Técnicas de gestión de la comunicación que todo PM debe conocer

La comunicación es la base de toda buena relación, amistad o asociación. También es fundamental para la forma en que funcionan los proyectos. Sin una buena comunicación, las cosas pueden volverse demasiado complicadas. ¿Recuerdas el viejo boceto de Abbott y Costello, "Quién va primero"? Es una ilustración atemporal de una falla en la comunicación; ahora imagine que sucede durante un proyecto de un año. ¡Alarmante!

Incluso si ha creado un plan de proyecto hermético, no podrá superar su primer hito sin una gestión adecuada de la comunicación.

¿Qué es la comunicación de proyectos?

La comunicación del proyecto es el proceso de identificar información clave que se compartirá con los miembros del equipo y las partes interesadas a lo largo de un proyecto específico. Esto incluye enumerar a las partes interesadas e identificar a los miembros del equipo que estarán en las comunicaciones del proyecto. Es clave describir cómo los destinatarios de la comunicación recibirán las actualizaciones del proyecto, la frecuencia con la que las recibirán y los puntos durante el proyecto en que las recibirán.

A medida que desarrolle su plan de proyecto, deberá crear un plan de comunicación que lo acompañe, para que todos tengan el contexto necesario y puedan hacer su trabajo de manera efectiva en cada paso.

Sus puntos de comunicación, junto con su lista de contactos de comunicación, estarán entre cada uno de esos pasos, ya que necesitará obtener sus ediciones, comentarios y, en última instancia, sus aprobaciones.

¿Por qué es importante la gestión de la comunicación?

La gestión de la comunicación lo es todo. No se puede simplemente crear un plan de proyecto y esperar que todos se ciñan a él. Una vez que cree el plan y tenga a todos a bordo, usted o un contacto clave que asigne debe ser el que administre el plan durante todo el proyecto. Por ejemplo, un administrador de proyectos puede administrar los entregables del lado de la agencia y un administrador de cuentas puede administrar todas las comunicaciones del lado del cliente, trabajando como un equipo de etiquetas para que el proyecto sea exitoso.

Para garantizar una gestión sólida de la comunicación a lo largo de un proyecto, se debe crear un plan de gestión de la comunicación. Los beneficios de un plan de gestión de la comunicación son cinco:

• Un marco escrito al que puedan hacer referencia tanto el cliente como las partes interesadas y los miembros del equipo. Esto puede ayudar en caso de que haya alguna necesidad de mediación: tiene un registro en papel al que puede consultar. También puede ser beneficioso para las cuentas por pagar a la referencia en caso de que haya lagunas en el seguimiento del proyecto.
• El plan en sí mismo gestionará las expectativas de las partes interesadas para no anticipar un proyecto terminado antes de que los entregables hayan sido probados para garantizar la calidad.
• Los puntos en los que se comparte la comunicación permiten que ambas partes interesadas brinden comentarios valiosos sobre el proceso del proyecto y el producto final, y brindan a los miembros del equipo la oportunidad de generar ideas juntos, cerrando la brecha entre los dos grupos.
• Permite que todos los involucrados descubran mejor los riesgos y problemas desde el principio.
• Ayuda a eliminar la necesidad de celebrar reuniones innecesarias en los libros, ahorrando tiempo y dinero.

Comprender por qué es importante la gestión de la comunicación puede sonar como un hecho para cualquier organización. Pero te sorprenderías.

Cada día se envían 205.600 millones de correos electrónicos en todo el mundo, pero solo un tercio de ellos se abre realmente. Además, Inc.com publicó recientemente un informe que mostró que las barreras de comunicación entre corporaciones en los Estados Unidos y el Reino Unido les cuestan a las corporaciones $ 62,4 millones anuales, en promedio en pérdida de productividad. Por otro lado, ese mismo informe mostró que "las empresas con líderes que poseen habilidades de comunicación efectivas produjeron un 47 por ciento más de retorno para los accionistas durante un período de cinco años".

La comunicación se puede reforzar con una herramienta de colaboración de proyectos en línea, como ProjectManager. ProjectManager permite a los gerentes implementar planes de proyecto y luego difundir información a los miembros del equipo en el momento adecuado para la tarea correcta. Las tareas permiten comentarios, archivos adjuntos, enlaces incrustados, descripciones, listas de tareas y más, para que todos obtengan las instrucciones correctas la primera vez.

Consejos y técnicas para una mejor gestión de la comunicación

Entonces, ahora entendemos por qué es importante la gestión de la comunicación. Pero, ¿cómo lo hacemos de una manera que reduzca efectivamente el tiempo de productividad perdido?

Aquí hay algunos consejos y técnicas para garantizar que su plan de gestión de la comunicación funcione a niveles óptimos.

• Incluya una descripción del panorama del proyecto en su plan original: Proporcione antecedentes a su proyecto, incluidos los objetivos a corto y largo plazo de la organización, quiénes son sus partes interesadas, quiénes son los miembros de su equipo, cuánto presupuesto estará involucrado, qué recursos necesitará y cuánto tiempo se espera que tome el proyecto. Incluya los objetivos, así como la visión del proyecto para asegurarse de que los antecedentes no sean solo un esquema, sino un plan sólido, completamente desarrollado y comunicado para que pueda generar una mejor aceptación del proyecto.
• Asigne un propietario del proceso de comunicación : como mencionamos anteriormente, cuando es una agencia que trabaja con un cliente, el propietario de las comunicaciones suele ser el administrador de la cuenta. Si su proyecto es interno con un equipo de partes interesadas más centralizado, entonces su propietario de comunicaciones puede ser el vicepresidente de operaciones, el vicepresidente de desarrollo o incluso el gerente del proyecto.
• Incluya un proceso de revisión: ¿En qué puntos enviará comunicaciones? ¿Con qué frecuencia? ¿Cuántos hitos estarán involucrados y qué conjuntos de datos son necesarios para una revisión del desempeño? Establecer un proceso de revisión formalizado asegurará que nadie pierda el ritmo cuando llegue el momento de evaluar el proyecto.
• Configure un sistema para que se entreguen los mensajes : ¿Está utilizando un software de gestión de proyectos o Microsoft Excel? ¿Se comunicará por Slack, Skype o simplemente por correo electrónico? Incluya todo esto en su plan para que todos conozcan la mejor manera de hacer contacto.
• Administre sus reuniones : Esto se combina con la creación de un plan de gestión de partes interesadas. Las reuniones pueden ser una pérdida de tiempo (y muchas veces, se puede decir mejor en un correo electrónico). Asegúrese de que sus reuniones solo incluyan a las partes interesadas que participarán en el proceso de toma de decisiones y luego cree una agenda para cada reunión para que todos la sigan. Esto ayudará al grupo a permanecer en la tarea y en el tema.

Lo que no se debe hacer en la gestión de la comunicación

Hay muchas maneras en las que una buena gestión de la comunicación puede salvar su proyecto de un desastre y mantener todo funcionando a niveles óptimos. Pero, ¿qué sucede cuando el liderazgo (o el propietario de la comunicación del proyecto) muestra métodos ineficaces para comunicarse? Su proyecto puede caer rápidamente en peligro.

Aquí hay algunos pasos en falso de gestión de comunicación para evitar:

• No sea pasivo-agresivo: este debería ser obvio, pero se sorprendería. Negarse a hablar directamente con un compañero de trabajo, un miembro del equipo o una parte interesada puede limitar por completo el progreso del proyecto. La agresión pasiva también puede parecer que uno está evitando una tarea o un proyecto debido a las personas involucradas. La agresión pasiva en el lugar de trabajo puede ser la causa del incumplimiento de los plazos, pérdida de tiempo, pérdida de ingresos y más.
• No microadministre el proceso del proyecto: la microadministración es perjudicial para cualquier entorno de trabajo en una miríada de formas; aumenta los riesgos para la salud, afecta la rotación de empleados, disminuye la productividad y ralentiza el progreso del proyecto. Confíe en los miembros de su equipo y en las partes interesadas para entregar resultados a tiempo y dentro del presupuesto, y también verá un resultado de producto más feliz y efectivo.
• No confíe en las comunicaciones electrónicas: se puede perder mucho con los mensajes de texto o el correo electrónico. Se pierde las expresiones faciales, el tono de voz y, por lo tanto, puede malinterpretar lo que se solicita. Además, si bien las reuniones ralentizan la productividad en el lugar de trabajo, una avalancha de correos electrónicos puede tener el mismo efecto. Recuerde que las mejores formas de comunicarse, especialmente durante los hitos del proyecto, son cara a cara.
• No olvides documentarlo todo: la única forma de revisar correctamente el éxito de un proyecto es mirar los datos a través de la documentación. Con la documentación, puede ver quién hizo qué, qué tareas se entregaron, cuándo y cuánto costó el proyecto en general.

ProjectManager ayuda con la gestión de la comunicación

La gestión de la comunicación no es fácil. Los líderes más efectivos son personales, se basan en documentación específica para tomar decisiones informadas, delegan con frecuencia y hablan con la mayor claridad posible. ProjectManager tiene las herramientas que necesita para que la comunicación a través de múltiples niveles sea fácil y eficiente, por lo que no se pierde tiempo ni se andan con rodeos.

Colaborar con los miembros del equipo nunca ha sido tan simple con nuestros diagramas de Gantt basados ​​en la nube. Asigne tareas y sus fechas de vencimiento, vincúlelas a dependencias y véalo todo en una pantalla. Además, los miembros del equipo, las partes interesadas y los socios pueden cargar documentos, entregables y comentar cualquier tarea en cualquier etapa del proyecto si así lo desea.

ProjectManager es ideal para equipos que buscan comunicarse de manera más efectiva. Cuando un miembro del equipo actualiza una tarea, las notificaciones se envían a las personas adecuadas en el momento adecuado. No solo eso, sino que facilita el proceso de revisión con nuestra página de resumen de seguimiento de rendimiento todo en uno. Los equipos pueden ver en qué están trabajando todos y si necesitan ayuda.

Gestionar las comunicaciones durante la duración de un proyecto nunca es sencillo. Pero con ProjectManager, desbloqueará un software galardonado que está comprometido a ayudar a los equipos a colaborar de manera efectiva en múltiples plataformas. Regístrese para nuestra prueba gratuita de 30 días hoy.