Cum un VA de servicii pentru clienți vă ajută în mod eficient afacerea mică

Publicat: 2022-06-14

Cum un VA de servicii pentru clienți vă ajută în mod eficient afacerea mică

Conducerea unei afaceri nu este ușoară. Totul începe cu un vis, dar este nevoie de multă muncă pentru ca acele viziuni să prindă viață. Și pe măsură ce afacerea ta crește, s-ar putea să realizezi că nu poți face toate sarcinile pe cont propriu. În cele din urmă, veți avea nevoie de ajutor pentru a efectua apeluri telefonice, a răspunde preocupărilor clienților, a gestiona paginile de social media, a proiecta materiale de marketing și site-uri web de afaceri etc.

Dacă sunteți în căutarea unor mâini de ajutor suplimentare, angajarea unui asistent virtual vă eliberează de sarcinile obișnuite și vă permite să vă dezvoltați și să vă îmbunătățiți afacerea. Această postare va discuta despre rolurile importante ale unui asistent virtual într-o afacere, beneficiile angajării unuia și ce calități importante ale unui VA să caute.

Ce este un asistent virtual?

Asistenții virtuali sau VA sunt fie profesioniști angajați, fie contractori independenți care oferă de la distanță suport general unei afaceri. Ei pot avea propriul birou situat într-o altă țară, în timp ce freelancerii își pot oferi serviciile prin platforme de freelancer sau prin rețelele lor profesionale. VA independenți sau contractorii independenți își pot alege volumul de muncă. De asemenea, ei au libertatea de a lucra cu alți clienți și eforturile lor, atâta timp cât programul le permite.

Iată cum să faceți distincția între VA, antreprenori independenți, lucrători contractuali și temporari. Acesta din urmă este prescurtarea de la personalul temporar pe care companiile îl angajează printr-o firmă de personal sau agenții de plasament. O temporară funcționează pentru companie și este plătită de agenția sau firma pe care o reprezintă.

Pe de altă parte, lucrătorii contractuali sunt cei pe care companiile îi angajează direct ca angajați. Aceștia poartă titluri de post și li se oferă un spațiu de lucru temporar și echipamente pentru a-și îndeplini sarcinile, în timp ce unora li se oferă proiecte de la distanță folosind echipamentul și spațiul de lucru.

Între timp, VA care sunt contractori independenți oferă servicii prin intermediul platformelor de freelancing sau prin recomandări ale rețelelor lor profesionale.

VA oferă de obicei o varietate de servicii clienților lor, cum ar fi:

  • Programarea intalnirilor
  • Apel la rece
  • Blogging sau scriere de scenarii video
  • Editare video
  • Design grafic
  • Planificarea evenimentului
  • Gestionarea e-mailurilor
  • Catering pentru diferite tipuri de campanii de servicii pentru clienți
  • Actualizarea bazelor de date
  • Transcriere medicală sau audio
  • Contabilitate sau contabilitate
  • Gestionarea site-urilor web și a paginilor de social media

Deși aceste sarcini sunt adesea repetitive, ele sunt totuși esențiale pentru afaceri. Ca atare, companiile angajează VA pentru a ajuta cu aceste funcții.

Beneficiile angajării VA

Proprietarii de afaceri mici pot beneficia foarte mult de angajarea unui VA. Majoritatea nu au timp sau capacități financiare pentru a angaja și a instrui angajații.

Angajarea unui VA vă poate ajuta, de asemenea, să eliminați povara sarcinilor repetitive obișnuite, astfel încât să vă puteți concentra pe dezvoltarea afacerii dvs. Acestea sunt celelalte moduri prin care VA vă pot ajuta afacerea mică:

Oferă abilități și experiență

Majoritatea VA oferă abilități specifice și experiența relevantă de care au nevoie proprietarii de afaceri mici. Angajând un VA, puteți delega sarcini și obține rezultatele dorite.

Vă ajută să vă îmbunătățiți prezența digitală

În zilele noastre, companiile trebuie să-și consolideze prezența online și să-și extindă acoperirea clienților. Angajarea unui VA calificat este o soluție excelentă pentru a atinge aceste obiective. Învățarea cum funcționează rețelele sociale poate dura ceva timp și a avea pe cineva care să vă ajute vă poate aduce beneficii afacerii. Unele sarcini pe care le face un VA de social media includ de obicei:

  • Postarea de fotografii convingătoare, grafică și copie publicitară
  • Interacționarea cu adepții în secțiunea de comentarii
  • Răspuns la DM-uri
  • Urmărirea informațiilor și a altor date valoroase

Construiește o relație de lucru bună

Asistenții virtuali nou angajați încep de obicei cu sarcini simple, cum ar fi gestionarea e-mailurilor, programarea întâlnirilor sau introducerea datelor.

Pe măsură ce VA acumulează experiență și își îmbunătățește seturile de abilități, relația de lucru și încrederea dintre ei și proprietarii de afaceri se consolidează în timp. Aceștia pot prelua mai multe sarcini pentru a vă ajuta cu operațiunile obișnuite de afaceri. În același timp, VA își pot construi portofoliul și devin mai încrezători cu abilitățile lor personale și profesionale.

Oferă servicii pentru clienți 24/7

Ar putea fi dificil să răspunzi clienților dacă nu te afli în aceeași zonă. Lucrul cu un asistent virtual poate fi un mare avantaj, mai ales dacă gestionați o afacere globală. Puteți opta pentru a angaja un VA din alte fusuri orare pentru a vă face afacerea disponibilă non-stop și pentru a oferi servicii excepționale pentru clienți 24/7.

Oferă mai mult timp pentru alte eforturi

Conducerea unei afaceri poate fi solicitantă și provocatoare. În primii câțiva ani, trebuie să faceți singuri lucrurile – să răspundeți la e-mailuri și să eliminați spam-ul, să gestionați reclamațiile clienților, să stabiliți întâlniri și să vă gestionați site-ul și paginile de rețele sociale, printre altele. Aceste sarcini fără sfârșit îți vor consuma în cele din urmă timpul liber, ceea ce înseamnă mai puțin timp pentru chestiuni de afaceri mai importante și eforturi personale.

Ce să țineți cont în angajarea unui VA

VA pot fi benefice pentru afaceri. Ele ușurează sarcina sarcinilor repetitive și vă ajută să vă concentrați pe aspecte mai importante ale afacerii dvs. În același timp, proprietarii de afaceri ajută oamenii din întreaga lume să obțină locuri de muncă, să-și dezvolte competențe și să-și îmbunătățească încrederea și stima de sine. Într-adevăr, lucrul cu un VA este un câștig pentru ambele părți.

Cu toate acestea, găsirea VA potrivită este o altă poveste. Este diferit de procesul obișnuit de angajare deoarece se face virtual. Înainte de a angaja unul, ar trebui să știi și ce să cauți într-un VA. Dar mai întâi, luați în considerare acești factori atunci când angajați un asistent virtual:

  • Care este instrumentul de comunicare sau de gestionare a VA preferat (e-mail, telefon, Skype etc.)
  • Ce sarcini doriți să delegați VA de îndată ce sunt angajați (design grafic, management social media, stabilire de întâlniri, blogging etc.)
  • Pe ce sarcini de bază doriți să vă concentrați după atribuirea sarcinilor VA angajat
  • De ce instrumente de productivitate veți avea nevoie pentru a monitoriza performanța VA (Hubstaff, Slack, Trello, Asana etc.)

În ceea ce privește unde să găsești un VA, unele companii au un grup de asistenți virtuali, cum ar fi VirtualAssistants.com. Dacă preferați să angajați VA offshore, puteți verifica VirtualStaff, OnlineJobs sau MyVirtualWorkforce.

De asemenea, puteți găsi VA și freelanceri pe grupurile de rețele sociale și Upwork. În calitate de proprietar de afaceri, este responsabilitatea dvs. să efectuați o selecție amănunțită a candidaților pentru a vă asigura că aceștia se potrivesc perfect pentru afacerea dvs.

Alte lucruri pe care ar trebui să le luați în considerare atunci când căutați un VA sunt următoarele:

Cât de eficienți sunt?

Majoritatea VA sunt plătite la oră, așa că ar trebui să vă asigurați că sunt eficiente pentru a maximiza munca pe care o fac pentru dvs. Chiar dacă au deja abilitățile necesare pentru a prelua postul, este în interesul tău să îi familiarizezi cu fluxurile de lucru și să le oferi instruire.

Deoarece comunicarea și sarcinile se vor face online, VA ar trebui, de asemenea, să fie abil în utilizarea celei mai noi tehnologii pentru a-și îndeplini bine sarcinile, inclusiv aplicații, instrumente și sisteme. Puteți solicita candidaților să efectueze sarcini de probă în timpul procesului de interviu și să trimită rezultatul pe Google Drive sau Dropbox.

Pot lucra în fusul tău orar?

Majoritatea VA își adaptează programul la fusul orar al clienților lor. Dacă este zi și vă aflați în SUA, iar VA dvs. este situat undeva în Asia de Sud-Est, VA va lucra în tura de cimitir. Trebuie să găsiți un VA dispus să lucreze la programul dvs. de lucru. Unii clienți permit flexibilitate de timp, care le permite VA să-și lucreze orele, atâta timp cât respectă termenele limită și respectă rezultatul așteptat.

Au o personalitate plăcută și o bună etică a muncii?

Pe lângă faptul că are o performanță de lucru stelară, VA ar trebui să aibă, de asemenea, abilități de oameni și etica profesională a muncii. Cum sunt aceștia când ai de-a face cu clienții și clienții? De asemenea, puteți administra Testul de personalitate DISC pentru a determina tipurile de personalitate ale candidaților și dacă acestea sunt potrivite pentru afacerea dvs.

Sunt antrenabili?

Odată ce aveți deja un VA nou angajat, este timpul pentru prezentările obișnuite și orientarea și instruirea sarcinilor. Ar putea dura câteva ore sau zile pentru ca VA să fie oficial la bord.

Instruirea este importantă pentru a ajuta VA să-și sporească abilitățile și încrederea și să creeze valoare pentru afacere. Nu ar trebui să vă bazați doar pe abilitățile actuale ale VA, ci și să investiți în îmbunătățirea abilităților acestora, pentru a le permite să contribuie la succesul afacerii dvs.

Ce altceva ai nevoie de la ei?

Pe lângă așteptările la locul de muncă, candidații ar trebui să cunoască și următoarele:

  • Câte ore trebuie să lucreze într-o zi? AV lucrează de obicei 4 până la 8 ore pe zi. Cu toate acestea, unele companii le permit să lucreze mai puțin de 4 ore pe zi, în funcție de sarcini.
  • Au o conexiune stabilă la internet? Care este puterea lor alternativă sau sursa de internet în caz de întrerupere?
  • Au acasă o zonă în care să poată lucra fără distrageri? Au nevoie de căști cu anulare a zgomotului și de alte instrumente?
  • Este rata acceptabilă pentru VA? În funcție de sarcini și responsabilități, tarifele VA variază de obicei între 4 USD și 36 USD pe oră. VA ar trebui să cunoască, de asemenea, costul lipsei de muncă și posibilele acțiuni disciplinare dacă se întâmplă acest lucru.

Este angajarea unui VA cea mai bună soluție pentru afacerea dvs.?

Angajarea unui VA poate fi un concept nou pentru mulți proprietari de afaceri. Cu toate acestea, ar putea fi o decizie strategică pentru creșterea și succesul afacerii dvs. VA-urile pot elimina sarcina de a face sarcini repetitive pe care le ai drept scop și îți permit să te concentrezi asupra funcțiilor care au legătură directă cu dezvoltarea companiei.

În același timp, oferi oportunități de angajare celor care au nevoie de ele și oferi loc pentru îmbunătățirea personală și profesională. Poate că acum este momentul să găsiți VA potrivit care va fi cel mai bun activ al companiei dvs. și care vă va conduce afacerea către succes.