6 Kolay Adımda İletişim Takvimi Nasıl Oluşturulur [Şablon Dahil]

Organize pazarlamacıların akranlarından yedi kat daha başarılı olduğunu biliyor muydunuz? Bir düşünün — sık sık öncelikleri değiştirmek ve bitmemiş iş yığınları arasında yaşamak yerine, tüm çalışmalarınızı tek bir yerde organize etmek, size önemli olana odaklanmanız için zihinsel alan sağlar. İşte burada bir iletişim takvimi devreye giriyor. Tüm kurumsal iletişim planlarınızın bulunduğu tek yerdir - size odaklanmış çalışma için ihtiyaç duyduğunuz iç rahatlığı sağlar ve ekibin geri kalanıyla uyum sağlamanıza yardımcı olur. Bir iletişim takvimini nasıl oluşturacağınızdan emin değil misiniz? Bu rehberde sizin için cevaplayalım. Ayrıca sizin için ücretsiz bir iletişim takvimi şablonumuz da var — bunu hemen işe koyulmak için kullanın. Hadi dalalım. Bir iletişim takvimi, tüm kurumsal iletişimleri düzenleyen bir hakikat kaynağıdır. Tüm ürün lansmanlarınızı, dahili etkinlik planlarınızı, pazarlama kampanyalarınızı vb. paylaşan görsel bir takvimdir. Bunu, birden fazla ekibi veya departmanı bir araya getirmek veya yalnızca ekibinizle koordine etmek için kullanabilirsiniz. Her iki durumda da, dahili iletişim içerik takvimleri, aşağıdakiler gibi çeşitli şekil ve boyutlarda gelir:

• Yazılım
• E-tablo
• Fiziksel belge (grafik kağıdı veya beyaz tahta)

İletişim içerik takvimleri, hedef kitlelerine ve biçimlerine göre farklılık gösterir. Dolayısıyla genel olarak iki iletişim takvimi kategorisi vardır:

1. Hedef Kitleye Göre Türler:

İletişim takvimlerini ulaşmaya çalıştıkları hedef kitleye göre ayırabilirsiniz. Örneğin:

İç İletişim Takvimi

Bu en yaygın tiptir. Ekip içi kullanım içindir ve tüm kritik tarihleri, projeleri ve planları düzenler, böylece organizasyondaki herkes neyin yaklaştığını görebilir. Ayrıca, iletişim ekibinin programlarını planlamasını ve tüm iletişim içeriğini zamanında teslim etmesini kolaylaştırarak çalışanların etkileşimde kalmasına yardımcı olur.

Dış İletişim Takvimi

Harici bir iletişim takvimine daha uygun bir şekilde pazarlama takvimi denir. Tüm pazarlama projelerinizi tek bir yerde organize etmek için kullanılır ve size devam eden ve yaklaşan kampanyalara ve bunları destekleyen görevlere bir bakışta genel bir bakış sunar.

2. Gerçek Formata Göre Türler:

İletişim takvimleri de biçimlerine göre kategorize edilebilir. Buna bazı örnekler:

Yazılım

Bir örnek, CoSchedule's Marketing Calendar gibi özel bir takvim uygulamasında oluşturulan bir iletişim takvimidir. Takvim özel bir yazılımda yerleşik olduğundan, esnektir ve paylaşılması kolaydır. Ayrıca erişilebilirdir, böylece herkes onu masaüstlerinde açabilir. Bu son nokta, yazılım tabanlı bir iletişim takvimini özellikle uzak ve karma ekipler için kullanışlı hale getirir.

E-tablo

Elektronik çizelge iletişim takvimi, özel bir yazılımı olmasa da dijitalleştirilmiş bir takvim türüdür. E-tablolar, bir avuç projeyi koordine eden küçük ekipler için harikadır. Ancak özel bir takvim aracının sunduğu esneklik ve otomasyondan yoksundurlar.

Beyaz Tahta/Post-it Notlar

Adından da anlaşılacağı gibi, bu, takvimdeki her projenin altındaki görevleri belirtmek için post-it notları kullanabilen veya kullanmayabilen bir beyaz tahta üzerinde manuel olarak oluşturulan bir takvimdir. Yukarıdaki iletişim takvimlerinden farklı olarak, bunlar esnek veya paylaşılabilir değildir. Ödenmesi gerekenleri gözden geçirmek isteyen herkes, beyaz tahta takvimine kendileri gitmelidir. Temel bilgileri ortadan kaldırarak, bir iç iletişim takviminin önemine bir göz atalım:

Daha İyi Organizasyon

Bir iletişim takvimine sahip olmanın belki de en büyük avantajı, tüm çalışmalarınızı basitleştirilmiş ve anlaşılması kolay bir şekilde düzenlemenize yardımcı olmasıdır. Buna karşılık, organizasyon sizin başarınızın anahtarıdır - yukarıda bahsettiğimiz gibi, organize insanların başarı bildirme olasılığı %674 daha fazladır.

Daha İyi Belgeler

Yaklaşan etkinlikleri, projeleri, kampanyaları ve ilgili görevleri dahili bir iletişim takviminde belgelemek, size ve ekibinize ödenmesi gereken her şeyin, üzerinde çalıştığınız şeyin ve tamamladığınızın bir kaydını verir. Bu yalnızca işbirliğini kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda paydaşlarla iletişiminizi güçlendirir ve sizi başarıya hazırlar.

İyileştirilmiş Planlama

Bir iletişim içerik takvimi oluşturmanın bir parçası olarak çalışmayı önceden planlamak, stratejinizin iş hedefleriyle ne kadar uyumlu olduğunu size gösterir. Ayrıca projelerin önem derecesine göre önceliklendirilmesinde size yardımcı olur. Sonuç olarak, dahili iletişim takvimindeki projelere önemlerine göre gösterim süresi verirsiniz. Yine, tüm bunlar başarınızın yolunu açıyor. Araştırmamız, aktif planlamacıların, planlamaya zaman ayırmayan akranlarına göre başarı bildirme olasılığının üç kat daha fazla olduğunu gösteriyor.

Daha Fazla İşi Tamamla

Tüm projeleriniz ve görevleriniz bir takvimde düzenlendiğinde, her güne önceden planlanmış bir çalışma programıyla girersiniz. Bu strateji, önce neyin tamamlanması gerektiğini bulmak için saatler harcamak yerine, doğrudan işe dalmak için zaman ve zihinsel bant genişliği sağlar. Ayrıca, öncelikleriniz zaten takviminizde sıralanmış olduğundan çoklu görev yapmanıza veya projeler arasında geçiş yapmanıza gerek yok. Doğal olarak, bu daha fazlasını yapmanıza yardımcı olur. En iyi kısım? Araştırmamız bunu doğruluyor: CoSchedule's Calendar Organize'den yararlanan iletişimciler %125 daha fazla iş yapıyor.

İşi Zamanında Teslim Edin

Bir iletişim takvimi, neyin ne zaman tamamlanması gerektiğine dair görünürlük sağlayarak daha fazla işi tamamlamanıza yardımcı olabilir ve aynı zamanda son teslim tarihlerine bağlı kalmanıza yardımcı olur. Aslında, çalışmayı bir takvimde planlamak, yaklaşan tatillere genel bir bakış sağladığı için projeleri gerçekçi bir şekilde planlamanıza yardımcı olur. Eklemek gerekirse, iletişim takvimi, siz ne yaptığınızı ve ne zamana kadar ilettiğinizde paydaşlarla ilişkilerinizi geliştirmenize yardımcı olur.

Değerinizi Kanıtlayın

Bir iletişim takvimi sayesinde, işi zamanında bitirmek buzdağının sadece görünen kısmıdır. Her şeyi takvimde belgeleyerek, işinizin kuruluşunuzun stratejik hedefleriyle nasıl uyumlu olduğunu daha iyi gösterebilirsiniz. Bir iletişim içerik takvimi oluşturmak kapsamlı bir planlama gerektirir. Ancak ön plana ne kadar çok iş koyarsanız, takvimin geri kalanını o kadar hızlı bir şekilde bir araya getirebilirsiniz. Şimdi siperlere girelim:

1. Adım: İletişim Takvimi Formatınızı Seçin

Her şeyden önce bir takvim biçimi seçin. Ancak rastgele bir format seçmek yerine, her birinin güçlü ve zayıf yönlerini anladığınızdan emin olun. Bu sayede tüm ekibinizin gereksinimlerini karşılayan ve uzun vadede size hizmet eden bir takvim oluşturabileceksiniz.

Fiziksel Tahta veya Bir Tür Kağıt

Bu takvim biçimi, dahili iletişim içeriğinizi dijital bir ortamın dışında planlamak için harikadır. Ancak bunlar fiziksel takvimler olduğu için bunları küresel bir ekiple paylaşamazsınız. Fiziksel iletişim takvimleri de ekip koordinasyonu sağlamaz ve düzenlenemez. Bu, takvim içinden ekip arkadaşlarınıza iş atayamayacağınız anlamına gelir. Herhangi bir proje iletişimi yalnızca yüz yüze olacak ve hiçbir kaydınız olmayacak. Ara sıra silgi kullanmakta sorun yaşamadığınız sürece, iletişim takviminiz düzenlenemez. Böylece iş akışınızın görsel bir özetini veya çeşitli projelerin farklı aşamalarının dökümünü elde edemezsiniz.

E-tablo

E-tablolar doğal olarak dijitaldir, bu nedenle ister uzak ister karma bir ekibiniz olsun, bunları ekibinizle kolayca paylaşabilirsiniz. Ayrıca kullanımı ücretsizdir, bu da onları başlangıç ​​için harika kılar. Ancak, elektronik tablolar otomasyona izin vermez. Örneğin, onlarla şirket içi haber bültenleri göndermeyi otomatikleştiremezsiniz. Takım işbirliği zarar görür. Ekibiniz veya daha geniş organizasyon için herhangi bir soru veya öneri, e-tabloda paylaşılacaktır. Bunların izlenmesi zordur ve ayrı bir iletişim kanalına ihtiyaç duyulur.

Yazılım

Bir takvim yazılımı, kağıt ve elektronik tablo takvimlerinin tüm eksikliklerini gidererek tek bir yerde akıcı bir iş akışı sunar; ekstra uygulamalara gerek yoktur. Bir işletme veya kuruluş iseniz CoSchedule tarafından Marketing Suite'i veya küçük bir işletmeyseniz Pazarlama Takvimimizi kullanarak, hızla kolayca düzenlenebilir, otomatik bir iletişim takvimi oluşturabilirsiniz. Bu takvim biçimi şunları yapmanızı sağlar:

• Projeleri görevlere ayırın - kontrol listeleriyle tamamlayın
• Uygulama içinden ekibinize görevler atayın
• Onlarla kolayca iletişim kurun (onlarla geri bildirim paylaşmak dahil)
• Her proje görevinin ilerlemesini gerçek zamanlı olarak izleyin

Yazılım tabanlı bir iletişim takvimi, kapsamlı otomasyonu desteklediği için entegre pazarlama iletişimlerini yönetmek için mükemmeldir.

2. Adım: İletişim Takvimi Temelinizi Düzenleyin

Şimdi, anlaşılması kolay bir iletişim takvimi oluşturmaya yardımcı olan temel çalışma için.

Birincisi: Dahili İçerik Takviminiz İçin Hedef Kitleyi Tanımlayın

Kendinize sorun: Takvim farklı departmanlarla mı yoksa yalnızca ekibinizle mi koordine oluyor? İlkiyse, ekipleri etiketlemek için renk kodları kullanmayı düşünün. Örneğin, satış ekibinin gerçekleştirdiği tüm projelerin üzerlerinde mor bir etiket olacaktır. Öte yandan, İK projelerinin başka bir renk kodu turuncu olacaktır. Yalnızca ekibiniz için bir iletişim takvimi oluşturuyorsanız, yine de renk kodlarından yararlanmalısınız. Ancak bu durumda, farklı ürün grupları için farklı renkler kullanın. Örneğin, bir video pazarlama çözümleri sağlayıcısı, canlı akış yazılımı, video kitaplığı, ekran kaydedici ve diğer ürünler için farklı renk kodları kullanabilir. Proje türleri için renk kodları da ekleyebilirsiniz. Örneğin, çalışan bağlılığı, öğrenme ve geliştirme (L&D), çalışan işe alma ve işten çıkarma ve kültür oluşturma etkinlikleri gibi projeler için farklı renkler organize olmanıza yardımcı olabilir.

İkincisi: Hedeflerinizi, Girişimlerinizi ve Projelerinizi Belirleyin

Ardından, takviminizi oluşturduğunuz zaman dilimi için hedefinizi belirleyin - örneğin üç aylık dönem için. Ardından, hedefinize ulaşmak için bu süre zarfında yapmayı planladığınız girişimleri not edin. Çeyrek için örnek bir hedef, ekip verimliliğini artırmak ve ekip eğitim süresini azaltmak olabilir. Benzer şekilde, bu hedefi destekleyen örnek bir girişim, kurumsal bir bilgi tabanı oluşturmak olabilir. Ayrıca ekibinizin üzerinde çalışacağı proje türleri için notlar oluşturmanız gerekir; örnek bir proje türü ekip etkinlikleri olabilir. Takviminiz altında belediye binaları, herkesin katıldığı toplantılar ve ekip inzivaları gibi projeler planlayabilirsiniz. Ve son olarak, takviminiz için kişileri belirleyin. Admin kim olacak? Kimler görüntüleme erişimine veya editoryal erişime sahip?

Son olarak: Projeleri Görevlere Bölün

İletişim takviminizi doldurmaya başlamadan önce yapmanız gereken son bir şey: görevler oluşturun. Bunlar, takviminize ekleyeceğiniz gerçek olaylardır. Her görevi, bir görevi tamamlamak için atılması gereken tüm eylem adımlarını içeren bir kontrol listesine bölmek de yararlıdır. Bu eylem adımları, ilerlemeyi izlemenize yardımcı olur. Ayrıca hesap verebilirliği de teşvik ederler. CoSchedule takvimi ile, doğrudan takvim yazılımından bir kontrol listesindeki adımları farklı ekip üyelerine atayabilirsiniz. İletişim içeriği takviminizde görevler oluştururken, her görevin hedefini belirlediğinizden emin olun. Bunu yapmak, takviminize yalnızca hedeflerinize katkıda bulunan görevleri eklemeye odaklanmanıza yardımcı olur. Ayrıca, her bir görevin iletişim planınıza nasıl uyduğunu bir bakışta göstermek için proje tipi bir etiket eklemek isteyeceksiniz.

3. Adım: Özel Tarihler Ekleyin

Yukarıdaki adımda toplanan görevler için tarih eklemeden önce, takviminizde özel tarihleri ​​işaretleyin. Bunlar şunları içerir:

• İşletmenizin kapanacağı işletme kapanış tarihleri ​​veya günleri. Bu şekilde, kapalı saatleri proaktif olarak hedef kitlenizle ne zaman iletişim kurmanız gerektiğini önceden bileceksiniz. Bu tarihleri ​​İK ekibinden alın.
• İş konferansları planladığınız veya müşteri takdir etkinliklerine ev sahipliği yapmayı hedeflediğiniz tarihler de dahil olmak üzere iş etkinlikleri. Bu tarihleri ​​pazarlama ekibinizden alın.
• Tatiller, örneğin, Yeni yıl veya Noel. Yine, kampanyalarınızı veya çalışma saatlerinizi burada hedef kitlenizle proaktif olarak iletmek isteyeceksiniz.
• Mevsimsel aylar, örneğin Haziran, Onur Ayıdır. Bunu iletişim takviminizde işaretlemek, ay boyunca dahili ve pazarlama kampanyaları planlamanıza yardımcı olur. Örneğin yazları yarım günlük bir Cuma programı benimseyebilirsiniz. Veya LGBTQIA topluluğunu desteklemek için markanızı değiştirmek isteyebilirsiniz.
• İşletmenizle alakalı mevsimsel temalar. Örneğin, yaz ayları, elektrik dağıtım endüstrisindeki bir şirket için fırtına müdahale hizmetleri sunma fırsatları sunabilir.
• İşletmenizin her zaman katıldığı veya katıldığı sektör etkinlikleri veya yıllık konferanslar.
• Ürün lansmanları dahil diğer etkinlikler. İşaretlemek istediğiniz diğer etkinlikler için departman başkanlarına, İK ekibine, paydaşlara ve pazarlama ekibine sorun. Onaylanmış tarihleri ​​yoksa, iletişim takviminize geçici tarihler ekleyin.

4. Adım: Yinelenen Çalışma Ekle

Ardından, tüm yinelenen işlerde kurşun kalem - iletişim takviminizde haftalık, aylık, üç aylık veya yıllık olarak planlayın. Bunlar şunlardan herhangi biri olabilir:

• Belediye binaları
• CEO adresleri
• İçerik denetimleri
• Yıllık raporlar
• E-posta bültenleri (dahili veya pazarlama e-postaları)

Tüm bu yinelenen, unutulmaz tarihleri ​​ve tatilleri eklemenin amacı, takviminizdeki farklı etkinlikler için programda çok az çakışma olmamasını veya hiç çakışma olmamasını sağlamaktır.

Adım 5: Kampanyalar ve Lansmanlar Ekleyin

Son olarak, planladığınız girişimler ve projeler için tarihleri ​​işaretleyin. Bunlar şunları içermelidir (ancak bunlarla sınırlı değildir):

• Ürün Lansmanları
• Satıcı Ortaklıkları
• Ortak Pazarlama Kampanyaları
• Üç Aylık Satış Promosyonları

Önemli tarihleri ​​kaçırmamak için burada farklı ekiplerle de konuştuğunuzdan emin olun. Tüm bu tarihlerin önceden rezerve edilmesi, bunların etrafındaki iletişimler için farklı içerik türleri planlamanıza yardımcı olur. Bu şekilde, onbirinci saatte bir şeyleri bir araya getirmeyeceksiniz.

6. Adım: İletişim Takviminizi Paylaşın

Takviminiz artık tüm kritik proje ve görevlerle hazır. Artık tek yapmanız gereken bunu ekibinizle paylaşmak. Takviminizi oluşturmak için CoSchedule kullandıysanız, paylaşmak çocuk oyuncağı olacaktır. Sol üst köşedeki 'Paylaş' düğmesini tıklamanız ve paylaşım bağlantısını oradan kopyalamanız yeterlidir. Bu bağlantıyı paydaşlar ve ekip arkadaşlarınızla paylaştığınızda, takviminize salt okunur erişim elde ederler. Bu onlara proje açıklaması, etiketler ve durum dahil olmak üzere tüm önemli proje ayrıntılarını gösterir. Özetlemek gerekirse: bir iletişim takvimi oluşturmak biraz ön çalışma gerektirir. Hedeflerinizi, proje planlarınızı ve girişimlerinizi not etmek isteyeceksiniz. Takvimin hedef kitlesinin kim olacağına ve projeleri düzenlemek için renk kodlarını nasıl kullanacağınıza karar verin. Takvim için bir format seçmeyi unutmayın. En esnek ve paylaşımı kolay takvim biçimi olduğundan, iletişim içerik takviminizi yazılımı kullanarak oluşturmanızı öneririz. En iyi kısım? CoSchedule, Marketing Calendar adlı sonsuza kadar ücretsiz bir yazılım sunar. Bu nedenle, bugün o ürünle iletişim takviminize başlamamak için hiçbir neden yok. Daha güçlü bir şey arıyorsanız, Marketing Suite by CoSchedule, işletmelerin daha fazla işi tamamlamasına, projeleri zamanında teslim etmesine ve ekip değerini kanıtlamasına yardımcı olur. Daha fazla bilgi edinmek için demonuzu bir Pazarlama Paketi uzmanıyla bugün planlayın!