Comment un service client VA aide efficacement votre petite entreprise

Diriger une entreprise n'est pas facile. Tout commence par un rêve, mais il faut travailler dur pour donner vie à ces visions. Et à mesure que votre entreprise se développe, vous réaliserez peut-être que vous ne pouvez pas effectuer toutes les tâches par vous-même. Finalement, vous aurez besoin d'aide pour passer des appels téléphoniques, répondre aux préoccupations des clients, gérer les pages de médias sociaux, concevoir des supports marketing et des sites Web commerciaux, etc.

Si vous cherchez de l'aide supplémentaire, l'embauche d'un assistant virtuel vous décharge des tâches habituelles et vous permet de développer et d'améliorer votre entreprise. Cet article discutera des rôles importants d'un assistant virtuel dans une entreprise, des avantages d'en embaucher un et des qualités importantes d'un assistant virtuel à rechercher.

Qu'est-ce qu'un Assistant Virtuel ?

Les assistants virtuels ou VA sont soit des professionnels employés, soit des entrepreneurs indépendants qui fournissent à distance un soutien général à une entreprise. Ils peuvent avoir leur propre bureau situé dans un autre pays, tandis que les indépendants peuvent proposer leurs services via des plateformes de freelance ou via leurs réseaux professionnels. Les conseillers volontaires indépendants ou les entrepreneurs indépendants peuvent choisir leur charge de travail. De même, ils ont la liberté de travailler avec d'autres clients et leurs efforts aussi longtemps que leur emploi du temps le permet.

Voici comment faire la distinction entre les AV, les entrepreneurs indépendants, les contractuels et les intérimaires. Ce dernier est l'abréviation de personnel temporaire que les entreprises embauchent par l'intermédiaire d'une société de personnel ou d'agences de placement. Un intérimaire travaille pour l'entreprise et est rémunéré par l'agence ou l'entreprise qu'il représente.

D'autre part, les travailleurs contractuels sont ceux que les entreprises embauchent directement en tant qu'employés. Ils portent des titres de poste et se voient attribuer un espace de travail et un équipement temporaires pour effectuer leurs tâches, tandis que certains se voient confier des projets à distance en utilisant leur équipement et leur espace de travail.

Pendant ce temps, les AV qui sont des entrepreneurs indépendants rendent des services via des plateformes de freelance ou par le biais de références de leurs réseaux professionnels.

Les AV offrent généralement une variété de services à leurs clients, tels que :

• Prise de rendez-vous
• Démarchage téléphonique
• Rédaction de blogs ou de scripts vidéo
• Montage vidéo
• Conception graphique
• Planification d'événements
• Gestion des e-mails
• Répondre à différents types de campagnes de service client
• Mise à jour des bases de données
• Transcription médicale ou audio
• Comptabilité ou tenue de livres
• Gestion des sites Web et des pages de médias sociaux

Bien que ces tâches soient souvent répétitives, elles sont tout de même indispensables aux entreprises. En tant que telles, les entreprises embauchent des conseillers volontaires pour les aider dans ces fonctions.

Avantages de l'embauche de conseillers volontaires

Les propriétaires de petites entreprises peuvent grandement bénéficier de l'embauche d'un VA. La plupart d'entre eux n'ont ni le temps ni les moyens financiers d'embaucher et de former des employés.

L'embauche d'un VA peut également vous aider à éliminer le fardeau des tâches répétitives habituelles, afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. Voici les autres façons dont les AV peuvent aider votre petite entreprise :

Offre compétences et expérience

La plupart des conseillers volontaires offrent des compétences spécifiques et l'expérience pertinente dont les propriétaires de petites entreprises ont besoin. En embauchant un VA, vous pouvez déléguer des tâches et atteindre les résultats que vous souhaitez.

Aide à améliorer votre présence numérique

De nos jours, les entreprises doivent renforcer leur présence en ligne et élargir leur clientèle. L'embauche d'un VA qualifié est une excellente solution pour atteindre ces objectifs. Apprendre comment fonctionnent les médias sociaux peut prendre un certain temps, et avoir quelqu'un pour vous aider peut être bénéfique pour votre entreprise. Certaines tâches qu'un VA de médias sociaux incluent généralement :

• Publier des photos, des graphiques et des textes publicitaires convaincants
• S'engager avec les abonnés dans la section des commentaires
• Répondre aux DM
• Suivi des informations et autres données précieuses

Établit une bonne relation de travail

Les assistants virtuels nouvellement embauchés commencent généralement par des tâches simples telles que la gestion des e-mails, la planification des rendez-vous ou la saisie de données.

Au fur et à mesure que l'AV acquiert de l'expérience et améliore ses compétences, la relation de travail et la confiance entre eux et les propriétaires d'entreprise se renforcent au fil du temps. Ils peuvent prendre en charge plus de tâches pour vous aider dans vos opérations commerciales habituelles. En même temps, les conseillers volontaires peuvent construire leur portefeuille et devenir plus confiants avec leurs compétences personnelles et professionnelles.

Offre un service client 24h/24 et 7j/7

Il peut être difficile de répondre aux besoins des clients si vous n'êtes pas situé dans la même zone. Travailler avec un assistant virtuel peut être un gros avantage, surtout si vous gérez une entreprise mondiale. Vous pouvez opter pour la location d'un VA à partir d'autres fuseaux horaires pour rendre votre entreprise disponible 24 heures sur 24 et fournir un service client exceptionnel 24h/24 et 7j/7.

Permet d'avoir plus de temps pour d'autres activités

Diriger une entreprise peut être exigeant et difficile. Au cours des premières années, vous devez faire les choses vous-même – répondre aux e-mails et supprimer les spams, traiter les plaintes des clients, organiser des réunions et gérer votre site Web et vos pages de réseaux sociaux, entre autres. Ces tâches sans fin finiraient par consommer votre temps libre, ce qui signifie moins de temps pour des affaires professionnelles plus importantes et des efforts personnels.

Ce qu'il faut considérer lors de l'embauche d'un VA

Les AV peuvent être bénéfiques pour les entreprises. Ils soulagent le fardeau des tâches répétitives et vous aident à vous concentrer sur des aspects plus importants de votre entreprise. Dans le même temps, les propriétaires d'entreprise aident les gens du monde entier à trouver un emploi, à développer des compétences et à améliorer leur confiance et leur estime de soi. En effet, travailler avec un VA est un gagnant-gagnant pour les deux parties.

Cependant, trouver le bon VA est une autre histoire. Il est différent du processus d'embauche habituel car il se fait virtuellement. Avant d'en embaucher un, vous devez également savoir ce qu'il faut rechercher dans un VA. Mais d'abord, tenez compte de ces facteurs lors de l'embauche d'un assistant virtuel :

• Quel est votre outil de gestion ou de communication VA préféré (courriel, téléphone, Skype, etc.)
• Quelles tâches souhaitez-vous déléguer au VA dès son embauche (Graphisme, gestion des réseaux sociaux, prise de rendez-vous, blogging, etc.)
• Sur quelles tâches principales voulez-vous vous concentrer après avoir attribué des tâches au VA embauché
• De quels outils de productivité aurez-vous besoin pour surveiller les performances de la VA (Hubstaff, Slack, Trello, Asana, etc.)

Quant à savoir où trouver un VA, certaines entreprises disposent d'un pool d'assistants virtuels, tels que VirtualAssistants.com. Si vous préférez embaucher des assistants virtuels offshore, vous pouvez consulter VirtualStaff, OnlineJobs ou MyVirtualWorkforce.

Vous pouvez également trouver des VA et des pigistes sur les groupes de médias sociaux et Upwork. En tant que propriétaire d'entreprise, il est de votre responsabilité d'effectuer une sélection approfondie des candidats pour vous assurer qu'ils conviennent parfaitement à votre entreprise.

Les autres éléments à prendre en compte lors de la recherche d'un VA sont les suivants :

Quelle est leur efficacité ?

La plupart des assistants virtuels sont payés à l'heure, vous devez donc vous assurer qu'ils sont efficaces pour maximiser le travail qu'ils font pour vous. Même s'ils ont déjà les compétences nécessaires pour effectuer le travail, il est dans votre intérêt de les familiariser avec vos flux de travail et de leur fournir une formation.

Étant donné que la communication et les tâches seront effectuées en ligne, les assistants virtuels doivent également savoir utiliser les dernières technologies pour bien effectuer leur travail, y compris les applications, les outils et les systèmes. Vous pouvez demander aux candidats d'effectuer des tâches d'essai pendant le processus d'entretien et d'envoyer le résultat sur Google Drive ou Dropbox.

Peuvent-ils travailler dans votre fuseau horaire ?

La plupart des assistants virtuels adaptent leur horaire au fuseau horaire de leurs clients. S'il fait jour et que vous êtes situé aux États-Unis et que votre VA est situé quelque part en Asie du Sud-Est, le VA travaillera le quart du cimetière. Vous devez trouver un VA disposé à travailler sur vos heures de travail. Certains clients autorisent une flexibilité horaire qui permet aux conseillers volontaires de travailler leurs heures tant qu'ils respectent les délais et se conforment au résultat attendu.

Ont-ils une personnalité agréable et une bonne éthique de travail ?

En plus d'avoir une performance de travail stellaire, votre VA doit également avoir des compétences interpersonnelles et une éthique de travail professionnelle. Comment sont-ils lorsqu'ils traitent avec les clients et les clients ? Vous pouvez également administrer le test de personnalité DISC pour déterminer les types de personnalité des candidats et s'ils conviennent parfaitement à votre entreprise.

Sont-ils formables ?

Une fois que vous avez déjà un VA nouvellement embauché, il est temps pour les introductions habituelles et l'orientation des tâches et la formation. Cela pourrait prendre plusieurs heures ou plusieurs jours pour embarquer officiellement le VA.

La formation est importante pour aider les conseillers volontaires à renforcer leurs compétences et leur confiance et à créer de la valeur pour l'entreprise. Vous ne devez pas seulement compter sur les compétences actuelles de vos conseillers volontaires, mais vous devez également investir dans l'amélioration de leurs compétences pour leur permettre de contribuer au succès de votre entreprise.

De quoi d'autre avez-vous besoin d'eux ?

Outre les attentes professionnelles, les candidats doivent également être conscients de ce qui suit :

• Combien d'heures doivent-ils travailler par jour ? Les VA travaillent généralement de 4 à 8 heures par jour. Cependant, certaines entreprises leur permettent de travailler moins de 4 heures par jour selon les tâches.
• Disposent-ils d'une connexion Internet stable ? Quelle est leur source d'alimentation alternative ou Internet en cas de coupure de courant ?
• Ont-ils un espace à la maison où ils peuvent travailler sans être distraits ? Ont-ils un casque antibruit et d'autres outils nécessaires ?
• Le taux est-il acceptable pour la VA ? Selon les tâches et les responsabilités, les taux de VA varient généralement de 4 $ à 36 $ de l'heure. Le VA devrait également connaître le coût du travail manquant et les mesures disciplinaires possibles si cela se produit.

L'embauche d'un VA est-elle la meilleure solution pour votre entreprise ?

L'embauche d'un VA peut être un nouveau concept pour de nombreux propriétaires d'entreprise. Cependant, cela pourrait être une décision stratégique pour la croissance et le succès de votre entreprise. Les assistants virtuels peuvent éliminer le fardeau des tâches répétitives qui vous incombent et vous permettre de vous concentrer sur les fonctions directement liées à la croissance de votre entreprise.

Dans le même temps, vous offrez des opportunités d'emploi à ceux qui en ont besoin et vous offrez de la place pour l'amélioration personnelle et professionnelle. Le moment est peut-être venu de trouver le bon VA qui sera le meilleur atout de votre entreprise et qui mènera votre entreprise vers le succès.