如何通过 6 个简单步骤创建通讯日历 [包含模板]

您知道有组织的营销人员报告成功的可能性是同行的七倍吗？ 想一想——与其经常转移优先事项并在一堆未完成的任务之间生活，不如将所有工作组织在一个地方，让你有精神空间专注于重要的事情。 这就是通讯日历的用武之地。 这是您所有组织沟通计划所在的地方——让您高枕无忧，专注于工作，并帮助您与团队的其他成员保持一致。 不确定如何创建通讯日历？ 让我们在本指南中为您解答。 我们还为您准备了一个免费的通讯日历模板——使用它来开始工作。 让我们潜入水中。 通信日历是组织所有组织通信的事实来源。 这是一个可视化日历，可共享您的所有产品发布、内部活动计划、营销活动等。您可以使用它来将多个团队或部门聚集在一起，或者单独与您的团队进行协调。 无论哪种方式，内部通信内容日历都有各种形状和大小，例如：

• 软件
• 电子表格
• 物理文档（图表纸或白板）

通信内容日历因目标受众和格式而异。 因此，通信日历大致分为两类：

1. 基于目标受众的类型：

您可以根据他们试图接触的目标受众来分隔通信日历。 例如：

内部沟通日历

这是最常见的类型。 它供内部团队使用，并列出所有关键日期、项目和计划，以便组织中的每个人都能看到即将发生的事情。 它还使通信团队可以轻松规划他们的日程安排并及时交付所有通信内容——帮助保持员工的参与度。

外部通讯日历

外部通讯日历更恰当地称为营销日历。 它用于将您的所有营销项目组织在一个地方，让您一目了然地了解正在进行的和即将进行的活动以及支持它们的任务。

2.根据实际格式的类型：

通讯日历也可以按其格式分类。 这方面的一些例子包括：

软件

一个示例是在专用日历应用程序（例如 CoSchedule 的营销日历）中创建的通信日历。 由于日历内置于专用软件中，因此灵活且易于共享。 它也是可访问的，因此每个人都可以在他们的桌面上打开它。 最后一点使基于软件的通讯日历对远程和混合团队特别有用。

电子表格

电子表格通讯日历是一种数字化日历类型，尽管没有专用软件。 电子表格非常适合协调少数项目的小型团队。 但它们缺乏专用日历工具提供的灵活性和自动化。

白板/便利贴

顾名思义，这是一个在白板上手动创建的日历，可能会或可能不会使用便利贴来表示日历上每个项目下的任务。 与上面的通信日历不同，这些日历既不灵活也不可共享。 任何想要查看到期内容的人都必须亲自前往白板日历。 抛开基础知识，让我们看看内部沟通日历的重要性：

更好的组织

拥有通讯日历的最大好处可能是它可以帮助您以简化且易于理解的方式组织所有工作。 反过来，组织是你成功的关键——正如我们上面提到的，有组织的人报告成功的可能性要高 674%。

更好的文档

在内部通讯日历中记录即将发生的事件、项目、活动和相关任务，可为您和您的团队提供所有到期、正在处理的内容以及已完成的内容的记录。 这不仅使协作变得容易，而且还增强了您与利益相关者的沟通能力——为您的成功做好准备。

改进规划

作为创建通信内容日历的一部分，提前计划工作会向您展示您的策略与业务目标的契合程度。 它还可以根据项目的重要性帮助您确定项目的优先级。 因此，您可以根据项目的重要性在内部通讯日历中为项目分配放映时间。 同样，这一切都为您的成功铺平了道路。 我们的研究表明，积极的计划者报告成功的可能性是不花时间进行计划的同龄人的三倍。

完成更多工作

当您的所有项目和任务都安排在日历中时，您每天都会按照预先计划的工作时间表进行工作。 这个策略让你有时间和精神带宽直接投入工作，而不是花几个小时弄清楚需要先完成什么。 更不用说，您不需要多任务处理或在项目之间切换，因为您的优先级已经在您的日历中排序。 自然，这可以帮助您完成更多工作。 最好的部分？ 我们的研究证实了这一点——利用 CoSchedule 的日历组织的沟通者完成的工作量增加了 125%。

按时交付工作

沟通日历可以帮助您了解需要完成的内容和时间，从而帮助您完成更多工作，还可以帮助您遵守最后期限。 事实上，日历中的计划工作可以帮助您现实地计划项目，因为它可以让您了解即将到来的假期。 此外，通讯日历有助于改善您与利益相关者的关系，因为您可以交流您正在做什么以及何时进行。

证明你的价值

多亏了沟通日历，按时完成工作只是冰山一角。 通过将所有内容记录在日历中，您可以更好地展示您的工作如何与组织的战略目标保持一致。 创建通信内容日历需要大量计划。 但是你前期投入的工作越多，你就能越快地完成日历的其余部分。 所以让我们现在进入战壕：

第 1 步：选择您的通讯日历格式

首先，选择一种日历格式。 但是，不要随意选择一种格式，而是要确保你了解每种格式的优缺点。 这样，您将能够创建一个满足整个团队要求并长期为您服务的日历。

物理板或某种纸

这种日历格式非常适合在数字环境之外规划您的内部通讯内容。 但由于这些是实体日历，因此您无法与全球团队共享它们。 物理通信日历也不提供团队协调并且不可编辑。 这意味着您无法从日历中将工作分配给团队成员。 任何项目沟通都只能是面对面的，您不会有任何记录。 除非您不时使用橡皮擦没问题，否则您的通讯日历将无法编辑。 因此，您无法直观地了解您的工作流程或各种项目不同阶段的细分。

电子表格

电子表格自然是数字化的，因此您可以轻松地与您的团队共享它们——无论您是远程团队还是混合团队。 它们也可以免费使用，非常适合入门。 但是，电子表格不允许自动化。 例如，您无法自动与他们一起发送公司内部通讯。 团队协作受到影响。 对您的团队或更广泛的组织的任何问题或建议都将在电子表格中共享。 这些很难跟踪，因此需要单独的沟通渠道。

软件

日历软件弥补了纸质日历和电子表格日历的所有缺点，在一个地方提供简化的工作流程； 不需要额外的应用程序。 如果您是企业或企业，使用 CoSchedule 的 Marketing Suite；如果您是小型企业，则使用我们的营销日历，您可以快速创建一个易于编辑的自动化通信日历。 这种日历格式可让您：

• 将项目分解为任务 - 完成清单
• 从应用程序内将任务分配给您的团队
• 轻松与他们沟通（包括与他们分享反馈）
• 实时跟踪每个项目任务的进度

基于软件的通信日历非常适合管理整合营销通信，因为它支持广泛的自动化。

第 2 步：组织您的通信日历基础

现在是有助于创建易于理解的通讯日历的基础工作。

第一：为您的内部内容日历定义目标受众

问问自己：日历是与不同部门协调还是您的团队单独协调？ 如果是前者，请考虑使用颜色代码来标记团队。 因此，例如，销售团队处理的所有项目上都会有一个紫色标签。 另一方面，人力资源项目将有另一个颜色代码，橙色。 如果您只为您的团队创建沟通日历，您仍应使用颜色代码。 但是，在这种情况下，为不同的产品线使用不同的颜色。 例如，视频营销解决方案提供商可以为直播软件、视频库、屏幕录像机和其他产品使用不同的颜色代码。 您还可以为项目类型添加颜色代码。 例如，员工敬业度、学习和发展 (L&D)、员工入职和离职以及文化建设活动等项目的不同颜色可以帮助您保持井井有条。

第二：确定你的目标、倡议和项目

接下来，确定创建日历的时间范围内的目标——比如季度。 然后，记下您计划在此期间为实现目标而采取的举措。 本季度的一个示例目标可能是提高团队生产力并减少团队培训时间。 同样，支持这一目标的一个示例举措可能是创建一个机构知识库。 您还需要为您的团队将处理的项目类型创建注释——示例项目类型可以是团队事件。 您可以在日历下计划市政厅、全体会议和团队务虚会等项目。 最后，确定日历的角色。 谁将成为管理员？ 谁有查看权限或编辑权限？

最后：将项目分解为任务

在开始填写通讯日历之前要做的最后一件事：创建任务。 这些是您要添加到日历中的实际事件。 将每项任务分解为一个清单，其中包含完成任务所需采取的所有行动步骤，这也很有帮助。 这些操作步骤可帮助您跟踪进度。 他们还促进问责制。 使用 CoSchedule 日历，您还可以直接从日历软件将清单中的步骤分配给不同的团队成员。 当您在通讯内容日历中创建任务时，请确保确定每个任务的目标。 这样做有助于您专注于仅在日历中添加有助于实现目标的任务。 您还需要添加一个项目类型标签，以便一目了然地显示每个任务如何适合您的沟通计划。

第 3 步：添加特殊日期

在为上述步骤中收集的任务添加日期之前，请在日历中标记特殊日期。 这些包括：

• 业务关闭日期或您的业务将关闭的日期。 这样一来，您就可以提前知道何时需要主动与观众沟通休息时间。 从人力资源团队获取这些日期。
• 商务活动，包括您计划商务会议或旨在举办客户答谢活动的日期。 从您的营销团队获取这些日期。
• 假期，例如，新年或圣诞节。 同样，您需要在此处主动与您的受众交流您的活动或营业时间。
• 季节性月份，例如，六月是骄傲月。 在您的通讯日历中标记这一点可以帮助您计划整个月的内部和营销活动。 例如，在夏季，您可能会采用周五半天的时间表。 或者，您可能想调整您的品牌以支持 LGBTQIA 社区。
• 与您的业务相关的季节性主题。 例如，夏季可能为配电行业的公司提供提供风暴响应服务的机会。
• 您的企业经常参加或参加的行业活动或年度会议。
• 其他活动，包括产品发布。 向部门负责人、人力资源团队、利益相关者和营销团队询问您想要标记的其他事件。 如果没有确定的日期，请将暂定日期添加到您的通讯日历中。

第 4 步：添加重复工作

接下来，将所有重复性工作——每周、每月、每季度或每年安排在你的通信日历中。 这些可能来自：

• 市政厅
• CEO致辞
• 内容审核
• 年度报告
• 电子邮件通讯（内部或营销电子邮件）

添加所有这些重复的、令人难忘的日期和假期的目的是确保日历中不同事件的日程安排几乎没有冲突。

第 5 步：添加活动和发布

最后，标记您计划的倡议和项目的日期。 这些应包括（但不限于）：

• 产品发布
• 供应商伙伴关系
• 联合营销活动
• 季度促销

确保您还在这里与不同的团队交谈，以避免错过重要的日期。 提前预订所有这些日期有助于您为围绕它们的通信计划不同的内容类型。 这样，你就不会在最后一刻把东西放在一起。

第 6 步：分享您的通讯日历

您的日历现在已准备好所有关键项目和任务。 现在剩下要做的就是与您的团队分享。 如果您使用 CoSchedule 创建日历，那么共享将是小菜一碟。 只需单击左上角的“共享”按钮，然后从那里复制共享链接。 当您与利益相关者和队友共享此链接时，他们将获得对您日历的只读访问权限。 这向他们显示了所有关键的项目详细信息，包括项目描述、标签和状态。回顾一下：创建通信日历需要一些前期工作。 您需要记下您的目标、项目计划和倡议。 确定日历的受众是谁以及如何使用颜色代码来组织项目。 不要忘记为日历选择一种格式。 我们建议使用软件创建您的通讯内容日历，因为它是最灵活且易于共享的日历格式。 最好的部分？ CoSchedule 提供了一款名为 Marketing Calendar 的永久免费软件。 因此，今天没有理由不使用该产品开始您的通信日历。 如果您正在寻找更强大的功能，CoSchedule 的 Marketing Suite 可帮助企业完成更多工作、按时交付项目并证明团队价值。 立即与 Marketing Suite 专家安排您的演示以了解更多信息！