5 تقنيات لإدارة المشاريع يجب أن يعرفها كل PM

عالم إدارة المشاريع شاسع. يغطي العديد من الصناعات ويتطلب مجموعة من المهارات. لكن الخيط المشترك الذي يربط هذا الانضباط المتنوع معًا هو التقنيات التي يستخدمها مديرو المشاريع لإنجاز المهمة.

تجعل تقنيات إدارة المشاريع تخطيط وإدارة المشاريع أسهل وأكثر فعالية. يمكن تطبيقها على أي مشروع بغض النظر عن المجال أو الصناعة. وتستخدم جنبًا إلى جنب مع برامج إدارة المشاريع ، فهي تساعد في توفير الوقت وتقليل التكاليف.

هناك العديد من تقنيات إدارة المشاريع للاختيار من بينها. فيما يلي خمسة من أفضل ما يجب أن يعرفه كل مدير مشروع من أجل التحكم في مشاريعه وتوجيهها إلى نهايات ناجحة.

1. هيكل تنظيم العمل (WBS)

يمكن أن تشعر المشاريع الكبيرة والصغيرة بأنها مربكة للوهلة الأولى. هنالك الكثير لفعله. فكرة القفز وتعلم السباحة هي كيف تغرق المشاريع في الوقت الضائع والتكاليف. كما يعلم أي مدير مشروع ذي خبرة ، يجب أولاً التخطيط لكل شيء قبل تنفيذه.

هيكل تقسيم العمل (WBS) هو وسيلة لتنظيم العمل إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة. وفقًا لهيئة المعرفة لإدارة المشروع (PMBOK) ، فإن WBS عبارة عن "تحليل هرمي موجه نحو التسليم للعمل الذي يتعين على الفريق تنفيذه."

ما يعنيه ذلك هو WBS هو تمثيل رسومي لكل مهمة في المشروع. في الجزء العلوي يوجد المنتج النهائي بخط ينزل أسفل الصفحة إلى مربع (أو مربعات) تمثل المهام الأكبر التي تؤدي إلى هذا المشروع المكتمل. ثم يتم إرفاق كل مربع من هذه المربعات بخطوط تندرج تحتها لمهام أصغر.

فرق تسد

يتيح لك استخدام هيكل تنظيم العمل تقسيم نطاق المشروع إلى أجزاء أصغر يمكن لفريق المشروع العمل عليها. مع انخفاض المستويات في WBS ، هناك المزيد من التعريف والتفاصيل. يوفر هذا نوعًا من مخطط المهام للمشروع.

يتم إنشاء WBS من قبل الفريق بأكمله الذي يحدد المخرجات الرئيسية ثم يقسمها إلى مخرجات فرعية أصغر وأصغر. تستمر هذه العملية حتى يصل الفريق إلى نقطة يمكن فيها إنجاز المهمة ، ومن سيحصل على هذه المهمة.

تحدد WBS مشروعًا وتنظمه ، ولكن يمكن أيضًا استخدامها لتقسيم أكثر من مجرد مهام. يمكن حساب الميزانيات على أساس الجدول الزمني التفصيلي وحتى المخاطر عندما لا يتم تحديد الفرع بشكل جيد. ابدأ بقالب WBS مجاني.

2. مخطط جانت

مخطط جانت هو أسلوب آخر لإدارة المشاريع المرئية ، ولكن هذا المخطط به تطبيقات أكثر لمدير المشروع. يعد إنشاء مخطط جانت أسلوبًا ، ولكن يمكن دمجه مع أداة مخطط جانت لتسهيل تنفيذ هذه التقنية.

يمكن أن تساعد مخططات جانت في أكثر من تخطيط وجدولة المهام على مشروع واحد أو عدة مشاريع. يمكنك أيضًا تخطيط وجدولة مشاريع كاملة ، والتخطيط في سباقات السرعة والمعالم ، وجدولة عمل الفرق ومقارنة الجداول الزمنية المخطط لها مقابل الجداول الزمنية الفعلية في مشروعك.

إذا كنت تستخدم مخطط جانت عبر الإنترنت في ProjectManager ، فلديك الحرية في تعديل الجداول حسب الحاجة وحتى ربط المهام التابعة ، بمجرد النقر والسحب. يتم استخدام تبعيات المهام عند وجود مهام لا يمكن البدء بها حتى تكتمل مهمة أخرى. يمكن ربطها على ProjectManager ، بحيث لا يكون هناك توقف أو حظر لأعضاء الفريق.

يمكن الآن تعيين كل مهمة لأعضاء الفريق الفرديين ويمكن لمديري المشروع أتمتة الإعلامات في المواعيد النهائية القادمة لإبقاء المشروع على المسار الصحيح. عندما يقوم الفريق بتحديث حالتهم ، تنعكس هذه المعلومات على الفور في جميع أنحاء ProjectManager ، بحيث يكون الجميع دائمًا على نفس الصفحة.

3. بيرت

PERT هو اختصار يشير إلى تقييم البرنامج وتقنية المراجعة. إنها تقنية لإدارة المشروع للمساعدة في تقديرات الوقت. من الواضح أن الجدولة أمر بالغ الأهمية لإنجاز المشروع في الوقت المحدد ، ولكن أيضًا في حدود الميزانية المحددة. كلما طالت مدة عملك ، دفعت أكثر.

إذن ، كيف يعمل PERT؟ يدير الاحتمالات باستخدام العديد من الأساليب الإحصائية البسيطة. يقسم PERT المهام إلى أنشطة مفصلة ، باستخدام WBS التي تمت مناقشتها أعلاه ، ثم يضيفها إلى مخطط جانت لتحديد تلك الأنشطة المترابطة. من تلك البيانات ، يمكنك إنشاء خريطة توضيحية لشبكة الأنشطة وترابطها.

ذات صلة: مخطط جانت مقابل مخطط بيرت مقابل مخطط الشبكة

على الخريطة ، تمثل العقدة حدثًا ويتم تمثيل الأنشطة بواسطة أسهم مرسومة من حدث إلى آخر بناءً على ترتيبها. من هذا ، يتم تحديد أقرب وقت (TE) وآخر وقت (TL) لكل نشاط ، بالإضافة إلى وقت الركود لكل نشاط.

4. طريقة المسار الحرج (CPM)

طريقة المسار الحرج (CPM) هي حجر الزاوية في تقنيات إدارة المشروع. تتطلب CPM أن تقوم بإنشاء نموذج مشروع يتضمن قائمة بجميع المهام أو WBS ، والمدة اللازمة لإكمال كل من هذه المهام ، وما هي التبعيات ، إن وجدت ، التي تربط المهام ونقاط النهاية ، مثل المعالم والتسليمات ، للمشروع.

باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك حساب أطول مسار من المهام المخططة إلى إكمالها ، بما في ذلك أقرب وقت يمكن فيه بدء هذه المهام وانتهائها دون التأثير على جدول المشروع. أنت الآن تعرف ما هي المهام الحاسمة للمشروع والتي تم تعويمها أو يمكن تأخيرها دون إطالة الجدول الزمني للمشروع.

لذلك ، كأسلوب لإدارة المشروع ، فإن التكلفة لكل ألف ظهور هي سلسلة من المهام التي تضيف ما يصل إلى أطول مدة إجمالية ، سواء كان هناك تعويم (سواء كان التعويم الحر ، وهو مهمة تابعة أو عائم كلي ، مع المشروع الكلي) أم لا. باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك معرفة أقصر وقت مطلوب لإكمال المشروع.

لا يمكن لجميع أدوات إدارة المشروع تصفية المسار الحرج تلقائيًا. عليك أن تفعل الحسابات بنفسك. لكن ProjectManager يجد المسار الحرج بنقرة واحدة على عرض جانت ، مما يوفر لك وقتًا ثمينًا. بمجرد تخطيط الجدول الزمني الخاص بك ، قم بتعيين الأساس على Gantt. يتيح لك هذا مقارنة تقدمك الفعلي مقابل الجهد المخطط له ، مما يساعدك على البقاء على المسار الصحيح.

المسار الحرج يعزز تحديد الأولويات واتخاذ القرار

CPM هي بالفعل خوارزمية تستخدم للمساعدة في اتخاذ القرار. من خلال أخذ بيانات محددة (وقت البدء ، والمدة ، ووقت الانتهاء) ، فإنه يحدد الأنشطة الأكثر أهمية أو أهمية لنجاح المشروع.

فيما يتعلق بالتعامل مع الحالات الطارئة ، والتي تكون دائمًا قاب قوسين أو أدنى في أي مشروع ، فإن CPM لديها شيء يسمى التتبع السريع. هذه عملية تشغيل مهام متعددة على المسار الحرج بالتوازي. ما يفعله هذا هو تقليل الوقت الإجمالي للمشروع. هذا يعمل فقط إذا كانت المهمة لا تعتمد. لكنها تتطلب موارد إضافية ويمكن أن تؤثر على الجودة.

بشكل عام ، تساعد التكلفة لكل ألف ظهور على تقليل التأخيرات عن طريق تحسين العمل على طول المسار الحرج. يمكنه أيضًا تصور التبعيات ، مما يسمح بتحديد أولويات المهام. تعمل CPM على تحسين التنظيم من خلال تقسيم الإنجازات إلى تسلسلات. يزيد الكفاءات ويساعد في حساب التعويم لتوزيع الموارد بشكل أفضل.

5. كانبان

يستخدم Kanban في lean manufacturing ويبدو كسلسلة من البطاقات على لوحة تُستخدم لتصور سير العمل.

يمكن استخدام Kanban كأسلوب لإدارة المشاريع للمساعدة في مراقبة المشاريع وإدارتها من خلال التركيز على التسليم المستمر دون وضع الكثير من العبء على الفريق. يساعد Kanban فريق المشروع على العمل معًا بكفاءة أكبر.

يأخذ برنامج إدارة المشاريع كانبان إلى المستوى التالي. يحتوي ProjectManager على طريقة عرض لوحة تتزامن مع جميع طرق عرض المشروع الأخرى ، مما يسمح للفرق بالعمل كيفما تشاء. تنعكس جميع التحديثات في جميع أنحاء الأداة. تحب الفرق الطريقة التي يمكنهم بها إدارة الأعمال المتراكمة والتخطيط للسباقات. يحصل المديرون على الشفافية التي يريدون رؤية الكتل المحتملة وإعادة تخصيص الموارد بسرعة للحفاظ على تقدم الإنتاج بسلاسة.

تساعد لوحة المشروع أعضاء الفريق على تصور ما يجب عليهم إنجازه اليوم ، ورؤية مهمتهم في السياق الأوسع للآخرين. هذا يحد من حجم العمل الجاري (WIP) ويوازن سير العمل لتجنب إثقال كاهل الفريق. نظرًا لإمكانية إعطاء الأولوية للبطاقات الموجودة على السبورة ، فقد تم تحسين سير العمل. بمجرد الانتهاء من مهمة واحدة ، يتم نقل البطاقة إلى العمود التالي ويبدأ عضو الفريق في البطاقة الموجودة أعلى عمود المهام.

تعزز تقنية إدارة المشروع هذه بيئة تعاونية مستمرة وتسمح للفريق بالتلاعب وتحسين سير العمل. كانبان مناسب بشكل خاص للمشاريع الرشيقة ، ولكن يمكن تطبيقه على أي مشروع ويقبله المزيد من المفكرين المرئيين.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة ويحتوي على ميزات تعزز تقنيات إدارة المشروع وتدمجها مع لوحة معلومات في الوقت الفعلي لمراقبة التقدم والإبلاغ عنه. يمكن لمخططات جانت عبر الإنترنت تحميل WBS ومشروع MS أو جداول بيانات أخرى لمنحك تحكمًا أكبر. بينما تصور لوحات Kanban الخاصة بنا سير العمل وتساعد الفرق على التعاون والعمل معًا بكفاءة أكبر. جربه مجانًا من خلال هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.