Süreç İyileştirme Planı Nasıl Yapılır?

Proje yönetimi süreçlerden oluşur. Proje yöneticileri ve ekipleri, bir projenin sorunsuz çalışmasını sağlamak için bu süreçlere bağlıdır. Peki ya bu süreçler? Taştan mı yontulmuşlar yoksa geliştirilebilirler mi?

Çoğu zaman süreçlere, sanki bir şekilde mükemmelmişler ve dokunulmazlarmış gibi güvenilir. Bu tür bir düşünce, bir projeyi hızla yoldan çıkaracak ve muhtemelen başarısız olmasına neden olacaktır.

Proje yönetiminde rehavete yer yoktur. Başarılı bir sonuca ulaşmanın en iyi yolu süreçlerinizi sürekli analiz etmektir. Süreçleri nasıl iyileştirdiğiniz, süreç iyileştirme adı verilen bir teknikten geçer. Süreç iyileştirme yoluyla öğrendiklerinizi uygulamak, bir süreç iyileştirme planı oluşturarak yapılır.

Süreç İyileştirme Planı Nedir?

Basitçe söylemek gerekirse, bir süreç iyileştirme planı, süreçlerinizi tanımladıktan ve analiz ettikten sonra nasıl iyileştireceğinizi gösteren bir belgedir. Özetle, yaptığınız işte nasıl daha iyi olabilirsiniz.

Süreç iyileştirme planı, daha büyük, genel bir proje planının parçasıdır. Proje ekibine proje süreçlerinin nasıl analiz edileceği konusunda rehberlik eder ve ölçülebilir iyileştirmeler için yer olduğunu ana hatlarıyla belirtir. Projenin yaşam döngüsü boyunca meydana gelen yinelemeli bir süreç olma eğilimindedir.

Bir süreç iyileştirme planının amacı, süreç zincirindeki zayıf halkaları veya çalışmayı engelleyen darboğazları bulmak ve ardından bu verimsizlikleri düzeltmenin yollarını bulmaktır. Bu, süreçlerin daha hızlı, daha verimli ve daha yüksek kalitede teslimatlarla tamamlanmasına yol açar.

Bir süreç iyileştirme planı, boşa harcanan çabaların azaltılmasına ve ekiplerin daha verimli çalışmasını sağlamaya da yardımcı olacaktır. Süreçlerde var olan her türlü sürtünmeyi azaltmaya yardımcı olur ve gerektiğinde süreçlerin mevzuata uygunluk standartlarını karşılamasını sağlar.

7 Adımda Bir Süreç İyileştirme Planı Oluşturun

Bir süreçteki zayıf noktaları belirleme işini yapmak ve bu konuda hiçbir şey yapmamak verimsizdir. Bir plan oluşturma ve uygulama çabasının yatırıma değmediğini hissedebilirsiniz.

Ancak, sürecinizde kusurlar olduğuna inanıyorsanız ve bunları iyileştirmek için yanıt vermiyorsanız, kendinizi daha büyük bir soruna hazırlıyorsunuz demektir. Bu nedenle, soruna yanıt vermek ve onu çözmek için çalışmak her zaman sizin yararınızadır. Bunu yapmak için bir plan gerekir. Süreç iyileştirme planı bu yedi adıma ayrılabilir.

1. Harita

İlk adım, iyileştirme gerektiren sürece ilişkin tam bir genel bakış elde etmektir. Bu süreci alın ve bir haritaya bölün. Sürecin her adımını kapsamlı bir şekilde haritalamak için ProjectManager'ın ücretsiz iş kırılım yapısını kullanabilirsiniz. Bu, süreçteki zayıflıkların nerede olduğu hakkında bir fikir edinmenize yardımcı olacaktır.

2. Analiz et

Artık söz konusu sürecin haritasını çıkardığınıza ve her adımın net bir şekilde tanımlandığına göre, sorunların nerede olabileceğini görmek için süreci analiz etmeniz gerekiyor. Adımların her birine yakından bakın ve gecikmeler, kaynakların aşırı tahsisi, çok fazla para harcanması, boşta kalan ekip üyeleri vb. gibi bir sorunun nerede olduğunu görün.

Bu sorunlu noktaları bulduktan sonra, nedenini ve gelecekte bundan nasıl kaçınılacağını ele almak için sorunun kaynağına kadar geriye doğru gidin. Size rehberlik etmesi için kök neden analizi yöntemi gibi araçları kullanabilirsiniz.

3. Yeniden Tasarım

Sorunun nedeni ortaya çıkarıldıktan sonra, onu iyileştirmek ve bir sonraki kullanımda sorunu önlemek için süreci yeniden tasarlamanın zamanı geldi. Bu noktada, tüm proje ekibini dahil etmek isteyeceksiniz.

Ne de olsa, süreç hakkında en derin bilgiye ve onunla ilgili uygulamalı deneyime sahip olanlar onlar. Dönülmemiş taş kalmadığından ve süreçte her şeyin belgelendiğinden emin olacaklar. Süreç iyileştirme için paha biçilmez bir kaynaktır ve dinlenilmelidir.

Süreci nasıl yeniden tasarlayacaklarına dair fikirlerini alın ve daha fazla çözüm için onlarla beyin fırtınası yapın. Ardından sunulan tüm çözümleri analiz edin ve hangisinin en iyi olduğunu ve süreci iyileştirme olasılığının en yüksek olduğunu belirleyin. Şimdi programı ve yeniden tasarımın doğasında olabilecek riskleri düşünmek isteyeceksiniz.

4. Ata

Sorunu belirlediniz ve bir çözüm buldunuz, şimdi üzerinde çalışmanız gerekiyor. Bu, kaynaklarınızı atamak anlamına gelir. Gidilecek kişiler, bu süreçten ve değişiminden etkilenen ekip üyeleri olacaktır. Ancak, gerekli becerilere sahip kuruluştaki diğer insanlara bu alanın ötesine geçmeniz gerekebilir.

Bir ekip oluşturduktan sonra, süreci nasıl yeniden tasarlayacakları ve neden önemli olduğu konusunda onlara ayrıntılı talimatlar verin. Bu adımda yardımcı olması için planda daha önce oluşturduğunuz haritayı kullanabilirsiniz.

5. Uygulama

Burası süreç iyileştirme planının uygulamaya konulduğu, yani ayrıntılı bir görev listesi ve atamaların oluşturulması anlamına gelir. Sürecin bu kısmı, tıpkı herhangi bir proje planını oluşturacağınız gibi, çıktıları görevlere bölerek ve her bir ekip üyesini bu görevlerle atayarak. Bir proje planlama yazılımı yardımcı olabilir.

Bir zaman çizelgesine sahip bir zamanlama oluşturmak ve görevleri, sürelerini ve bağımlılıklarını eklemek isteyeceksiniz.

6. İletişim

İletişiminiz ne kadar iyiyse proje o kadar iyi olur. Bu nedenle, planınızı ekibe iletmek için zaman ayırın ve onların üzerine düşeni tam olarak anladığından emin olun. Dinleyin, geri bildirime açık olun ve ekibin tüm süreç boyunca döngüde tutulacaklarını anladığından emin olun. Bu, satın alma yaratır ve yeni süreci benimsemelerine yardımcı olur.

7. Monitör

Ekip projeyi yürütürken ilerlemelerini izlemek önemlidir. İzleme, mikro yönetim değildir. Projeye bir pencere sağlar ve herhangi bir tweaks'in planlandığı gibi hareket etmesini sağlar.

Ayrıca, iyileştirme sürece uygulandığında, ekibin bunu takip ettiğinden emin olmak için izlemeniz gerekir. Sorunlar ortaya çıktıkça süreç yeniden başlar.

ProjectManager Süreç İyileştirme Planlarını Yönetir

Bir süreç iyileştirme planı, diğer proje planlarından farklı değildir. Planlama, zamanlama, ekip atama ve ilerlemelerini takip etmeyi gerektirir. ProjectManager, tüm bunları ve daha fazlasını yapabilen bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır.

Görevleri Yönetin ve Zaman Çizelgeleri Oluşturun

İyileştirilmesi gereken bir süreciniz olduğunda ve bu planı uygulamaya hazır bir planınız ve ekibiniz olduğunda, ProjectManager planın sorunsuz bir şekilde işlemesini sağlamak için ihtiyaç duyduğunuz kontrollerle birlikte gelir. Öncelikle görev listenizi yazılıma yükleyebilir ve bir proje oluşturabilirsiniz.

Görevlere bir süre verildiğinde, bir Gantt şeması zaman çizelgesinde görünürler. Artık darboğazları önlemek için bağımlı görevleri bağlayabilirsiniz. Değişiklikler varsa, ProjectManager programı düzenlemeyi kolaylaştırır. Görev başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini sürükleyip bırakmanız yeterlidir.

Ekip Üyeleri İşlerini Yönetebilir ve İşbirliği Yapabilir

Ekip üyeleri Gantt şeması proje görünümünden atanabilir, ancak aynı zamanda görevlerini bir görev listesi, takvim veya kanban görünümü ile yönetme seçeneğine de sahiptirler. Her görev, proje yöneticisinden ayrıntılı talimatlara ve hatta gerektiğinde eklenmiş belgelere ve resimlere sahip olabilir.

Ekip üyeleri daha sonra görev düzeyinde işbirliği yapabilir, yorum yapabilir, dosya ekleyebilir ve hatta diğer ekip üyelerini etiketleyerek onları getirebilir. Daha sonra e-posta ile bilgilendirilirler ve sohbete katılabilirler. ProjectManager bulut tabanlı olduğundan, uzak ekipler nerede olurlarsa olsunlar ve istedikleri zaman işbirliği yapabilirler.

İlerlemeyi Olduğu Gibi Takip Edin

Proje yöneticileri, tümü gerçek zamanlı olarak üst düzey bir görünümde altı farklı proje metriğini izlemek için gösterge tablosunu kullanabilir. Daha ayrıntılı bir görünüm için ProjectManager, tam olarak istediğiniz bilgileri gösterecek şekilde filtrelenebilen tek tıklamalı raporlara sahiptir. Raporlar, projeyi izlemek ve paydaşlara geri raporlamak için harikadır, bu nedenle her zaman döngüdedirler.

ProjectManager, herhangi bir süreci iyileştirmek için ihtiyacınız olan araçları sağlar. ProjectManager, bir süreç iyileştirme planı yapmaktan bu planı uygulamaya ve ilerlemesini izlemeye kadar, tümü ekip işbirliğini ve üretkenliği artırmak için yapılmış Gantt çizelgeleri ve kanban panoları gibi özelliklere sahiptir. Bugün 30 günlük ücretsiz denememizden yararlanarak bir sonraki süreç iyileştirme planınız için ProjectManager'ı kullanın.