すべての PM が知っておくべきコミュニケーション管理テクニック

コミュニケーションは、すべての良好な関係、友情、またはパートナーシップの基盤です。 これは、プロジェクトが機能する方法の基本でもあります。 十分なコミュニケーションがなければ、物事は複雑になりすぎます。 アボットとコステロの古いスケッチ「Who's On First」を覚えていますか? これは、時代を超越したコミュニケーションの崩壊の例です。1 年にわたるプロジェクトで起こっていることを想像してみてください。 恐ろしい！

綿密なプロジェクト計画を立てたとしても、適切なコミュニケーション管理がなければ、最初のマイルストーンを達成することはできません。

プロジェクトコミュニケーションとは？

プロジェクト コミュニケーションは、特定のプロジェクト全体でチーム メンバーや利害関係者と共有される重要な情報を特定するプロセスです。 これには、利害関係者のリストアップと、プロジェクトのコミュニケーションに参加するチーム メンバーの特定が含まれます。 コミュニケーションの受信者がプロジェクトの最新情報を受け取る方法、受け取る頻度、およびプロジェクト中に受け取るポイントを概説することが重要です。

プロジェクト計画を作成するときは、それに沿ったコミュニケーション計画を作成する必要があります。これにより、全員が必要なコンテキストを持ち、各ステップで効果的に仕事を行うことができます。

編集、コメント、最終的には承認を得る必要があるため、コミュニケーションのポイントとコミュニケーション連絡先のリストは、これらの各ステップの間にあります。

コミュニケーション管理が重要な理由

コミュニケーション管理がすべてです。 プロジェクト計画を作成して、全員がそれに固執することを期待することはできません。 計画を作成して全員を参加させたら、プロジェクト全体を通じて、あなたまたはあなたが割り当てた主要な担当者が計画を管理する必要があります。 たとえば、プロジェクト マネージャーは代理店側で成果物を管理し、アカウント マネージャーはクライアント側ですべてのコミュニケーションを管理し、タグ チームとしてプロジェクトを成功させることができます。

プロジェクト全体で確実なコミュニケーション管理を確保するには、コミュニケーション管理計画を作成する必要があります。 コミュニケーション管理計画には、次の 5 つの利点があります。

• クライアント/利害関係者/チーム メンバーの両方が参照できる、書かれたフレームワーク。 これは、調停が必要な場合に役立ちます。後で参照できる書面による証跡があります。 また、プロジェクトの追跡時間にギャップがある場合に参照する買掛金にも役立ちます。
• 計画自体は、成果物が品質保証のためにテストされる前に完成したプロジェクトを予期しないという利害関係者からの期待を管理します。
• コミュニケーションが共有されるポイントにより、両方の利害関係者がプロジェクト プロセスと最終製品に関する貴重なフィードバックを提供し、チーム メンバーがアイデアを一緒にブレインストーミングする機会を与え、2 つのグループ間の溝を埋めることができます。
• これにより、関係者全員がリスクと問題を早期に発見できるようになります。
• 帳簿上の不必要な会議を開催する必要がなくなり、時間とお金の両方を節約できます。

コミュニケーション管理が重要である理由を理解することは、どの組織にとっても当然のことのように聞こえるかもしれません。 しかし、あなたは驚くでしょう。

世界中で毎日 2,056 億通のメールが送信されていますが、実際に開封されるのはそのうちの 3 分の 1 にすぎません。 さらに、Inc.com は最近、米国と英国の企業間のコミュニケーションの障壁により、企業の生産性が失われ、年間平均 6,240 万ドルのコストがかかることを示すレポートを発表しました。 反対に、その同じレポートは、「効果的なコミュニケーション スキルを持つリーダーがいる企業は、5 年間で 47% 高い株主利益を生み出した」ことを示しています。

ProjectManager などのオンライン プロジェクト コラボレーション ツールを使用すると、コミュニケーションを強化できます。 ProjectManager を使用すると、マネージャーはプロジェクト計画を展開し、適切なタスクについて適切なタイミングでチーム メンバーに情報を広めることができます。 タスクでは、コメント、添付ファイル、埋め込みリンク、説明、To Do リストなどを使用できるため、誰もが最初から正しい指示を得ることができます。

より良いコミュニケーション管理のためのヒントとテクニック

これで、コミュニケーション管理が重要な理由がわかりました。 しかし、生産性の損失時間を効果的に削減するにはどうすればよいでしょうか?

ここでは、コミュニケーション管理計画が最適なレベルで実行されるようにするためのヒントとテクニックをいくつか紹介します。

• プロジェクト ランドスケープの説明を元の計画に含める:組織の短期的および長期的な目標、利害関係者は誰か、チーム メンバーは誰か、関与する予算はどれくらいか、どのようなリソースを使用するかなど、プロジェクトの背景を説明します。プロジェクトに必要な時間と予想される時間。 目標とプロジェクトのビジョンを含めて、背景が単なる概要ではなく、しっかりとした、完全に作成され、伝達された計画であることを確認して、プロジェクトの賛同をより適切に生成できるようにします。
• コミュニケーション プロセスの所有者を割り当てる: 前述したように、クライアントと仕事をしている代理店の場合、コミュニケーションの所有者は通常、アカウント マネージャーになります。 プロジェクトがより集中化された利害関係者チームを持つ内部プロジェクトの場合、コミュニケーションの所有者は、運用担当副社長、開発担当副社長、またはプロジェクト マネージャー自身になることができます。
• レビュープロセスを含める:どの時点でコミュニケーションを送信しますか? どのくらいの頻度で？ 関与するマイルストーンの数と、パフォーマンス レビューに必要なデータ セットは? 正式なレビュー プロセスを設定することで、プロジェクトを評価する段階になったときに、だれも見逃すことがなくなります。
• メッセージを配信するためのシステムを設定する: プロジェクト管理ソフトウェアまたは Microsoft Excel を使用していますか? Slack、Skype、またはメールだけで通信しますか? これらすべてを計画に含めて、連絡を取るための最良の方法を全員が理解できるようにします。
• 会議の管理: これは、利害関係者の管理計画の作成と組み合わせて使用​​します。 会議は時間の無駄になる可能性があります (多くの場合、メールで伝えたほうがよいでしょう)。 会議には、意思決定プロセスに関与する利害関係者のみが含まれていることを確認し、全員が従う各会議の議題を作成します。 これは、グループがタスクとトピックにとどまるのに役立ちます。

コミュニケーション管理の禁止事項

優れたコミュニケーション管理により、プロジェクトを災害から救い、すべてを最適なレベルで機能させる方法はたくさんあります。 しかし、リーダーシップ (またはプロジェクト コミュニケーション オーナー) が効果のないコミュニケーション方法を示した場合はどうなるでしょうか? プロジェクトはすぐに危険に陥る可能性があります。

以下に、回避すべきコミュニケーション管理の失敗例をいくつか示します。

• 受け身攻撃的にならないでください。これは明らかなはずですが、驚くでしょう。 同僚、チーム メンバー、または利害関係者と直接話すことを拒否すると、プロジェクトの進行が完全に制限される可能性があります。 受動的攻撃は、関係者のためにタスクやプロジェクトを避けているように見えることもあります。 職場での受動的な攻撃は、締め切りに間に合わなかったり、時間の浪費や収益の損失などの原因になる可能性があります。
• プロジェクト プロセスを細かく管理しないでください。 健康リスクを増大させ、従業員の離職率に影響を与え、生産性を低下させ、プロジェクトの進行を遅らせます。 チーム メンバーと利害関係者が予定どおりに予算内で結果を出すことを信頼してください。
• 電子通信に頼らないでください。テキストや電子メールでは、多くのことが失われる可能性があります。 顔の表情や声のトーンを見逃してしまい、何を求められているのかを誤解してしまう可能性があります。 さらに、会議は職場の生産性を低下させますが、大量の電子メールも同じ影響を与える可能性があります。 特にプロジェクトのマイルストーンでは、顔を合わせてコミュニケーションするのが最善の方法であることを忘れないでください。
• すべてを文書化することを忘れないでください:プロジェクトの成功を適切にレビューする唯一の方法は、文書化によってデータを振り返ることです。 ドキュメントを使用すると、誰が何をしたか、どのタスクがいつ提供されたか、およびプロジェクト全体のコストを確認できます。

ProjectManager はコミュニケーション管理に役立ちます

コミュニケーション管理は簡単ではありません。 最も効果的なリーダーは個人的であり、情報に基づいた意思決定のために特定の文書に依存し、頻繁に委任し、可能な限り明確に話します。 ProjectManager には、複数のレベルでのコミュニケーションを簡単かつ効率的に行うために必要なツールが備わっているため、時間を無駄にしたり、言葉を無駄にしたりしません。

クラウドベースのガント チャートを使用すると、チーム メンバーとのコラボレーションがこれまでになく簡単になります。 タスクとその期日を割り当て、それらを依存関係にリンクし、すべてを 1 つの画面で確認します。 さらに、チーム メンバー、利害関係者、およびパートナーは、必要に応じて、プロジェクトのどの段階でも、ドキュメント、成果物をアップロードし、任意のタスクにコメントすることができます。

ProjectManager は、より効果的にコミュニケーションを取りたいチームに最適です。 1 人のチーム メンバーがタスクを更新すると、適切なタイミングで適切な人に通知が送信されます。 それだけでなく、オールインワンのパフォーマンス追跡概要ページにより、レビュー プロセスが簡単になります。 チームは、全員が何に取り組んでいるか、また助けが必要かどうかを確認できます。

プロジェクト期間中のコミュニケーションの管理は決して簡単ではありません。 しかし、ProjectManager を使用すると、チームが複数のプラットフォーム間で効果的に共同作業できるように支援する、受賞歴のあるソフトウェアのロックを解除できます。 30 日間の無料トライアルに今すぐサインアップしてください。