Como um VA de atendimento ao cliente ajuda efetivamente sua pequena empresa

Comandar um negócio não é fácil. Tudo começa com um sonho, mas é preciso muito trabalho para que essas visões ganhem vida. E à medida que sua empresa cresce, você pode perceber que não pode fazer todas as tarefas sozinho. Eventualmente, você precisará de ajuda para fazer ligações telefônicas, responder às preocupações dos clientes, gerenciar páginas de mídia social, projetar materiais de marketing e sites comerciais, etc.

Se você está procurando ajuda extra, contratar um assistente virtual alivia as tarefas habituais e permite que você cresça e melhore seus negócios. Este post discutirá os papéis importantes de um assistente virtual em uma empresa, os benefícios de contratar um e quais qualidades importantes de um VA procurar.

O que é um Assistente Virtual?

Os assistentes virtuais ou VAs são profissionais empregados ou contratados independentes que fornecem remotamente suporte geral a uma empresa. Eles podem ter seu próprio escritório localizado em um país diferente, enquanto os freelancers podem oferecer seus serviços por meio de plataformas de freelancers ou por meio de suas redes profissionais. VAs autônomos ou contratados independentes podem escolher sua carga de trabalho. Da mesma forma, eles têm a liberdade de trabalhar com outros clientes e seus empreendimentos, desde que sua agenda permita.

Veja como distinguir entre VAs, contratados independentes, trabalhadores contratados e temporários. Este último é a abreviação de pessoal temporário que as empresas contratam por meio de uma empresa de pessoal ou agências de colocação. Um temporário trabalha para a empresa e é pago pela agência ou empresa que representa.

Por outro lado, os trabalhadores contratados são aqueles que as empresas contratam diretamente como funcionários. Eles carregam cargos e recebem um espaço de trabalho e equipamentos temporários para realizar suas tarefas, enquanto alguns recebem projetos remotamente usando seus equipamentos e espaço de trabalho.

Enquanto isso, os VAs que são contratados independentes prestam serviços por meio de plataformas freelancer ou por meio de referências de suas redes profissionais.

Os VAs geralmente oferecem uma variedade de serviços aos seus clientes, tais como:

• Agendamento de compromissos
• Chamada fria
• Blogging ou escrita de roteiro de vídeo
• Edição de vídeo
• Design gráfico
• Planejamento de eventos
• Gerenciamento de e-mail
• Atendimento a diferentes tipos de campanhas de atendimento ao cliente
• Atualizando bancos de dados
• Transcrição médica ou de áudio
• Contabilidade ou escrituração
• Gerenciamento de sites e páginas de mídia social

Embora essas tarefas sejam muitas vezes repetitivas, elas ainda são essenciais para as empresas. Como tal, as empresas contratam VAs para ajudar nessas funções.

Benefícios da contratação de VAs

Proprietários de pequenas empresas podem se beneficiar muito com a contratação de um VA. A maioria deles não tem tempo ou recursos financeiros para contratar e treinar funcionários.

Contratar um VA também pode ajudá-lo a remover o fardo das tarefas repetitivas usuais, para que você possa se concentrar no crescimento de seus negócios. Estas são as outras maneiras pelas quais os VAs podem ajudar sua pequena empresa:

Oferece habilidades e experiência

A maioria dos VAs oferece habilidades específicas e a experiência relevante que os proprietários de pequenas empresas exigem. Ao contratar um VA, você pode delegar tarefas e alcançar os resultados desejados.

Ajuda a melhorar sua presença digital

Atualmente, as empresas devem fortalecer sua presença online e ampliar o alcance de seus clientes. Contratar um VA qualificado é uma ótima solução para atingir esses objetivos. Aprender como a mídia social funciona pode levar algum tempo, e ter alguém para ajudá-lo pode beneficiar seu negócio. Algumas tarefas que um VA de mídia social geralmente faz incluem:

• Postar fotos, gráficos e textos de anúncio atraentes
• Interagindo com os seguidores na seção de comentários
• Respondendo a DMs
• Rastreamento de insights e outros dados valiosos

Constrói uma boa relação de trabalho

Assistentes virtuais recém-contratados geralmente começam com tarefas simples, como gerenciamento de e-mail, agendamento de compromissos ou entrada de dados.

À medida que o VA constrói experiência e aprimora seus conjuntos de habilidades, a relação de trabalho e a confiança entre eles e os empresários se fortalecem ao longo do tempo. Eles podem assumir mais tarefas para ajudá-lo com suas operações comerciais habituais. Ao mesmo tempo, os VAs podem construir seu portfólio e se tornar mais confiantes com suas habilidades pessoais e profissionais.

Oferece atendimento ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana

Pode ser um desafio atender aos clientes se você não estiver localizado na mesma área. Trabalhar com um assistente virtual pode ser uma grande vantagem, especialmente se você gerencia um negócio global. Você pode optar por contratar um VA de outros fusos horários para disponibilizar seu negócio 24 horas por dia e fornecer atendimento excepcional ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Permite mais tempo para outros empreendimentos

Administrar um negócio pode ser exigente e desafiador. Durante os primeiros anos, você precisa fazer as coisas sozinho – responder a e-mails e remover spam, lidar com reclamações de clientes, marcar reuniões e gerenciar seu site e páginas de mídia social, entre outros. Essas tarefas intermináveis ​​acabariam consumindo seu tempo livre, o que significa menos tempo para assuntos de negócios mais importantes e empreendimentos pessoais.

O que considerar na contratação de um VA

Os VAs podem ser benéficos para as empresas. Eles aliviam a carga de tarefas repetitivas e ajudam você a se concentrar em aspectos mais importantes do seu negócio. Ao mesmo tempo, os empresários ajudam as pessoas em todo o mundo a conseguir empregos, desenvolver habilidades e melhorar sua confiança e autoestima. De fato, trabalhar com um VA é vantajoso para ambas as partes.

No entanto, encontrar o VA certo é outra história. É diferente do processo usual de contratação porque é feito virtualmente. Antes de contratar um, você também deve saber o que procurar em um VA. Mas primeiro, considere estes fatores ao contratar um assistente virtual:

• Qual é a sua ferramenta de gerenciamento ou comunicação de VA preferida (e-mail, telefone, Skype, etc.)
• Quais tarefas você deseja delegar ao VA assim que for contratado (design gráfico, gerenciamento de mídia social, configuração de compromissos, blogs, etc.)
• Em quais tarefas principais você deseja se concentrar depois de atribuir tarefas ao VA contratado
• Quais ferramentas de produtividade você precisará para monitorar o desempenho do VA (Hubstaff, Slack, Trello, Asana, etc.)

Quanto a onde encontrar um VA, algumas empresas têm um pool de assistentes virtuais, como VirtualAssistants.com. Se preferir contratar VAs offshore, você pode conferir VirtualStaff, OnlineJobs ou MyVirtualWorkforce.

Você também pode encontrar VAs e freelancers em grupos de mídia social e Upwork. Como proprietário de uma empresa, é sua responsabilidade realizar uma triagem completa dos candidatos para garantir que eles sejam perfeitos para o seu negócio.

Outras coisas que você deve considerar ao procurar um VA são as seguintes:

Quão eficientes eles são?

A maioria dos VAs são pagos por hora, portanto, você deve garantir que eles sejam eficientes para maximizar o trabalho que fazem para você. Mesmo que eles já tenham as habilidades para assumir o trabalho, é de seu interesse familiarizá-los com seus fluxos de trabalho e fornecer treinamento.

Como a comunicação e as tarefas serão feitas on-line, os VAs também devem usar a tecnologia mais recente para realizar bem seus trabalhos, incluindo aplicativos, ferramentas e sistemas. Você pode fazer com que os candidatos realizem tarefas de teste durante o processo de entrevista e enviem o resultado no Google Drive ou Dropbox.

Eles podem trabalhar no seu fuso horário?

A maioria dos VAs ajusta sua agenda ao fuso horário de seus clientes. Se for de dia e você estiver nos EUA, e seu VA estiver localizado em algum lugar no sudeste da Ásia, o VA estará trabalhando no turno da noite. Você deve encontrar um VA disposto a trabalhar em seu horário de trabalho. Alguns clientes permitem flexibilidade de horário que permite que os VAs trabalhem suas horas, desde que cumpram os prazos e cumpram a produção esperada.

Eles têm uma personalidade agradável e uma boa ética de trabalho?

Além de ter um desempenho de trabalho estelar, seu VA também deve ter habilidades com as pessoas e ética profissional no trabalho. Como eles são ao lidar com clientes e clientes? Você também pode administrar o Teste de Personalidade DISC para determinar os tipos de personalidade dos candidatos e se eles são adequados para o seu negócio.

Eles são treináveis?

Uma vez que você já tenha um VA recém-contratado, é hora das apresentações habituais e orientação e treinamento de tarefas. Pode levar várias horas ou dias para obter o VA oficialmente a bordo.

O treinamento é importante para ajudar os VAs a aumentar suas habilidades e confiança e criar valor para o negócio. Você não deve apenas confiar nas habilidades atuais de seus VAs, mas também investir no aprimoramento de suas habilidades para permitir que contribuam para o sucesso do seu negócio.

O que mais você precisa deles?

Além das expectativas de trabalho, os candidatos também devem estar cientes do seguinte:

• Quantas horas eles devem trabalhar por dia? VAs geralmente trabalham de 4 a 8 horas por dia. No entanto, algumas empresas permitem que eles trabalhem menos de 4 horas por dia, dependendo das tarefas.
• Eles têm uma conexão de internet estável? Qual é a energia alternativa ou fonte de internet em caso de apagões?
• Eles têm uma área em casa onde possam trabalhar sem distrações? Eles têm um fone de ouvido com cancelamento de ruído e outras ferramentas necessárias?
• A taxa é aceitável para o VA? Dependendo das tarefas e responsabilidades, as taxas de VA geralmente variam de US$ 4 a US$ 36 por hora. O VA também deve saber o custo da falta ao trabalho e as possíveis ações disciplinares se isso acontecer.

A contratação de um VA é a melhor solução para o seu negócio?

Contratar um VA pode ser um novo conceito para muitos empresários. No entanto, pode ser uma decisão estratégica para o crescimento e sucesso do seu negócio. Os VAs podem remover o fardo de fazer tarefas repetitivas e permitir que você se concentre em funções diretamente relacionadas ao crescimento de sua empresa.

Ao mesmo tempo, você dá oportunidades de trabalho a quem precisa e abre espaço para aprimoramento pessoal e profissional. Talvez agora seja a hora de encontrar o VA certo que será o melhor ativo de sua empresa e que levará seu negócio ao sucesso.