모든 PM이 알아야 할 커뮤니케이션 관리 기법

의사 소통은 모든 좋은 관계, 우정 또는 파트너십의 기초입니다. 이는 프로젝트가 작동하는 방식에도 기본입니다. 원활한 의사 소통이 없으면 상황이 지나치게 복잡해질 수 있습니다. 오래된 Abbott와 Costello 스케치, "누가 먼저 가나요?"를 기억하십니까? 이것은 커뮤니케이션 단절의 시대를 초월한 예시입니다. 이제 1년에 걸친 프로젝트에 걸쳐 일어난다고 상상해 보십시오. 놀라운!

완벽한 프로젝트 계획을 세웠더라도 적절한 커뮤니케이션 관리가 없으면 첫 번째 이정표를 통과할 수 없습니다.

프로젝트 커뮤니케이션이란?

프로젝트 커뮤니케이션은 특정 프로젝트 전반에 걸쳐 팀 구성원 및 이해 관계자와 공유할 주요 정보를 식별하는 프로세스입니다. 여기에는 이해 관계자를 나열하고 프로젝트 커뮤니케이션에 참여할 팀 구성원을 식별하는 작업이 포함됩니다. 커뮤니케이션 수신자가 프로젝트 업데이트를 수신하는 방법, 수신 빈도 및 프로젝트 중 수신할 포인트를 간략하게 설명하는 것이 중요합니다.

프로젝트 계획을 개발할 때 모든 사람이 필요한 컨텍스트를 갖고 각 단계에서 효과적으로 작업을 수행할 수 있도록 그에 따른 커뮤니케이션 계획을 만들어야 합니다.

귀하의 커뮤니케이션 지점은 커뮤니케이션 연락처 목록과 함께 각 단계 사이에 있으며 편집, 의견 및 궁극적으로 승인을 받아야 하기 때문입니다.

커뮤니케이션 관리가 왜 중요한가요?

커뮤니케이션 관리가 전부입니다. 프로젝트 계획을 세우고 모든 사람이 그것을 고수하기를 바랄 수는 없습니다. 계획을 만들고 모든 사람을 참여시킨 후에는 프로젝트 전체에 걸쳐 계획을 관리하는 사람이 귀하 또는 귀하가 할당한 주요 담당자여야 합니다. 예를 들어, 프로젝트 관리자는 대행사 측에서 산출물을 관리할 수 있고 계정 관리자는 클라이언트 측에서 모든 커뮤니케이션을 관리하여 태그 팀으로 작업하여 프로젝트를 성공시킬 수 있습니다.

프로젝트 전반에 걸친 원활한 커뮤니케이션 관리를 위해서는 커뮤니케이션 관리 계획이 수립되어야 합니다. 커뮤니케이션 관리 계획의 이점은 5가지입니다.

• 클라이언트/이해관계자/팀 구성원 모두가 참조할 수 있는 서면 프레임워크. 이것은 중재가 필요한 경우에 도움이 될 수 있습니다. 다시 참조할 수 있는 서면 기록이 있습니다. 또한 프로젝트에 대해 추적된 시간 간격이 있는 경우 참조할 미지급금에 유용할 수 있습니다.
• 계획 자체는 결과물이 품질 보증을 위해 테스트되기 전에 완성된 프로젝트를 예상하지 않는다는 이해 관계자의 기대를 관리합니다.
• 의사 소통이 공유되는 지점을 통해 두 이해 관계자는 프로젝트 프로세스와 최종 제품에 대한 귀중한 피드백을 제공할 수 있으며 팀 구성원이 아이디어를 함께 브레인스토밍할 수 있는 기회를 제공하여 두 그룹 간의 격차를 해소할 수 있습니다.
• 이를 통해 관련된 모든 사람들이 조기에 위험과 문제를 더 잘 발견할 수 있습니다.
• 책에 관한 불필요한 회의를 할 필요가 없어 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.

커뮤니케이션 관리가 중요한 이유를 이해하는 것은 모든 조직에 당연한 것처럼 들릴 수 있습니다. 그러나 당신은 놀랄 것입니다.

전 세계적으로 매일 2,056억 개의 이메일이 전송되지만 실제로는 그 중 3분의 1만이 열려 있습니다. 또한 Inc.com은 최근 미국과 영국의 기업 간 커뮤니케이션 장벽이 연간 평균 6,240만 달러의 생산성 손실을 초래한다는 보고서를 발표했습니다. 반면에, 같은 보고서에서는 "효과적인 커뮤니케이션 기술을 보유한 리더가 있는 회사는 5년 동안 주주에게 47% 더 높은 수익을 올렸다"고 밝혔습니다.

ProjectManager와 같은 온라인 프로젝트 협업 도구를 사용하여 커뮤니케이션을 강화할 수 있습니다. ProjectManager를 사용하면 관리자가 프로젝트 계획을 실행한 다음 적절한 작업을 위해 적시에 팀 구성원에게 정보를 배포할 수 있습니다. 작업은 댓글, 첨부 파일, 포함된 링크, 설명, 할 일 목록 등을 허용하므로 모든 사람이 처음에 올바른 지침을 얻을 수 있습니다.

더 나은 커뮤니케이션 관리를 위한 팁 및 기술

이제 커뮤니케이션 관리가 왜 중요한지 이해합니다. 그러나 생산성 손실 시간을 효과적으로 줄이는 방식으로 이를 수행하려면 어떻게 해야 합니까?

다음은 커뮤니케이션 관리 계획이 최적의 수준에서 수행되고 있는지 확인하는 몇 가지 팁과 기술입니다.

• 원래 계획에 프로젝트 환경에 대한 설명 포함: 조직의 장단기 목표, 이해 관계자, 팀원, 예산 규모, 리소스를 포함하는 배경을 프로젝트에 제공합니다. 프로젝트에 필요한 시간과 예상되는 시간. 목표와 프로젝트 비전을 포함하여 배경이 단순한 개요가 아니라 강력하고 완벽하게 개발되고 전달된 계획이 되도록 하여 프로젝트 승인을 더 잘 생성할 수 있도록 합니다.
• 커뮤니케이션 프로세스의 소유자 지정 : 이전에 언급했듯이 고객과 협력하는 대행사일 때 커뮤니케이션 소유자는 일반적으로 계정 관리자가 됩니다. 프로젝트가 보다 중앙 집중화된 이해 관계자 팀과 함께 내부에 있는 경우 커뮤니케이션 소유자는 운영 VP, 개발 VP 또는 프로젝트 관리자 자신이 될 수 있습니다.
• 검토 프로세스 포함: 어느 시점에서 커뮤니케이션을 보낼 것인가? 얼마나 자주? 얼마나 많은 이정표가 포함될 것이며 성과 검토에 필요한 데이터 세트는 무엇입니까? 공식화된 검토 프로세스를 설정하면 프로젝트를 평가할 때 아무도 놓치지 않을 것입니다.
• 메시지 전달을 위한 시스템 설정 : 프로젝트 관리 소프트웨어 또는 Microsoft Excel을 사용하고 있습니까? Slack, Skype, 아니면 이메일로만 통신하시겠습니까? 모든 사람이 연락을 취하는 가장 좋은 방법을 알 수 있도록 이 모든 것을 계획에 포함시키십시오.
• 회의 관리 : 이것은 이해 관계자 관리 계획을 만드는 것과 함께 쌍을 이룹니다. 회의는 시간 낭비일 수 있습니다(대부분의 경우 이메일로 더 잘 설명할 수 있음). 회의에 의사 결정 과정에 참여할 이해 관계자만 포함되도록 하고 모든 사람이 따를 수 있도록 각 회의의 의제를 만드십시오. 이것은 그룹이 과제와 주제에 계속 머물도록 도울 것입니다.

커뮤니케이션 관리 하지 말아야 할 것

커뮤니케이션 관리를 잘하면 재난으로부터 프로젝트를 구하고 모든 것이 최적의 수준에서 작동하도록 할 수 있는 방법이 많이 있습니다. 그러나 리더십(또는 프로젝트 커뮤니케이션 소유자)이 커뮤니케이션의 비효율적인 방법을 표시하면 어떻게 될까요? 프로젝트가 빠르게 위험에 빠질 수 있습니다.

다음은 피해야 할 통신 관리 가짜입니다.

• 수동적 공격적이지 않음: 이것은 분명해야 하지만 놀랄 것입니다. 동료, 팀 구성원 또는 이해 관계자에게 직접 말하기를 거부하면 프로젝트 진행이 완전히 제한될 수 있습니다. 수동적 공격성은 관련된 사람들 때문에 작업이나 프로젝트를 회피하는 것처럼 보일 수도 있습니다. 직장에서의 수동적 공격성은 마감 기한을 놓치고 시간을 낭비하고 수익을 잃는 등의 원인이 될 수 있습니다.
• 프로젝트 프로세스를 세세하게 관리하지 마십시오. 세세한 관리는 무수히 많은 방식으로 모든 작업 환경에 피해를 줍니다. 이는 건강 위험을 증가시키고 직원 이직률에 영향을 미치며 생산성을 감소시키고 프로젝트 진행 속도를 늦춥니다. 시간과 예산에 맞춰 결과를 제공할 수 있도록 팀원과 이해 관계자를 신뢰하십시오. 그러면 더 행복하고 효과적인 제품 결과도 볼 수 있습니다.
• 전자 통신에 의존하지 마십시오 . 문자나 이메일을 통해 많은 것을 잃을 수 있습니다. 당신은 표정, 목소리 톤을 놓치기 때문에 요청한 내용을 오해할 수 있습니다. 또한 회의는 직장 생산성을 저하시키는 반면 이메일의 홍수는 동일한 효과를 나타낼 수 있습니다. 특히 프로젝트 이정표가 진행되는 동안 가장 좋은 의사소통 방법은 직접 대면하는 것임을 기억하십시오.
• 모든 것을 문서화하는 것을 잊지 마십시오 . 프로젝트의 성공을 적절하게 검토하는 유일한 방법은 문서를 통해 데이터를 되돌아보는 것입니다. 문서를 통해 누가 무엇을 했는지, 언제 어떤 작업이 제공되었는지, 전체 프로젝트 비용을 확인할 수 있습니다.

ProjectManager는 커뮤니케이션 관리를 돕습니다.

커뮤니케이션 관리는 쉽지 않습니다. 가장 효과적인 리더는 개인적이며 정보에 입각한 의사 결정을 위해 특정 문서에 의존하고 자주 위임하고 가능한 한 명확하게 말합니다. ProjectManager에는 여러 수준에서 쉽고 효율적으로 의사 소통하는 데 필요한 도구가 있으므로 시간을 낭비하지 않고 단어를 다듬지 않습니다.

클라우드 기반 Gantt 차트를 사용하면 팀원과의 협업이 그 어느 때보다 간단해졌습니다. 작업과 기한을 할당하고 종속 항목에 연결하여 한 화면에서 모두 볼 수 있습니다. 또한 원하는 경우 팀 구성원, 이해 관계자 및 파트너가 문서, 결과물을 업로드하고 프로젝트의 모든 단계에서 작업에 대해 의견을 제시할 수 있습니다.

ProjectManager는 보다 효과적으로 커뮤니케이션하려는 팀에 적합합니다. 한 팀원이 작업을 업데이트하면 적시에 적절한 사람들에게 알림이 전송됩니다. 뿐만 아니라 올인원 성능 추적 요약 페이지를 통해 검토 프로세스를 쉽게 수행할 수 있습니다. 팀은 모든 사람이 작업 중인 내용과 도움이 필요한지 확인할 수 있습니다.

프로젝트 기간 동안 커뮤니케이션을 관리하는 것은 결코 간단하지 않습니다. 그러나 ProjectManager를 사용하면 여러 플랫폼에서 팀이 효과적으로 협업할 수 있도록 지원하는 수상 경력에 빛나는 소프트웨어를 사용할 수 있습니다. 지금 무료 30일 평가판에 등록하십시오.