Variazione della pianificazione: che cos'è e come faccio a calcolarla?

I project manager sono responsabili delle attività in ogni parte di un'azienda. Devono pianificare il lavoro, gestire le persone, gestire i budget e litigare con la tecnologia, solo per citarne alcuni.

Se dovessi riassumere e definire la funzione principale di un project manager in una sola frase, sarebbe qualcosa del tipo: "I project manager assicurano che il lavoro sia finito in tempo e nel rispetto del budget".

Ma come fa un project manager a sapere se un progetto è nei tempi previsti o se è in ritardo? Usano un potente calcolo che quantifica e misura l'avanzamento del progetto chiamato varianza di pianificazione.

La varianza della pianificazione può essere calcolata manualmente a mano, ma è molto più efficace utilizzare un software di gestione dei progetti in modo che possa aggiornarsi dinamicamente e cambiare in tempo reale man mano che il progetto avanza. Con ProjectManager, puoi tenere traccia dei dati pianificati rispetto a quelli effettivi con diagrammi di Gantt, dashboard e report in modo da non rimanere mai indietro.

Che cos'è la variazione di pianificazione?

La varianza della pianificazione (SV) è un calcolo che misura se un progetto è sulla buona strada calcolando l'avanzamento effettivo rispetto all'avanzamento previsto.

La variazione della pianificazione consente ai project manager di inserire i dati nella conversazione. Invece di dire: "Il progetto è un po' indietro", si potrebbe dire: "Il progetto è indietro del 20% rispetto a dove dovrebbe essere".

Come calcolare la varianza della pianificazione

Per calcolare la varianza del programma, sottrarre il costo preventivato del lavoro programmato (BCWS) dal costo preventivato del lavoro svolto (BCWP). Tutti i valori utilizzati saranno una cifra monetaria (USD, GBP, ecc.). Ecco la formula:

BCWP – BCWS = SV

A volte vedrai questa formula come EV – PV , ma significa la stessa cosa: EV (Earned Value) – PV (Planned Value) = SV

Per utilizzare questa formula, dobbiamo prima definire BCWP e BCWS:

• BCWP (Budgeted Cost of Work Performed): Questo è il valore di budget del lavoro che è già stato completato. (Budget totale del progetto) X (Percentuale di lavoro completata)
• BCWS (Budged Cost of Work Scheduled): questo è il valore di budget del lavoro che dovrebbe essere completato a questo punto. (Budget totale del progetto) X (Percentuale di lavoro che dovrebbe essere svolto a questo punto, in base al tempo trascorso)

Correlati: modelli di pianificazione del progetto

Un esempio di calcolo

Per aiutarti a comprendere appieno questo calcolo, utilizziamo uno scenario di esempio e inseriamo i numeri. Diciamo che stai gestendo un progetto che durerà 20 giorni e il budget totale del progetto è di $ 100.000.

In questo esempio, ti mancano 10 giorni (o il 50%) nel progetto, quindi a questo punto dovresti aver completato $ 50.000 (50% del budget totale) di lavoro. Ma, sfortunatamente, hai davvero finito solo $ 25.000 di lavoro.

Ecco come appare quando inserisci i numeri nella nostra formula di varianza del programma:

BCWP ($ 25.000) – BCWS ($ 50.000) = SV (-$ 25.000)

Quindi, per esprimere la varianza della pianificazione in percentuale, è sufficiente dividere:

SV (-$ 25.000) / BCWS ($ 50.000) = -.5 o -50%

Questa cifra ti dice che il tuo progetto è indietro del 50% rispetto a dove dovrebbe essere in questo momento. Se il numero risultante è positivo, il tuo progetto è in anticipo sulla pianificazione. Se la variazione della pianificazione risulta pari a zero, il progetto è esattamente dove dovrebbe essere!

Perché la variazione della pianificazione è importante

Sapere se un progetto è in anticipo o in ritardo e fuori o sotto il budget è una responsabilità fondamentale di un project manager. I project manager si fidano dei loro team e delle loro aziende per mantenere il controllo dei progetti per i seguenti motivi:

1. La consegna del progetto influisce sulla linea di fondo. Se un progetto è in ritardo, i clienti e le parti interessate interne rischiano di perdere finanziariamente. Quando ciò accade, minaccia la reputazione dell'azienda, il che può portare a perdite future!
2. La disorganizzazione colpisce i team interni. Se i progetti scivolano fuori dai binari e si verificano spesso ritardi, è probabile che i team perdano morale e motivazione. I team sono i più felici quando il loro duro lavoro viene ripagato alla fine di un progetto. Tuttavia, quando un progetto si blocca o un progetto sembra non finire mai, i membri del team iniziano a perdere la fiducia.

Utilizzo di un dashboard di gestione del progetto per calcolare SV

Sebbene il calcolo sia semplice, può diventare rapidamente un compito noioso sgranocchiare i numeri a mano, considerando che i calcoli dovrebbero essere rielaborati ogni giorno man mano che il progetto cambia.

Su progetti di grandi dimensioni, tenere traccia di migliaia di punti dati diventa impossibile. Ecco perché i project manager esperti scelgono di utilizzare un dashboard di progetto per eseguire i loro calcoli, risparmiando tempo e risorse preziose.

Dashboard di ProjectManager per la variazione della pianificazione

Il software di ProjectManager è stato progettato da project manager professionisti dopo aver notato la necessità di strumenti migliori per i propri progetti. Quando si gestisce qualsiasi progetto, in particolare quelli di grandi dimensioni, è meglio dedicare il tempo di un PM a portare avanti il ​​lavoro, non a eseguire equazioni tutto il giorno.

I nostri dashboard di progetto sono creati per fornirti informazioni in tempo reale su attività, team e budget. Ecco come funzionano.

Inserisci risorse e budget

Quando crei un nuovo progetto, inizia aggiungendo il budget totale del progetto. Questo numero fungerà da punto di riferimento man mano che il lavoro avanza e verranno generati grafici che ti permetteranno di vedere rapidamente se il progetto rientra nel budget o rischia di andare oltre.

Inoltre, aggiungerai due tipi di risorse al tuo nuovo progetto: persone e cose. Le persone sono membri del team interno e appaltatori esterni che lavoreranno al progetto. Le cose sono altre risorse che hanno costi come affitto di camere, attrezzature e viaggi.

I dati si arrotolano automaticamente

Quando imposti una tariffa per ogni persona e quella persona registra il tempo sulle proprie attività, il software organizzerà automaticamente i dati nella dashboard. Lo stesso vale per i costi delle risorse non umane: i dati vengono inseriti nella dashboard per una facile visualizzazione.

Queste informazioni possono essere utilizzate per vedere, in tempo reale, se la pianificazione di un progetto e il suo budget sono fuori o sotto l'obiettivo. La variazione della pianificazione viene calcolata automaticamente.

Uno sguardo più da vicino ai dashboard

La varianza della pianificazione è solo una delle metriche che verranno calcolate automaticamente per te. Oltre alla varianza, vedrai anche i grafici per

• Salute: una panoramica del ritmo e dell'avanzamento di tutto il lavoro del progetto
• Compiti: un'analisi di quali attività sono state avviate, completate o ancora da svolgere
• Avanzamento: uno sguardo ingrandito allo stato di avanzamento di ogni attività, per vedere dove si trova ogni pezzo di lavoro
• Tempo: uno sguardo al completamento del progetto pianificato rispetto a quello effettivo
• Carico di lavoro: una rappresentazione visiva del carico di lavoro e della disponibilità di ciascun membro del team

ProjectManager è il miglior software di pianificazione

La dashboard del progetto è solo un piccolo pezzo della suite software offerta da ProjectManager. Il software è utilizzato da migliaia di team e aziende, tra cui NASA, Volvo e Bank of America, per la pianificazione, la collaborazione, il monitoraggio e il reporting dei progetti.

I nostri potenti diagrammi di Gantt consentono agli utenti di pianificare progetti di qualsiasi dimensione. Inserisci le attività con le date di inizio e di scadenza e vengono tracciate su una sequenza temporale visiva, semplificando la visualizzazione dell'intero progetto a colpo d'occhio.

Ma questa è solo una piccola parte di come il nostro strumento ti aiuta a gestire la pianificazione del tuo progetto. Per una breve panoramica, dai un'occhiata a questo breve video tutorial.

I membri del team amano anche ProjectManager perché semplifica la gestione del lavoro. Possono vedere il lavoro che deve essere svolto in elenchi di attività, bacheche kanban e calendari.

Per vedere il software di ProjectManager in azione e calcolare la variazione di pianificazione del tuo progetto, fai una prova gratuita di 30 giorni. Per 30 giorni potrai utilizzare tutti i potenti strumenti di gestione dei progetti che offriamo, senza alcun costo per te. Ottieni pianificazione, monitoraggio, reportistica e collaborazione in un'unica suite software. Clicca qui per iniziare la tua prova gratuita oggi!