Come un servizio clienti VA aiuta efficacemente la tua piccola impresa

Gestire un'impresa non è facile. Tutto inizia con un sogno, ma è necessario un duro lavoro per realizzare quelle visioni. E man mano che la tua attività cresce, potresti renderti conto che non puoi svolgere tutte le attività da solo. Alla fine, avrai bisogno di aiuto per telefonare, rispondere alle preoccupazioni dei clienti, gestire le pagine dei social media, progettare materiali di marketing e siti Web aziendali, ecc.

Se stai cercando delle mani in più, assumere un assistente virtuale ti alleggerisce dalle solite attività e ti consente di crescere e migliorare la tua attività. Questo post discuterà i ruoli importanti di un assistente virtuale in un'azienda, i vantaggi di assumerne uno e quali qualità importanti di un VA cercare.

Che cos'è un assistente virtuale?

Gli assistenti virtuali o VA sono professionisti impiegati o appaltatori indipendenti che forniscono in remoto supporto generale a un'azienda. Possono avere un proprio ufficio situato in un paese diverso, mentre i liberi professionisti possono offrire i propri servizi tramite piattaforme di freelance o attraverso le loro reti professionali. VA freelance o appaltatori indipendenti possono scegliere il loro carico di lavoro. Allo stesso modo, hanno la libertà di lavorare con altri clienti e i loro sforzi fintanto che il loro programma lo consente.

Ecco come distinguere tra VA, appaltatori indipendenti, lavoratori a contratto e temporanei. Quest'ultimo è l'abbreviazione di personale temporaneo che le aziende assumono tramite un'azienda di personale o agenzie di collocamento. Un interinale lavora per l'azienda e viene pagato dall'agenzia o dall'azienda che rappresenta.

D'altra parte, i lavoratori a contratto sono quelli che le aziende assumono direttamente come dipendenti. Portano titoli di lavoro e ricevono uno spazio di lavoro temporaneo e attrezzature per svolgere i loro compiti, mentre ad alcuni vengono assegnati progetti da remoto utilizzando le loro attrezzature e spazio di lavoro.

Nel frattempo, i VA che sono appaltatori indipendenti forniscono servizi tramite piattaforme di freelance o tramite referral delle loro reti professionali.

I VA di solito offrono una varietà di servizi ai propri clienti come:

• Appuntamenti di programmazione
• Chiamata fredda
• Blogging o scrittura di sceneggiature video
• Montaggio video
• Progettazione grafica
• Pianificazione di eventi
• Gestione della posta elettronica
• Soddisfare diversi tipi di campagne di assistenza clienti
• Aggiornamento banche dati
• Trascrizione medica o audio
• Contabilità o contabilità
• Gestione siti web e pagine social

Sebbene queste attività siano spesso ripetitive, sono comunque essenziali per le aziende. In quanto tali, le aziende assumono VA per aiutare con queste funzioni.

Vantaggi dell'assunzione di VA

I proprietari di piccole imprese possono trarre grandi vantaggi dall'assunzione di un VA. La maggior parte di loro non ha il tempo o le capacità finanziarie per assumere e formare dipendenti.

Assumere un VA può anche aiutarti a rimuovere il peso delle solite attività ripetitive, in modo da poterti concentrare sulla crescita della tua attività. Questi sono gli altri modi in cui i VA possono aiutare la tua piccola impresa:

Offre competenze ed esperienza

La maggior parte dei VA offre competenze specifiche e l'esperienza pertinente richiesta dai proprietari di piccole imprese. Assumendo un VA, puoi delegare compiti e ottenere i risultati desiderati.

Aiuta a migliorare la tua presenza digitale

Al giorno d'oggi, le aziende devono rafforzare la loro presenza online e ampliare la portata dei loro clienti. Assumere un esperto VA è un'ottima soluzione per raggiungere questi obiettivi. Imparare come funzionano i social media può richiedere del tempo e avere qualcuno che ti assista può avvantaggiare la tua attività. Alcuni compiti che un social media VA di solito fa includono:

• Pubblicazione di foto, grafica e testi pubblicitari accattivanti
• Coinvolgere i follower nella sezione commenti
• Rispondendo ai DM
• Tracciamento di approfondimenti e altri dati preziosi

Costruisce un buon rapporto di lavoro

Gli assistenti virtuali appena assunti di solito iniziano con attività semplici come la gestione della posta elettronica, la pianificazione di appuntamenti o l'immissione di dati.

Man mano che il VA accumula esperienza e migliora le proprie competenze, il rapporto di lavoro e la fiducia tra loro e gli imprenditori si rafforzano nel tempo. Possono svolgere più attività per aiutarti con le normali operazioni aziendali. Allo stesso tempo, i VA possono costruire il proprio portfolio e acquisire maggiore sicurezza con le proprie capacità personali e professionali.

Offre un servizio clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7

Potrebbe essere difficile soddisfare i clienti se non ti trovi nella stessa area. Lavorare con un assistente virtuale può essere un grande vantaggio, soprattutto se gestisci un'azienda globale. Puoi scegliere di assumere un VA da altri fusi orari per rendere la tua attività disponibile 24 ore su 24 e fornire un servizio clienti eccezionale 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Consente più tempo per altri sforzi

Gestire un'impresa può essere impegnativo e impegnativo. Durante i primi anni, devi fare le cose da solo: rispondere alle e-mail e rimuovere lo spam, gestire i reclami dei clienti, organizzare riunioni e gestire il tuo sito Web e le pagine dei social media, tra gli altri. Queste attività senza fine finirebbero per consumare il tuo tempo libero, il che significa meno tempo per questioni aziendali più importanti e attività personali.

Cosa considerare nell'assunzione di un VA

I VA possono essere vantaggiosi per le aziende. Alleviano il peso delle attività ripetitive e ti aiutano a concentrarti sugli aspetti più importanti della tua attività. Allo stesso tempo, gli imprenditori aiutano le persone in tutto il mondo a trovare lavoro, sviluppare competenze e migliorare la loro fiducia e autostima. In effetti, lavorare con un VA è vantaggioso per entrambe le parti.

Tuttavia, trovare il giusto VA è un'altra storia. È diverso dal solito processo di assunzione perché è fatto virtualmente. Prima di assumerne uno, dovresti anche sapere cosa cercare in un VA. Ma prima, considera questi fattori quando assumi un assistente virtuale:

• Qual è il tuo strumento di comunicazione o gestione VA preferito (e-mail, telefono, Skype, ecc.)
• Quali compiti vuoi delegare al VA non appena vengono assunti (progettazione grafica, gestione dei social media, impostazione degli appuntamenti, blog, ecc.)
• Su quali attività principali vuoi concentrarti dopo aver assegnato le attività al VA assunto
• Di quali strumenti di produttività avrai bisogno per monitorare le prestazioni del VA (Hubstaff, Slack, Trello, Asana, ecc.)

Per quanto riguarda dove trovare un VA, alcune aziende hanno un pool di assistenti virtuali, come VirtualAssistants.com. Se preferisci assumere VA offshore, puoi controllare VirtualStaff, OnlineJobs o MyVirtualWorkforce.

Puoi anche trovare VA e liberi professionisti sui gruppi di social media e Upwork. In qualità di imprenditore, è tua responsabilità eseguire uno screening approfondito dei candidati per assicurarti che si adattino perfettamente alla tua attività.

Altre cose che dovresti considerare quando cerchi un VA sono le seguenti:

Quanto sono efficienti?

La maggior parte dei VA sono pagati a ore, quindi dovresti assicurarti che siano efficienti per massimizzare il lavoro che fanno per te. Anche se hanno già le competenze per assumere il lavoro, è nel tuo interesse familiarizzarli con i tuoi flussi di lavoro e fornire loro formazione.

Poiché la comunicazione e le attività verranno svolte online, i VA dovrebbero anche essere abili nell'utilizzo della tecnologia più recente per svolgere bene il proprio lavoro, comprese app, strumenti e sistemi. Puoi chiedere ai candidati di svolgere attività di prova durante il processo di colloquio e inviare l'output su Google Drive o Dropbox.

Possono funzionare nel tuo fuso orario?

La maggior parte dei VA adatta la propria pianificazione al fuso orario dei propri clienti. Se è giorno e ti trovi negli Stati Uniti e il tuo VA si trova da qualche parte nel sud-est asiatico, il VA lavorerà al turno del cimitero. Devi trovare un VA disposto a lavorare sul tuo orario di lavoro. Alcuni clienti consentono una flessibilità temporale che consente ai VA di lavorare le loro ore purché rispettino le scadenze e rispettino l'output previsto.

Hanno una personalità piacevole e una buona etica del lavoro?

Oltre ad avere una prestazione lavorativa stellare, il tuo VA dovrebbe anche avere le capacità delle persone e l'etica professionale del lavoro. Come sono quando trattano con clienti e clienti? Puoi anche somministrare il DISC Personality Test per determinare i tipi di personalità dei candidati e se sono adatti alla tua attività.

Sono addestrabili?

Una volta che hai già un VA appena assunto, è il momento delle solite presentazioni, dell'orientamento e della formazione dei compiti. Potrebbero essere necessarie diverse ore o giorni prima che il VA sia ufficialmente a bordo.

La formazione è importante per aiutare i VA ad aumentare le proprie capacità e fiducia e creare valore per il business. Non dovresti solo fare affidamento sulle competenze attuali dei tuoi VA, ma dovresti anche investire nel miglioramento delle loro competenze per consentire loro di contribuire al successo della tua attività.

Cos'altro ti serve da loro?

Oltre alle aspettative di lavoro, i candidati dovrebbero anche essere consapevoli di quanto segue:

• Quante ore dovrebbero lavorare in un giorno? I VA di solito lavorano dalle 4 alle 8 ore al giorno. Tuttavia, alcune aziende consentono loro di lavorare meno di 4 ore al giorno a seconda delle attività.
• Hanno una connessione Internet stabile? Qual è la loro fonte di alimentazione alternativa o Internet in caso di blackout?
• Hanno un'area in casa dove possono lavorare senza distrazioni? Hanno una cuffia con cancellazione del rumore e altri strumenti necessari?
• La tariffa è accettabile per il VA? A seconda delle attività e delle responsabilità, le tariffe VA di solito vanno da $ 4 a $ 36 all'ora. Il VA dovrebbe anche conoscere il costo del lavoro mancante e le possibili azioni disciplinari se ciò accade.

Assumere un VA è la soluzione migliore per la tua azienda?

Assumere un VA può essere un nuovo concetto per molti imprenditori. Tuttavia, potrebbe essere una decisione strategica per la crescita e il successo della tua azienda. I VA possono rimuovere l'onere di svolgere attività ripetitive e consentirti di concentrarti su funzioni direttamente correlate alla crescita della tua azienda.

Allo stesso tempo, dai opportunità di lavoro a chi ne ha bisogno e dai margini di miglioramento personale e professionale. Forse ora è il momento di trovare il giusto VA che sarà la migliore risorsa della tua azienda e che porterà la tua attività al successo.