5 techniques de gestion de projet que chaque chef de projet devrait connaître

Le monde de la gestion de projet est vaste. Il couvre de nombreuses industries et nécessite un éventail de compétences. Mais le fil conducteur qui unit cette discipline diversifiée sont les techniques que les chefs de projet utilisent pour faire le travail.

Les techniques de gestion de projet rendent la planification et la gestion des projets plus faciles et plus efficaces. Ils peuvent être appliqués à n'importe quel projet, quel que soit le domaine ou l'industrie. Et utilisés en tandem avec un logiciel de gestion de projet, ils permettent de gagner du temps et de réduire les coûts.

Il existe de nombreuses techniques de gestion de projet parmi lesquelles choisir. Voici cinq des meilleures connaissances que chaque chef de projet devrait connaître afin de contrôler ses projets et de les mener à bien.

1. Structure de répartition du travail (WBS)

Les projets, petits et grands, peuvent sembler écrasants à première vue. Il y a tant à faire. L'idée de se lancer et d'apprendre à nager est la façon dont les projets se noient dans le temps et les coûts perdus. Comme tout chef de projet expérimenté le sait, tout doit d'abord être planifié avant d'être mis en œuvre.

Une structure de répartition du travail (WBS) est un moyen d'organiser le travail en éléments plus petits et plus gérables. Selon le Project Management Body of Knowledge (PMBOK), le WBS est une "décomposition hiérarchique orientée livrable du travail à exécuter par l'équipe".

Cela signifie que le WBS est une représentation graphique de chaque tâche du projet. En haut se trouve le produit final avec une ligne qui descend la page jusqu'à une case (ou des cases) qui représentent les tâches plus importantes qui mènent à ce projet terminé. Chacune de ces cases est ensuite attachée avec des lignes qui passent en dessous pour des tâches plus petites.

Diviser et conquérir

L'utilisation d'une structure de répartition du travail vous permet de diviser la portée du projet en parties plus petites sur lesquelles l'équipe de projet peut travailler. Au fur et à mesure que les niveaux descendent sur le WBS, il y a plus de définition et de détails. Cela fournit une sorte de carte des tâches pour le projet.

Le WBS est créé par toute l'équipe qui identifie les principaux livrables puis les subdivise en sous-livrables de plus en plus petits. Ce processus se poursuit jusqu'à ce que l'équipe atteigne un point où la tâche peut être accomplie, qui obtiendra cette affectation.

Un WBS définit et organise un projet, mais il peut également être utilisé pour décomposer plus que de simples tâches. Les budgets peuvent être calculés en fonction du planning de répartition et même des risques lorsqu'une branche n'est pas bien définie. Commencez avec un modèle WBS gratuit.

2. Diagramme de Gantt

Un diagramme de Gantt est une autre technique de gestion de projet visuelle, mais celle-ci a encore plus d'applications pour un chef de projet. Faire un diagramme de Gantt est une technique, mais il peut être combiné avec un outil de diagramme de Gantt pour rendre cette technique beaucoup plus facile à exécuter.

Les diagrammes de Gantt peuvent aider avec plus que la planification et l'ordonnancement des tâches sur un ou plusieurs projets. Vous pouvez également planifier et programmer des projets entiers, planifier des sprints et des jalons, planifier le travail des équipes et comparer les délais prévus et réels dans votre projet.

Si vous utilisez le diagramme de Gantt en ligne dans ProjectManager, vous avez la liberté d'ajuster les plannings selon vos besoins et même de lier des tâches dépendantes, simplement en cliquant et en faisant glisser. Les dépendances de tâches sont utilisées lorsqu'il y a des tâches qui ne peuvent pas démarrer tant qu'une autre n'est pas terminée. Ils peuvent être liés sur ProjectManager, de sorte qu'il n'y ait pas de temps d'arrêt ou de blocage des membres de l'équipe.

Chaque tâche peut désormais être attribuée à des membres individuels de l'équipe et les chefs de projet peuvent automatiser les notifications sur les échéances à venir pour maintenir le projet sur la bonne voie. Lorsque l'équipe met à jour son statut, ces informations sont instantanément reflétées dans ProjectManager, de sorte que tout le monde est toujours sur la même page.

3. PERT

PERT est un acronyme qui signifie évaluation de programme et technique d'examen. C'est une technique de gestion de projet pour aider avec les estimations de temps. La planification est essentielle pour terminer un projet à temps, bien sûr, mais aussi dans le budget fixé. Plus vous travaillez longtemps, plus vous payez.

Alors, comment fonctionne le PERT ? Il gère les probabilités en utilisant de nombreuses méthodes statistiques simples. PERT décompose les tâches en activités détaillées, en utilisant le WBS décrit ci-dessus, puis les ajoute à un diagramme de Gantt pour identifier les activités qui sont interdépendantes. À partir de ces données, vous créez une carte illustrative du réseau d'activités et de leurs interdépendances.

En relation: Diagramme de Gantt vs diagramme PERT vs diagramme de réseau

Sur la carte, un nœud représente un événement et les activités sont représentées par des flèches tracées d'un événement à l'autre en fonction de son ordre. À partir de là, l'heure la plus ancienne (TE) et l'heure la plus tardive (TL) pour chaque activité sont déterminées, ainsi que le temps mort pour chaque activité.

4. Méthode du chemin critique (CPM)

La méthode du chemin critique (CPM) est la pierre angulaire des techniques de gestion de projet. CPM exige que vous construisiez un modèle de projet qui inclut une liste de toutes les tâches ou un WBS, la durée d'exécution de chacune de ces tâches, quelles dépendances, le cas échéant, lient les tâches et les points finaux, tels que les jalons et les livrables, pour le projet.

Avec ces informations, vous pouvez calculer le chemin le plus long entre les tâches planifiées et leur achèvement, y compris l'heure au plus tôt et au plus tard à laquelle ces tâches peuvent commencer et se terminer sans affecter le calendrier du projet. Vous savez maintenant quelles tâches sont essentielles au projet et lesquelles sont flottantes ou peuvent être retardées sans allonger le calendrier du projet.

Par conséquent, en tant que technique de gestion de projet, le CPM est une séquence de tâches qui s'ajoutent à la durée globale la plus longue, qu'il y ait flottement (qu'il s'agisse d'un flottement libre, qui est une tâche dépendante ou d'un flottement total, avec le projet global) ou non. Avec ces informations, vous pouvez déterminer le temps le plus court nécessaire pour terminer le projet.

Tous les outils de gestion de projet ne peuvent pas filtrer automatiquement le chemin critique. Vous devez faire les calculs vous-même. Mais ProjectManager trouve le chemin critique d'un simple clic sur notre vue Gantt, ce qui vous fait gagner un temps précieux. Une fois votre emploi du temps planifié, définissez la ligne de base sur le Gantt. Cela vous permet de comparer vos progrès réels par rapport à l'effort prévu, ce qui vous aide à rester sur la bonne voie.

Le chemin critique améliore la priorisation et la prise de décision

Le CPM est vraiment un algorithme d'aide à la décision. En prenant en compte des données spécifiques (heure de début, durée, heure de fin), il détermine quelles activités sont les plus importantes ou critiques pour la réussite du projet.

En termes de gestion des imprévus, qui sont toujours au coin de la rue dans n'importe quel projet, CPM a ce qu'on appelle le suivi rapide. Il s'agit d'un processus d'exécution de plusieurs tâches sur le chemin critique en parallèle. Cela réduit le temps global du projet. Cela ne fonctionne que si la tâche n'est pas dépendante. Mais cela nécessite des ressources supplémentaires et peut avoir un impact sur la qualité.

Dans l'ensemble, le CPM permet de réduire les retards en optimisant le travail tout au long du chemin critique. Il peut également visualiser les dépendances, ce qui permet de hiérarchiser les tâches. Le CPM améliore l'organisation en décomposant les livrables en séquences. Il augmente l'efficacité et aide à calculer le flottement pour mieux répartir les ressources.

5. Kanban

Kanban est utilisé dans la fabrication au plus juste et ressemble à une série de cartes sur un tableau, qui est utilisée pour visualiser le flux de travail.

Kanban peut être utilisé comme technique de gestion de projet pour aider à surveiller et à gérer les projets en mettant l'accent sur la livraison continue sans imposer trop de charge à l'équipe. Kanban aide l'équipe de projet à travailler plus efficacement ensemble.

Le logiciel de gestion de projet fait passer le kanban au niveau supérieur. ProjectManager a une vue de tableau qui se synchronise avec toutes ses autres vues de projet, permettant aux équipes de travailler comme elles le souhaitent. Toutes les mises à jour sont reflétées dans l'ensemble de l'outil. Les équipes adorent la façon dont elles peuvent gérer leur backlog et planifier des sprints. Les responsables obtiennent la transparence qu'ils souhaitent pour voir les blocages potentiels et réaffecter rapidement les ressources pour maintenir la production en douceur.

Le tableau de projet aide les membres de l'équipe à visualiser ce qu'ils doivent faire aujourd'hui, en voyant leur tâche dans le contexte plus large des autres. Cela limite la quantité de travail en cours (WIP) et équilibre le flux de travail pour éviter de surcharger l'équipe. Parce que les cartes sur le tableau peuvent être hiérarchisées, le flux de travail est amélioré. Une fois qu'une tâche est terminée, la carte est déplacée vers la colonne suivante et le membre de l'équipe commence sur la carte qui se trouve en haut de sa colonne de tâches.

Cette technique de gestion de projet favorise un environnement collaboratif continu et permet à l'équipe de bricoler et d'améliorer le flux de travail. Kanban est particulièrement adapté aux projets agiles, mais il peut être appliqué à n'importe quel projet et est adopté par des penseurs plus visuels.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui possède des fonctionnalités qui améliorent les techniques de gestion de projet et les intègre à un tableau de bord en temps réel pour surveiller et rendre compte des progrès. Les diagrammes de Gantt en ligne peuvent télécharger WBS et d'autres MS Project ou feuilles de calcul pour vous donner un meilleur contrôle. Tandis que nos tableaux Kanban visualisent le flux de travail et aident les équipes à collaborer et à travailler plus efficacement ensemble. Essayez-le gratuitement en prenant cet essai gratuit de 30 jours.