Jak utworzyć kalendarz komunikacji w 6 łatwych krokach [W zestawie szablon]

Czy wiesz, że zorganizowani marketerzy są siedmiokrotnie bardziej skłonni do zgłaszania sukcesu niż ich rówieśnicy? Pomyśl o tym — zamiast często zmieniać priorytety i żyć między stosami niedokończonych zadań, organizowanie całej pracy w jednym miejscu daje ci mentalną przestrzeń do skupienia się na tym, co ważne. Tutaj pojawia się kalendarz komunikacji. To jedno miejsce, w którym znajdują się wszystkie Twoje plany komunikacji organizacyjnej — dając Ci spokój ducha, którego potrzebujesz do skoncentrowanej pracy i pomagając Ci dostosować się do reszty zespołu. Nie wiesz, jak stworzyć kalendarz komunikacji? Odpowiedzmy na to za Ciebie w tym przewodniku. Przygotowaliśmy również dla Ciebie bezpłatny szablon kalendarza komunikacji — użyj go, aby zacząć działać. Zanurzmy się. Kalendarz komunikacji to źródło prawdy, które porządkuje całą komunikację organizacyjną. Jest to wizualny kalendarz udostępniający wszystkie premiery Twoich produktów, wewnętrzne plany wydarzeń, kampanie marketingowe itp. Możesz go użyć, aby zgromadzić wiele zespołów lub działów lub koordynować je samodzielnie. Tak czy inaczej, kalendarze z treściami do komunikacji wewnętrznej mają różne kształty i rozmiary, takie jak:

• Oprogramowanie
• Arkusz
• Dokument fizyczny (wykres lub tablica)

Kalendarze treści komunikacyjnych różnią się w zależności od grupy docelowej i formatu. Tak więc istnieją zasadniczo dwie kategorie kalendarzy komunikacyjnych:

1. Typy oparte na grupie docelowej:

Możesz oddzielić kalendarze komunikacji na podstawie grupy docelowej, do której starają się dotrzeć. Na przykład:

Kalendarz komunikacji wewnętrznej

To jest najczęstszy typ. Jest przeznaczony do użytku wewnętrznego zespołu i przedstawia wszystkie krytyczne daty, projekty i plany, dzięki czemu wszyscy w organizacji mogą zobaczyć, co nadchodzi. Ułatwia również zespołowi ds. komunikacji planowanie harmonogramów i terminowe dostarczanie wszystkich treści komunikacyjnych, co pomaga utrzymać zaangażowanie pracowników.

Kalendarz komunikacji zewnętrznej

Zewnętrzny kalendarz komunikacyjny jest bardziej trafnie nazywany kalendarzem marketingowym. Służy do organizowania wszystkich projektów marketingowych w jednym miejscu, zapewniając szybki przegląd trwających i nadchodzących kampanii oraz zadań, które je wspierają.

2. Typy oparte na rzeczywistym formacie:

Kalendarze komunikacyjne można również kategoryzować według formatu. Oto kilka przykładów:

Oprogramowanie

Jednym z przykładów jest kalendarz komunikacyjny utworzony w dedykowanej aplikacji kalendarza, takiej jak Kalendarz Marketingowy CoSchedule. Ponieważ kalendarz jest wbudowany w specjalistyczne oprogramowanie, jest elastyczny i łatwy do udostępniania. Jest również dostępny, więc każdy może mieć go otwarty na swoich komputerach. Ten ostatni punkt sprawia, że ​​kalendarz komunikacyjny oparty na oprogramowaniu jest szczególnie przydatny dla zespołów zdalnych i hybrydowych.

Arkusz

Kalendarz komunikacyjny w arkuszu kalkulacyjnym to zdigitalizowany kalendarz, aczkolwiek bez dedykowanego oprogramowania. Arkusze kalkulacyjne są świetne dla małych zespołów koordynujących kilka projektów. Brakuje im jednak elastyczności i automatyzacji, które oferuje specjalistyczne narzędzie kalendarza.

Tablica/karteczki samoprzylepne

Jak sama nazwa wskazuje, jest to kalendarz tworzony ręcznie na tablicy, która może, ale nie musi, używać karteczek samoprzylepnych do oznaczania zadań w ramach każdego projektu w kalendarzu. W przeciwieństwie do powyższych kalendarzy komunikacyjnych nie są one elastyczne ani nie można ich udostępniać. Każdy, kto chce sprawdzić, co jest należne, musi sam podejść do kalendarza na tablicy. Pomijając podstawy, spójrzmy na znaczenie kalendarza komunikacji wewnętrznej:

Lepsza organizacja

Być może największą zaletą posiadania kalendarza komunikacji jest to, że pomaga uporządkować całą pracę w uproszczony i łatwy do zrozumienia sposób. Z kolei organizacja jest kluczem do sukcesu — jak wspomnieliśmy powyżej, zorganizowani ludzie są o 674% bardziej skłonni do zgłaszania sukcesu.

Lepsza dokumentacja

Dokumentowanie nadchodzących wydarzeń, projektów, kampanii i powiązanych zadań w wewnętrznym kalendarzu komunikacyjnym daje Tobie i Twojemu zespołowi zapis wszystkiego, co jest należne, nad czym pracujesz i co zostało zakończone. Nie tylko ułatwia to współpracę, ale także usprawnia komunikację z interesariuszami — przygotowując Cię do sukcesu.

Ulepszone planowanie

Planowanie pracy z wyprzedzeniem w ramach tworzenia kalendarza treści komunikacyjnych pokazuje, jak dobrze Twoja strategia jest zgodna z celami biznesowymi. Pomaga również w ustalaniu priorytetów projektów zgodnie z ich wagą. W rezultacie dajesz czas na wyświetlanie projektów w wewnętrznym kalendarzu komunikacji na podstawie ich ważności. Wszystko to ponownie toruje drogę do Twojego sukcesu. Nasze badania pokazują, że aktywni planiści są trzykrotnie bardziej skłonni do zgłaszania sukcesów niż ich koledzy, którzy nie inwestują czasu w planowanie.

Wykonaj więcej pracy

Przychodzisz codziennie z wcześniej zaplanowanym harmonogramem pracy, gdy wszystkie Twoje projekty i zadania są ułożone w kalendarzu. Ta strategia daje Ci czas i mentalną przepustowość, aby od razu zagłębić się w pracę, zamiast spędzać godziny na zastanawianiu się, co należy najpierw wykonać. Nie wspominając o tym, że nie musisz wykonywać wielu zadań ani przełączać się między projektami, ponieważ Twoje priorytety są już posortowane w Twoim kalendarzu. Oczywiście pomaga to zrobić więcej. Najlepsza część? Potwierdzają to nasze badania — komunikatorzy korzystający z kalendarza CoSchedule Zorganizuj o 125% więcej pracy.

Dostarcz pracę na czas

Kalendarz komunikacji może pomóc w wykonaniu większej ilości pracy, dając wgląd w to, co należy zakończyć i kiedy, a także pomaga dotrzymać terminów. W rzeczywistości planowanie pracy w kalendarzu pomaga realistycznie planować projekty, ponieważ zapewnia przegląd nadchodzących świąt. Aby dodać, kalendarz komunikacji pomaga w poprawie relacji z interesariuszami, gdy komunikujesz się, co robisz i kiedy.

Udowodnij swoją wartość

Dzięki kalendarzowi komunikacji terminowe zakończenie prac to tylko wierzchołek góry lodowej. Mając wszystko udokumentowane w kalendarzu, możesz lepiej pokazać, w jaki sposób Twoja praca jest zgodna z celami strategicznymi Twojej organizacji. Tworzenie kalendarza treści komunikacyjnych wymaga intensywnego planowania. Ale im więcej pracy włożysz z góry, tym szybciej będziesz w stanie zebrać resztę kalendarza. Przejdźmy więc teraz do okopów:

Krok 1: Wybierz format kalendarza komunikacji

Przede wszystkim wybierz format kalendarza. Ale zamiast losowo wybierać format, upewnij się, że rozumiesz mocne i słabe strony każdego z nich. W ten sposób będziesz mógł stworzyć kalendarz, który spełnia wymagania całego zespołu i służy Ci na dłuższą metę.

Fizyczna tablica lub jakiś rodzaj papieru

Ten format kalendarza doskonale nadaje się do planowania zawartości wewnętrznej komunikacji poza środowiskiem cyfrowym. Ale ponieważ są to kalendarze fizyczne, nie możesz udostępniać ich zespołowi globalnemu. Kalendarze komunikacji fizycznej również nie oferują koordynacji zespołu i nie można ich edytować. Oznacza to, że nie możesz przypisywać pracy do członków zespołu z poziomu kalendarza. Wszelka komunikacja dotycząca projektu będzie tylko osobista i nie będziesz mieć o tym żadnego zapisu. A jeśli nie zgadzasz się z używaniem gumki od czasu do czasu, kalendarza komunikacji nie będzie można edytować. Nie możesz więc uzyskać wizualnego przeglądu przepływu pracy ani podziału różnych etapów różnych projektów.

Arkusz

Arkusze kalkulacyjne są naturalnie cyfrowe, więc możesz łatwo udostępniać je swojemu zespołowi — niezależnie od tego, czy masz zespół zdalny, czy hybrydowy. Są również bezpłatne, dzięki czemu świetnie nadają się na początek. Jednak arkusze kalkulacyjne nie pozwalają na automatyzację. Na przykład nie można zautomatyzować wysyłania z nimi wewnętrznych biuletynów firmowych. Cierpi na tym współpraca zespołowa. Wszelkie pytania lub sugestie dla Twojego zespołu lub szerszej organizacji zostaną udostępnione w arkuszu kalkulacyjnym. Są one trudne do wyśledzenia, co stwarza potrzebę oddzielnego kanału komunikacji.

Oprogramowanie

Oprogramowanie kalendarza rekompensuje wszystkie niedociągnięcia kalendarzy papierowych i arkuszy kalkulacyjnych, oferując usprawniony przepływ pracy w jednym miejscu; nie są potrzebne żadne dodatkowe aplikacje. Korzystając z Marketing Suite firmy CoSchedule, jeśli prowadzisz firmę lub przedsiębiorstwo, lub naszego kalendarza marketingowego, jeśli jesteś małą firmą, możesz szybko utworzyć łatwo edytowalny, zautomatyzowany kalendarz komunikacyjny. Ten format kalendarza umożliwia:

• Podziel projekty na zadania — wraz z listami kontrolnymi
• Przydziel zadania swojemu zespołowi z poziomu aplikacji
• Łatwo się z nimi komunikuj (w tym dzieląc się z nimi opiniami)
• Śledź postęp każdego zadania projektowego w czasie rzeczywistym

Oparty na oprogramowaniu kalendarz komunikacji doskonale nadaje się do zarządzania zintegrowaną komunikacją marketingową, ponieważ obsługuje szeroką automatyzację.

Krok 2: Organizacja podstaw kalendarza komunikacji

Teraz czas na podstawową pracę, która pomaga stworzyć łatwy do zrozumienia kalendarz komunikacji.

Po pierwsze: zdefiniuj grupę docelową swojego wewnętrznego kalendarza treści

Zadaj sobie pytanie: czy kalendarz do koordynowania z różnymi działami czy tylko z Twoim zespołem? Jeśli to pierwsze, rozważ użycie kodów kolorów do oznaczania drużyn. Na przykład wszystkie projekty obsługiwane przez zespół sprzedaży będą miały fioletową etykietę. Z kolei projekty HR będą miały inny kod kolorystyczny, pomarańczowy. Jeśli tworzysz kalendarz komunikacji tylko dla swojego zespołu, nadal powinieneś używać kodów kolorów. W tym przypadku jednak użyj różnych kolorów dla różnych linii produktów. Na przykład dostawca rozwiązań marketingu wideo może używać różnych kodów kolorów dla oprogramowania do transmisji na żywo, biblioteki wideo, rejestratora ekranu i innych produktów. Możesz również dodać kody kolorów dla typów projektów. Na przykład różne kolory projektów, takich jak zaangażowanie pracowników, uczenie się i rozwój (L&D), wdrażanie i zwalnianie pracowników oraz działania związane z budowaniem kultury, mogą pomóc w utrzymaniu porządku.

Po drugie: określ swoje cele, inicjatywy i projekty

Następnie określ swój cel na ramy czasowe, dla których tworzysz kalendarz — powiedzmy na kwartał. Następnie zanotuj inicjatywy, które planujesz podjąć w tym czasie, aby osiągnąć swój cel. Przykładowym celem na kwartał może być poprawa produktywności zespołu i skrócenie czasu szkolenia zespołu. Podobnie przykładową inicjatywą wspierającą ten cel mogłoby być stworzenie instytucjonalnej bazy wiedzy. Musisz również utworzyć notatki dotyczące typów projektów, nad którymi będzie pracował Twój zespół — przykładowym typem projektu mogą być wydarzenia zespołowe. Możesz planować projekty, takie jak ratusze, spotkania wszystkich rąk i wyjazdy zespołowe w swoim kalendarzu. I na koniec określ persony do swojego kalendarza. Kto będzie administratorem? Kto ma dostęp do przeglądania lub dostęp redakcyjny?

Na koniec: podziel projekty na zadania

Ostatnia rzecz do zrobienia, zanim zaczniesz wypełniać kalendarz komunikacji: utwórz zadania. To są rzeczywiste wydarzenia, które dodałbyś do swojego kalendarza. Pomocne jest również rozbicie każdego zadania na listę kontrolną zawierającą wszystkie czynności, które należy wykonać, aby wykonać zadanie. Te kroki działania pomogą Ci śledzić postępy. Promują również odpowiedzialność. Dzięki kalendarzowi CoSchedule możesz również przypisać kroki z listy kontrolnej do różnych członków zespołu bezpośrednio z oprogramowania kalendarza. Tworząc zadania w kalendarzu treści komunikacyjnych, upewnij się, że określiłeś cel każdego zadania. Dzięki temu możesz skoncentrować się na dodawaniu do kalendarza tylko tych zadań, które przyczyniają się do realizacji Twoich celów. Będziesz także chciał dodać tag typu projektu, aby pokazać na pierwszy rzut oka, jak każde zadanie pasuje do twojego planu komunikacji.

Krok 3: Dodaj daty specjalne

Zanim dodasz daty do zadań zebranych w powyższym kroku, zaznacz w swoim kalendarzu daty specjalne. Obejmują one:

• Daty zamknięcia firmy lub dni, w których Twoja firma będzie zamknięta. W ten sposób będziesz wiedział z wyprzedzeniem, kiedy musisz proaktywnie komunikować się z odbiorcami w godzinach zamkniętych. Uzyskaj te daty od zespołu HR.
• Wydarzenia biznesowe, w tym terminy, w których planujesz konferencje biznesowe lub masz zamiar zorganizować imprezy mające na celu uznanie klientów. Uzyskaj te daty od swojego zespołu marketingowego.
• Święta, na przykład Nowy Rok lub Boże Narodzenie. Ponownie, będziesz chciał proaktywnie komunikować swoje kampanie lub godziny pracy z odbiorcami tutaj.
• Miesiące sezonowe, na przykład czerwiec to miesiąc dumy. Zaznaczenie tego w kalendarzu komunikacji ułatwia planowanie kampanii wewnętrznych i marketingowych w ciągu miesiąca. Na przykład latem możesz przyjąć półdniowy harmonogram w piątek. Możesz też poprawić swoją markę, aby wspierać społeczność LGBTQIA.
• Tematy sezonowe, które są istotne dla Twojej firmy. Na przykład miesiące letnie mogą stwarzać okazję dla firmy z branży dystrybucji energii elektrycznej do oferowania usług reagowania na burze.
• Imprezy branżowe lub coroczne konferencje, w których Twoja firma zawsze uczestniczy lub w których bierze udział.
• Inne wydarzenia, w tym premiery produktów. Zapytaj szefów działów, zespół HR, interesariuszy i zespół marketingowy o inne wydarzenia, które chcesz oznaczyć. Dodaj wstępne daty do swojego kalendarza komunikacji, jeśli nie mają potwierdzonych dat.

Krok 4: Dodaj powtarzającą się pracę

Następnie ołówek we wszystkich powtarzających się pracach — zaplanowanych co tydzień, co miesiąc, co kwartał lub co rok, w kalendarzu komunikacji. Może to być cokolwiek z:

• Ratusze
• Adresy prezesów
• Audyty treści
• Sprawozdania roczne
• Biuletyny e-mailowe (wewnętrzne lub marketingowe e-maile)

Celem dodawania wszystkich tych powtarzających się, pamiętnych dat i świąt jest zapewnienie, że w harmonogramie różnych wydarzeń w Twoim kalendarzu nie będzie żadnych kolizji.

Krok 5: Dodaj kampanie i uruchomienia

Na koniec zaznacz daty zaplanowanych inicjatyw i projektów. Powinny one obejmować (ale nie ograniczają się do):

• Premiery produktów
• Partnerstwa z dostawcami
• Wspólne kampanie marketingowe
• Promocje sprzedaży kwartalnej

Upewnij się, że rozmawiasz tutaj również z różnymi zespołami, aby uniknąć pominięcia ważnych dat. Rezerwacja wszystkich tych dat z wyprzedzeniem pomaga zaplanować różne rodzaje treści do komunikacji wokół nich. W ten sposób nie będziesz składać rzeczy o jedenastej godzinie.

Krok 6: Udostępnij swój kalendarz komunikacji

Twój kalendarz jest teraz gotowy ze wszystkimi krytycznymi projektami i zadaniami. Pozostało już tylko podzielić się nim ze swoim zespołem. Jeśli używałeś CoSchedule do tworzenia swojego kalendarza, udostępnianie będzie bułką z masłem. Po prostu kliknij przycisk „Udostępnij” w lewym górnym rogu i skopiuj stamtąd link do udostępniania. Gdy udostępnisz ten link zainteresowanym stronom i członkom zespołu, uzyskają oni dostęp tylko do odczytu do Twojego kalendarza. To pokazuje im wszystkie kluczowe szczegóły projektu, w tym opis projektu, tagi i status. Podsumowując: stworzenie kalendarza komunikacji wymaga trochę pracy z góry. Będziesz chciał zanotować swoje cele, plany projektów i inicjatywy. Zdecyduj, kto będzie odbiorcą kalendarza i jak będziesz używać kodów kolorów do organizowania projektów. Nie zapomnij wybrać formatu kalendarza. Zalecamy utworzenie kalendarza treści komunikacyjnych za pomocą oprogramowania, ponieważ jest to najbardziej elastyczny i łatwy do udostępniania format kalendarza. Najlepsza część? CoSchedule oferuje bezpłatne oprogramowanie o nazwie Kalendarz Marketingowy. Nie ma więc powodu, aby nie rozpoczynać kalendarza komunikacji z tym produktem już dziś. Jeśli szukasz czegoś bardziej wydajnego, Marketing Suite firmy CoSchedule pomoże firmom wykonać więcej pracy, dostarczyć projekty na czas i udowodnić wartość zespołu. Umów się na prezentację z ekspertem Marketing Suite już dziś, aby dowiedzieć się więcej!