Müşteri Hizmetleri VA Küçük İşletmenize Nasıl Etkili Bir Şekilde Yardımcı Olur?

Bir işletmeyi yönetmek kolay değildir. Her şey bir hayalle başlar, ancak bu vizyonları hayata geçirmek için çok çalışmak gerekir. Ve işiniz büyüdükçe, tüm görevleri kendi başınıza yapamayacağınızı fark edebilirsiniz. Sonunda, telefon görüşmeleri yapmak, müşteri endişelerine yanıt vermek, sosyal medya sayfalarını yönetmek, pazarlama materyalleri ve iş web siteleri tasarlamak vb. konusunda yardıma ihtiyacınız olacak.

Ekstra yardım eli arıyorsanız, sanal bir asistan kiralamak sizi olağan görevlerden kurtarır ve işinizi büyütmenize ve geliştirmenize olanak tanır. Bu gönderi, bir işletmede sanal asistanın önemli rollerini, birini işe almanın faydalarını ve bir VA'nın hangi önemli niteliklerini araması gerektiğini tartışacaktır.

Sanal Asistan nedir?

Sanal asistanlar veya VA'lar, bir işletmeye uzaktan genel destek sağlayan çalışan profesyoneller veya bağımsız yüklenicilerdir. Farklı bir ülkede kendi ofisleri olabilirken, serbest çalışanlar hizmetlerini serbest çalışma platformları veya profesyonel ağları aracılığıyla sunabilir. Serbest çalışan VA'lar veya bağımsız yükleniciler iş yüklerini seçebilir. Aynı şekilde, programları izin verdiği sürece diğer müşterilerle ve çabalarıyla çalışma özgürlüğüne sahiptirler.

VA'lar, bağımsız yükleniciler, sözleşmeli işçiler ve geçici işçiler arasında nasıl ayrım yapacağınız aşağıda açıklanmıştır. İkincisi, şirketlerin bir personel firması veya yerleştirme ajansları aracılığıyla işe aldığı geçici personelin kısaltmasıdır. Bir geçici şirket için çalışır ve temsil ettikleri ajans veya firma tarafından ödenir.

Öte yandan, sözleşmeli işçiler, şirketlerin doğrudan çalışan olarak işe aldığı kişilerdir. İş unvanlarını taşırlar ve görevlerini yerine getirmeleri için geçici bir çalışma alanı ve ekipman verilirken, bazılarına ekipmanlarını ve çalışma alanlarını kullanarak uzaktan projeler verilir.

Bu arada, bağımsız yükleniciler olan VA'lar, serbest çalışma platformları veya profesyonel ağlarının yönlendirmeleri aracılığıyla hizmet vermektedir.

VA'lar genellikle müşterilerine aşağıdakiler gibi çeşitli hizmetler sunar:

• randevuları planlama
• soğuk arama
• Bloglama veya video komut dosyası yazma
• Video düzenleme
• Grafik tasarım
• Olay planlaması
• E-posta yönetimi
• Farklı türdeki müşteri hizmetleri kampanyalarına yemek servisi
• Veritabanlarını güncelleme
• Tıbbi veya işitsel Transkripsiyon
• Muhasebe veya defter tutma
• Web sitelerini ve sosyal medya sayfalarını yönetme

Bu görevler genellikle tekrarlayıcı olsa da, işletmeler için hala çok önemlidir. Bu nedenle, şirketler bu işlevlere yardımcı olmak için VA'ları işe alır.

VA'ları işe almanın faydaları

Küçük işletme sahipleri, bir VA işe almaktan büyük ölçüde yararlanabilir. Çoğu, çalışanları işe almak ve eğitmek için zamana veya mali yeteneğe sahip değil.

Bir VA işe almak aynı zamanda olağan tekrarlayan görevlerin yükünü kaldırmanıza yardımcı olabilir, böylece işinizi büyütmeye odaklanabilirsiniz. VA'ların küçük işletmenize yardımcı olabileceği diğer yollar şunlardır:

Beceri ve deneyim sunar

Çoğu VA, küçük işletme sahiplerinin ihtiyaç duyduğu belirli beceriler ve ilgili deneyimi sunar. Bir VA kiralayarak, görevleri devredebilir ve istediğiniz sonuçları elde edebilirsiniz.

Dijital varlığınızı iyileştirmeye yardımcı olur

Günümüzde işletmeler çevrimiçi varlıklarını güçlendirmeli ve müşteri erişimlerini genişletmelidir. Yetenekli bir VA'yı işe almak, bu hedeflere ulaşmak için harika bir çözümdür. Sosyal medyanın nasıl çalıştığını öğrenmek biraz zaman alabilir ve size yardımcı olacak birinin olması işinize fayda sağlayabilir. Bir sosyal medya VA'sının genellikle yaptığı bazı görevler şunları içerir:

• Etkileyici fotoğraflar, grafikler ve reklam metni yayınlama
• Yorumlar bölümünde takipçilerle etkileşim kurma
• DM'lere yanıt verme
• Analizleri ve diğer değerli verileri izleme

İyi bir çalışma ilişkisi kurar

Yeni işe alınan sanal asistanlar genellikle e-posta yönetimi, randevu planlama veya veri girişi gibi basit görevlerle başlar.

VA, deneyim kazandıkça ve becerilerini geliştirirken, kendileriyle işletme sahipleri arasındaki çalışma ilişkisi ve güven zamanla güçlenir. Olağan iş operasyonlarınızda size yardımcı olmak için daha fazla görev üstlenebilirler. Aynı zamanda, VA'lar portföylerini oluşturabilir ve kişisel ve profesyonel becerilerine daha fazla güvenebilirler.

7/24 müşteri hizmeti sunar

Aynı bölgede değilseniz, müşterilere hitap etmek zor olabilir. Sanal asistanla çalışmak, özellikle küresel bir işletmeyi yönetiyorsanız, büyük bir avantaj olabilir. İşletmenizi günün her saatinde kullanılabilir kılmak ve 7 gün 24 saat olağanüstü müşteri hizmeti sunmak için diğer saat dilimlerinden bir VA kiralamayı tercih edebilirsiniz.

Diğer çabalar için daha fazla zaman sağlar

Bir işletmeyi yürütmek zorlu ve zorlayıcı olabilir. İlk birkaç yıl boyunca, diğerlerinin yanı sıra e-postalara yanıt vermek ve istenmeyen postaları kaldırmak, müşteri şikayetlerini ele almak, toplantılar ayarlamak ve web sitenizi ve sosyal medya sayfalarınızı yönetmek gibi işleri kendiniz yapmanız gerekir. Bu hiç bitmeyen görevler sonunda boş zamanınızı tüketir, bu da daha önemli iş konuları ve kişisel çabalar için daha az zaman anlamına gelir.

Bir VA işe alırken nelere dikkat edilmelidir?

VA'lar işletmeler için faydalı olabilir. Tekrarlayan görevlerin yükünü hafifletir ve işinizin daha önemli yönlerine odaklanmanıza yardımcı olurlar. Aynı zamanda, işletme sahipleri dünya çapındaki insanların iş bulmalarına, becerilerini geliştirmelerine ve özgüvenlerini ve öz değerlerini geliştirmelerine yardımcı olur. Gerçekten de, bir VA ile çalışmak her iki taraf için de bir kazan-kazandır.

Ancak, doğru VA'yı bulmak başka bir hikaye. Sanal olarak yapıldığı için normal işe alım sürecinden farklıdır. Birini işe almadan önce, bir VA'da ne arayacağınızı da bilmelisiniz. Ama önce, bir sanal asistanı işe alırken şu faktörleri göz önünde bulundurun:

• Tercih ettiğiniz VA yönetim veya iletişim aracı nedir (E-posta, telefon, Skype vb.)
• İşe alınır alınmaz VA'ya hangi görevleri devretmek istiyorsunuz (Grafik tasarım, sosyal medya yönetimi, randevu ayarı, blog oluşturma, vb.)
• İşe alınan VA'ya görevler atadıktan sonra hangi temel görevlere odaklanmak istiyorsunuz?
• VA'nın performansını izlemek için hangi üretkenlik araçlarına ihtiyacınız olacak (Hubstaff, Slack, Trello, Asana, vb.)

VA'nın nerede bulunacağına ilişkin olarak, bazı şirketlerin VirtualAssistants.com gibi bir sanal asistan havuzu vardır. Offshore VA'ları işe almayı tercih ediyorsanız VirtualStaff, OnlineJobs veya MyVirtualWorkforce'a göz atabilirsiniz.

VA'ları ve serbest çalışanları sosyal medya gruplarında ve Upwork'te de bulabilirsiniz. Bir işletme sahibi olarak, işletmeniz için mükemmel bir uyum sağladıklarından emin olmak için kapsamlı bir aday taraması yapmak sizin sorumluluğunuzdadır.

Bir VA ararken göz önünde bulundurmanız gereken diğer şeyler şunlardır:

Ne kadar verimliler?

VA'ların çoğu saat başına ödenir, bu nedenle sizin için yaptıkları işi en üst düzeye çıkarmak için verimli olduklarından emin olmalısınız. Zaten işi üstlenecek becerilere sahip olsalar bile, onları iş akışlarınıza alıştırmak ve onlara eğitim sağlamak sizin yararınızadır.

İletişim ve görevler çevrimiçi olarak gerçekleştirileceğinden, VA'lar işlerini iyi yapmak için uygulamalar, araçlar ve sistemler dahil olmak üzere en son teknolojiyi kullanma konusunda da usta olmalıdır. Adayların mülakat sürecinde deneme görevleri yapmasını ve çıktıyı Google Drive veya Dropbox'ta göndermesini sağlayabilirsiniz.

Sizin saat diliminizde çalışabilirler mi?

Çoğu VA, programlarını müşterilerinin saat dilimine göre ayarlar. Gündüz ise ve ABD'de bulunuyorsanız ve VA'nız Güneydoğu Asya'da bir yerdeyse, VA mezarlık vardiyasında çalışıyor olacaktır. Çalışma saatleriniz üzerinde çalışmaya istekli bir VA bulmalısınız. Bazı müşteriler, son teslim tarihlerini karşıladıkları ve beklenen çıktıya uydukları sürece VA'ların saatlerini çalışmasına izin veren zaman esnekliğine izin verir.

Hoş bir kişiliğe ve iyi bir iş ahlakına sahipler mi?

Mükemmel bir iş performansına sahip olmanın yanı sıra, VA'nız ayrıca insan becerilerine ve profesyonel iş etiğine sahip olmalıdır. Müşteriler ve müşterilerle ilgilenirken nasıllar? Adayların kişilik tiplerini ve işinize çok uygun olup olmadıklarını belirlemek için DISC Kişilik Testini de uygulayabilirsiniz.

Eğitilebilirler mi?

Zaten yeni işe alınan bir VA'ya sahip olduğunuzda, olağan tanıtımlar ve görev oryantasyonu ve eğitim zamanıdır. VA'nın resmi olarak gemiye alınması birkaç saat veya gün sürebilir.

VA'ların becerilerini ve güvenlerini artırmalarına ve işletme için değer yaratmalarına yardımcı olmak için eğitim önemlidir. VA'larınızın yalnızca mevcut becerilerine güvenmemeli, aynı zamanda işinizin başarısına katkıda bulunmalarını sağlamak için becerilerini geliştirmeye de yatırım yapmalısınız.

Onlardan başka neye ihtiyacın var?

İş beklentilerinin yanı sıra, adaylar aşağıdakilerin de farkında olmalıdır:

• Günde kaç saat çalışmaları bekleniyor? VA'lar genellikle günde 4 ila 8 saat çalışır. Ancak bazı şirketler, görevlere bağlı olarak günde 4 saatten az çalışmalarına izin vermektedir.
• Sabit bir internet bağlantısına sahipler mi? Elektrik kesintisi durumunda alternatif güç veya internet kaynağı nedir?
• Evlerinde dikkatleri dağılmadan çalışabilecekleri bir alan var mı? Gürültü önleyici kulaklıkları ve gerekli diğer araçları var mı?
• Oran, VA için kabul edilebilir mi? Görevlere ve sorumluluklara bağlı olarak, VA oranları genellikle saatte 4 ila 36 dolar arasında değişir. VA ayrıca, eksik çalışmanın maliyetini ve bu gerçekleşirse olası disiplin cezalarını da bilmelidir.

Bir VA işe almak işiniz için en iyi çözüm mü?

Bir VA işe almak, birçok işletme sahibi için yeni bir kavram olabilir. Ancak, işinizin büyümesi ve başarısı için stratejik bir karar olabilir. VA'lar, sizin sonunuz olan tekrarlayan görevleri yapmanın yükünü kaldırabilir ve şirketinizi büyütmekle doğrudan ilgili işlevlere odaklanmanıza izin verebilir.

Aynı zamanda, ihtiyacı olanlara iş fırsatları veriyor, kişisel ve mesleki gelişim için alan sağlıyorsunuz. Belki de şimdi şirketinizin en iyi varlığı olacak ve işinizi başarıya götürecek doğru VA'yı bulmanın zamanıdır.