهائية ويلتزمون بالمخرجات المتوقعة.

هل يتمتعون بشخصية مرضية وأخلاقيات عمل جيدة؟

إلى جانب الأداء الممتاز في العمل ، يجب أن يتمتع المساعد الافتراضي الخاص بك أيضًا بمهارات التعامل مع الأشخاص وأخلاقيات العمل المهنية. كيف حالهم عند التعامل مع العملاء والعملاء؟ يمكنك أيضًا إدارة اختبار شخصية DISC لتحديد أنواع شخصية المرشحين وما إذا كانت مناسبة تمامًا لعملك.

هل هم قابل للتدريب؟

بمجرد حصولك بالفعل على VA تم تعيينه حديثًا ، فقد حان الوقت للتعريفات المعتادة وتوجيه المهام والتدريب. قد يستغرق الأمر عدة ساعات أو أيام للحصول على VA رسميًا على متن الطائرة.

التدريب مهم لمساعدة مساعدي الوكلاء على تعزيز مهاراتهم وثقتهم وخلق قيمة للأعمال. لا يجب أن تعتمد فقط على المهارات الحالية للوسطاء المساعدين ولكن يجب أن تستثمر أيضًا في تعزيز مهاراتهم لتمكينهم من المساهمة في نجاح عملك.

ماذا تريد منهم أيضا؟

بصرف النظر عن التوقعات الوظيفية ، يجب أن يكون المرشحون على دراية بما يلي:

• كم ساعة من المتوقع أن يعملوا في اليوم؟ تعمل VAs عادة من 4 إلى 8 ساعات في اليوم. ومع ذلك ، تسمح لهم بعض الشركات بالعمل أقل من 4 ساعات في اليوم حسب المهام.
• هل لديهم اتصال إنترنت ثابت؟ ما هي قوتهم البديلة أو مصدر الإنترنت في حالة انقطاع التيار الكهربائي؟
• هل لديهم منطقة في المنزل حيث يمكنهم العمل دون تشتيت الانتباه؟ هل لديهم سماعة رأس لإلغاء الضوضاء والأدوات الأخرى اللازمة؟
• هل المعدل مقبول لدى وزارة شؤون المحاربين القدامى؟ اعتمادًا على المهام والمسؤوليات ، تتراوح أسعار VA عادةً من 4 دولارات إلى 36 دولارًا في الساعة. يجب أن يعرف المساعد الافتراضي أيضًا تكلفة العمل المفقود والإجراءات التأديبية المحتملة إذا حدث ذلك.

هل توظيف VA هو الحل الأفضل لعملك؟

قد يكون التعاقد مع VA مفهومًا جديدًا للعديد من أصحاب الأعمال. ومع ذلك ، يمكن أن يكون قرارًا استراتيجيًا لنمو عملك ونجاحه. يمكن أن تزيل VAs عبء القيام بالمهام المتكررة التي تنتهي بها وتسمح لك بالتركيز على الوظائف التي تتعلق مباشرة بتنمية شركتك.

في الوقت نفسه ، تمنح فرص عمل لمن يحتاجون إليها وتوفر مساحة للتحسين الشخصي والمهني. ربما حان الوقت الآن للعثور على المساعد الافتراضي المناسب الذي سيكون أفضل أصول شركتك والذي سيقود عملك إلى النجاح.