การบริการลูกค้า VA ช่วยธุรกิจขนาดเล็กของคุณอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

การดำเนินธุรกิจไม่ใช่เรื่องง่าย ทุกอย่างเริ่มต้นด้วยความฝัน แต่ต้องใช้ความพยายามอย่างมากในการทำให้วิสัยทัศน์เหล่านั้นกลายเป็นจริง และเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น คุณอาจตระหนักว่าคุณไม่สามารถทำงานทั้งหมดด้วยตัวเองได้ ในที่สุด คุณจะต้องขอความช่วยเหลือในการโทรศัพท์ ตอบกลับข้อกังวลของลูกค้า จัดการหน้าโซเชียลมีเดีย การออกแบบสื่อการตลาดและเว็บไซต์ธุรกิจ ฯลฯ

หากคุณกำลังมองหาความช่วยเหลือเพิ่มเติม การจ้างผู้ช่วยเสมือนจะปลดภาระงานปกติของคุณ และช่วยให้คุณเติบโตและปรับปรุงธุรกิจของคุณ โพสต์นี้จะกล่าวถึงบทบาทสำคัญของผู้ช่วยเสมือนในธุรกิจ ประโยชน์ของการว่าจ้าง และคุณสมบัติที่สำคัญของ VA ที่ควรมองหา

ผู้ช่วยเสมือนคืออะไร?

ผู้ช่วยเสมือนหรือ VAs เป็นทั้งมืออาชีพที่ได้รับการว่าจ้างหรือผู้รับเหมาอิสระที่ให้การสนับสนุนทั่วไปแก่ธุรกิจจากระยะไกล พวกเขาอาจมีสำนักงานของตนเองตั้งอยู่ในประเทศอื่น ในขณะที่นักแปลอิสระอาจเสนอบริการผ่านแพลตฟอร์มฟรีแลนซ์หรือผ่านเครือข่ายมืออาชีพ VAs อิสระหรือผู้รับเหมาอิสระสามารถเลือกปริมาณงานของตนได้ ในทำนองเดียวกัน พวกเขามีอิสระที่จะทำงานร่วมกับลูกค้ารายอื่นและความพยายามของพวกเขาตราบเท่าที่ตารางเวลาของพวกเขาอนุญาต

ต่อไปนี้เป็นวิธีแยกแยะระหว่าง VAs, ผู้รับเหมาอิสระ, พนักงานสัญญาจ้าง และพนักงานชั่วคราว หลังสั้นสำหรับพนักงานชั่วคราวที่ บริษัท จ้างผ่าน บริษัท บุคคลหรือหน่วยงานจัดหางาน พนักงานชั่วคราวทำงานให้กับบริษัทและจ่ายโดยหน่วยงานหรือบริษัทที่พวกเขาเป็นตัวแทน

ในทางกลับกัน พนักงานสัญญาจ้างคือผู้ที่บริษัทจ้างโดยตรงเป็นพนักงาน พวกเขามีตำแหน่งงานและได้รับพื้นที่ทำงานชั่วคราวและอุปกรณ์ในการทำงาน ในขณะที่บางโครงการได้รับโครงการจากระยะไกลโดยใช้อุปกรณ์และพื้นที่ทำงาน

ในขณะเดียวกัน VAs ที่เป็นผู้รับเหมาอิสระให้บริการผ่านแพลตฟอร์มฟรีแลนซ์หรือผ่านการอ้างอิงจากเครือข่ายมืออาชีพของพวกเขา

VAs มักจะเสนอบริการที่หลากหลายให้กับลูกค้าเช่น:

• กำหนดการนัดหมาย
• โทรเย็น
• การเขียนบล็อกหรือวิดีโอสคริปต์
• แก้ไขวีดีโอ
• ออกแบบกราฟฟิก
• การวางแผนงาน
• การจัดการอีเมล
• การจัดเลี้ยงตามแคมเปญบริการลูกค้าประเภทต่างๆ
• กำลังอัพเดทฐานข้อมูล
• การถอดเสียงทางการแพทย์หรือเสียง
• การบัญชีหรือการทำบัญชี
• การจัดการเว็บไซต์และหน้าโซเชียลมีเดีย

แม้ว่างานเหล่านี้มักจะซ้ำซาก แต่ก็ยังมีความสำคัญต่อธุรกิจ ด้วยเหตุนี้ บริษัทต่างๆ จึงจ้าง VAs เพื่อช่วยในการทำงานเหล่านี้

ประโยชน์ของการจ้าง VAs

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถได้รับประโยชน์อย่างมากจากการจ้าง VA ส่วนใหญ่ไม่มีเวลาหรือความสามารถทางการเงินในการจ้างและฝึกอบรมพนักงาน

การจ้าง VA สามารถช่วยคุณขจัดภาระของงานที่ซ้ำซากจำเจ ดังนั้นคุณจึงสามารถมุ่งความสนใจไปที่การขยายธุรกิจของคุณได้ นี่เป็นอีกวิธีหนึ่งที่ VAs สามารถช่วยธุรกิจขนาดเล็กของคุณได้:

นำเสนอทักษะและประสบการณ์

VAs ส่วนใหญ่มีทักษะเฉพาะและประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กต้องการ โดยการจ้าง VA คุณสามารถมอบหมายงานและบรรลุผลลัพธ์ที่คุณต้องการได้

ช่วยปรับปรุงสถานะดิจิทัลของคุณ

ทุกวันนี้ ธุรกิจต่างๆ ต้องเสริมความแข็งแกร่งให้กับสถานะออนไลน์และขยายการเข้าถึงลูกค้าให้กว้างขึ้น การจ้าง VA ที่มีทักษะเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ การเรียนรู้วิธีทำงานของโซเชียลมีเดียอาจใช้เวลาพอสมควร และการมีคนคอยช่วยเหลือจะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณ งานบางอย่างที่โซเชียลมีเดีย VA มักจะทำรวมถึง:

• การโพสต์ภาพถ่าย กราฟิก และข้อความโฆษณาที่น่าดึงดูด
• มีส่วนร่วมกับผู้ติดตามในส่วนความคิดเห็น
• ตอบกลับ DM
• ติดตามข้อมูลเชิงลึกและข้อมูลที่มีค่าอื่นๆ

สร้างความสัมพันธ์ที่ดีในการทำงาน

ผู้ช่วยเสมือนที่เพิ่งได้รับการว่าจ้างใหม่มักจะเริ่มต้นด้วยงานง่ายๆ เช่น การจัดการอีเมล การนัดหมาย หรือการป้อนข้อมูล

ขณะที่เวอร์จิเนียสร้างประสบการณ์และเสริมทักษะต่างๆ ความสัมพันธ์ในการทำงานและความไว้วางใจระหว่างพวกเขากับเจ้าของธุรกิจจะแข็งแกร่งขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป พวกเขาสามารถทำงานเพิ่มเติมเพื่อช่วยคุณในการดำเนินธุรกิจตามปกติ ในเวลาเดียวกัน VAs สามารถสร้างพอร์ตโฟลิโอและมีความมั่นใจมากขึ้นด้วยทักษะส่วนตัวและทักษะทางอาชีพของพวกเขา

ให้บริการลูกค้า 24/7

การให้บริการลูกค้าอาจเป็นเรื่องยากหากคุณไม่ได้ตั้งอยู่ในพื้นที่เดียวกัน การทำงานกับผู้ช่วยเสมือนสามารถเป็นข้อได้เปรียบที่ยิ่งใหญ่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณจัดการธุรกิจระดับโลก คุณสามารถเลือกจ้าง VA จากเขตเวลาอื่นเพื่อให้ธุรกิจของคุณพร้อมให้บริการตลอดเวลาและให้บริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยมตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันไม่เว้นวันหยุด

ช่วยให้มีเวลามากขึ้นสำหรับความพยายามอื่น ๆ

การดำเนินธุรกิจอาจมีความต้องการและท้าทาย ในช่วงสองสามปีแรก คุณต้องทำสิ่งต่างๆ ด้วยตัวเอง เช่น ตอบกลับอีเมลและลบสแปม จัดการข้อร้องเรียนของลูกค้า จัดการประชุม และจัดการเว็บไซต์และหน้าโซเชียลมีเดีย และอื่นๆ งานที่ไม่มีวันจบสิ้นเหล่านี้จะใช้เวลาว่างของคุณ ซึ่งหมายความว่ามีเวลาน้อยลงสำหรับเรื่องสำคัญทางธุรกิจและความพยายามส่วนตัว

สิ่งที่ควรพิจารณาในการว่าจ้างVA

VA สามารถเป็นประโยชน์สำหรับธุรกิจ ช่วยแบ่งเบาภาระของงานที่ซ้ำซากและช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่ประเด็นที่สำคัญมากขึ้นของธุรกิจของคุณ ในขณะเดียวกัน เจ้าของธุรกิจก็ช่วยให้ผู้คนทั่วโลกได้งาน พัฒนาทักษะ และเพิ่มความมั่นใจและความคุ้มค่าในตนเอง อันที่จริงการทำงานกับ VA นั้นเป็น win-win สำหรับทั้งสองฝ่าย

อย่างไรก็ตาม การหา VA ที่เหมาะสมนั้นเป็นอีกเรื่องหนึ่ง แตกต่างจากกระบวนการจ้างงานปกติเพราะทำจริง ก่อนจ้างคุณควรรู้ว่าต้องมองหาอะไรในเวอร์จิเนีย แต่ก่อนอื่น ให้พิจารณาปัจจัยเหล่านี้เมื่อจ้างผู้ช่วยเสมือน:

• เครื่องมือจัดการหรือสื่อสาร VA ที่คุณต้องการคืออะไร (อีเมล โทรศัพท์ Skype ฯลฯ)
• คุณต้องการมอบหมายงานใดให้กับ VA ทันทีที่ได้รับการว่าจ้าง (การออกแบบกราฟิก การจัดการโซเชียลมีเดีย การตั้งค่าการนัดหมาย การเขียนบล็อก ฯลฯ)
• งานหลักใดที่คุณต้องการมุ่งเน้นหลังจากมอบหมายงานให้กับ VA . ที่ได้รับการว่าจ้าง
• เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานใดที่คุณต้องการเพื่อตรวจสอบประสิทธิภาพของ VA (Hubstaff, Slack, Trello, Asana เป็นต้น)

จะหา VA ได้ที่ไหนบ้าง บางบริษัทมีผู้ช่วยเสมือนมากมาย เช่น VirtualAssistants.com หากคุณต้องการจ้าง VA นอกชายฝั่ง คุณสามารถตรวจสอบ VirtualStaff, OnlineJobs หรือ MyVirtualWorkforce

คุณยังสามารถค้นหา VAs และ freelancer ในกลุ่มโซเชียลมีเดียและ Upwork ในฐานะเจ้าของธุรกิจ คุณต้องรับผิดชอบในการคัดกรองผู้สมัครอย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าเหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

สิ่งอื่น ๆ ที่คุณควรพิจารณาเมื่อมองหา VA มีดังต่อไปนี้:

มีประสิทธิภาพแค่ไหน?

VAs ส่วนใหญ่จะจ่ายเป็นรายชั่วโมง ดังนั้นคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีประสิทธิภาพในการเพิ่มงานที่ทำเพื่อคุณให้มากที่สุด แม้ว่าพวกเขาจะมีทักษะในการทำงานอยู่แล้ว แต่คุณควรทำความคุ้นเคยกับขั้นตอนการทำงานของคุณและจัดฝึกอบรมให้พวกเขา

เนื่องจากการสื่อสารและงานต่างๆ จะทำทางออนไลน์ VA จึงควรเชี่ยวชาญในการใช้เทคโนโลยีล่าสุดเพื่อทำงานของตนให้ดี รวมถึงแอป เครื่องมือ และระบบ คุณสามารถให้ผู้สมัครทดลองงานในระหว่างกระบวนการสัมภาษณ์และส่งผลงานออกมาทาง Google Drive หรือ Dropbox

พวกเขาสามารถทำงานในเขตเวลาของคุณหรือไม่?

VA ส่วนใหญ่ปรับตารางเวลาตามเขตเวลาของลูกค้า หากเป็นเวลากลางวันและคุณอาศัยอยู่ในสหรัฐอเมริกา และ VA ของคุณตั้งอยู่ที่ใดที่หนึ่งในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ VA จะดำเนินการกะสุสาน คุณต้องหา VA ที่เต็มใจทำงานตามเวลาทำงานของคุณ ลูกค้าบางรายอนุญาตให้มีความยืดหยุ่นด้านเวลาซึ่งช่วยให้ VA ทำงานตามเวลาได้ตราบเท่าที่ยังตรงตามกำหนดเวลาและสอดคล้องกับผลลัพธ์ที่คาดหวัง

พวกเขามีบุคลิกที่น่าพึงพอใจและมีจรรยาบรรณในการทำงานที่ดีหรือไม่?

นอกจากจะมีผลงานที่ยอดเยี่ยมแล้ว VA ของคุณก็ควรมีทักษะด้านบุคลากรและจรรยาบรรณในการทำงานอย่างมืออาชีพด้วย พวกเขาเป็นอย่างไรเมื่อต้องติดต่อกับลูกค้าและลูกค้า? คุณยังสามารถจัดการ แบบทดสอบบุคลิกภาพของ DISC เพื่อกำหนดประเภทบุคลิกภาพของผู้สมัครและดูว่าเหมาะสมกับธุรกิจของคุณหรือไม่

พวกเขาสามารถฝึกได้หรือไม่?

เมื่อคุณมี VA ที่ได้รับการว่าจ้างใหม่แล้ว ก็ถึงเวลาสำหรับการแนะนำตัวและการปฐมนิเทศงานและการฝึกอบรมตามปกติ อาจใช้เวลาหลายชั่วโมงหรือหลายวันในการนำ VA ขึ้นเครื่องอย่างเป็นทางการ

การฝึกอบรมเป็นสิ่งสำคัญในการช่วยให้ VAs เพิ่มทักษะและความมั่นใจ และสร้างมูลค่าให้กับธุรกิจ คุณไม่ควรพึ่งพาทักษะปัจจุบันของ VAs เท่านั้น แต่ควรลงทุนในการเพิ่มพูนทักษะเพื่อให้พวกเขามีส่วนร่วมในความสำเร็จของธุรกิจของคุณ

คุณต้องการอะไรอีกจากพวกเขา

นอกเหนือจากความคาดหวังในงานแล้ว ผู้สมัครควรทราบสิ่งต่อไปนี้ด้วย:

• ในหนึ่งวันพวกเขาต้องทำงานกี่ชั่วโมง? VAs มักจะทำงาน 4 ถึง 8 ชั่วโมงต่อวัน อย่างไรก็ตาม บางบริษัทอนุญาตให้พวกเขาทำงานน้อยกว่า 4 ชั่วโมงต่อวัน ขึ้นอยู่กับงาน
• พวกเขามีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียรหรือไม่? พลังงานทางเลือกหรือแหล่งอินเทอร์เน็ตของพวกเขาคืออะไรในกรณีที่ไฟดับ?
• พวกเขามีพื้นที่ที่บ้านที่พวกเขาสามารถทำงานได้โดยไม่มีสิ่งรบกวนสมาธิหรือไม่? พวกเขามีชุดหูฟังตัดเสียงรบกวนและเครื่องมืออื่น ๆ ที่จำเป็นหรือไม่?
• อัตรานี้เป็นที่ยอมรับของ VA หรือไม่? อัตรา VA มักจะอยู่ในช่วงตั้งแต่ $4 ถึง 36 เหรียญต่อชั่วโมงทั้งนี้ขึ้นอยู่กับงานและความรับผิดชอบ เวอร์จิเนียควรทราบต้นทุนของงานที่ขาดหายไปและการดำเนินการทางวินัยที่เป็นไปได้หากเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น

การจ้าง VA เป็นทางออกที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณหรือไม่?

การจ้าง VA อาจเป็นแนวคิดใหม่สำหรับเจ้าของธุรกิจจำนวนมาก อย่างไรก็ตาม อาจเป็นการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์สำหรับการเติบโตและความสำเร็จของธุรกิจของคุณ VA สามารถขจัดภาระในการทำงานซ้ำๆ ได้ ซึ่งคุณคือจุดสิ้นสุด และช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่ฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการเติบโตของบริษัท

ในเวลาเดียวกัน คุณให้โอกาสในการทำงานแก่ผู้ที่ต้องการพวกเขา และให้พื้นที่สำหรับการปรับปรุงส่วนบุคคลและอาชีพ บางทีตอนนี้อาจเป็นเวลาที่จะค้นหา VA ที่เหมาะสมซึ่งจะเป็นทรัพย์สินที่ดีที่สุดของบริษัทคุณ และใครที่จะนำพาธุรกิจของคุณไปสู่ความสำเร็จ