Bagaimana Layanan Pelanggan VA Secara Efektif Membantu Bisnis Kecil Anda

Menjalankan bisnis memang tidak mudah. Semuanya dimulai dengan mimpi, tetapi untuk mewujudkan visi itu diperlukan kerja keras. Dan seiring pertumbuhan bisnis Anda, Anda mungkin menyadari bahwa Anda tidak dapat melakukan semua tugas sendirian. Pada akhirnya, Anda akan memerlukan bantuan untuk melakukan panggilan telepon, menanggapi masalah pelanggan, mengelola halaman media sosial, merancang materi pemasaran dan situs web bisnis, dll.

Jika Anda mencari uluran tangan ekstra, mempekerjakan asisten virtual membebaskan Anda dari tugas-tugas biasa dan memungkinkan Anda untuk mengembangkan dan meningkatkan bisnis Anda. Posting ini akan membahas peran penting asisten virtual dalam bisnis, manfaat mempekerjakannya, dan kualitas penting apa yang harus dicari seorang VA.

Apa itu Asisten Virtual?

Asisten virtual atau VA adalah profesional yang dipekerjakan atau kontraktor independen yang memberikan dukungan umum untuk bisnis dari jarak jauh. Mereka mungkin memiliki kantor sendiri yang berlokasi di negara lain, sementara pekerja lepas dapat menawarkan layanan mereka melalui platform lepas atau melalui jaringan profesional mereka. VA lepas atau kontraktor independen dapat memilih beban kerja mereka. Demikian juga, mereka memiliki kebebasan untuk bekerja dengan klien lain dan usaha mereka selama jadwal mereka memungkinkan.

Inilah cara membedakan antara VA, kontraktor independen, pekerja kontrak, dan pekerja sementara. Yang terakhir adalah kependekan dari staf sementara yang dipekerjakan oleh perusahaan melalui firma personalia atau agen penempatan. Seorang pekerja temporer bekerja untuk perusahaan dan dibayar oleh agensi atau perusahaan yang mereka wakili.

Di sisi lain, pekerja kontrak adalah mereka yang langsung dipekerjakan oleh perusahaan sebagai karyawan. Mereka membawa jabatan pekerjaan dan diberi ruang kerja dan peralatan sementara untuk melakukan tugas mereka, sementara beberapa diberikan proyek dari jarak jauh menggunakan peralatan dan ruang kerja mereka.

Sementara itu, VA yang merupakan kontraktor independen memberikan layanan melalui platform lepas atau melalui rujukan jaringan profesional mereka.

VA biasanya menawarkan berbagai layanan kepada klien mereka seperti:

• Menjadwalkan janji temu
• Panggilan dingin
• Penulisan skrip blog atau video
• Penyuntingan video
• desain grafis
• Perencanaan acara
• Manajemen email
• Melayani berbagai jenis kampanye layanan pelanggan
• Memperbarui database
• Transkripsi medis atau audio
• Akuntansi atau pembukuan
• Mengelola situs web dan halaman media sosial

Meskipun tugas-tugas ini sering berulang, mereka masih penting untuk bisnis. Dengan demikian, perusahaan menyewa VA untuk membantu fungsi-fungsi ini.

Manfaat Mempekerjakan VA

Pemilik usaha kecil bisa sangat diuntungkan dengan menyewa VA. Kebanyakan dari mereka tidak memiliki waktu atau kemampuan finansial untuk merekrut dan melatih karyawan.

Menyewa VA juga dapat membantu Anda menghilangkan beban tugas berulang yang biasa, sehingga Anda dapat fokus untuk mengembangkan bisnis Anda. Ini adalah cara lain VA dapat membantu bisnis kecil Anda:

Menawarkan keterampilan dan pengalaman

Sebagian besar VA menawarkan keterampilan khusus dan pengalaman relevan yang dibutuhkan pemilik usaha kecil. Dengan menyewa VA, Anda dapat mendelegasikan tugas dan mencapai hasil yang Anda inginkan.

Membantu meningkatkan kehadiran digital Anda

Saat ini, bisnis harus memperkuat kehadiran online mereka dan memperluas jangkauan pelanggan mereka. Mempekerjakan VA terampil adalah solusi yang bagus untuk mencapai tujuan ini. Mempelajari cara kerja media sosial mungkin membutuhkan waktu, dan meminta seseorang untuk membantu Anda dapat menguntungkan bisnis Anda. Beberapa tugas yang biasanya dilakukan VA media sosial meliputi:

• Memposting foto, grafik, dan salinan iklan yang menarik
• Terlibat dengan pengikut di bagian komentar
• Menanggapi DM
• Melacak wawasan dan data berharga lainnya

Membangun hubungan kerja yang baik

Asisten virtual yang baru direkrut biasanya memulai dengan tugas-tugas sederhana seperti manajemen email, menjadwalkan janji temu, atau entri data.

Saat VA membangun pengalaman dan meningkatkan keahlian mereka, hubungan kerja dan kepercayaan antara mereka dan pemilik bisnis semakin kuat dari waktu ke waktu. Mereka dapat mengambil lebih banyak tugas untuk membantu Anda dengan operasi bisnis Anda yang biasa. Pada saat yang sama, VA dapat membangun portofolio mereka dan menjadi lebih percaya diri dengan keterampilan pribadi dan profesional mereka.

Menawarkan layanan pelanggan 24/7

Mungkin sulit untuk melayani pelanggan jika Anda tidak berada di area yang sama. Bekerja dengan asisten virtual bisa menjadi keuntungan besar, terutama jika Anda mengelola bisnis global. Anda dapat memilih untuk menyewa VA dari zona waktu lain untuk membuat bisnis Anda tersedia sepanjang waktu dan memberikan layanan pelanggan yang luar biasa 24/7.

Memungkinkan lebih banyak waktu untuk upaya lain

Menjalankan bisnis dapat menuntut dan menantang. Selama beberapa tahun pertama, Anda harus melakukan sesuatu sendiri – menanggapi email dan menghapus spam, menangani keluhan pelanggan, mengatur pertemuan, dan mengelola situs web dan halaman media sosial Anda, antara lain. Tugas tanpa akhir ini pada akhirnya akan menghabiskan waktu luang Anda, yang berarti lebih sedikit waktu untuk urusan bisnis dan usaha pribadi yang lebih penting.

Apa yang harus dipertimbangkan dalam menyewa VA

VA dapat bermanfaat bagi bisnis. Mereka meringankan beban tugas yang berulang dan membantu Anda fokus pada aspek yang lebih penting dari bisnis Anda. Pada saat yang sama, pemilik bisnis membantu orang-orang di seluruh dunia mendapatkan pekerjaan, mengembangkan keterampilan, dan meningkatkan kepercayaan diri dan harga diri mereka. Memang, bekerja dengan VA adalah win-win untuk kedua belah pihak.

Namun, menemukan VA yang tepat adalah cerita lain. Berbeda dengan proses perekrutan biasa karena dilakukan secara virtual. Sebelum menyewa satu, Anda juga harus tahu apa yang harus dicari di VA. Tapi pertama-tama, pertimbangkan faktor-faktor ini saat menyewa asisten virtual:

• Apa alat manajemen atau komunikasi VA pilihan Anda (Email, telepon, Skype, dll.)?
• Tugas apa yang ingin Anda delegasikan ke VA segera setelah mereka dipekerjakan (Desain grafis, manajemen media sosial, pengaturan janji temu, blogging, dll.)
• Tugas inti apa yang ingin Anda fokuskan setelah menetapkan tugas ke VA yang disewa?
• Alat produktivitas apa yang Anda perlukan untuk memantau kinerja VA (Hubstaff, Slack, Trello, Asana, dll.)

Mengenai di mana menemukan VA, beberapa perusahaan memiliki kumpulan asisten virtual, seperti VirtualAssistants.com. Jika Anda lebih suka menyewa VA lepas pantai, Anda dapat memeriksa VirtualStaff, OnlineJobs, atau MyVirtualWorkforce.

Anda juga dapat menemukan VA dan pekerja lepas di grup media sosial dan Upwork. Sebagai pemilik bisnis, Anda bertanggung jawab untuk melakukan penyaringan kandidat secara menyeluruh untuk memastikan mereka cocok dengan bisnis Anda.

Hal-hal lain yang harus Anda pertimbangkan ketika mencari VA adalah sebagai berikut:

Seberapa efisien mereka?

Sebagian besar VA dibayar per jam, jadi Anda harus memastikan mereka efisien untuk memaksimalkan pekerjaan yang mereka lakukan untuk Anda. Bahkan jika mereka sudah memiliki keterampilan untuk mengambil pekerjaan itu, adalah kepentingan terbaik Anda untuk membiasakan mereka dengan alur kerja Anda dan memberi mereka pelatihan.

Karena komunikasi dan tugas akan dilakukan secara online, VA juga harus mahir menggunakan teknologi terbaru untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik, termasuk aplikasi, alat, dan sistem. Anda dapat meminta kandidat melakukan tugas percobaan selama proses wawancara dan mengirimkan hasilnya di Google Drive atau Dropbox.

Bisakah mereka bekerja di zona waktu Anda?

Sebagian besar VA menyesuaikan jadwal mereka dengan zona waktu klien mereka. Jika siang hari dan Anda berada di AS, dan VA Anda berlokasi di suatu tempat di Asia Tenggara, VA akan bekerja shift kuburan. Anda harus menemukan VA yang bersedia bekerja pada jam kerja Anda. Beberapa klien memberikan fleksibilitas waktu yang memungkinkan VA bekerja selama mereka memenuhi tenggat waktu dan memenuhi hasil yang diharapkan.

Apakah mereka memiliki kepribadian yang menyenangkan dan etos kerja yang baik?

Selain memiliki performa kerja yang luar biasa, VA Anda juga harus memiliki people skill dan etos kerja yang profesional. Bagaimana mereka ketika berhadapan dengan pelanggan dan klien? Anda juga dapat menyelenggarakan Tes Kepribadian DISC untuk menentukan tipe kepribadian kandidat dan apakah mereka sangat cocok untuk bisnis Anda.

Apakah mereka bisa dilatih?

Setelah Anda memiliki VA yang baru direkrut, sekarang saatnya untuk perkenalan dan orientasi tugas serta pelatihan seperti biasa. Mungkin perlu beberapa jam atau hari untuk mendapatkan VA secara resmi.

Pelatihan penting untuk membantu VA meningkatkan keterampilan dan kepercayaan diri mereka serta menciptakan nilai bagi bisnis. Anda tidak hanya harus mengandalkan keterampilan VA Anda saat ini tetapi juga harus berinvestasi dalam meningkatkan keterampilan mereka untuk memungkinkan mereka berkontribusi pada kesuksesan bisnis Anda.

Apa lagi yang Anda butuhkan dari mereka?

Selain ekspektasi pekerjaan, kandidat juga harus menyadari hal-hal berikut:

• Berapa jam mereka diharapkan bekerja dalam sehari? VA biasanya bekerja 4 sampai 8 jam sehari. Namun, beberapa perusahaan mengizinkan mereka bekerja kurang dari 4 jam sehari tergantung pada tugasnya.
• Apakah mereka memiliki koneksi internet yang stabil? Apa daya alternatif atau sumber internet mereka jika terjadi pemadaman?
• Apakah mereka memiliki area di rumah di mana mereka dapat bekerja tanpa gangguan? Apakah mereka memiliki headset peredam bising dan alat lain yang diperlukan?
• Apakah tarifnya dapat diterima oleh VA? Tergantung pada tugas dan tanggung jawab, tarif VA biasanya berkisar dari $4 hingga $36 per jam. VA juga harus mengetahui biaya kehilangan pekerjaan dan kemungkinan tindakan disipliner jika ini terjadi.

Apakah menyewa VA solusi terbaik untuk bisnis Anda?

Menyewa VA mungkin merupakan konsep baru bagi banyak pemilik bisnis. Namun, itu bisa menjadi keputusan strategis untuk pertumbuhan dan kesuksesan bisnis Anda. VA dapat menghilangkan beban melakukan tugas berulang yang menjadi tujuan Anda dan memungkinkan Anda untuk fokus pada fungsi yang secara langsung berhubungan dengan pertumbuhan perusahaan Anda.

Pada saat yang sama, Anda memberikan kesempatan kerja kepada mereka yang membutuhkannya dan memberikan ruang untuk peningkatan pribadi dan profesional. Mungkin sekaranglah saatnya untuk menemukan VA yang tepat yang akan menjadi aset terbaik perusahaan Anda dan yang akan memimpin bisnis Anda menuju kesuksesan.