カスタマーサービスVAが中小企業を効果的に支援する方法

事業を営むことは容易ではありません。 すべては夢から始まりますが、それらのビジョンを実現するためには大変な努力が必要です。 そして、あなたのビジネスが成長するにつれて、あなたはあなたがあなた自身ですべての仕事をすることができないことに気付くかもしれません。 最終的には、電話をかけたり、顧客の懸念に対応したり、ソーシャルメディアページを管理したり、マーケティング資料やビジネスWebサイトを設計したりするための支援が必要になります。

あなたが追加の援助の手を探しているなら、仮想アシスタントを雇うことはあなたに通常の仕事の負担をかけず、あなたがあなたのビジネスを成長させそして改善することを可能にします。 この投稿では、ビジネスにおける仮想アシスタントの重要な役割、仮想アシスタントを採用することのメリット、およびVAの重要な資質について説明します。

バーチャルアシスタントとは何ですか？

バーチャルアシスタントまたはVAは、ビジネスに一般的なサポートをリモートで提供する、雇用された専門家または独立した請負業者のいずれかです。 彼らは別の国に自分のオフィスを持っているかもしれませんが、フリーランサーはフリーランスのプラットフォームまたは彼らの専門家のネットワークを通して彼らのサービスを提供するかもしれません。 フリーランスのVAまたは独立した請負業者がワークロードを選択できます。 同様に、彼らはスケジュールが許す限り、他​​のクライアントや彼らの努力と協力する自由を持っています。

VA、独立請負業者、契約労働者、臨時雇用者を区別する方法は次のとおりです。 後者は、企業が人事会社または配置機関を通じて雇用する臨時スタッフの略です。 臨時雇用者は会社のために働き、彼らが代表する代理店または会社によって支払われます。

一方、契約労働者とは、企業が直接従業員として雇用している労働者です。 彼らは役職を持ち、タスクを実行するための一時的なワークスペースと機器が与えられますが、一部の機器とワークスペースを使用してリモートでプロジェクトが与えられます。

一方、独立した請負業者であるVAは、フリーランスのプラットフォームまたは専門家のネットワークの紹介を通じてサービスを提供します。

VAは通常、次のようなさまざまなサービスをクライアントに提供します。

• 予定のスケジュール
• 勧誘電話
• ブログやビデオスクリプトの執筆
• ビデオ編集
• グラフィックデザイン
• イベント企画
• メール管理
• さまざまなタイプのカスタマーサービスキャンペーンへの対応
• データベースの更新
• 医療または音声による転写
• 会計または簿記
• ウェブサイトとソーシャルメディアページの管理

これらのタスクは頻繁に繰り返されますが、それでもビジネスにとって不可欠です。 そのため、企業はこれらの機能を支援するためにVAを採用しています。

VAを採用するメリット

中小企業の所有者は、VAを雇うことで大きな利益を得ることができます。 それらのほとんどは、従業員を雇用して訓練するための時間や経済的能力を持っていません。

VAを採用することで、通常の反復的なタスクの負担を取り除くこともできるため、ビジネスの成長に集中できます。 これらは、VAが中小企業を支援する他の方法です。

スキルと経験を提供します

ほとんどのVAは、中小企業の所有者が必要とする特定のスキルと関連する経験を提供します。 VAを採用することで、タスクを委任し、必要な結果を得ることができます。

デジタルプレゼンスの向上に役立ちます

今日、企業はオンラインでの存在感を高め、顧客へのリーチを拡大する必要があります。 熟練したVAを雇うことは、これらの目標を達成するための優れたソリューションです。 ソーシャルメディアがどのように機能するかを学ぶには時間がかかる場合があり、あなたを支援する誰かがいることはあなたのビジネスに利益をもたらすことができます。 ソーシャルメディアVAが通常行ういくつかのタスクには、次のものが含まれます。

• 説得力のある写真、グラフィック、広告コピーを投稿する
• コメントセクションでフォロワーと交流する
• DMへの対応
• 洞察やその他の貴重なデータの追跡

良好な協力関係を築く

新しく採用された仮想アシスタントは通常、電子メール管理、予定のスケジュール設定、データ入力などの簡単なタスクから始めます。

VAが経験を積み、スキルセットを強化するにつれて、VAとビジネスオーナーの間の協力関係と信頼は時間の経過とともに強化されます。 彼らはあなたの通常の事業運営を支援するために、より多くのタスクを引き受けることができます。 同時に、VAはポートフォリオを構築し、個人的および専門的なスキルに自信を持つことができます。

24時間年中無休のカスタマーサービスを提供

同じエリア内にいない場合、顧客に対応するのは難しいかもしれません。 特にグローバルビジネスを管理している場合、仮想アシスタントを使用することは大きな利点になります。 他のタイムゾーンからVAを採用して、24時間体制でビジネスを利用できるようにし、24時間年中無休で卓越したカスタマーサービスを提供することができます。

他の努力のためのより多くの時間を可能にします

ビジネスを運営することは、要求が厳しく、困難な場合があります。 最初の数年間は、メールへの返信やスパムの削除、顧客からの苦情の処理、会議の設定、ウェブサイトやソーシャルメディアページの管理など、自分で行う必要があります。 これらの終わりのないタスクは、最終的にはあなたの自由な時間を消費します。これは、より重要なビジネス上の問題や個人的な努力のための時間が少なくなることを意味します。

VAを雇う際に考慮すべきこと

VAはビジネスにとって有益な場合があります。 それらは反復的なタスクの負担を軽減し、ビジネスのより重要な側面に集中するのに役立ちます。 同時に、事業主は世界中の人々が仕事を得て、スキルを開発し、自信と自尊心を向上させるのを助けます。 確かに、VAを使用することは、両方の当事者にとって双方にとってメリットがあります。

ただし、適切なVAを見つけることは別の話です。 事実上行われるため、通常の採用プロセスとは異なります。 採用する前に、VAで何を探すべきかについても知っておく必要があります。 ただし、最初に、仮想アシスタントを採用する際には、次の要素を考慮してください。

• 好みのVA管理またはコミュニケーションツール（Eメール、電話、Skypeなど）は何ですか？
• 採用されたらすぐにVAに委任するタスク（グラフィックデザイン、ソーシャルメディア管理、予定の設定、ブログなど）
• 採用されたVAにタスクを割り当てた後、どのコアタスクに焦点を当てたいですか
• VAのパフォーマンスを監視するために必要な生産性ツール（Hubstaff、Slack、Trello、Asanaなど）

VAの場所については、VirtualAssistants.comなどの仮想アシスタントのプールを持っている企業もあります。 オフショアVAの採用を希望する場合は、VirtualStaff、OnlineJobs、またはMyVirtualWorkforceを確認できます。

ソーシャルメディアグループやUpworkでVAやフリーランサーを見つけることもできます。 ビジネスオーナーとして、彼らがあなたのビジネスに完全に適合することを確実にするために徹底的な候補者スクリーニングを実行することはあなたの責任です。

VAを探すときに考慮すべきその他の事項は、次のとおりです。

それらはどれくらい効率的ですか？

ほとんどのVAは時間単位で支払われるため、VAが実行する作業を最大化するために効率的であることを確認する必要があります。 彼らがすでに仕事を引き受けるスキルを持っているとしても、彼らにあなたのワークフローに精通し、彼らにトレーニングを提供することはあなたの最大の利益です。

コミュニケーションとタスクはオンラインで行われるため、VAは、アプリ、ツール、システムなど、最新のテクノロジーを使用して仕事をうまく遂行することにも長けている必要があります。 面接プロセス中に候補者に試用タスクを実行させ、GoogleドライブまたはDropboxに出力を送信させることができます。

彼らはあなたのタイムゾーンで働くことができますか？

ほとんどのVAは、クライアントのタイムゾーンに合わせてスケジュールを調整します。 昼間で、米国にいて、退役軍人省が東南アジアのどこかにいる場合、退役軍人省は墓地シフトを行います。 あなたはあなたの労働時間に働くことをいとわないVAを見つけなければなりません。 一部のクライアントは、VAが期限を守り、期待される出力に準拠している限り、時間の柔軟性を認めています。

彼らは楽しい性格と良い労働倫理を持っていますか？

優れた業績を上げることに加えて、あなたのVAは、人々のスキルと専門的な労働倫理も備えている必要があります。 顧客やクライアントとの取引はどうですか？ また、DISC性格検査を実施して、候補者の性格タイプと、それらがビジネスに最適かどうかを判断することもできます。

彼らは訓練可能ですか？

すでに新しく採用されたVAを取得したら、通常の紹介とタスクのオリエンテーションおよびトレーニングの時間です。 VAが正式に採用されるまでには数時間または数日かかる場合があります。

VAがスキルと自信を高め、ビジネスの価値を生み出すためには、トレーニングが重要です。 VAの現在のスキルに依存するだけでなく、VAがビジネスの成功に貢献できるように、VAのスキルの強化にも投資する必要があります。

彼らから他に何が必要ですか？

仕事への期待とは別に、候補者は次のことにも注意する必要があります。

• 彼らは一日に何時間働くと予想されていますか？ VAは通常、1日4〜8時間動作します。 ただし、一部の企業では、タスクによっては1日4時間未満の勤務を許可しています。
• 彼らは安定したインターネット接続を持っていますか？ 停電の場合の代替電源またはインターネットソースは何ですか？
• 彼らは気を散らすことなく働くことができる自宅のエリアを持っていますか？ ノイズキャンセリングヘッドセットやその他の必要なツールはありますか？
• レートはVAに受け入れられますか？ タスクと責任に応じて、VAレートは通常1時間あたり4ドルから​​36ドルの範囲です。 VAは、不足している作業のコストと、これが発生した場合に考えられる懲戒処分についても知っている必要があります。

VAを雇うことはあなたのビジネスにとって最良の解決策ですか？

VAを雇うことは、多くの事業主にとって新しい概念かもしれません。 しかし、それはあなたのビジネスの成長と成功のための戦略的な決定かもしれません。 VAを使用すると、自分の目的である反復的なタスクを実行する負担を取り除き、会社の成長に直接関係する機能に集中することができます。

同時に、あなたはそれらを必要とする人々に仕事の機会を与え、個人的および専門的な改善の余地を提供します。 おそらく今こそ、あなたの会社の最高の資産であり、あなたのビジネスを成功に導く適切なVAを見つける時です。