Her PM'nin Bilmesi Gereken 5 Proje Yönetim Tekniği

Proje yönetimi dünyası çok geniştir. Birçok endüstriyi kapsar ve bir dizi beceri gerektirir. Ancak bu farklı disiplini birbirine bağlayan ortak nokta, proje yöneticilerinin işi yapmak için kullandıkları tekniklerdir.

Proje yönetimi teknikleri, projeleri planlamayı ve yönetmeyi daha kolay ve daha etkili hale getirir. Alan veya endüstriden bağımsız olarak herhangi bir projeye uygulanabilirler. Ve proje yönetimi yazılımıyla birlikte kullanıldığında zamandan tasarruf etmeye ve maliyetleri düşürmeye yardımcı olurlar.

Aralarından seçim yapabileceğiniz birçok proje yönetimi tekniği vardır. İşte her proje yöneticisinin projelerini kontrol etmek ve başarılı sonuçlara yönlendirmek için bilmesi gereken en iyi beş şey.

1. İş Döküm Yapısı (WBS)

Büyük ve küçük projeler ilk bakışta bunaltıcı gelebilir. Yapılacak çok şey var. Sadece atlayıp yüzmeyi öğrenme fikri, projelerin kayıp zaman ve maliyetlerde boğulmasıdır. Her deneyimli proje yöneticisinin bildiği gibi, eyleme geçmeden önce her şeyin planlanması gerekir.

İş kırılım yapısı (WBS), işi daha küçük, daha yönetilebilir parçalar halinde organize etmenin bir yoludur. Proje Yönetimi Bilgi Birimi'ne (PMBOK) göre, WBS “ekip tarafından yürütülecek işin teslim edilebilir odaklı hiyerarşik bir ayrıştırmasıdır”.

Bunun anlamı, WBS'nin projedeki her görevin grafik gösterimidir. En üstte, tamamlanmış projeye götüren daha büyük görevleri temsil eden bir kutuya (veya kutulara) sayfa aşağı inen bir çizgiye sahip nihai ürün bulunur. Bu kutuların her biri daha sonra daha küçük görevlere giden çizgilerle birleştirilir.

Böl ve fethet

Bir iş kırılım yapısı kullanmak, proje kapsamını proje ekibi tarafından üzerinde çalışılabilecek daha küçük parçalara ayırmanıza olanak tanır. İKY'de seviyeler aşağı indikçe, daha fazla tanım ve ayrıntı vardır. Bu, proje için bir tür görev haritası sağlar.

İKY, ana çıktıları belirleyen ve daha sonra bunları daha küçük ve daha küçük alt çıktılara bölen tüm ekip tarafından oluşturulur. Bu süreç, ekip görevin tamamlanabileceği, bu görevi kimin alacağı bir noktaya gelene kadar devam eder.

Bir WBS bir projeyi tanımlar ve organize eder, ancak aynı zamanda görevlerden daha fazlasını parçalamak için de kullanılabilir. Bütçeler, bir şubenin iyi tanımlanmadığı durumlarda, arıza planına ve hatta risklere göre hesaplanabilir. Ücretsiz bir İKY şablonuyla başlayın.

2. Gantt Şeması

Bir Gantt şeması başka bir görsel proje yönetimi tekniğidir, ancak bunun bir proje yöneticisi için daha da fazla uygulaması vardır. Gantt şeması oluşturmak bir tekniktir, ancak bu tekniğin yürütülmesini çok daha kolay hale getirmek için bir Gantt şeması aracıyla birleştirilebilir.

Gantt çizelgeleri, bir veya birden fazla proje üzerinde planlama ve zamanlama görevlerinden daha fazlasına yardımcı olabilir. Ayrıca tüm projeleri planlayabilir ve programlayabilir, sprintlerde ve kilometre taşlarında plan yapabilir, ekiplerin çalışmalarını zamanlayabilir ve projenizdeki planlanan ve gerçek zaman çizelgelerini karşılaştırabilirsiniz.

ProjectManager'daki çevrimiçi Gantt şemasını kullanıyorsanız, yalnızca tıklayıp sürükleyerek programları gerektiği gibi ayarlama ve hatta bağımlı görevleri bağlama özgürlüğüne sahipsiniz. Görev bağımlılıkları, bir diğeri tamamlanana kadar başlatılamayan görevler olduğunda kullanılır. Ekip üyelerinin kesinti veya bloke olmaması için ProjectManager'da bağlanabilirler.

Artık her görev bireysel ekip üyelerine atanabilir ve proje yöneticileri, projeyi yolunda tutmak için yaklaşan son tarihlerdeki bildirimleri otomatikleştirebilir. Ekip durumunu güncellediğinde, bu bilgiler ProjectManager'a anında yansıtılır, böylece herkes her zaman aynı sayfada olur.

3. PERT

PERT, program değerlendirme ve gözden geçirme tekniği anlamına gelen bir kısaltmadır. Zaman tahminlerine yardımcı olacak bir proje yönetimi tekniğidir. Zamanlama, bir projenin zamanında tamamlanması için çok önemlidir, ancak aynı zamanda belirlenen bütçe dahilindedir. Ne kadar uzun süre çalışırsanız, o kadar çok ödersiniz.

Peki, PERT nasıl çalışır? Birçok basit istatistiksel yöntem kullanarak olasılıkları yönetir. PERT, yukarıda tartışılan WBS'yi kullanarak görevleri ayrıntılı etkinliklere ayırır, ardından birbirine bağlı olan etkinlikleri belirlemek için bunları bir Gantt şemasına ekler. Bu verilerden, faaliyetler ağının ve bunların karşılıklı bağımlılıklarının açıklayıcı bir haritasını yaratırsınız.

İlgili: Gantt Şeması vs. PERT Şeması vs. Ağ Şeması

Haritada, bir düğüm bir olayı temsil eder ve faaliyetler, sırasına göre bir olaydan diğerine çizilen oklarla temsil edilir. Buradan her bir aktivite için en erken zaman (TE) ve en geç zaman (TL) ve her aktivite için boş zaman bulunur.

4. Kritik Yol Yöntemi (CPM)

Kritik Yol Metodu (CPM), proje yönetimi tekniklerinin temel taşıdır. CPM, tüm görevlerin bir listesini veya bir WBS'yi, bu görevlerin her birinin tamamlanma süresini, görevleri ve proje için kilometre taşları ve teslimatlar gibi bitiş noktalarını birbirine bağlarsa hangi bağımlılıkları içeren bir proje modeli oluşturmanızı gerektirir.

Bu bilgilerle, bu görevlerin proje zamanlamasını etkilemeden başlayıp bitebileceği en erken ve en geç zaman da dahil olmak üzere, planlanan görevlerden tamamlanmalarına kadar olan en uzun yolu hesaplayabilirsiniz. Artık hangi görevlerin proje için kritik olduğunu ve hangilerinin proje zaman çizelgesini uzatmadan değişken olduğunu veya ertelenebileceğini biliyorsunuz.

Bu nedenle, bir proje yönetimi tekniği olarak, CPM, kayan nokta olup olmadığına (bağımlı bir görev olan serbest dalgalanma ya da toplam proje ile birlikte toplam dalgalanma) en uzun toplam süreyi oluşturan bir görevler dizisidir. Bu bilgilerle projeyi tamamlamak için gereken en kısa süreyi hesaplayabilirsiniz.

Tüm proje yönetimi araçları kritik yolu otomatik olarak filtreleyemez. Hesaplamaları kendiniz yapmalısınız. Ancak ProjectManager, Gantt görünümümüzü tıklatarak kritik yolu bulur ve size değerli zaman kazandırır. Programınız planlandıktan sonra, Gantt'ta temel çizgiyi ayarlayın. Bu, gerçek ilerlemenizi planlanan çabayla karşılaştırmanıza olanak tanır ve bu da yolda kalmanıza yardımcı olur.

Kritik Yol Önceliklendirmeyi ve Karar Vermeyi Geliştirir

CPM, gerçekten karar vermeye yardımcı olmak için kullanılan bir algoritmadır. Belirli verileri (başlangıç ​​zamanı, süre, bitiş zamanı) alarak, projenin başarısı için hangi faaliyetlerin en önemli veya kritik olduğunu belirler.

Herhangi bir projede her zaman köşede olan beklenmedik durumlarla başa çıkma açısından, CPM'nin hızlı izleme adı verilen bir özelliği vardır. Bu, kritik yolda birden çok görevi paralel olarak çalıştırma işlemidir. Bunun yaptığı, genel proje süresini azaltmaktır. Bu, yalnızca görev bağımlı değilse çalışır. Ancak daha fazla kaynak gerektirir ve kaliteyi etkileyebilir.

Genel olarak, CPM, kritik yol boyunca çalışmayı optimize ederek gecikmelerin azaltılmasına yardımcı olur. Ayrıca, görevlerin önceliklendirilmesini sağlayan bağımlılıkları da görselleştirebilir. CPM, çıktıları sıralara bölerek organizasyonu iyileştirir. Verimliliği artırır ve kaynakları daha iyi dağıtmak için kayan noktayı hesaplamaya yardımcı olur.

5. Kanban

Kanban, yalın üretimde kullanılır ve iş akışını görselleştirmek için kullanılan bir panodaki bir dizi karta benzer.

Kanban, ekibe çok fazla yük bindirmeden sürekli teslime vurgu yaparak projelerin izlenmesine ve yönetilmesine yardımcı olmak için bir proje yönetimi tekniği olarak kullanılabilir. Kanban, proje ekibinin birlikte daha verimli çalışmasına yardımcı olur.

Proje yönetimi yazılımı, kanban'ı bir sonraki seviyeye taşıyor. ProjectManager, diğer tüm proje görünümleriyle senkronize olan ve ekiplerin istedikleri gibi çalışmasına izin veren bir pano görünümüne sahiptir. Tüm güncellemeler araç boyunca yansıtılır. Takımlar, birikimlerini nasıl yönetebileceklerini ve sprintleri nasıl planlayabileceklerini severler. Yöneticiler, potansiyel engelleri görmek istedikleri şeffaflığı elde eder ve üretimin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için kaynakları hızlı bir şekilde yeniden tahsis eder.

Proje panosu, ekip üyelerinin görevlerini diğerlerinin daha geniş bağlamında görerek bugün ne yapmaları gerektiğini görselleştirmelerine yardımcı olur. Bu, devam eden iş miktarını (WIP) sınırlar ve ekibe aşırı yüklenmeyi önlemek için iş akışını dengeler. Kart üzerindeki kartlar önceliklendirilebildiği için iş akışı iyileştirilir. Bir görev tamamlandığında, kart bir sonraki sütuna taşınır ve ekip üyesi, yapılacaklar sütununun üstündeki karttan başlar.

Bu proje yönetimi tekniği, sürekli bir işbirliği ortamını teşvik eder ve ekibin iş akışını düzeltmesine ve iyileştirmesine olanak tanır. Kanban özellikle çevik projeler için uygundur, ancak herhangi bir projeye uygulanabilir ve daha görsel düşünürler tarafından benimsenir.

ProjectManager, proje yönetimi tekniklerini geliştiren ve ilerlemeyi izlemek ve raporlamak için bunları gerçek zamanlı bir gösterge panosuyla bütünleştiren özelliklere sahip, bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Çevrimiçi Gantt çizelgeleri, size daha fazla kontrol sağlamak için İKY'yi ve diğer MS Projesi'ni veya elektronik tabloları yükleyebilir. Kanban panolarımız iş akışını görselleştirir ve ekiplerin işbirliği yapmasına ve birlikte daha verimli çalışmasına yardımcı olur. Bu ücretsiz 30 günlük deneme sürümünü alarak ücretsiz deneyin.