每个 PM 都应该知道的沟通管理技巧

沟通是每个良好关系、友谊或伙伴关系的基础。 这也是项目工作方式的基础。 如果没有良好的沟通，事情可能会变得过于复杂。 还记得 Abbott 和 Costello 的老小品“Who's On First”吗？ 这是沟通中断的永恒例证——现在想象一下，这发生在一个为期一年的项目中。 吓人！

即使您已经制定了无懈可击的项目计划，如果没有适当的沟通管理，您也不会超越您的第一个里程碑。

什么是项目沟通？

项目沟通是识别将在整个特定项目中与团队成员和利益相关者共享的关键信息的过程。 这包括列出利益相关者并确定将参与项目沟通的团队成员。 概述通信接收者将如何接收项目更新、他们将收到更新的频率以及他们将在项目期间收到更新的要点是关键。

在制定项目计划时，您需要制定与之配套的沟通计划，以便每个人都有必要的背景，并且可以在每一步有效地完成工作。

您的沟通点以及您的沟通联系人列表将位于每个步骤之间，因为您需要获得他们的编辑、评论并最终获得他们的批准。

为什么沟通管理很重要？

沟通管理就是一切。 你不能只创建一个项目计划并希望每个人都坚持下去。 一旦您创建了计划并让每个人都参与进来，您或您指定的关键联系人应该是在整个项目中管理计划的人。 例如，项目经理可以管理代理端的可交付成果，客户经理可以管理客户端的所有通信，作为标签团队工作以使项目成功。

为确保在整个项目中进行可靠的沟通管理，应制定沟通管理计划。 沟通管理计划的好处有五方面：

• 客户/利益相关者/团队成员都可以参考的书面框架。 如果需要调解，这会有所帮助——您有书面的书面记录，可以参考。 如果跟踪项目的时间存在差距，参考应付账款也可能是有益的。
• 该计划本身将管理利益相关者的期望，以在交付物经过质量保证测试之前不预测完成的项目。
• 共享交流的点使利益相关者能够就项目过程和最终产品提供有价值的反馈，并让团队成员有机会一起集思广益，弥合两组之间的分歧。
• 它允许所有相关人员在早期更好地发现风险和问题。
• 它有助于消除在书本上举行不必要的会议的需要，从而节省时间和金钱。

理解为什么沟通管理对任何组织来说都可能听起来很重要。 但你会感到惊讶。

全世界每天发送 2056 亿封电子邮件，但实际上只有三分之一的邮件被打开。 此外，Inc.com 最近发布的一份报告显示，美国和英国公司之间的沟通障碍每年使公司损失 6240 万美元，平均损失生产力。 另一方面，同一份报告显示，“拥有有效沟通技巧的领导者的公司在五年内为股东带来了 47% 的回报。”

可以通过使用 ProjectManager 等在线项目协作工具来加强沟通。 ProjectManager 让经理们可以推出项目计划，然后在正确的时间将信息传播给团队成员以完成正确的任务。 任务允许评论、附件、嵌入式链接、描述、待办事项列表等，因此每个人都能在第一时间获得正确的方向。

更好的沟通管理技巧和技巧

所以，现在我们明白了为什么沟通管理很重要。 但是，我们如何以有效减少损失的生产力时间的方式做到这一点呢？

以下是一些技巧和技巧，可确保您的沟通管理计划以最佳水平执行。

• 在您的原始计划中包括对项目前景的描述：为您的项目提供背景，包括组织的短期和长期目标、您的利益相关者是谁、您的团队成员是谁、将涉及多少预算、您有哪些资源将需要以及该项目预计需要多少时间。 包括目标和项目愿景，以确保背景不仅仅是一个大纲，而是一个强大的、完全开发和沟通的计划，这样您就可以更好地获得项目支持。
• 指定沟通流程的负责人：正如我们之前提到的，当您是与客户合作的代理机构时，您的沟通负责人通常是客户经理。 如果您的项目是内部的，拥有更集中的利益相关者团队，那么您的沟通负责人可以是运营副总裁、开发副总裁，甚至是项目经理自己。
• 包括一个审查过程：您将在什么时候发送通信？ 多常？ 将涉及多少个里程碑，绩效评估需要哪些数据集？ 建立一个正式的审查流程将确保在评估项目时没有人会错过任何一个节拍。
• 设置消息传递系统：您使用的是项目管理软件还是 Microsoft Excel？ 您会通过 Slack、Skype 还是仅通过电子邮件进行交流？ 将所有这些都包括在您的计划中，以便每个人都知道建立联系的最佳方式。
• 管理您的会议：这与创建利益相关者管理计划相结合。 会议可能是浪费时间（很多时候，最好在电子邮件中说出来）。 确保您的会议只包括将参与决策过程的利益相关者，然后为每个会议创建一个议程供每个人遵循。 这将有助于小组专注于任务和主题。

沟通管理注意事项

良好的沟通管理可以通过多种方式使您的项目免于灾难，并使一切工作在最佳水平。 但是，当领导层（或项目沟通负责人）表现出无效的沟通方法时会发生什么？ 您的项目很快就会陷入危险。

以下是一些要避免的通信管理失礼：

• 不要被动攻击：这应该是显而易见的，但你会感到惊讶。 拒绝直接与同事、团队成员或利益相关者交谈可能会完全限制项目的进展。 被动攻击也可能看起来像是因为涉及的人而逃避任务或项目。 工作场所的被动攻击可能导致错过最后期限、浪费时间、损失收入等等。
• 不要对项目过程进行微观管理：微观管理会以多种方式破坏任何工作环境； 它会增加健康风险，影响员工流动率，降低生产力并减慢项目进度。 相信您的团队成员和利益相关者能够按时按预算交付结果，您也会看到更快乐、更有效的产品成果。
• 不要依赖电子通信：文本或电子邮件可能会丢失很多信息。 你会错过面部表情、语调，从而误解所要求的内容。 此外，虽然会议会降低工作场所的生产力，但大量的电子邮件也会产生同样的效果。 请记住，最好的沟通方式，尤其是在项目里程碑期间，是面对面的。
• 不要忘记记录所有内容：正确审查项目成功的唯一方法是通过文档回顾数据。 通过文档，您可以查看谁做了什么、何时交付了哪些任务以及项目的总体成本。

ProjectManager 帮助进行沟通管理

沟通管理并不容易。 最有效的领导者是个人的，依靠特定的文件来做出明智的决策，经常委派并尽可能清晰地说话。 ProjectManager 拥有您所需的工具，可让您轻松高效地跨多个级别进行沟通，因此不会浪费时间，也不会言辞刻薄。

使用我们基于云的甘特图，与团队成员协作从未如此简单。 分配任务及其截止日期，将它们链接到依赖项并在一个屏幕上查看所有内容。 此外，如果您愿意，团队成员、利益相关者和合作伙伴可以在项目的任何阶段上传文档、可交付成果和评论任何任务。

ProjectManager 非常适合希望更有效地沟通的团队。 当一个团队成员更新任务时，通知会在正确的时间发送给正确的人。 不仅如此，我们的多合一绩效跟踪摘要页面还使审核过程变得容易。 团队可以看到每个人都在做什么，以及他们是否需要任何帮助。

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