Cómo un VA de servicio al cliente ayuda eficazmente a su pequeña empresa

Manejar un negocio no es fácil. Todo comienza con un sueño, pero se requiere mucho trabajo para que esas visiones se hagan realidad. Y a medida que su negocio crezca, es posible que se dé cuenta de que no puede hacer todas las tareas por su cuenta. Eventualmente, necesitará ayuda para hacer llamadas telefónicas, responder a las inquietudes de los clientes, administrar las páginas de redes sociales, diseñar materiales de marketing y sitios web comerciales, etc.

Si está buscando ayuda adicional, contratar un asistente virtual lo libera de las tareas habituales y le permite crecer y mejorar su negocio. Esta publicación discutirá los roles importantes de un asistente virtual en un negocio, los beneficios de contratar uno y qué cualidades importantes debe buscar un asistente virtual.

¿Qué es un Asistente Virtual?

Los asistentes virtuales o VA son profesionales empleados o contratistas independientes que brindan soporte general a una empresa de forma remota. Pueden tener su propia oficina ubicada en un país diferente, mientras que los autónomos pueden ofrecer sus servicios a través de plataformas independientes o a través de sus redes profesionales. Los asistentes virtuales autónomos o los contratistas independientes pueden elegir su carga de trabajo. Asimismo, tienen la libertad de trabajar con otros clientes y sus emprendimientos siempre que su horario lo permita.

Aquí se explica cómo distinguir entre VA, contratistas independientes, trabajadores por contrato y trabajadores temporales. Este último es la abreviatura de personal temporal que las empresas contratan a través de una empresa de personal o agencias de colocación. Un trabajador temporal trabaja para la empresa y es pagado por la agencia o empresa que representa.

Por su parte, los trabajadores subcontratados son aquellos que las empresas contratan directamente como empleados. Llevan títulos de trabajo y se les proporciona un espacio de trabajo temporal y equipo para realizar sus tareas, mientras que a algunos se les asignan proyectos de forma remota utilizando su equipo y espacio de trabajo.

Mientras tanto, los VA que son contratistas independientes prestan servicios a través de plataformas independientes o a través de referencias de sus redes profesionales.

Los VA suelen ofrecer una variedad de servicios a sus clientes, tales como:

• Programación de citas
• Llamadas en frío
• Blogging o escritura de guiones de video
• Edición de video
• Diseño grafico
• Evento planeado
• Gestión de correo electrónico
• Atención a diferentes tipos de campañas de servicio al cliente.
• Actualización de bases de datos
• Transcripción médica o de audio
• Contabilidad o teneduría de libros
• Administración de sitios web y páginas de redes sociales

Aunque estas tareas suelen ser repetitivas, siguen siendo esenciales para las empresas. Como tal, las empresas contratan VA para ayudar con estas funciones.

Beneficios de contratar VA

Los propietarios de pequeñas empresas pueden beneficiarse enormemente de la contratación de un VA. La mayoría de ellos no tienen el tiempo o la capacidad financiera para contratar y capacitar a los empleados.

Contratar un VA también puede ayudarlo a eliminar la carga de las tareas repetitivas habituales, para que pueda concentrarse en hacer crecer su negocio. Estas son otras formas en que los VA pueden ayudar a su pequeña empresa:

Ofrece habilidades y experiencia.

La mayoría de los VA ofrecen habilidades específicas y la experiencia relevante que requieren los propietarios de pequeñas empresas. Al contratar un VA, puede delegar tareas y obtener los resultados que desea.

Ayuda a mejorar tu presencia digital

Hoy en día, las empresas deben fortalecer su presencia en línea y ampliar su alcance de clientes. Contratar a un VA calificado es una gran solución para lograr estos objetivos. Aprender cómo funcionan las redes sociales puede llevar algún tiempo, y tener a alguien que lo ayude puede beneficiar a su negocio. Algunas tareas que normalmente realiza un asistente virtual de redes sociales incluyen:

• Publicación de fotografías, gráficos y textos publicitarios atractivos
• Interactuar con los seguidores en la sección de comentarios
• Respondiendo a los DM
• Seguimiento de conocimientos y otros datos valiosos

Construye una buena relación de trabajo.

Los asistentes virtuales recién contratados generalmente comienzan con tareas simples como la administración de correo electrónico, la programación de citas o la entrada de datos.

A medida que el VA adquiere experiencia y mejora sus habilidades, la relación laboral y la confianza entre ellos y los dueños de negocios se fortalecen con el tiempo. Pueden asumir más tareas para ayudarlo con sus operaciones comerciales habituales. Al mismo tiempo, los VA pueden construir su cartera y tener más confianza con sus habilidades personales y profesionales.

Ofrece servicio al cliente 24/7

Podría ser un desafío atender a los clientes si no se encuentra dentro de la misma área. Trabajar con un asistente virtual puede ser una gran ventaja, especialmente si administra un negocio global. Puede optar por contratar un VA de otras zonas horarias para que su negocio esté disponible las 24 horas y brinde un servicio al cliente excepcional las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Permite más tiempo para otros esfuerzos.

Dirigir un negocio puede ser exigente y desafiante. Durante los primeros años, debe hacer las cosas usted mismo: responder a los correos electrónicos y eliminar el spam, manejar las quejas de los clientes, programar reuniones y administrar su sitio web y las páginas de redes sociales, entre otros. Estas tareas interminables eventualmente consumirán su tiempo libre, lo que significa menos tiempo para asuntos comerciales más importantes y esfuerzos personales.

Qué tener en cuenta al contratar un VA

Los VA pueden ser beneficiosos para las empresas. Alivian la carga de las tareas repetitivas y lo ayudan a concentrarse en aspectos más importantes de su negocio. Al mismo tiempo, los dueños de negocios ayudan a personas de todo el mundo a conseguir trabajo, desarrollar habilidades y mejorar su confianza y autoestima. De hecho, trabajar con un VA es beneficioso para ambas partes.

Sin embargo, encontrar el VA correcto es otra historia. Se diferencia del proceso de contratación habitual porque se realiza de forma virtual. Antes de contratar uno, también debe saber qué buscar en un VA. Pero primero, considere estos factores cuando contrate a un asistente virtual:

• ¿Cuál es su herramienta preferida de gestión o comunicación de VA (correo electrónico, teléfono, Skype, etc.)
• ¿Qué tareas desea delegar al VA tan pronto como sean contratados (diseño gráfico, gestión de redes sociales, programación de citas, blogs, etc.)
• ¿En qué tareas principales desea concentrarse después de asignar tareas al VA contratado?
• ¿Qué herramientas de productividad necesitará para monitorear el desempeño del VA (Hubstaff, Slack, Trello, Asana, etc.)

En cuanto a dónde encontrar un VA, algunas empresas tienen un grupo de asistentes virtuales, como VirtualAssistants.com. Si prefiere contratar VA en el extranjero, puede consultar VirtualStaff, OnlineJobs o MyVirtualWorkforce.

También puede encontrar asistentes virtuales y autónomos en grupos de redes sociales y Upwork. Como propietario de un negocio, es su responsabilidad realizar una evaluación exhaustiva de los candidatos para asegurarse de que se ajusten perfectamente a su negocio.

Otras cosas que debe considerar al buscar un VA son las siguientes:

¿Qué tan eficientes son?

La mayoría de los VA se pagan por hora, por lo que debe asegurarse de que sean eficientes para maximizar el trabajo que hacen por usted. Incluso si ya tienen las habilidades para asumir el trabajo, lo mejor para usted es familiarizarlos con sus flujos de trabajo y brindarles capacitación.

Dado que la comunicación y las tareas se realizarán en línea, los VA también deben ser expertos en el uso de la última tecnología para realizar bien su trabajo, incluidas las aplicaciones, las herramientas y los sistemas. Puede hacer que los candidatos realicen tareas de prueba durante el proceso de la entrevista y envíen el resultado a Google Drive o Dropbox.

¿Pueden trabajar en su zona horaria?

La mayoría de los VA ajustan su horario a la zona horaria de sus clientes. Si es de día y se encuentra en los EE. UU., y su VA se encuentra en algún lugar del sudeste asiático, el VA trabajará en el turno de noche. Debe encontrar un VA dispuesto a trabajar en sus horas de trabajo. Algunos clientes permiten una flexibilidad horaria que permite que los VA trabajen sus horas siempre que cumplan con los plazos y cumplan con el rendimiento esperado.

¿Tienen una personalidad agradable y una buena ética de trabajo?

Además de tener un desempeño laboral estelar, su VA también debe tener habilidades sociales y ética de trabajo profesional. ¿Cómo son a la hora de tratar con clientes y clientas? También puede administrar la prueba de personalidad DISC para determinar los tipos de personalidad de los candidatos y si son ideales para su negocio.

¿Son entrenables?

Una vez que ya tiene un VA recién contratado, es hora de las presentaciones habituales y la orientación y capacitación de tareas. Podría llevar varias horas o días lograr que el VA se incorpore oficialmente.

La capacitación es importante para ayudar a los VA a aumentar sus habilidades y confianza y crear valor para el negocio. No solo debe confiar en las habilidades actuales de sus VA, sino que también debe invertir en mejorar sus habilidades para que puedan contribuir al éxito de su negocio.

¿Qué más necesitas de ellos?

Además de las expectativas laborales, los candidatos también deben ser conscientes de lo siguiente:

• ¿Cuántas horas se espera que trabajen en un día? Los VA suelen trabajar de 4 a 8 horas al día. Sin embargo, algunas empresas les permiten trabajar menos de 4 horas al día dependiendo de las tareas.
• ¿Tienen una conexión estable a Internet? ¿Cuál es su fuente alternativa de energía o de Internet en caso de apagones?
• ¿Tienen un área en casa donde puedan trabajar sin distracciones? ¿Tienen un auricular con cancelación de ruido y otras herramientas necesarias?
• ¿La tasa es aceptable para el VA? Dependiendo de las tareas y responsabilidades, las tarifas de VA generalmente oscilan entre $4 y $36 por hora. El VA también debe saber el costo de faltar al trabajo y las posibles acciones disciplinarias si esto sucede.

¿Es la contratación de un VA la mejor solución para su negocio?

La contratación de un VA puede ser un concepto nuevo para muchos dueños de negocios. Sin embargo, podría ser una decisión estratégica para el crecimiento y el éxito de su negocio. Los VA pueden eliminar la carga de realizar tareas repetitivas y permitirle concentrarse en funciones que se relacionan directamente con el crecimiento de su empresa.

Al mismo tiempo, das oportunidades laborales a quienes las necesitan y abres espacios para la superación personal y profesional. Tal vez ahora sea el momento de encontrar el VA adecuado que será el mejor activo de su empresa y que llevará su negocio al éxito.