W jaki sposób biuro obsługi klienta VA skutecznie pomaga Twojej małej firmie

Prowadzenie firmy nie jest łatwe. Wszystko zaczyna się od marzeń, ale urzeczywistnienie tych wizji wymaga ciężkiej pracy. A gdy Twoja firma się rozwija, możesz zdać sobie sprawę, że nie możesz samodzielnie wykonać wszystkich zadań. W końcu będziesz potrzebować pomocy w wykonywaniu połączeń telefonicznych, odpowiadaniu na obawy klientów, zarządzaniu stronami w mediach społecznościowych, projektowaniu materiałów marketingowych i witryn biznesowych itp.

Jeśli szukasz dodatkowych pomocnych dłoni, zatrudnienie wirtualnego asystenta odciąży Cię od zwykłych zadań i pozwoli Ci rozwijać się i ulepszać Twój biznes. W tym poście omówimy ważne role wirtualnego asystenta w biznesie, korzyści z jego zatrudnienia i jakich ważnych cech wirtualnego asystenta należy szukać.

Co to jest wirtualny asystent?

Wirtualni asystenci lub VA to zatrudnieni profesjonaliści lub niezależni wykonawcy, którzy zdalnie zapewniają ogólne wsparcie dla firmy. Mogą mieć własne biuro zlokalizowane w innym kraju, podczas gdy freelancerzy mogą oferować swoje usługi za pośrednictwem platform freelancerów lub poprzez swoje profesjonalne sieci. Specjaliści zewnętrzni lub niezależni wykonawcy mogą wybrać swoje obciążenie pracą. Podobnie, mają swobodę współpracy z innymi klientami i ich przedsięwzięciami, o ile pozwala na to ich harmonogram.

Oto jak odróżnić VA, niezależnych wykonawców, pracowników kontraktowych i tymczasowych. Ten ostatni jest skrótem od pracowników tymczasowych, których firmy zatrudniają za pośrednictwem firmy personalnej lub agencji pośrednictwa pracy. Pracownik tymczasowy pracuje dla firmy i jest opłacany przez agencję lub firmę, którą reprezentuje.

Z drugiej strony pracownicy kontraktowi to ci, których firmy bezpośrednio zatrudniają jako pracowników. Posiadają tytuły zawodowe i otrzymują tymczasową przestrzeń roboczą i sprzęt do wykonywania swoich zadań, podczas gdy niektórzy otrzymują projekty zdalnie, korzystając ze swojego sprzętu i przestrzeni roboczej.

Tymczasem VA, którzy są niezależnymi wykonawcami, świadczą usługi za pośrednictwem platform freelancerów lub poprzez skierowania ich sieci zawodowych.

VA zwykle oferują swoim klientom różnorodne usługi, takie jak:

• Planowanie spotkań
• Zimne powołanie
• Pisanie blogów lub skryptów wideo
• Edycja wideo
• Projektowanie graficzne
• Planowanie wydarzenia
• Zarządzanie pocztą e-mail
• Obsługa różnego rodzaju kampanii obsługi klienta
• Aktualizacja baz danych
• Transkrypcja medyczna lub audio
• Rachunkowość lub księgowość
• Zarządzanie stronami internetowymi i mediami społecznościowymi

Chociaż te zadania są często powtarzalne, nadal są niezbędne dla firm. W związku z tym firmy zatrudniają VA do pomocy w tych funkcjach.

Korzyści z zatrudniania VA

Właściciele małych firm mogą bardzo skorzystać na wynajęciu VA. Większość z nich nie ma czasu ani możliwości finansowych na zatrudnianie i szkolenie pracowników.

Zatrudnienie VA może również pomóc w usunięciu ciężaru zwykłych, powtarzalnych zadań, dzięki czemu możesz skupić się na rozwoju firmy. Oto inne sposoby, w jakie VA mogą pomóc Twojej małej firmie:

Oferuje umiejętności i doświadczenie

Większość VA oferuje określone umiejętności i odpowiednie doświadczenie wymagane przez właścicieli małych firm. Zatrudniając asystenta wirtualnego, możesz delegować zadania i osiągać pożądane wyniki.

Pomaga poprawić Twoją obecność w internecie

W dzisiejszych czasach firmy muszą wzmocnić swoją obecność w Internecie i poszerzyć zasięg swoich klientów. Zatrudnienie wykwalifikowanego VA to świetne rozwiązanie, aby osiągnąć te cele. Nauka działania mediów społecznościowych może zająć trochę czasu, a posiadanie kogoś do pomocy może przynieść korzyści Twojej firmie. Niektóre zadania, które zwykle wykonuje VA mediów społecznościowych, obejmują:

• Publikowanie atrakcyjnych zdjęć, grafik i tekstu reklamy
• Angażowanie się w obserwujących w sekcji komentarzy
• Odpowiadanie na DM
• Śledzenie spostrzeżeń i innych cennych danych

Buduje dobre relacje robocze

Nowo zatrudnieni wirtualni asystenci zwykle zaczynają od prostych zadań, takich jak zarządzanie pocztą e-mail, planowanie spotkań lub wprowadzanie danych.

W miarę, jak VA buduje doświadczenie i rozwija swoje umiejętności, z czasem wzmacniają się relacje robocze i zaufanie między nimi a właścicielami firm. Mogą przejąć więcej zadań, aby pomóc Ci w zwykłych operacjach biznesowych. Jednocześnie VA mogą budować swoje portfolio i nabierać pewności siebie dzięki swoim umiejętnościom osobistym i zawodowym.

Oferuje obsługę klienta 24/7

Zaspokojenie potrzeb klientów może być trudne, jeśli nie znajdujesz się w tym samym obszarze. Praca z wirtualnym asystentem może być dużą zaletą, zwłaszcza jeśli zarządzasz globalnym biznesem. Możesz wynająć VA z innych stref czasowych, aby Twoja firma była dostępna przez całą dobę i zapewniała wyjątkową obsługę klienta 24/7.

Pozwala na więcej czasu na inne przedsięwzięcia

Prowadzenie firmy może być wymagające i trudne. W ciągu pierwszych kilku lat musisz robić różne rzeczy samodzielnie – między innymi odpowiadać na wiadomości e-mail i usuwać spam, rozpatrywać skargi klientów, umawiać spotkania oraz zarządzać swoją witryną i stronami w mediach społecznościowych. Te niekończące się zadania w końcu pochłoną Twój wolny czas, co oznacza mniej czasu na ważniejsze sprawy biznesowe i osobiste przedsięwzięcia.

Co wziąć pod uwagę przy zatrudnianiu VA

VA mogą być korzystne dla firm. Odciążają Cię od powtarzalnych zadań i pomagają skupić się na ważniejszych aspektach Twojego biznesu. Jednocześnie właściciele firm pomagają ludziom na całym świecie znaleźć pracę, rozwijać umiejętności oraz poprawiać ich pewność siebie i poczucie własnej wartości. Rzeczywiście, praca z VA jest korzystna dla obu stron.

Jednak znalezienie odpowiedniego VA to inna historia. Różni się od zwykłego procesu zatrudniania, ponieważ odbywa się wirtualnie. Zanim zatrudnisz kogoś, powinieneś również wiedzieć, na co zwrócić uwagę w VA. Ale najpierw weź pod uwagę te czynniki, zatrudniając wirtualnego asystenta:

• Jakie jest Twoje preferowane narzędzie do zarządzania VA lub komunikacji (e-mail, telefon, Skype itp.)
• Jakie zadania chcesz przekazać VA, gdy tylko zostaną zatrudnieni (projektowanie grafiki, zarządzanie mediami społecznościowymi, ustalanie spotkań, blogowanie itp.)
• Na jakich podstawowych zadaniach chcesz się skupić po przydzieleniu zadań zatrudnionemu VA
• Jakie narzędzia produktywności będą potrzebne do monitorowania wydajności VA (Hubstaff, Slack, Trello, Asana itp.)

Jeśli chodzi o to, gdzie znaleźć VA, niektóre firmy mają pulę wirtualnych asystentów, takich jak VirtualAssistants.com. Jeśli wolisz zatrudniać zagranicznych agentów wirtualnych, możesz sprawdzić VirtualStaff, OnlineJobs lub MyVirtualWorkforce.

Możesz również znaleźć VA i freelancerów w grupach mediów społecznościowych i Upwork. Jako właściciel firmy, Twoim obowiązkiem jest przeprowadzenie dokładnej weryfikacji kandydatów, aby upewnić się, że idealnie pasują do Twojej firmy.

Inne rzeczy, które należy wziąć pod uwagę, szukając urządzenia VA, to:

Jaka jest ich skuteczność?

Większość VA jest opłacana za godzinę, więc powinieneś upewnić się, że są wydajne, aby zmaksymalizować pracę, którą wykonują dla Ciebie. Nawet jeśli mają już umiejętności potrzebne do podjęcia pracy, w Twoim najlepszym interesie jest zapoznanie ich z Twoimi przepływami pracy i zapewnienie im szkoleń.

Ponieważ komunikacja i zadania będą odbywać się online, VA powinni również być biegli w korzystaniu z najnowszych technologii, aby dobrze wykonywać swoją pracę, w tym aplikacji, narzędzi i systemów. Możesz poprosić kandydatów o wykonanie zadań próbnych podczas rozmowy kwalifikacyjnej i przesłanie wyników na Dysku Google lub Dropbox.

Czy mogą pracować w Twojej strefie czasowej?

Większość VA dostosowuje swój harmonogram do strefy czasowej swoich klientów. Jeśli jest dzień, a ty znajdujesz się w USA, a twój VA znajduje się gdzieś w Azji Południowo-Wschodniej, VA będzie pracował na cmentarzu. Musisz znaleźć VA chętnego do pracy w twoich godzinach pracy. Niektórzy klienci pozwalają na elastyczność czasową, która pozwala VA pracować w godzinach, o ile dotrzymują terminów i są zgodne z oczekiwanymi wynikami.

Czy mają przyjemną osobowość i dobrą etykę pracy?

Oprócz doskonałej wydajności pracy, Twój VA powinien również posiadać umiejętności ludzkie i etykę zawodową. Jak radzą sobie w kontaktach z klientami i klientami? Możesz również przeprowadzić test osobowości DISC, aby określić typy osobowości kandydatów i czy świetnie pasują do Twojej firmy.

Czy można je trenować?

Gdy masz już nowo zatrudnionego VA, nadszedł czas na zwykłe wprowadzenie oraz ukierunkowanie na zadania i szkolenie. Oficjalne wprowadzenie VA na pokład może zająć kilka godzin lub dni.

Szkolenie jest ważne, aby pomóc VA zwiększyć ich umiejętności i pewność siebie oraz stworzyć wartość dla firmy. Powinieneś nie tylko polegać na aktualnych umiejętnościach swoich konsultantów, ale także inwestować w podnoszenie ich umiejętności, aby mogli przyczynić się do sukcesu Twojej firmy.

Czego jeszcze od nich potrzebujesz?

Oprócz oczekiwań związanych z pracą, kandydaci powinni również zdawać sobie sprawę z następujących kwestii:

• Ile godzin mają pracować w ciągu dnia? VA zwykle pracują od 4 do 8 godzin dziennie. Jednak niektóre firmy pozwalają im pracować mniej niż 4 godziny dziennie w zależności od zadań.
• Czy mają stabilne połączenie internetowe? Jakie jest ich alternatywne źródło zasilania lub internetu w przypadku awarii zasilania?
• Czy mają w domu miejsce, w którym mogą pracować bez rozpraszania się? Czy mają zestaw słuchawkowy z redukcją szumów i inne potrzebne narzędzia?
• Czy stawka jest akceptowalna dla VA? W zależności od zadań i obowiązków stawki VA zwykle wahają się od 4 do 36 USD za godzinę. VA powinien również znać koszt utraconej pracy i możliwe działania dyscyplinarne, jeśli tak się stanie.

Czy wynajęcie VA to najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy?

Zatrudnienie VA może być nową koncepcją dla wielu właścicieli firm. Jednak może to być strategiczna decyzja dla rozwoju i sukcesu Twojej firmy. VA mogą usunąć ciężar wykonywania powtarzających się zadań, do których dobiegasz, i pozwalają skupić się na funkcjach, które są bezpośrednio związane z rozwojem Twojej firmy.

Jednocześnie dajesz możliwości pracy tym, którzy ich potrzebują, oraz stwarzasz pole do doskonalenia osobistego i zawodowego. Być może teraz nadszedł czas, aby znaleźć odpowiedniego VA, który będzie największym atutem Twojej firmy i który poprowadzi Twój biznes do sukcesu.