すべての PM が知っておくべき 5 つのプロジェクト管理テクニック

プロジェクト管理の世界は広大です。 それは多くの産業をカバーし、幅広いスキルを必要とします。 しかし、この多様な分野を結びつける共通の糸は、プロジェクト マネージャーが仕事を成し遂げるために使用するテクニックです。

プロジェクト管理技術は、プロジェクトの計画と管理をより簡単かつ効果的にします。 分野や業界を問わず、あらゆるプロジェクトに適用できます。 また、プロジェクト管理ソフトウェアと併用することで、時間の節約とコストの削減に役立ちます。

多くのプロジェクト管理手法から選択できます。 ここでは、すべてのプロジェクト マネージャーがプロジェクトを管理し、プロジェクトを成功に導くために知っておくべき 5 つのベスト プラクティスを紹介します。

1. 作業分解図 (WBS)

大小さまざまなプロジェクトは、一見圧倒されます。 やることがたくさんあります。 ただ飛び込んで泳ぎ方を学ぶという考えは、プロジェクトが時間とコストの損失に溺れる方法です。 経験豊富なプロジェクト マネージャーなら誰でも知っているように、すべてを実行に移す前にまず計画を立てる必要があります。

作業分解構造 (WBS) は、作業をより小さく、より管理しやすい部分に編成する方法です。 Project Management Body of Knowledge (PMBOK) によると、WBS は「チームによって実行される作業の成果物指向の階層的分解」です。

つまり、WBS はプロジェクト内のすべてのタスクをグラフィックで表したものです。 上部には、完成したプロジェクトにつながるより大きなタスクを表すボックス (または複数のボックス) にページを下る線がある最終製品があります。 これらの各ボックスには、その下にある小さなタスクにつながる線が付けられています。

分割統治

作業分解構造を使用すると、プロジェクトの範囲を、プロジェクト チームが作業できる小さな部分に分割できます。 レベルが WBS でさらに下に行くにつれて、より多くの定義と詳細があります。 これは、プロジェクトの一種のタスク マップを提供します。

WBS は、主要な成果物を特定し、それらをより小さなサブ成果物に細分化するチーム全体によって作成されます。 このプロセスは、チームがタスクを達成できるポイントに到達するまで続き、誰がその割り当てを受けます。

WBS はプロジェクトを定義して編成しますが、タスク以外の要素を分解するためにも使用できます。 予算は、内訳スケジュールに基づいて計算でき、ブランチが明確に定義されていない場合のリスクさえも計算できます。 無料の WBS テンプレートから始めましょう。

2.ガントチャート

ガント チャートも視覚的なプロジェクト管理手法の 1 つですが、プロジェクト マネージャーにはさらに多くの用途があります。 ガント チャートを作成することはテクニックですが、ガント チャート ツールと組み合わせると、そのテクニックをより簡単に実行できます。

ガント チャートは、1 つまたは複数のプロジェクトにわたるタスクの計画とスケジューリング以外にも役立ちます。 また、プロジェクト全体を計画およびスケジュールし、スプリントとマイルストーンで計画し、チームの作業をスケジュールし、プロジェクトの計画と実際のタイムラインを比較することもできます。

ProjectManager でオンライン ガント チャートを使用している場合は、クリックしてドラッグするだけで、必要に応じてスケジュールを自由に調整したり、依存タスクをリンクしたりすることができます。 タスクの依存関係は、別のタスクが完了するまで開始できないタスクがある場合に使用されます。 それらは ProjectManager でリンクできるため、ダウンタイムやチーム メンバーのブロックはありません。

各タスクを個々のチーム メンバーに割り当てることができるようになり、プロジェクト マネージャーは次の締め切りに関する通知を自動化して、プロジェクトを順調に進めることができます。 チームがステータスを更新すると、その情報がすぐに ProjectManager 全体に反映されるため、全員が常に同じ認識を持っています。

3.PERT

PERT は、プログラム評価とレビュー技術の頭字語です。 これは、時間の見積もりに役立つプロジェクト管理手法です。 スケジューリングは、プロジェクトを時間通りに完了させるために重要ですが、もちろん、設定された予算内でも重要です。 長く働けば働くほど給料が上がります。

では、PERT はどのように機能するのでしょうか。 多くの単純な統計手法を使用して確率を管理します。 PERT は、前述の WBS を使用してタスクを詳細なアクティビティに分解し、これらをガント チャートに追加して、相互に依存するアクティビティを識別します。 そのデータから、アクティビティのネットワークとそれらの相互依存関係を示すマップを作成します。

関連:ガント チャート vs. PERT チャート vs. ネットワーク図

マップ上では、ノードはイベントを表し、アクティビティは、その順序に基づいてあるイベントから別のイベントへと引かれた矢印で表されます。 これから、各アクティビティの最早時間 (TE) と最遅時間 (TL)、および各アクティビティのスラック タイムが計算されます。

4. クリティカル パス法 (CPM)

クリティカル パス メソッド (CPM) は、プロジェクト管理手法の基礎です。 CPM では、すべてのタスクまたは WBS のリスト、それらの各タスクの完了までの期間、プロジェクトのマイルストーンや成果物などのタスクとエンドポイントをリンクする依存関係 (存在する場合) を含むプロジェクト モデルを構築する必要があります。

この情報を使用して、計画されたタスクから完了までの最長パスを計算できます。これには、プロジェクトのスケジュールに影響を与えることなく、これらのタスクを開始および終了できる最も早い時間と最も遅い時間が含まれます。 これで、プロジェクトにとって重要なタスクと、プロジェクトのタイムラインを長くすることなくフロートまたは遅延できるタスクがわかります。

したがって、プロジェクト管理手法としての CPM は、フロート (依存タスクであるフリー フロート、プロジェクト全体である合計フロート) の有無にかかわらず、合計すると最長の全体期間になる一連のタスクです。 この情報を使用して、プロジェクトを完了するのに必要な最短時間を把握できます。

すべてのプロジェクト管理ツールがクリティカル パスを自動的にフィルター処理できるわけではありません。 計算は自分で行う必要があります。 しかし、ProjectManager はガント ビューをクリックするだけでクリティカル パスを見つけ出し、貴重な時間を節約します。 スケジュールを計画したら、ガントチャートでベースラインを設定します。 これにより、実際の進捗状況と計画された作業量を比較できるため、順調に進むことができます。

クリティカル パスが優先順位付けと意思決定を強化

CPM は実際には、意思決定を支援するために使用されるアルゴリズムです。 特定のデータ (開始時刻、期間、終了時刻) を取り込むことにより、プロジェクトの成功にとって最も重要または重要なアクティビティを決定します。

どのプロジェクトでも常に角を曲がったところにある不測の事態に対処するという点で、CPM にはファスト トラッキングと呼ばれるものがあります。 これは、クリティカル パス上で複数のタスクを並行して実行するプロセスです。 これにより、プロジェクト全体の時間が短縮されます。 これは、タスクが依存していない場合にのみ機能します。 ただし、追加のリソースが必要であり、品質に影響を与える可能性があります。

全体として、CPM はクリティカル パスに沿って作業を最適化することで、遅延を減らすのに役立ちます。 また、依存関係を視覚化できるため、タスクに優先順位を付けることができます。 CPM は、成果物をシーケンスに分割することで組織を改善します。 効率が向上し、フロートを計算してリソースをより適切に配分するのに役立ちます。

5.かんばん

かんばんはリーン生産で使用され、ワー​​クフローを視覚化するために使用されるボード上の一連のカードのように見えます。

かんばんは、チームに負担をかけすぎずに継続的なデリバリーに重点を置くことで、プロジェクトの監視と管理に役立つプロジェクト管理手法として使用できます。 かんばんは、プロジェクト チームがより効率的に連携するのに役立ちます。

プロジェクト管理ソフトウェアはかんばんを次のレベルに引き上げます。 ProjectManager には、他のすべてのプロジェクト ビューと同期するボード ビューがあり、チームは好きなように作業できます。 すべての更新はツール全体に反映されます。 チームは、バックログを管理し、スプリントを計画する方法を気に入っています。 マネージャーは、潜在的なブロックを確認し、リソースを迅速に再割り当てして、生産をスムーズに進め続けるために必要な透明性を得ることができます。

プロジェクト ボードは、チーム メンバーが今日何をしなければならないかを視覚化し、他のメンバーのより広いコンテキストで自分のタスクを確認するのに役立ちます。 これにより、進行中の作業 (WIP) の量が制限され、ワー​​クフローのバランスが取れて、チームに過度の負担がかかるのを回避できます。 ボード上のカードに優先順位を付けることができるため、ワークフローが改善されます。 1 つのタスクが完了すると、カードは次の列に移動し、チーム メンバーは To Do 列の上にあるカードから始めます。

このプロジェクト管理手法は、継続的なコラボレーション環境を促進し、チームがワークフローを調整して改善できるようにします。 かんばんは特にアジャイル プロジェクトに適していますが、どのプロジェクトにも適用でき、より視覚的に考える人に受け入れられています。

ProjectManager はクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアで、プロジェクト管理技術を強化し、リアルタイムのダッシュボードと統合して進行状況を監視および報告する機能を備えています。 オンライン ガント チャートでは、WBS やその他の MS Project またはスプレッドシートをアップロードして、より細かく制御できます。 当社のかんばんボードはワークフローを視覚化し、チームが協力してより効率的に作業できるようにします。 この 30 日間の無料トライアルを利用して、無料でお試しください。