Sanal Proje Yönetimi: Yararlar, Zorluklar ve Araçlar

Uzaktan çalışmak yaygın olmaktan öte, birçok nedenden dolayı bir zorunluluk haline geliyor. En iyi yetenekleri nerede yaşarlarsa yaşasınlar tutmanın avantajları vardır. Bir kuruluşun alt çizgisine yardımcı olur. Bazen, Tanrı'nın bir eylemi normal iş akışını bozabilir.

Sebep ne olursa olsun, sanal proje yönetimi, zaten zor olan bir projeyi yönetme görevine eklenen kendi zorluklarıyla birlikte gelir. Görevlendirme yapmak, kaynakları yönetmek, ilerlemeyi izlemek ve paydaşları güncellemek için geleneksel protokoller vardır, ancak farklı bir yerel veya yabancı ülkede olduklarında değil.

Sanal proje yönetiminin bu cesur yeni dünyasında nasıl gezinirsiniz? Buna geleceğiz, ama önce büyük resmi anlamak önemlidir.

Sanal Proje Yönetimi Nedir?

Sanal proje yönetimi, projelerin uzak veya sanal ekipler aracılığıyla yönetilmesi sürecidir. Ekipler farklı zaman dilimlerine dağıtıldığında, yine de atanmış görevler almaları gerekir ve bu işin programa uygun olduğundan emin olmak için izlenmeli ve izlenmelidir. Daha fazla ekip evden çalıştıkça, sanal proje yönetimi daha tanımlı hale geldi.

Projenin yaşam döngüsü ve bir projenin her yönünü kontrol eden çeşitli disiplinler gibi temeller aynı kalsa da, bir fark vardır. Ve bu büyük bir tane. Yönetilen bu ekipler tek bir yerde değil, dünyanın dört bir yanına dağılmış durumda. Birinin ekibiyle fiziksel temasının olmaması, proje yöneticilerinin aşması gereken yeni engeller yaratır.

Sanal ekipler gitmiyor. Büyüyorlar ve proje yöneticileri kayıtsız kalmamalı ve eski kuralların hala geçerli olduğuna inanmamalı. İşler değişiyor ve proje yöneticileri de onlarla birlikte değişmeli ve proje yönetimini dijital çağa taşımalı.

Neyse ki, proje yönetimi araçları bir süredir analogdan dijitale geçiyor ve bu geçişle birlikte verimlilik ve üretkenlik artıyor. Bu nedenle, sanal proje yönetimine geçiş, ilk bakışta göründüğü büyük sıçramadır. Ama önce, trende ve neden göz ardı edilemeyeceğine bakalım.

Sanal Proje Yönetimindeki Yükseliş Neden?

Sanal proje yönetiminin popülerlik kazanmasının birçok nedeni vardır. Gerçek şu ki, birçok ekip, programları üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmak için iş yerinde daha fazla esneklik talep ediyor. Bunun nedeni, küçük çocuklara sahip olmak ve onlarla evde kalmak istemek veya iş ve ev hayatı arasında bir denge bulmak olabilir.

Müteahhitleri taşeron olarak işe alma eğiliminin bazı beklenmedik sonuçları oldu. Kuruluşlar, kendileriyle birlikte olmayan ekiplerle çalışmaya daha alıştıkça ve rahat oldukça, sanal ekipler ve sanal proje yöneticileri fikrine de ısındılar.

Yeni Teknoloji ve Yeni Nesil

Bu, uzaktan çalışanları yönetmeyi kolaylaştıran teknolojik gelişmelerle el ele gider. Sanal bir ofisin geliştirilmesi, viral proje yönetimine geçişi çok daha sorunsuz hale getirdi.

Çalışanların nesiller arası değişimi, sanal proje yönetiminin yükselişinde de rol oynuyor. Yeni çalışanlar işgücüne giriyor, ancak uyum sağlayabilen daha yaşlı çalışanlar sanal ekiplerin yardımıyla kalıyor.

Bu, gençlerin coşkusu ve yeni fikirlerden güç alan, ancak daha yaşlı ekip üyelerinin deneyim ve becerilerine bağlı olan daha da üretken bir ekip yaratır. Ayrıca, birçok genç çalışan sanal ekiplerde çalışmaktan etkileniyor. Genellikle dijital araçlara daha aşinadırlar ve özgürlüğü takdir ederler. Neyse ki, bunların hiçbiri iyi proje yönetiminin merkezi kiracılarını tehlikeye atmaz.

Sonuçlar Hakkında

ROWE veya yalnızca sonuç odaklı çalışma ortamı, ilgi çeken bir yönetim stratejisidir. Çalışanların gerekli sonuçları karşıladıkları sürece şartları ve zamanı belirlemelerine izin verme konsepti. Bu, sanal ekiplerin büyümesine ve bunu yaparken sanal proje yönetimine yardımcı oldu.

Aslında, ROWE'nin çalışması için hem yöneticiler hem de ekipleri, sanal proje yönetiminin temel taşı olan açık ve etkili iletişimi kolaylaştırmalıdır.

İlgili: Her PM'nin Bilmesi Gereken İletişim Yönetimi Teknikleri

Sanal Proje Yönetiminin Faydaları Nelerdir?

Sanal proje yönetiminin avantajları, sanal ekiplere sahip olmanın faydalarına bağlıdır. Ne de olsa sanal proje yönetimi, yalnızca bu uzak ekipleri yönetmenin bir yöntemi olarak var.

Sonuçlarınız İçin İyi

Bir işletme için muhtemelen en ikna edici olanı, onun kârlılığı üzerindeki etkisidir. Bunları yönetmek için sanal ekiplere ve sanal proje yönetimine sahip olmak, daha az ofis alanı, daha az ekipman, daha az elektrik faturası vb. anlamına gelir.

Daha Fazla Yeteneğe Erişin

Daha önce belirtildiği gibi, sanal proje yönetimi, bölgenizin ötesinde yetenekleri çekmek için harika bir cazibe olan sanal ekipler anlamına gelir. Bu, kaç kuruluşun sanal proje yönetimine sahip olmanın önemini çerçevelediğidir, ancak her zaman ele alınmayan şey, uzak ekiplerin de bu yeteneğin elde tutulmasına nasıl yardımcı olduğudur.

Daha Yüksek Çalışan Tutma

Sanal olarak yönetirken, kuruluşunuz yalnızca coğrafi erişiminin ötesindeki yetenekleri çekmekle kalmaz, aynı zamanda bu vasıflı çalışanları elde tutar. Daha fazla çalışan, yaşam ve iş dengesi talep ediyor. Sanal bir ekibin parçası olmak genellikle onlara küçük çocuklara bakma, saatlerini ayarlama ve onları kuruluşa sadık tutan diğer avantajlardan yararlanma esnekliği sağlar. Huzursuz olma ve başka bir yerde iş arama olasılıkları daha düşüktür.

Daha Fazla Verimlilik

Mantıksız görünse de sanal proje yönetimi üretkenliği artırır. Global Workplace Analytics'in yaptığı bir ankete göre, "tipik bir işveren, yarı zamanlı telecommuter başına yılda ortalama 11.000 dolar tasarruf edebilir. Birincil tasarruf, artan üretkenliğin, daha düşük gayrimenkul maliyetlerinin, azalan devamsızlık ve cironun ve daha iyi afet hazırlığının sonucudur.” Buna daha az seyahat süresi ve gereksiz toplantılar bile dahil değil.

Sanal Proje Yönetiminin Zorlukları

Bu, sanal proje yönetiminin zorlukları olmadığı anlamına gelmez. Her zaman aşılması gereken engeller olacaktır.

Güven Oluşturma

Bir numaralı sorun güvendir. Bu herhangi bir proje için geçerlidir. Ekiplere, işe alınmalarını sağlayan becerilerle görevlerini ellerinden gelen en iyi şekilde yerine getirmeleri için güvenilmelidir.

Ekibinizin ofiste yanınızda olmaması, onların omzunun üzerinden baktığınız zaman yapacakları kadar özenle çalışamayacaklarına dair bir korku yaratır. Gerçek şu ki, güven oluşturmak zaman alır ve sanal proje yönetiminde yeni olan bir şirket kültüründe çalışıyorsanız bu uzun zaman alabilir.

İzleme süreci

Güven konusundaki ilerleme türlerini izleyebilme ve izleyebilme. Ancak ekibinizin çok çalışacağına inancınız tam olsa bile, elektronik tablolarına değer herhangi bir proje yöneticisi, çalışmalarını ölçmek için metrikler olmadan işlerin hızla kontrolden çıkabileceğini bilir.

Yönetilecek sanal ekiplerin olması, ilerlemeyi izlemeyi ve izlemeyi zorlaştırır. Sadece ofislerine girip bir güncelleme alamazsınız veya süreçte nerede olduklarını göremezsiniz.

Ofis Kültürü

Kuruluşunuzdaki kurumsal kültür bir avantaj veya zorluk olabilir, ancak büyük olasılıkla ortadan kaldırılması gereken başka bir engeldir. Kolunuz sanal proje yönetiminin projelere ve organizasyonlara nasıl yardımcı olabileceğini not ettiği sürece bir listeyle bile, eski alışkanlıklar zor ölür. Yöneticiler sanal proje yönetimi fikrini kabul etmezlerse, başarısız olmaya mahkumdur. Ancak bu gerçek kabulü tepeden almak zor olabilir.

Yavaş İletişim

Zaman, bir projedeki üçlü kısıtlamalardan biridir. Kolaylaştırma süreci, projelerin nasıl daha verimli çalıştığıdır. Ancak sanal proje yönetimi ve dağıtılmış ekiplerle çalışırken, genellikle bir görevin atanması ile yürütülmesi arasında bir gecikme olabilir.

Ayrıca herhangi bir proje için çok önemli olan günlük iletişim de vardır. İletişim için bir kanala sahip olmak çok önemlidir, e-postadan daha acil bir şeydir ve insanların buna dikkat etmesini sağlar.

Sanal Proje Yönetimi için Araçlar

Bu zorlukların üstesinden gelmek ve avantajlardan yararlanmak, sanal proje yönetimi araçlarının devreye girdiği yerdir. Daha fazla insan uzaktan çalışıyor ve daha fazla yönetici bu işi sanal olarak kontrol etmek zorunda kalıyor. Bunlar, yöneticilerin ve ekiplerin işlerini daha iyi yapmalarına yardımcı olan araçlardan bazılarıdır.

G Suite

Google Cloud'dan G Suite, tüm ofis yazılımlarınız tek çatı altında. İşletmeler için Gmail, Dokümanlar, Drive, Takvim ve daha fazlasını içermekle kalmaz, aynı zamanda çevrimiçi olarak depolanır ve ekiplerle paylaşılması kolaydır. Toplantılar ayarlanabilir ve Takvim ekibi uyarır. Ekip üyeleri belgeler üzerinde gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabilir. Bu, sağlam sanal proje yönetimine götüren kağıt sanal izdir.

yakınlaştır

Zoom, sanal proje yönetimi için çevrimiçi iletişimde sanal lider olarak öne çıkan bir video konferans yazılımıdır. Brifingler, toplantılar ve bire bir tartışmalar için harikadır. Hizmet, geçmişte sahip olduğu güvenlik açıklarını kapatmak için yakın zamanda şifreler ekledi.

Proje Yönetim Yazılımı

Verimlilik araçları ve video konferans, sanal proje yönetimini ayakta tutan sütunlardan yalnızca ikisidir. Ancak proje yönetim yazılımı olmadan ayakta duramaz.

Proje yönetimi yazılımının yaptığı şey, sanal ekiplerin birlikte daha iyi çalışmasını ve yöneticilerin ilerlemeyi atamasını, izlemesini ve izlemesini sağlamaktır. Bunu bir dizi özellik ile yapar. Bunu nasıl yaptığını daha iyi göstermek için ödüllü ProjectManager'a bakalım.

Yazılımla Sanal Proje Yönetimi Nasıl Yapılır?

Her şeyden önce, ProjectManager bulut tabanlı bir proje yönetim yazılımıdır. Bu, verilerin gerçek zamanlı olarak toplandığı ve internet bağlantısı olan herkesin yazılımda oturum açabileceği ve ekiple çalışabileceği anlamına gelir. Projeleri sanal olarak yönetiyorsanız, size canlı veri ve iletişim sağlayan bulut tabanlı bir araç isteyeceksiniz.

Sanal Ekip Yönetimi

Ekipleri yönetmek için önce onları çalıştırmanız gerekir. ProjectManager, bir projeye başlamayı kolaylaştırır. Bir görev tablosu yükleyebilir, bir projeyi başka bir yazılımdan dışa aktarabilir ve ardından bunu ProjectManager'a aktarabilir veya süreç boyunca size yol göstermesi için yerleşik şablonlardan birini kullanabilirsiniz.

Ekipler dağıtıldığında atama bir sorun gibi görünebilir, ancak yeni bir projeniz olduğunda ekibi yazılıma davet edin ve onlara görevler atamaya başlayın. Ekip, bir açılır menüde toplanır; her göreve bir veya daha fazlasını atayın.

Programlar Yapın ve Onlara Bağlı Kalın

Birden çok proje görünümü vardır ve çevrimiçi Gantt şeması, yöneticilerin yararlı bulacağı bir şeydir. Bir proje zaman çizelgesi boyunca zamanlayabilir, görev bağımlılıklarını bağlayabilir ve kilometre taşları belirleyebilirler.

Görevler yürütüldüğünde, ekipler durumlarını güncelledikçe ilerleme, başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​arasındaki görev çubuğunda gölgelendirme olarak gösterilir. Bu şeffaflık ve hesap verebilirlik düzeyi, sanal ekiplerin yolda kalmasına ve projelerin hareket etmesine yardımcı olur.

Her Yerden İşbirliği Yapın

Fakat fiziksel olarak ayrı olduklarında ekiplerin birlikte çalışmasına nasıl yardımcı olabilirsiniz? Ekiplere görevler atandığında, işbirliği yapacakları bir platformları olur. Her görevin, bir e-posta uyarısını tetikleyen yorum eklemek için bir yeri vardır, böylece ekip üyeleriniz nerede olurlarsa olsunlar birlikte daha iyi çalışabilirler.

ProjectManager sınırsız dosya depolama alanına sahiptir ve kullanıcılar göreve gerektiği kadar belge ve görüntü ekleyebilir. Göreve atanmamış birini bile etiketleyebilir ve onları sohbete dahil edebilirler.

Ekiplerin doğru zamanda doğru göreve odaklanmasını sağlamak bir sorun olabilir. ProjectManager tarafından sunulan proje görünümlerinden biri, iş akışını görselleştiren bir kanban panosudur. Görevler önceliğe göre etiketlenebilir, ekip üyelerini üretken tutarken yönetici ve diğer ekip üyeleri için üretim sürecine şeffaflık sunar.

Üretkenliği ve Proje İlerlemesini Takip Edin

Ancak ekip üyelerinin ne yaptığını görmek, şu ana kadar yalnızca bir proje yöneticisi edinecek. Daha fazla veriye ihtiyaçları var.

ProjectManager, gerçek zamanlı gösterge panosu ile projenin ilerlemesinin üst düzey bir görünümünü sunar. Yazılım, proje verilerini otomatik olarak sıkıştırır ve bunları paydaş toplantıları için harika olan okunması kolay çizelgeler ve grafikler halinde sunar.

Proje ölçümleri üzerinde daha fazla kontrole sahip olmak istiyorsanız, ProjectManager'da yalnızca istediğiniz bilgileri gösterecek şekilde filtrelenebilen basit bir raporlama aracı vardır. Ayrıca ekibinizin iş yükünü dengede tutmanıza yardımcı olan bir kaynak yönetimi özelliği de bulunmaktadır. Sanal ekipleri yönettiğinizi unutabilirsiniz.

ProjectManager, ekiplerin organize olmasına yardımcı olan ödüllü bir yazılımdır. Planlama, izleme ve raporlamadan, bir projenin her aşaması daha fazla üretkenlik için yönetilir ve kontrol edilir. Bu 30 günlük ücretsiz deneme sürümünü alarak ProjectManager'ın sanal proje yönetiminize bugün nasıl yardımcı olabileceğini görün.