Como criar um calendário de comunicações em 6 etapas fáceis [Modelo incluído]

Você sabia que os profissionais de marketing organizados são sete vezes mais propensos a relatar sucesso do que seus pares? Pense nisso – em vez de mudar as prioridades com frequência e viver entre pilhas de tarefas inacabadas, organizar todo o seu trabalho em um só lugar lhe dá espaço mental para se concentrar no que importa. Aqui é onde um calendário de comunicações entra em cena. É aquele lugar onde residem todos os seus planos de comunicação organizacional, dando a você a tranquilidade necessária para um trabalho focado e ajudando você a se alinhar com o restante da equipe. Não sabe como criar um calendário de comunicação? Vamos responder isso para você neste guia. Também temos um modelo de calendário de comunicações gratuito para você - use-o para começar a trabalhar. Vamos mergulhar. Um calendário de comunicações é uma fonte de verdade que organiza todas as comunicações organizacionais. É um calendário visual que compartilha todos os lançamentos de produtos, planos de eventos internos, campanhas de marketing etc. Você pode usá-lo para reunir várias equipes ou departamentos ou coordenar apenas com sua equipe. De qualquer forma, os calendários de conteúdo de comunicação interna vêm em várias formas e tamanhos, como:

• Programas
• Planilha
• Documento físico (papel gráfico ou quadro branco)

Os calendários de conteúdo de comunicação variam de acordo com seu público-alvo e seu formato. Portanto, existem basicamente duas categorias de calendários de comunicação:

1. Tipos com base no público-alvo:

Você pode separar os calendários de comunicação com base no público-alvo que eles estão tentando alcançar. Por exemplo:

Calendário de Comunicação Interna

Este é o tipo mais comum. É para uso interno da equipe e apresenta todas as datas, projetos e planos críticos para que todos na organização possam ver o que está por vir. Também torna mais fácil para a equipe de comunicação planejar suas agendas e entregar em tempo hábil todo o conteúdo de comunicação, ajudando a manter os funcionários engajados.

Calendário de Comunicação Externa

Um calendário de comunicação externo é mais apropriadamente chamado de calendário de marketing. Ele é usado para organizar todos os seus projetos de marketing em um só lugar, oferecendo uma visão geral das campanhas e tarefas em andamento e futuras que os apoiam.

2. Tipos com base no formato real:

Os calendários de comunicação também podem ser categorizados por seu formato. Alguns exemplos disso incluem:

Programas

Um exemplo é um calendário de comunicações criado em um aplicativo de calendário dedicado, como o Marketing Calendar do CoSchedule. Como o calendário é construído em software especializado, é flexível e fácil de compartilhar. Também é acessível, para que todos possam abri-lo em seus desktops. Este último ponto torna um calendário de comunicação baseado em software especialmente útil para equipes remotas e híbridas.

Planilha

Um calendário de comunicação de planilha é um tipo de calendário digitalizado, embora sem software dedicado. As planilhas são ótimas para equipes pequenas que coordenam vários projetos. Mas eles não têm a flexibilidade e automação que uma ferramenta de calendário especializada oferece.

Quadro branco/post-it

Como o nome sugere, este é um calendário criado manualmente em um quadro branco que pode ou não usar post-its para indicar tarefas em cada projeto no calendário. Ao contrário dos calendários de comunicação acima, estes não são flexíveis ou compartilháveis. Qualquer pessoa que queira revisar o que é devido deve se dirigir ao calendário do quadro branco. Com o básico fora do caminho, vamos analisar a importância de um calendário de comunicação interna:

Melhor Organização

Talvez a maior vantagem de ter um calendário de comunicações seja que ele ajuda você a organizar todo o seu trabalho de maneira simplificada e fácil de entender. Por sua vez, a organização é a chave para o sucesso – como mencionamos acima, as pessoas organizadas têm 674% mais chances de relatar o sucesso.

Melhor documentação

Documentar os próximos eventos, projetos, campanhas e tarefas relacionadas em um calendário de comunicação interno fornece a você e sua equipe um registro de tudo o que está pendente, no que você está trabalhando e no que concluiu. Isso não apenas facilita a colaboração, mas também fortalece sua comunicação com as partes interessadas, preparando você para o sucesso.

Planejamento aprimorado

Planejar o trabalho com antecedência como parte da criação de um calendário de conteúdo de comunicação mostra como sua estratégia se alinha com as metas de negócios. Também auxilia na priorização de projetos de acordo com sua importância. Como resultado, você dá tempo de exibição aos projetos no calendário de comunicação interna com base em sua importância. Mais uma vez, tudo isso abre caminho para o seu sucesso. Nossa pesquisa mostra que os planejadores ativos são três vezes mais propensos a relatar o sucesso do que seus pares que não investem tempo em planejamento.

Conclua mais trabalho

Você entra todos os dias com um cronograma de trabalho pré-planejado quando todos os seus projetos e tarefas estão dispostos em um calendário. Essa estratégia oferece tempo e largura de banda mental para mergulhar direto no trabalho, em vez de gastar horas descobrindo o que precisa ser concluído primeiro. Sem mencionar que você não precisa realizar várias tarefas ou alternar entre projetos porque suas prioridades já estão classificadas em seu calendário. Naturalmente, isso ajuda você a fazer mais. A melhor parte? Nossa pesquisa confirma isso — os comunicadores que utilizam o Calendar Organize do CoSchedule realizam 125% mais trabalho.

Entregue o trabalho no prazo

Um calendário de comunicação pode ajudá-lo a concluir mais trabalhos, dando visibilidade sobre o que precisa ser concluído e quando, além de ajudá-lo a cumprir os prazos. Na verdade, planejar o trabalho em um calendário ajuda a planejar projetos de forma realista, pois fornece uma visão geral dos próximos feriados. Além disso, o calendário de comunicação ajuda a melhorar seus relacionamentos com as partes interessadas à medida que você comunica o que está fazendo e quando.

Prove seu valor

Graças a um calendário de comunicação, terminar o trabalho no prazo é apenas a ponta do iceberg. Ao ter tudo documentado no calendário, você pode mostrar melhor como seu trabalho se alinha aos objetivos estratégicos de sua organização. A criação de um calendário de conteúdo de comunicações exige um planejamento extensivo. Mas quanto mais trabalho você colocar antecipadamente, mais rápido será capaz de montar o resto do calendário. Então vamos para as trincheiras agora:

Etapa 1: escolha o formato do calendário de comunicações

Antes de qualquer coisa, escolha um formato de calendário. Mas, em vez de escolher um formato aleatoriamente, certifique-se de entender os pontos fortes e fracos de cada um. Dessa forma, você poderá criar um calendário que atenda aos requisitos de toda a sua equipe e o atenda a longo prazo.

Placa física ou papel de algum tipo

Esse formato de calendário é ótimo para planejar seu conteúdo de comunicação interna fora de um ambiente digital. Mas como esses são calendários físicos, você não pode compartilhá-los com uma equipe global. Os calendários de comunicação física também não oferecem coordenação de equipe e não são editáveis. Isso significa que você não pode atribuir trabalho a colegas de equipe de dentro do calendário. Qualquer comunicação do projeto será apenas pessoalmente, e você não terá nenhum registro disso. E, a menos que você aceite usar uma borracha de vez em quando, seu calendário de comunicações não poderá ser editado. Portanto, você não pode obter uma visão geral do seu fluxo de trabalho ou um detalhamento dos diferentes estágios de vários projetos.

Planilha

As planilhas são naturalmente digitais, então você pode compartilhá-las facilmente com sua equipe, seja uma equipe remota ou híbrida. Eles também são gratuitos, tornando-os ótimos para começar. No entanto, planilhas não permitem automação. Por exemplo, você não pode automatizar o envio de newsletters internas da empresa com eles. A colaboração da equipe sofre. Quaisquer dúvidas ou sugestões para sua equipe ou para a organização em geral serão compartilhadas na planilha. Estes são difíceis de rastrear, definindo a necessidade de um canal de comunicação separado.

Programas

Um software de calendário compensa todas as deficiências de calendários em papel e planilhas, oferecendo um fluxo de trabalho simplificado em um só lugar; nenhum aplicativo extra é necessário. Usando o Marketing Suite by CoSchedule se você for uma empresa ou empresa ou nosso Calendário de Marketing se for uma pequena empresa, você pode criar rapidamente um calendário de comunicação automatizado e facilmente editável. Este formato de calendário permite:

• Divida os projetos em tarefas – complete com listas de verificação
• Atribua tarefas à sua equipe de dentro do aplicativo
• Comunique-se com eles facilmente (incluindo compartilhar feedback com eles)
• Acompanhe o progresso de cada tarefa do projeto em tempo real

Um calendário de comunicações baseado em software é perfeito para gerenciar comunicações de marketing integradas, pois oferece suporte a uma ampla automação.

Etapa 2: organize sua base de calendário de comunicações

Agora, para o trabalho básico que ajuda a criar um calendário de comunicações fácil de entender.

Primeiro: defina o público-alvo do seu calendário de conteúdo interno

Pergunte a si mesmo: o calendário é para coordenar com diferentes departamentos ou apenas com sua equipe? Se for o primeiro, considere usar códigos de cores para marcar as equipes. Assim, por exemplo, todos os projetos gerenciados pela equipe de vendas terão uma etiqueta roxa. Por outro lado, os projetos de RH terão outro código de cores, laranja. Se você estiver criando um calendário de comunicação apenas para sua equipe, ainda deve aproveitar os códigos de cores. Neste caso, porém, use cores diferentes para diferentes linhas de produtos. Por exemplo, um provedor de soluções de marketing de vídeo pode usar códigos de cores diferentes para software de transmissão ao vivo, biblioteca de vídeo, gravador de tela e outros produtos. Você também pode adicionar códigos de cores para tipos de projeto. Por exemplo, cores diferentes para projetos como engajamento de funcionários, aprendizado e desenvolvimento (T&D), integração e desligamento de funcionários e atividades de construção de cultura podem ajudar a mantê-lo organizado.

Segundo: Determine seus objetivos, iniciativas e projetos

Em seguida, identifique sua meta para o período de tempo para o qual você está criando seu calendário – digamos, para o trimestre. Em seguida, anote as iniciativas que você planeja tomar durante esse período para alcançar seu objetivo. Um exemplo de meta para o trimestre poderia ser melhorar a produtividade da equipe e reduzir o tempo de treinamento da equipe. Da mesma forma, um exemplo de iniciativa que apoia esse objetivo poderia ser a criação de uma base de conhecimento institucional. Você também precisa criar notas de tipos de projeto nos quais sua equipe trabalhará – um exemplo de tipo de projeto pode ser eventos de equipe. Você pode planejar projetos como prefeituras, reuniões gerais e retiros de equipe em seu calendário. E, finalmente, determine as personas para o seu calendário. Quem vai ser o administrador? Quem tem acesso de visualização ou acesso editorial?

Finalmente: Divida os projetos em tarefas

Uma última coisa a fazer antes de começar a preencher seu calendário de comunicações: crie tarefas. Estes são os eventos reais que você adicionaria ao seu calendário. Também é útil dividir cada tarefa em uma lista de verificação com todas as etapas de ação a serem executadas para concluir uma tarefa. Essas etapas de ação ajudam você a acompanhar o progresso. Eles também promovem a responsabilidade. Com o calendário CoSchedule, você também pode atribuir as etapas de uma lista de verificação a diferentes membros da equipe diretamente do software de calendário. Ao criar tarefas em seu calendário de conteúdo de comunicação, certifique-se de determinar o objetivo de cada tarefa. Isso ajuda você a se concentrar em adicionar apenas as tarefas em seu calendário que contribuem para suas metas. Você também desejará adicionar uma tag de tipo de projeto para mostrar rapidamente como cada tarefa se encaixa em seu plano de comunicação.

Etapa 3: adicionar datas especiais

Antes de adicionar datas para as tarefas reunidas na etapa acima, marque datas especiais em seu calendário. Esses incluem:

• Datas de fechamento de negócios ou dias em que sua empresa será fechada. Dessa forma, você saberá com antecedência quando precisar comunicar o horário de fechamento com seu público de forma proativa. Obtenha essas datas com a equipe de RH.
• Eventos de negócios, incluindo datas em que você está planejando conferências de negócios ou com o objetivo de sediar eventos de agradecimento ao cliente. Obtenha essas datas com sua equipe de marketing.
• Feriados, por exemplo, Ano Novo ou Natal. Novamente, você desejará comunicar proativamente suas campanhas ou horário comercial com seu público aqui.
• Meses sazonais, por exemplo, junho é o mês do orgulho. Marcar isso em seu calendário de comunicação ajuda a planejar campanhas internas e de marketing ao longo do mês. Nos verões, por exemplo, você pode adotar uma programação de meio dia de sexta-feira. Ou você pode querer ajustar sua marca para apoiar a comunidade LGBTQIA.
• Temas sazonais relevantes para o seu negócio. Por exemplo, os meses de verão podem apresentar oportunidades para uma empresa do setor de distribuição elétrica oferecer serviços de resposta a tempestades.
• Eventos do setor ou conferências anuais em que sua empresa sempre participa ou participa.
• Outros eventos, incluindo lançamentos de produtos. Pergunte aos chefes de departamento, à equipe de RH, às partes interessadas e à equipe de marketing sobre outros eventos que você deseja marcar. Adicione datas provisórias ao seu calendário de comunicações se eles não tiverem datas confirmadas.

Etapa 4: adicionar trabalho recorrente

Em seguida, escreva todos os trabalhos recorrentes – agendados semanalmente, mensalmente, trimestralmente ou anualmente, em seu calendário de comunicações. Estes podem ser qualquer coisa de:

• Prefeituras
• Endereços do CEO
• Auditorias de conteúdo
• Relatórios anuais
• Boletins informativos por e-mail (e-mails internos ou de marketing)

O objetivo de adicionar todas essas datas e feriados recorrentes e memoráveis ​​é garantir que haja pouco ou nenhum conflito na programação de diferentes eventos em seu calendário.

Etapa 5: adicionar campanhas e lançamentos

Por fim, marque as datas das iniciativas e projetos que você planejou. Estes devem incluir (mas não estão limitados a):

• Lançamentos de produtos
• Parcerias de fornecedores
• Campanhas de co-marketing
• Promoções de vendas trimestrais

Certifique-se de também conversar com diferentes equipes aqui para evitar perder datas importantes. Ter todas essas datas reservadas com antecedência ajuda você a planejar diferentes tipos de conteúdo para comunicações em torno delas. Dessa forma, você não estará juntando as coisas na décima primeira hora.

Etapa 6: compartilhar seu calendário de comunicações

Seu calendário agora está pronto com todos os projetos e tarefas críticas. Agora, tudo o que resta a fazer é compartilhá-lo com sua equipe. Se você usou o CoSchedule para criar seu calendário, o compartilhamento será muito fácil. Basta clicar no botão 'Compartilhar' no canto superior esquerdo e copiar o link de compartilhamento de lá. Quando você compartilha este link com as partes interessadas e colegas de equipe, eles obtêm acesso somente leitura ao seu calendário. Isso mostra todos os principais detalhes do projeto, incluindo descrição do projeto, tags e status. Para recapitular: criar um calendário de comunicações exige algum trabalho inicial. Você vai querer anotar suas metas, planos de projeto e iniciativas. Decida quem será o público do calendário e como você usará os códigos de cores para organizar os projetos. Não se esqueça de escolher um formato para o calendário. Recomendamos criar seu calendário de conteúdo de comunicação usando software, pois é o formato de calendário mais flexível e fácil de compartilhar. A melhor parte? O CoSchedule oferece um software gratuito para sempre chamado Marketing Calendar. Portanto, não há motivo para não iniciar seu calendário de comunicações com esse produto hoje. Se você está procurando algo mais poderoso, o Marketing Suite by CoSchedule ajuda as empresas a concluir mais trabalho, entregar projetos no prazo e provar o valor da equipe. Agende sua demonstração com um especialista do Marketing Suite hoje mesmo para saber mais!