Program Varyansı: Nedir ve Nasıl Hesaplarım?

Proje yöneticileri, bir işletmenin her bölümündeki görevlerden sorumludur. İşi planlamak, insanları yönetmek, bütçeleri yönetmek ve teknolojiyle boğuşmak zorundalar; bunlardan sadece birkaçı.

Bir proje yöneticisinin temel işlevini tek bir cümleyle özetlemeniz ve tanımlamanız gerekseydi, "Proje yöneticileri işin zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanmasını sağlar" gibi bir şey olurdu.

Ancak bir proje yöneticisi, bir projenin program dahilinde mi yoksa geride mi kaldığını gerçekten nasıl bilebilir? Program varyansı adı verilen proje ilerlemesini ölçen ve ölçen güçlü bir hesaplama kullanırlar.

Zaman çizelgesi varyansı elle manuel olarak hesaplanabilir, ancak dinamik olarak güncellenebilmesi ve proje ilerledikçe gerçek zamanlı olarak değişebilmesi için proje yönetimi yazılımını kullanmak çok daha etkilidir. ProjectManager ile Gantt çizelgeleri, panolar ve raporlarla planlanan ve gerçek verileri takip edebilirsiniz, böylece asla geride kalmazsınız.

Program Varyansı nedir?

Zaman çizelgesi sapması (SV), beklenen ilerlemeye karşı fiili ilerlemeyi hesaplayarak bir projenin yolunda olup olmadığını ölçen bir hesaplamadır.

Zamanlama varyansı, proje yöneticilerinin görüşmeye veri getirmesine olanak tanır. “Proje biraz geride kalıyor” demek yerine “Proje olması gerekenin yüzde 20 gerisinde” denilebilir.

Program Varyansı Nasıl Hesaplanır

Çizelge sapmasını hesaplamak için Bütçelenen Planlanan İşin Maliyetini (ZÇBM), Gerçekleştirilen İşin Bütçelenen Maliyetinden (GÇBM) çıkarın. Kullanılan tüm değerler parasal bir rakam olacaktır (USD, GBP, vb.). İşte formül:

GÇBM – GÇBM = GÇ

Bazen bu formülü EV – PV olarak görürsünüz, ancak aynı anlama gelir: EV (Kazanılan Değer) – PV (Planlanan Değer) = SV

Bu formülü kullanmak için önce GÇBM ve GÇBM'yi tanımlamamız gerekir:

• GÇBM (Yapılan İşin Bütçelenmiş Maliyeti): Bu, daha önce tamamlanmış olan işin bütçe değeridir. (Toplam Proje Bütçesi) X (Tamamlanan İşlerin Yüzdesi)
• BCWS (Bütçelenmiş İş Planlanan Maliyeti): Bu, şimdiye kadar tamamlanmış olması beklenen işin bütçe değeridir. (Toplam Proje Bütçesi) X (Şimdiye Kadar Yapılması Gereken İşlerin Geçen Süreye Göre Yüzdesi)

İlgili: Proje Planlama Şablonları

Örnek Hesaplama

Bu hesaplamayı tam olarak anlamanıza yardımcı olmak için örnek bir senaryo kullanalım ve sayıları yerleştirelim. Diyelim ki 20 gün sürecek bir proje yönetiyorsunuz ve toplam proje bütçesi 100.000$.

Bu örnekte, projeye 10 gün kaldınız (veya %50), yani bu noktada 50.000$ (toplam bütçenin %50'si) değerinde işi tamamlamış olmalısınız. Ama ne yazık ki, gerçekten sadece 25.000 dolarlık işi bitirdiniz.

Rakamları program varyans formülümüze eklediğinizde şöyle görünür:

GÇBM (25.000 ABD Doları) – GÇBM (50.000 ABD Doları) = GÇ (-25.000 ABD Doları)

Ardından, program varyansını yüzde olarak ifade etmek için basitçe bölün:

SV (-25.000 ABD Doları) / ZÇBM (50.000 ABD Doları) = -.5 veya -%50

Bu rakam size projenizin şu anda olması gerekenin %50 gerisinde olduğunu söylüyor. Ortaya çıkan sayı pozitif bir sayıysa, projeniz programın ilerisindedir. Zaman çizelgesi farkı sıfır olarak çıkarsa, proje tam olarak olması gerektiği yerdedir!

Program Varyansı Neden Önemlidir?

Bir projenin programın ilerisinde veya gerisinde olup olmadığını ve bütçenin üzerinde veya altında olup olmadığını bilmek proje yöneticisinin temel sorumluluğudur. Proje yöneticilerine, ekipleri ve şirketleri tarafından, aşağıdaki nedenlerden dolayı projelerin kontrolünü ellerinde tutma konusunda güven duyulur:

1. Proje teslimi, alt satırı etkiler. Bir proje gecikirse, müşteriler ve iç paydaşlar finansal olarak kaybedebilir. Bu olduğunda, şirketin itibarını tehdit eder ve bu da gelecekteki kayıplara yol açabilir!
2. Düzensizlik iç ekipleri etkiler. Projeler raydan çıkarsa ve sık sık gecikmeler olursa, ekiplerin moral ve motivasyon kaybetmesi muhtemeldir. Ekipler, bir projenin sonunda sıkı çalışmalarının karşılığını aldığında en mutlu olurlar. Ancak, bir proje durduğunda veya bir proje asla bitmeyecek gibi göründüğünde, ekip üyeleri inançlarını kaybetmeye başlar.

SV'yi Hesaplamak İçin Bir Proje Yönetimi Panosu Kullanma

Hesaplama basit olmasına rağmen, proje değiştikçe hesaplamaların her gün yeniden yapılması gerektiği düşünüldüğünde, sayıları elle kırmak hızla sıkıcı bir iş haline gelebilir.

Büyük projelerde binlerce veri noktasının takibi imkansız hale gelir. Bu nedenle bilgili proje yöneticileri, hesaplamalarını yürütmek için bir proje panosu kullanmayı tercih ederek değerli zaman ve kaynaklardan tasarruf sağlar.

Çizelge Varyansı için ProjectManager Panoları

ProjectManager'ın yazılımı, kendi projelerinde daha iyi araçlara ihtiyaç duyduklarını fark eden profesyonel proje yöneticileri tarafından tasarlandı. Herhangi bir projeyi, özellikle büyük projeleri yönetirken, bir PM'nin zamanı en iyi şekilde işi ilerletmek için harcanır - tüm gün denklemler çalıştırmak değil.

Proje panolarımız, görevler, ekipler ve bütçeler hakkında size gerçek zamanlı bilgi vermek için oluşturulmuştur. İşte nasıl çalıştıkları.

Kaynakları ve Bütçeleri Girin

Yeni bir proje oluşturduğunuzda, toplam proje bütçenizi ekleyerek başlayın. Bu sayı, iş ilerledikçe bir referans noktası görevi görecek ve projenin bütçe dahilinde olup olmadığını veya geçme riski altında olup olmadığını hızlı bir şekilde görmenizi sağlayan grafikler oluşturulacaktır.

Ek olarak, yeni projenize iki tür kaynak ekleyeceksiniz: insanlar ve nesneler. İnsanlar, proje üzerinde çalışacak olan iç ekip üyeleri ve dış yüklenicilerdir. Eşyalar, oda kiralama, ekipman ve seyahat gibi maliyetleri olan diğer kaynaklardır.

Veriler Otomatik Olarak Toplanıyor

Her bir kişi için bir maliyet oranı belirlediğinizde ve o kişi görevlerinde zaman kaydettiğinde yazılım, gösterge tablosundaki verileri otomatik olarak düzenler. Aynı şey insan kaynakları dışındaki maliyetler için de geçerlidir; veriler, kolay görüntüleme için gösterge panosuna toplanır.

Bu bilgi, bir projenin takviminin ve bütçesinin hedefin üzerinde veya altında olup olmadığını gerçek zamanlı olarak görmek için kullanılabilir. Program varyansı otomatik olarak hesaplanır.

Gösterge Tablolarına Daha Yakından Bir Bakış

Program farkı, sizin için otomatik olarak hesaplanacak metriklerden yalnızca biridir. Varyansa ek olarak, grafikleri de göreceksiniz.

• Sağlık: Tüm proje çalışmalarının ilerleme hızına ve ilerlemesine genel bir bakış
• Görevler: Hangi görevlerin başlatıldığı, tamamlandığı veya henüz çalışılmadığının bir dökümü
• İlerleme: Her bir iş parçasının nerede olduğunu görmek için her bir görevin ilerlemesine yakınlaştırılmış bir bakış
• Zaman: Planlanan ve fiili proje tamamlamaya bir bakış
• İş Yükü: Her ekip üyesinin iş yükünün ve kullanılabilirliğinin görsel bir temsili

ProjectManager En İyi Zamanlama Yazılımıdır

Proje panosu, ProjectManager tarafından sunulan yazılım paketinin yalnızca küçük bir parçasıdır. Yazılım, proje planlama, işbirliği, izleme ve raporlama için NASA, Volvo ve Bank of America dahil olmak üzere binlerce ekip ve şirket tarafından kullanılmaktadır.

Güçlü Gantt çizelgelerimiz, kullanıcıların her boyutta proje planlamasına olanak tanır. Görevleri başlangıç ​​ve bitiş tarihleriyle girin ve görsel bir zaman çizelgesinde çizilerek tüm projeyi bir bakışta görmeyi kolaylaştırın.

Ancak bu, aracımızın proje programınızı yönetmenize nasıl yardımcı olduğunun yalnızca küçük bir kısmı. Kısa bir genel bakış için bu kısa eğitim videosuna bir göz atın.

Ekip üyeleri, iş yönetimini basitleştirdiği için ProjectManager'ı da sever. Yapılması gereken işleri görev listelerinde, kanban panolarında ve takvimlerde görebilirler.

ProjectManager'ın yazılımını çalışırken görmek ve projenizin zamanlama farkını hesaplamak için 30 günlük ücretsiz deneme sürümünü kullanın. 30 gün boyunca sunduğumuz tüm güçlü proje yönetimi araçlarını ücretsiz olarak kullanabileceksiniz. Tek bir yazılım paketinde planlama, izleme, raporlama ve işbirliği elde edin. Ücretsiz denemenizi bugün başlatmak için burayı tıklayın!