Wie eine Kundendienst-VA Ihrem Kleinunternehmen effektiv hilft

Veröffentlicht: 2022-06-14

Wie eine Kundendienst-VA Ihrem Kleinunternehmen effektiv hilft

Ein Unternehmen zu führen ist nicht einfach. Alles beginnt mit einem Traum, aber es erfordert harte Arbeit, um diese Visionen zum Leben zu erwecken. Und wenn Ihr Unternehmen wächst, stellen Sie vielleicht fest, dass Sie nicht alle Aufgaben alleine erledigen können. Schließlich benötigen Sie Hilfe beim Telefonieren, Reagieren auf Kundenanliegen, Verwalten von Social-Media-Seiten, Entwerfen von Marketingmaterialien und Unternehmenswebsites usw.

Wenn Sie nach zusätzlichen helfenden Händen suchen, entlastet Sie die Einstellung eines virtuellen Assistenten von den üblichen Aufgaben und ermöglicht es Ihnen, Ihr Geschäft auszubauen und zu verbessern. In diesem Beitrag werden die wichtigen Rollen eines virtuellen Assistenten in einem Unternehmen, die Vorteile der Einstellung eines solchen und die wichtigen Eigenschaften eines VA, auf die man achten sollte, erörtert.

Was ist ein virtueller Assistent?

Virtuelle Assistenten oder VAs sind entweder angestellte Fachleute oder unabhängige Auftragnehmer, die einem Unternehmen aus der Ferne allgemeine Unterstützung bieten. Sie haben möglicherweise ein eigenes Büro in einem anderen Land, während Freelancer ihre Dienste über Freelancing-Plattformen oder über ihre beruflichen Netzwerke anbieten können. Freiberufliche VAs oder unabhängige Auftragnehmer können ihre Arbeitsbelastung wählen. Ebenso haben sie die Freiheit, mit anderen Kunden und deren Bemühungen zusammenzuarbeiten, solange es ihr Zeitplan zulässt.

So unterscheiden Sie zwischen VAs, unabhängigen Auftragnehmern, Vertragsarbeitern und Zeitarbeitern. Letzteres ist die Abkürzung für Zeitarbeitskräfte, die Unternehmen über eine Personalfirma oder Vermittlungsagenturen einstellen. Ein Zeitarbeiter arbeitet für das Unternehmen und wird von der Agentur oder Firma bezahlt, die er vertritt.

Auf der anderen Seite sind Leiharbeiter diejenigen, die Unternehmen direkt als Mitarbeiter einstellen. Sie tragen Berufsbezeichnungen und erhalten einen temporären Arbeitsplatz und Ausrüstung, um ihre Aufgaben zu erledigen, während einige Projekte aus der Ferne unter Verwendung ihrer Ausrüstung und ihres Arbeitsplatzes erhalten.

In der Zwischenzeit erbringen VAs, die unabhängige Auftragnehmer sind, Dienstleistungen über freiberufliche Plattformen oder durch Empfehlungen ihrer professionellen Netzwerke.

VAs bieten ihren Kunden normalerweise eine Vielzahl von Dienstleistungen an, wie zum Beispiel:

  • Termine vereinbaren
  • Cold-Calling
  • Bloggen oder Schreiben von Videoskripten
  • Videobearbeitung
  • Grafische Gestaltung
  • Veranstaltungsplanung
  • E-Mail-Verwaltung
  • Catering für verschiedene Arten von Kundendienstkampagnen
  • Aktualisieren von Datenbanken
  • Medizinische oder Audiotranskription
  • Rechnungswesen oder Buchhaltung
  • Verwaltung von Websites und Social-Media-Seiten

Obwohl sich diese Aufgaben häufig wiederholen, sind sie dennoch für Unternehmen unerlässlich. Daher stellen Unternehmen VAs ein, um bei diesen Funktionen zu helfen.

Vorteile der Einstellung von VAs

Kleinunternehmer können stark von der Einstellung eines VA profitieren. Die meisten von ihnen haben weder die Zeit noch die finanziellen Möglichkeiten, Mitarbeiter einzustellen und zu schulen.

Die Einstellung eines VA kann Ihnen auch dabei helfen, die Belastung durch die üblichen sich wiederholenden Aufgaben zu verringern, sodass Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Dies sind die anderen Möglichkeiten, wie VAs Ihrem kleinen Unternehmen helfen können:

Bietet Fähigkeiten und Erfahrungen

Die meisten VAs bieten spezifische Fähigkeiten und die relevante Erfahrung, die Kleinunternehmer benötigen. Durch die Einstellung eines VA können Sie Aufgaben delegieren und die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Hilft, Ihre digitale Präsenz zu verbessern

Heutzutage müssen Unternehmen ihre Online-Präsenz stärken und ihre Kundenreichweite erweitern. Die Einstellung eines qualifizierten VA ist eine großartige Lösung, um diese Ziele zu erreichen. Es kann einige Zeit dauern, zu lernen, wie Social Media funktioniert, und jemanden zu haben, der Ihnen hilft, kann Ihrem Unternehmen zugute kommen. Zu den Aufgaben, die eine Social-Media-VA normalerweise erledigt, gehören:

  • Veröffentlichen Sie überzeugende Fotos, Grafiken und Anzeigentexte
  • Interaktion mit Followern im Kommentarbereich
  • Auf DMs antworten
  • Verfolgen von Erkenntnissen und anderen wertvollen Daten

Baut eine gute Arbeitsbeziehung auf

Neu eingestellte virtuelle Assistenten beginnen in der Regel mit einfachen Aufgaben wie E-Mail-Verwaltung, Terminvereinbarung oder Dateneingabe.

Während die VA Erfahrungen sammelt und ihre Fähigkeiten verbessert, werden die Arbeitsbeziehung und das Vertrauen zwischen ihnen und den Geschäftsinhabern im Laufe der Zeit gestärkt. Sie können weitere Aufgaben übernehmen, um Sie bei Ihren üblichen Geschäftsabläufen zu unterstützen. Gleichzeitig können VAs ihr Portfolio aufbauen und mit ihren persönlichen und beruflichen Fähigkeiten selbstbewusster werden.

Bietet 24/7 Kundenservice

Es kann schwierig sein, Kunden zu bedienen, wenn Sie sich nicht im selben Gebiet befinden. Die Arbeit mit einem virtuellen Assistenten kann ein großer Vorteil sein, insbesondere wenn Sie ein globales Unternehmen führen. Sie können sich dafür entscheiden, einen VA aus anderen Zeitzonen zu beauftragen, um Ihr Unternehmen rund um die Uhr verfügbar zu machen und rund um die Uhr einen außergewöhnlichen Kundenservice zu bieten.

So bleibt mehr Zeit für andere Unternehmungen

Ein Unternehmen zu führen kann anspruchsvoll und herausfordernd sein. In den ersten Jahren müssen Sie Dinge selbst erledigen – unter anderem E-Mails beantworten und Spam entfernen, Kundenbeschwerden bearbeiten, Besprechungen vereinbaren und Ihre Website und Ihre Social-Media-Seiten verwalten. Diese nie endenden Aufgaben würden schließlich Ihre Freizeit verbrauchen, was bedeutet, dass Sie weniger Zeit für wichtigere geschäftliche Angelegenheiten und persönliche Unternehmungen haben.

Was ist bei der Einstellung eines VA zu beachten?

VAs können für Unternehmen von Vorteil sein. Sie entlasten sich von sich wiederholenden Aufgaben und helfen Ihnen, sich auf wichtigere Aspekte Ihres Unternehmens zu konzentrieren. Gleichzeitig helfen Geschäftsinhaber Menschen weltweit, Jobs zu finden, Fähigkeiten zu entwickeln und ihr Selbstvertrauen und Selbstwertgefühl zu verbessern. In der Tat ist die Zusammenarbeit mit einem VA eine Win-Win-Situation für beide Parteien.

Die richtige VA zu finden, ist jedoch eine andere Geschichte. Es unterscheidet sich vom üblichen Einstellungsprozess, da es virtuell durchgeführt wird. Bevor Sie einen mieten, sollten Sie auch wissen, worauf Sie bei einer VA achten müssen. Berücksichtigen Sie jedoch zuerst diese Faktoren, wenn Sie einen virtuellen Assistenten einstellen:

  • Was ist Ihr bevorzugtes VA-Management- oder Kommunikationstool (E-Mail, Telefon, Skype usw.)
  • Welche Aufgaben möchten Sie sofort nach der Einstellung an die VA delegieren (Grafikdesign, Social-Media-Management, Terminvereinbarung, Bloggen usw.)
  • Auf welche Kernaufgaben möchten Sie sich konzentrieren, nachdem Sie der eingestellten VA Aufgaben zugewiesen haben?
  • Welche Produktivitätstools benötigen Sie, um die Leistung der VA zu überwachen (Hubstaff, Slack, Trello, Asana usw.)

Wo Sie einen VA finden können, haben einige Unternehmen einen Pool virtueller Assistenten, wie z. B. VirtualAssistants.com. Wenn Sie es vorziehen, Offshore-VAs einzustellen, können Sie sich VirtualStaff, OnlineJobs oder MyVirtualWorkforce ansehen.

Sie können VAs und Freiberufler auch in Social-Media-Gruppen und Upwork finden. Als Unternehmer liegt es in Ihrer Verantwortung, ein gründliches Kandidaten-Screening durchzuführen, um sicherzustellen, dass sie perfekt zu Ihrem Unternehmen passen.

Andere Dinge, die Sie bei der Suche nach einem VA beachten sollten, sind die folgenden:

Wie effizient sind sie?

Die meisten VAs werden stundenweise bezahlt, daher sollten Sie sicherstellen, dass sie effizient sind, um die Arbeit, die sie für Sie erledigen, zu maximieren. Auch wenn sie bereits über die nötigen Fähigkeiten verfügen, um den Job zu übernehmen, ist es in Ihrem besten Interesse, sie mit Ihren Arbeitsabläufen vertraut zu machen und sie zu schulen.

Da Kommunikation und Aufgaben online erledigt werden, sollten VAs auch in der Lage sein, die neueste Technologie einzusetzen, um ihre Arbeit gut zu erledigen, einschließlich Apps, Tools und Systeme. Sie können die Kandidaten während des Interviewprozesses Probeaufgaben durchführen lassen und die Ergebnisse auf Google Drive oder Dropbox senden.

Können sie in Ihrer Zeitzone arbeiten?

Die meisten VAs passen ihren Zeitplan an die Zeitzone ihrer Kunden an. Wenn es tagsüber ist und Sie sich in den USA befinden und sich Ihr VA irgendwo in Südostasien befindet, arbeitet der VA in der Friedhofsschicht. Sie müssen einen VA finden, der bereit ist, an Ihren Arbeitszeiten zu arbeiten. Einige Kunden gewähren zeitliche Flexibilität, die es VAs ermöglicht, ihre Stunden zu arbeiten, solange sie die Fristen einhalten und die erwartete Leistung einhalten.

Haben sie eine angenehme Persönlichkeit und eine gute Arbeitsmoral?

Neben einer herausragenden Arbeitsleistung sollte Ihr VA auch über soziale Fähigkeiten und professionelle Arbeitsmoral verfügen. Wie sind sie im Umgang mit Kunden und Auftraggebern? Sie können auch den DISC-Persönlichkeitstest durchführen, um die Persönlichkeitstypen der Kandidaten zu bestimmen und festzustellen, ob sie gut zu Ihrem Unternehmen passen.

Sind sie trainierbar?

Sobald Sie bereits einen neu eingestellten VA haben, ist es Zeit für die üblichen Einführungen und Aufgabenorientierung und Schulung. Es kann mehrere Stunden oder Tage dauern, bis die VA offiziell an Bord ist.

Schulungen sind wichtig, um VAs dabei zu helfen, ihre Fähigkeiten und ihr Selbstvertrauen zu stärken und einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Sie sollten sich nicht nur auf die aktuellen Fähigkeiten Ihrer VAs verlassen, sondern auch in die Verbesserung ihrer Fähigkeiten investieren, damit sie zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen können.

Was brauchen Sie noch von ihnen?

Abgesehen von den Joberwartungen sollten sich Bewerber auch über Folgendes im Klaren sein:

  • Wie viele Stunden sollen sie an einem Tag arbeiten? VAs arbeiten in der Regel 4 bis 8 Stunden am Tag. Einige Unternehmen erlauben ihnen jedoch, je nach Aufgabenstellung weniger als 4 Stunden am Tag zu arbeiten.
  • Haben sie eine stabile Internetverbindung? Was ist ihre alternative Strom- oder Internetquelle im Falle eines Stromausfalls?
  • Haben sie zu Hause einen Bereich, in dem sie ungestört arbeiten können? Haben sie ein geräuschunterdrückendes Headset und andere benötigte Tools?
  • Ist die Rate für die VA akzeptabel? Abhängig von den Aufgaben und Verantwortlichkeiten liegen die VA-Sätze normalerweise zwischen 4 und 36 US-Dollar pro Stunde. Die VA sollte auch die Kosten fehlender Arbeit und die möglichen Disziplinarmaßnahmen kennen, wenn dies geschieht.

Ist die Einstellung eines VA die beste Lösung für Ihr Unternehmen?

Die Einstellung eines VA kann für viele Geschäftsinhaber ein neues Konzept sein. Es könnte jedoch eine strategische Entscheidung für das Wachstum und den Erfolg Ihres Unternehmens sein. VAs können Ihnen die Last abnehmen, sich wiederholende Aufgaben zu erledigen, und es Ihnen ermöglichen, sich auf Funktionen zu konzentrieren, die in direktem Zusammenhang mit dem Wachstum Ihres Unternehmens stehen.

Gleichzeitig geben Sie denjenigen, die sie brauchen, Beschäftigungsmöglichkeiten und bieten Raum für persönliche und berufliche Weiterentwicklung. Vielleicht ist es jetzt an der Zeit, den richtigen VA zu finden, der das beste Kapital Ihres Unternehmens darstellt und Ihr Unternehmen zum Erfolg führt.