Techniques de gestion de la communication que chaque chef de projet devrait connaître

La communication est le fondement de toute bonne relation, amitié ou partenariat. C'est aussi fondamental pour le fonctionnement des projets. Sans une bonne communication, les choses peuvent devenir trop compliquées. Vous souvenez-vous du vieux croquis d'Abbott et Costello, « Qui est le premier » ? C'est une illustration intemporelle d'une rupture de communication - imaginez maintenant que cela se produise sur un projet d'un an. Effrayant!

Même si vous avez élaboré un plan de projet hermétique, vous ne franchissez pas votre première étape sans une bonne gestion de la communication.

Qu'est-ce que la communication projet ?

La communication de projet est le processus d'identification des informations clés qui seront partagées avec les membres de l'équipe et les parties prenantes tout au long d'un projet spécifique. Cela comprend la liste des parties prenantes et l'identification des membres de l'équipe qui participeront aux communications du projet. Il est essentiel de décrire comment les destinataires de la communication recevront les mises à jour du projet, la fréquence à laquelle ils les recevront, ainsi que les moments pendant le projet où ils les recevront.

Au fur et à mesure que vous développez votre plan de projet, vous devrez créer votre plan de communication qui l'accompagne, afin que chacun ait le contexte nécessaire et puisse faire son travail efficacement à chaque étape.

Vos points de communication, ainsi que votre liste de contacts de communication, se situeront entre chacune de ces étapes, car vous devrez obtenir leurs modifications, leurs commentaires et, finalement, leurs approbations.

Pourquoi la gestion de la communication est-elle importante ?

La gestion de la communication est tout. Vous ne pouvez pas simplement créer un plan de projet et espérer que tout le monde s'y tiendra. Une fois que vous avez créé le plan et que tout le monde est à bord, vous ou un contact clé que vous affectez devrait être celui qui gère le plan tout au long du projet. Par exemple, un chef de projet peut gérer les livrables du côté de l'agence, et un responsable de compte peut gérer toutes les communications du côté client, travaillant en équipe pour assurer le succès du projet.

Pour assurer une gestion solide de la communication tout au long d'un projet, un plan de gestion de la communication doit être créé. Les avantages d'un plan de gestion de la communication sont au nombre de cinq :

• Un cadre écrit auquel les clients/parties prenantes/membres de l'équipe peuvent se référer. Cela peut être utile en cas de besoin de médiation - vous disposez d'une trace écrite à laquelle vous pouvez vous référer. Il peut également être avantageux pour les comptes créditeurs de se référer au cas où il y aurait des lacunes dans le suivi du temps pour le projet.
• Le plan lui-même gérera les attentes des parties prenantes pour ne pas anticiper un projet fini avant que les livrables n'aient été testés pour l'assurance qualité.
• Les points de partage de la communication permettent aux deux parties prenantes de fournir des commentaires précieux sur le processus du projet ainsi que sur le produit final, et donnent aux membres de l'équipe une chance de réfléchir ensemble à des idées, comblant ainsi le fossé entre les deux groupes.
• Cela permet à toutes les parties concernées de mieux découvrir les risques et les problèmes à un stade précoce.
• Cela aide à éliminer le besoin de tenir des réunions inutiles dans les livres, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent.

Comprendre pourquoi la gestion de la communication est importante peut sembler évident pour toute organisation. Mais vous seriez surpris.

205,6 milliards d'e-mails sont envoyés chaque jour dans le monde, mais seulement un tiers d'entre eux sont réellement ouverts. De plus, Inc.com a récemment publié un rapport montrant que les obstacles à la communication entre les entreprises aux États-Unis et au Royaume-Uni coûtent aux entreprises 62,4 millions de dollars par an, en moyenne en perte de productivité. D'un autre côté, ce même rapport a montré que "les entreprises dont les dirigeants possèdent des compétences de communication efficaces ont produit un rendement supérieur de 47% pour les actionnaires sur une période de cinq ans".

La communication peut être renforcée en disposant d'un outil de collaboration de projet en ligne, comme ProjectManager. ProjectManager permet aux responsables de déployer des plans de projet, puis de diffuser des informations aux membres de l'équipe au bon moment pour la bonne tâche. Les tâches permettent des commentaires, des pièces jointes, des liens intégrés, des descriptions, des listes de tâches et plus encore, afin que tout le monde obtienne la bonne direction du premier coup.

Conseils et techniques pour une meilleure gestion de la communication

Nous comprenons donc maintenant pourquoi la gestion de la communication est importante. Mais comment le faire de manière à réduire efficacement le temps de productivité perdu ?

Voici quelques conseils et techniques pour vous assurer que votre plan de gestion de la communication fonctionne à des niveaux optimaux.

• Incluez une description du paysage du projet dans votre plan d'origine : Donnez à votre projet un contexte comprenant les objectifs à court et à long terme de l'organisation, qui sont vos parties prenantes, qui sont les membres de votre équipe, le budget qui sera impliqué, les ressources que vous aura besoin et combien de temps le projet devrait prendre. Incluez des objectifs ainsi que la vision du projet pour vous assurer que le contexte n'est pas simplement un aperçu, mais un plan solide, entièrement développé et communiqué afin que vous puissiez mieux générer l'adhésion au projet.
• Attribuez un responsable du processus de communication : comme nous l'avons mentionné précédemment, lorsque vous êtes une agence travaillant avec un client, votre responsable des communications sera généralement le gestionnaire de compte. Si votre projet est interne avec une équipe de parties prenantes plus centralisée, votre responsable des communications peut être le vice-président des opérations, le vice-président du développement ou même le chef de projet lui-même.
• Incluez un processus de révision : à quels moments enverrez-vous des communications ? À quelle fréquence? Combien de jalons seront impliqués et quels ensembles de données sont nécessaires pour une évaluation des performances ? La mise en place d'un processus d'examen formalisé garantira que personne ne manquera une miette lorsque viendra le temps d'évaluer le projet.
• Mettre en place un système de diffusion des messages : Vous utilisez un logiciel de gestion de projet ou Microsoft Excel ? Communiquerez-vous par Slack, Skype ou simplement par e-mail ? Incluez tout cela dans votre plan afin que chacun connaisse la meilleure façon de prendre contact.
• Gérez vos réunions : cela s'accompagne de la création d'un plan de gestion des parties prenantes. Les réunions peuvent être une perte de temps (et la plupart du temps, elles peuvent être mieux dites dans un e-mail). Assurez-vous que vos réunions n'incluent que les parties prenantes qui seront impliquées dans le processus de prise de décision, puis créez un ordre du jour pour chaque réunion que tout le monde pourra suivre. Cela aidera le groupe à rester sur la tâche et sur le sujet.

Les choses à ne pas faire en matière de gestion de la communication

Il existe de nombreuses façons par lesquelles une bonne gestion de la communication peut sauver votre projet d'un désastre et faire en sorte que tout fonctionne à des niveaux optimaux. Mais que se passe-t-il lorsque la direction (ou le responsable de la communication du projet) affiche des méthodes inefficaces pour, eh bien, communiquer ? Votre projet peut rapidement tomber en péril.

Voici quelques faux pas de gestion de la communication à éviter :

• Ne soyez pas passif-agressif : celui-ci devrait être évident, mais vous seriez surpris. Refuser de parler directement à un collègue, un membre de l'équipe ou une partie prenante peut limiter complètement la progression du projet. L'agressivité passive peut aussi donner l'impression que l'on évite une tâche ou un projet à cause des personnes impliquées. L'agressivité passive sur le lieu de travail peut être la cause de délais non respectés, de perte de temps, de revenus et plus encore.
• Ne microgérez pas le processus de projet : la microgestion nuit à tout environnement de travail de multiples façons ; il augmente les risques pour la santé, affecte le roulement du personnel, diminue la productivité et ralentit l'avancement des projets. Faites confiance aux membres de votre équipe et à vos parties prenantes pour fournir des résultats dans les délais et dans les limites du budget, et vous verrez également un résultat produit plus heureux et plus efficace.
• Ne comptez pas sur les communications électroniques : beaucoup de choses peuvent être perdues par SMS ou par e-mail. Vous manquez les expressions faciales, le ton de la voix et pouvez donc mal comprendre ce qui est demandé. De plus, alors que les réunions ralentissent la productivité sur le lieu de travail, un déluge d'e-mails peut avoir le même effet. N'oubliez pas que les meilleurs moyens de communiquer, en particulier pendant les étapes du projet, sont en face à face.
• N'oubliez pas de tout documenter : La seule façon d'examiner correctement le succès d'un projet est de revenir sur les données via la documentation. Avec la documentation, vous pouvez voir qui a fait quoi, quelles tâches ont été livrées quand et combien le projet a coûté globalement.

ProjectManager aide à la gestion de la communication

La gestion de la communication n'est pas facile. Les leaders les plus efficaces sont personnels, s'appuient sur une documentation spécifique pour une prise de décision éclairée, délèguent souvent et parlent avec autant de clarté que possible. ProjectManager dispose des outils dont vous avez besoin pour faciliter et efficacement la communication à plusieurs niveaux, afin de ne pas perdre de temps et de ne pas mâcher de mots.

Collaborer avec les membres de l'équipe n'a jamais été aussi simple avec nos diagrammes de Gantt basés sur le cloud. Attribuez des tâches et leurs dates d'échéance, liez-les à des dépendances et visualisez tout sur un seul écran. De plus, les membres de l'équipe, les parties prenantes et les partenaires peuvent télécharger des documents, des livrables et commenter n'importe quelle tâche à n'importe quelle étape du projet si vous le souhaitez.

ProjectManager est idéal pour les équipes qui cherchent à communiquer plus efficacement. Lorsqu'un membre de l'équipe met à jour une tâche, les notifications sont envoyées aux bonnes personnes au bon moment. Non seulement cela, mais cela facilite le processus d'examen grâce à notre page récapitulative de suivi des performances tout-en-un. Les équipes peuvent voir sur quoi tout le monde travaille et s'ils ont besoin d'aide.

Gérer les communications pendant la durée d'un projet n'est jamais simple. Mais avec ProjectManager, vous débloquerez un logiciel primé qui s'engage à aider les équipes à collaborer efficacement sur plusieurs plates-formes. Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour notre essai gratuit de 30 jours.