Variação de cronograma: o que é e como calculá-lo?

Os gerentes de projeto são responsáveis ​​por tarefas em todas as partes de um negócio. Eles precisam agendar trabalho, gerenciar pessoas, gerenciar orçamentos e disputar tecnologia – só para citar alguns.

Se você tivesse que resumir e definir a função principal de um gerente de projeto em apenas uma frase, seria algo como “Os gerentes de projeto garantem que o trabalho seja concluído no prazo e dentro do orçamento”.

Mas como um gerente de projeto realmente sabe se um projeto está dentro do cronograma ou atrasado? Eles usam um cálculo poderoso que quantifica e mede o progresso do projeto chamado variação de cronograma.

A variação do cronograma pode ser calculada manualmente, mas é muito mais eficaz usar o software de gerenciamento de projetos para que ele possa atualizar dinamicamente e mudar em tempo real à medida que o projeto avança. Com o ProjectManager, você pode acompanhar dados planejados versus dados reais com gráficos de Gantt, painéis e relatórios para nunca ficar para trás.

O que é Variação de Horário?

A variação do cronograma (SV) é um cálculo que mede se um projeto está no caminho certo, calculando o progresso real em relação ao progresso esperado.

A variação de cronograma permite que os gerentes de projeto tragam dados para a conversa. Em vez de dizer: “O projeto está um pouco atrasado”, pode-se dizer: “O projeto está 20% atrasado em relação ao que deveria estar”.

Como calcular a variação do cronograma

Para calcular a variação do cronograma, subtraia o custo orçado do trabalho agendado (BCWS) do custo orçado do trabalho realizado (BCWP). Todos os valores utilizados serão um valor monetário (USD, GBP, etc.). Aqui está a fórmula:

BCWP – BCWS = SV

Às vezes você verá esta fórmula como EV – PV , mas significa a mesma coisa: EV (Valor Acumulado) – PV (Valor Planejado) = SV

Para utilizar esta fórmula, primeiro precisamos definir BCWP e BCWS:

• BCWP (Custo Orçado do Trabalho Realizado): Este é o valor do orçamento do trabalho que já foi concluído. (Orçamento total do projeto) X (A porcentagem de trabalho que foi concluída)
• BCWS (Custo Orçado do Trabalho Programado): Este é o valor do orçamento do trabalho que se espera que tenha sido concluído até agora. (Orçamento total do projeto) X (Porcentagem de trabalho que deveria ser feito até agora, com base no tempo decorrido)

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Um exemplo de cálculo

Para ajudá-lo a entender completamente esse cálculo, vamos usar um cenário de exemplo e inserir os números. Digamos que você esteja gerenciando um projeto que durará 20 dias e o orçamento total do projeto é de $ 100.000.

Neste exemplo, você está 10 dias (ou 50%) no projeto, então você deve ter concluído $ 50.000 (50% do orçamento total) de trabalho neste ponto. Mas, infelizmente, você realmente só terminou $ 25.000 de trabalho.

Aqui está o que parece quando você insere os números em nossa fórmula de variação de cronograma:

BCWP (US$ 25.000) – BCWS (US$ 50.000) = SV (-US$ 25.000)

Então, para expressar a variação do cronograma como uma porcentagem, basta dividir:

SV (-$ 25.000) / BCWS ($ 50.000) = -.5 ou -50%

Esse número indica que seu projeto está 50% atrasado em relação ao que deveria estar neste momento. Se o número resultante for um número positivo, seu projeto está adiantado. Se a variação do cronograma for zero, então o projeto está exatamente onde deveria estar!

Por que a variação de cronograma é importante

Saber se um projeto está adiantado ou atrasado e acima ou abaixo do orçamento é uma responsabilidade central de um gerente de projeto. Os gerentes de projeto têm a confiança de suas equipes e de suas empresas para manter o controle dos projetos pelos seguintes motivos:

1. A entrega do projeto afeta o resultado final. Se um projeto está atrasado, os clientes e as partes interessadas internas podem perder financeiramente. Quando isso acontece, ameaça a reputação da empresa – o que pode levar a prejuízos futuros!
2. A desorganização afeta as equipes internas. Se os projetos saírem dos trilhos e os atrasos acontecerem com frequência, as equipes provavelmente perderão o moral e a motivação. As equipes ficam mais felizes quando seu trabalho duro compensa no final de um projeto. No entanto, quando um projeto para ou parece nunca terminar, os membros da equipe começam a perder a fé.

Usando um painel de gerenciamento de projetos para calcular SV

Embora o cálculo seja simples, pode rapidamente se tornar uma tarefa tediosa processar os números manualmente, considerando que os cálculos devem ser refeitos todos os dias à medida que o projeto muda.

Em grandes projetos, manter o controle de milhares de pontos de dados torna-se impossível. É por isso que gerentes de projeto experientes optam por usar um painel de projeto para executar seus cálculos, economizando tempo e recursos valiosos.

Painéis do ProjectManager para variação de cronograma

O software do ProjectManager foi projetado por gerentes de projeto profissionais depois que eles perceberam a necessidade de melhores ferramentas em seus próprios projetos. Ao gerenciar qualquer projeto, especialmente os grandes, o tempo de um PM é mais bem gasto levando o trabalho adiante – não executando equações o dia todo.

Nossos painéis de projeto são criados para fornecer informações em tempo real sobre tarefas, equipes e orçamentos. Aqui está como eles funcionam.

Insira recursos e orçamentos

Ao criar um novo projeto, comece adicionando o orçamento total do projeto. Esse número funcionará como um ponto de referência à medida que o trabalho avança, e serão gerados gráficos que permitem ver rapidamente se o projeto está dentro do orçamento ou corre o risco de ser ultrapassado.

Além disso, você adicionará dois tipos de recursos ao seu novo projeto: pessoas e coisas. As pessoas são membros internos da equipe e contratados externos que trabalharão no projeto. Coisas são outros recursos que têm custos como aluguel de quartos, equipamentos e viagens.

Dados acumulados automaticamente

Quando você define uma taxa de custo para cada pessoa e essa pessoa registra o tempo em suas tarefas, o software organiza automaticamente os dados no painel. O mesmo vale para custos de recursos não humanos – os dados são acumulados no painel para facilitar a visualização.

Essas informações podem ser usadas para ver, em tempo real, se o cronograma de um projeto e seu orçamento estão acima ou abaixo da meta. A variação do cronograma é calculada automaticamente.

Um olhar mais atento aos painéis

A variação do cronograma é apenas uma das métricas que serão calculadas automaticamente para você. Além da variação, você também verá gráficos para

• Saúde: Uma visão geral do ritmo e progresso de todo o trabalho do projeto
• Tarefas: Um detalhamento de quais tarefas foram iniciadas, concluídas ou ainda a serem trabalhadas
• Progresso: uma visão ampliada do progresso de cada tarefa, para ver onde está cada parte do trabalho
• Tempo: Uma olhada na conclusão planejada versus real do projeto
• Carga de trabalho: uma representação visual da carga de trabalho e disponibilidade de cada membro da equipe

ProjectManager é o melhor software de agendamento

O painel do projeto é apenas uma pequena parte do pacote de software oferecido pelo ProjectManager. O software é usado por milhares de equipes e empresas, incluindo NASA, Volvo e Bank of America, para planejamento de projetos, colaboração, monitoramento e relatórios.

Nossos poderosos gráficos de Gantt permitem que os usuários planejem projetos de qualquer tamanho. Insira tarefas com datas de início e de conclusão e elas são plotadas em uma linha do tempo visual, facilitando a visualização de todo o projeto de relance.

Mas isso é apenas uma pequena parte de como nossa ferramenta ajuda você a gerenciar o cronograma do seu projeto. Para uma breve visão geral, dê uma olhada neste pequeno vídeo tutorial.

Os membros da equipe também adoram o ProjectManager porque simplifica o gerenciamento do trabalho. Eles podem ver o trabalho que precisa ser feito em listas de tarefas, quadros kanban e calendários.

Para ver o software do ProjectManager em ação e calcular a variação do cronograma do seu projeto, faça um teste gratuito de 30 dias. Por 30 dias, você poderá usar todas as poderosas ferramentas de gerenciamento de projetos que oferecemos, sem nenhum custo para você. Obtenha planejamento, monitoramento, relatórios e colaboração em um único pacote de software. Clique aqui para iniciar sua avaliação gratuita hoje!