고객 서비스 VA가 중소기업을 효과적으로 돕는 방법

게시 됨: 2022-06-14

고객 서비스 VA가 중소기업을 효과적으로 돕는 방법

사업을 운영하는 것은 쉽지 않습니다. 모든 것은 꿈에서 시작되지만 그 비전을 현실로 만들기 위해서는 많은 노력이 필요합니다. 그리고 비즈니스가 성장함에 따라 모든 작업을 혼자서는 할 수 없다는 것을 깨닫게 될 수도 있습니다. 결국에는 전화 걸기, 고객 문제 대응, 소셜 미디어 페이지 관리, 마케팅 자료 및 비즈니스 웹 사이트 디자인 등의 도움이 필요합니다.

추가 도움의 손길을 찾고 있다면 가상 비서를 고용하면 일상적인 작업의 부담을 덜고 비즈니스를 성장시키고 개선할 수 있습니다. 이 게시물은 비즈니스에서 가상 비서의 중요한 역할, 고용의 이점 및 VA의 중요한 자질에 대해 논의합니다.

가상 비서란 무엇입니까?

가상 비서 또는 VA는 고용된 전문가 또는 원격으로 비즈니스에 일반 지원을 제공하는 독립 계약자입니다. 프리랜서는 프리랜서 플랫폼이나 전문 네트워크를 통해 서비스를 제공할 수 있는 반면 다른 국가에 자체 사무실이 있을 수 있습니다. 프리랜스 VA 또는 독립 계약자는 작업량을 선택할 수 있습니다. 마찬가지로, 그들은 일정이 허용하는 한 다른 고객 및 그들의 노력과 자유롭게 일할 수 있습니다.

VA, 독립 계약자, 계약 근로자 및 임시 직원을 구별하는 방법은 다음과 같습니다. 후자는 회사가 인사 회사 또는 배치 기관을 통해 고용하는 임시 직원의 약자입니다. 임시 직원은 회사에서 일하고 그들이 대표하는 대행사 또는 회사에서 급여를 받습니다.

반면 계약직은 회사가 직접 고용한 노동자다. 그들은 직책을 가지고 작업을 수행하기 위해 임시 작업 공간과 장비를 제공받고 일부는 장비와 작업 공간을 사용하여 원격으로 프로젝트를 받습니다.

한편 독립 계약자인 VA는 프리랜서 플랫폼이나 전문 네트워크의 추천을 통해 서비스를 제공합니다.

VA는 일반적으로 고객에게 다음과 같은 다양한 서비스를 제공합니다.

  • 약속 일정 잡기
  • 콜드 콜
  • 블로깅 또는 비디오 스크립트 작성
  • 영상 편집
  • 그래픽 디자인
  • 이벤트 기획
  • 이메일 관리
  • 다양한 유형의 고객 서비스 캠페인 케이터링
  • 데이터베이스 업데이트
  • 의료 또는 오디오 전사
  • 회계 또는 부기
  • 웹사이트 및 소셜 미디어 페이지 관리

이러한 작업은 종종 반복적이지만 여전히 비즈니스에 필수적입니다. 따라서 회사는 이러한 기능을 돕기 위해 VA를 고용합니다.

VA 고용의 이점

소기업 소유자는 VA를 고용함으로써 큰 ​​이점을 얻을 수 있습니다. 그들 대부분은 직원을 고용하고 교육할 시간이나 재정적 능력이 없습니다.

VA를 고용하면 일상적인 반복 작업의 부담을 덜어 비즈니스 성장에 집중할 수 있습니다. VA가 중소기업을 도울 수 있는 다른 방법은 다음과 같습니다.

기술과 경험 제공

대부분의 VA는 소기업 소유자에게 필요한 특정 기술과 관련 경험을 제공합니다. VA를 고용하면 업무를 위임하고 원하는 결과를 얻을 수 있습니다.

디지털 존재를 향상시키는 데 도움이 됩니다.

오늘날 기업은 온라인 입지를 강화하고 고객 범위를 확대해야 합니다. 숙련된 VA를 고용하는 것은 이러한 목표를 달성하기 위한 훌륭한 솔루션입니다. 소셜 미디어가 작동하는 방식을 배우는 데 시간이 걸릴 수 있으며 도움을 줄 사람이 있으면 비즈니스에 도움이 될 수 있습니다. 소셜 미디어 VA가 일반적으로 수행하는 일부 작업은 다음과 같습니다.

  • 눈길을 사로잡는 사진, 그래픽 및 광고 문구 게시
  • 댓글 섹션에서 팔로워와 소통하기
  • DM에 응답하기
  • 인사이트 및 기타 중요한 데이터 추적

좋은 업무 관계를 구축합니다

새로 고용된 가상 비서는 일반적으로 이메일 관리, 약속 예약 또는 데이터 입력과 같은 간단한 작업으로 시작합니다.

VA가 경험을 쌓고 그들의 기술을 향상시키면서 그들과 사업주 사이의 업무 관계와 신뢰는 시간이 지남에 따라 강화됩니다. 그들은 일상적인 비즈니스 운영을 돕기 위해 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다. 동시에 VA는 포트폴리오를 구축하고 개인 및 전문 기술에 대해 더 자신감을 가질 수 있습니다.

연중무휴 고객 서비스 제공

같은 지역에 있지 않으면 고객을 수용하는 것이 어려울 수 있습니다. 가상 비서와 함께 일하는 것은 특히 글로벌 비즈니스를 관리하는 경우 큰 이점이 될 수 있습니다. 다른 시간대의 VA를 고용하여 24시간 연중무휴로 비즈니스를 운영하고 24시간 연중무휴로 탁월한 고객 서비스를 제공할 수 있습니다.

다른 노력을 위한 더 많은 시간을 허용합니다.

사업을 운영하는 것은 까다롭고 어려울 수 있습니다. 처음 몇 년 동안은 이메일 응답 및 스팸 제거, 고객 불만 처리, 회의 설정, 웹사이트 및 소셜 미디어 페이지 관리 등과 같은 일을 스스로 해야 합니다. 이러한 끝없는 작업은 결국 자유 시간을 소비하게 되며, 이는 더 중요한 비즈니스 문제와 개인적인 노력에 더 적은 시간을 할애할 수 있음을 의미합니다.

VA를 고용할 때 고려해야 할 사항

VA는 기업에 도움이 될 수 있습니다. 반복 작업의 부담을 덜어주고 비즈니스의 더 중요한 측면에 집중할 수 있도록 도와줍니다. 동시에 사업주는 전 세계 사람들이 일자리를 얻고 기술을 개발하며 자신감과 자긍심을 높이도록 돕습니다. 실제로 VA와 협력하는 것은 양 당사자 모두에게 윈-윈(win-win)입니다.

그러나 올바른 VA를 찾는 것은 다른 이야기입니다. 가상으로 이루어지기 때문에 일반적인 채용 프로세스와 다릅니다. 직원을 고용하기 전에 VA에서 무엇을 찾아야 하는지도 알아야 합니다. 그러나 먼저 가상 비서를 고용할 때 다음 요소를 고려하십시오.

  • 선호하는 VA 관리 또는 커뮤니케이션 도구(이메일, 전화, Skype 등)는 무엇입니까?
  • VA가 고용되는 즉시 어떤 작업을 VA에 위임하고 싶습니까(그래픽 디자인, 소셜 미디어 관리, 약속 설정, 블로깅 등).
  • 고용된 VA에게 작업을 할당한 후 어떤 핵심 작업에 집중하고 싶습니까?
  • VA의 성능을 모니터링하는 데 필요한 생산성 도구(Hubstaff, Slack, Trello, Asana 등)

VA를 찾을 수 있는 위치와 관련하여 일부 회사에는 VirtualAssistants.com과 같은 가상 비서 풀이 있습니다. 해외 VA 고용을 선호하는 경우 VirtualStaff, OnlineJobs 또는 MyVirtualWorkforce를 확인할 수 있습니다.

소셜 미디어 그룹 및 Upwork에서 VA 및 프리랜서를 찾을 수도 있습니다. 사업주로서 후보자가 귀하의 사업에 완벽하게 적합한지 확인하기 위해 철저한 후보자 심사를 수행하는 것은 귀하의 책임입니다.

VA를 찾을 때 고려해야 할 다른 사항은 다음과 같습니다.

얼마나 효율적입니까?

대부분의 VA는 시간당 급여를 받으므로 VA가 귀하를 위해 수행하는 작업을 최대화하기 위해 효율적인지 확인해야 합니다. 그들이 이미 그 일을 맡을 수 있는 기술을 가지고 있더라도, 당신의 워크플로에 익숙해지고 교육을 제공하는 것이 당신에게 가장 좋습니다.

의사 소통과 작업이 온라인으로 이루어지기 때문에 VA는 앱, 도구 및 시스템을 포함하여 작업을 잘 수행하기 위해 최신 기술을 사용하는 데 능숙해야 합니다. 면접 과정에서 응시자가 시험 과제를 수행하도록 하고 결과물을 Google 드라이브 또는 Dropbox로 보낼 수 있습니다.

그들이 당신의 시간대에서 일할 수 있습니까?

대부분의 VA는 클라이언트의 시간대에 맞게 일정을 조정합니다. 낮이고 당신이 미국에 있고 VA가 동남아시아 어딘가에 있다면 VA는 묘지 이동을 할 것입니다. 근무 시간에 기꺼이 일할 VA를 찾아야 합니다. 일부 클라이언트는 시간 유연성을 허용하여 VA가 마감 시간을 준수하고 예상 결과를 준수하는 한 시간을 근무할 수 있습니다.

그들은 유쾌한 성격과 좋은 직업 윤리를 가지고 있습니까?

훌륭한 업무 성과를 내는 것 외에도 VA는 대인 기술과 전문적인 업무 윤리도 갖추어야 합니다. 고객 및 고객을 대할 때 그들은 어떻습니까? 또한 DISC 성격 테스트를 관리하여 후보자의 성격 유형과 귀하의 비즈니스에 적합한지 여부를 결정할 수 있습니다.

훈련 가능한가요?

이미 새로 고용된 VA가 있으면 일반적인 소개와 작업 오리엔테이션 및 교육을 받을 시간입니다. VA가 공식적으로 승선하는 데 몇 시간 또는 며칠이 걸릴 수 있습니다.

교육은 VA가 기술과 자신감을 높이고 비즈니스 가치를 창출하는 데 중요합니다. VA의 현재 기술에 의존해야 할 뿐만 아니라 VA가 비즈니스 성공에 기여할 수 있도록 기술을 향상시키는 데 투자해야 합니다.

그들에게서 또 무엇이 필요합니까?

구직자는 직업에 대한 기대 외에도 다음 사항도 알고 있어야 합니다.

  • 그들은 하루에 몇 시간 일할 것으로 예상됩니까? VA는 보통 하루에 4~8시간 일합니다. 다만, 업무에 따라 1일 4시간 이내로 근무하는 회사도 있다.
  • 안정적인 인터넷 연결이 있습니까? 정전의 경우 대체 전력 또는 인터넷 소스는 무엇입니까?
  • 집에 방해받지 않고 일할 수 있는 공간이 있습니까? 소음 제거 헤드셋 및 기타 필요한 도구가 있습니까?
  • 비율이 VA에 허용됩니까? 작업과 책임에 따라 VA 요금은 일반적으로 시간당 $4~$36입니다. VA는 결근 비용과 이러한 일이 발생할 경우 가능한 징계 조치도 알고 있어야 합니다.

VA를 고용하는 것이 귀하의 비즈니스에 가장 적합한 솔루션입니까?

VA를 고용하는 것은 많은 비즈니스 소유자에게 새로운 개념일 수 있습니다. 그러나 이는 비즈니스의 성장과 성공을 위한 전략적 결정일 수 있습니다. VA는 반복적인 작업을 수행하는 부담을 없애고 회사 성장과 직접적으로 관련된 기능에 집중할 수 있도록 합니다.

동시에 필요한 사람들에게 직업 기회를 제공하고 개인적, 직업적 개선의 여지를 제공합니다. 아마도 지금이 귀사의 최고의 자산이 되고 귀사의 비즈니스를 성공으로 이끌 올바른 VA를 찾아야 할 때일 것입니다.