如何通過 6 個簡單步驟創建通訊日曆 [包含模板]
已發表: 2022-10-05
您知道有組織的營銷人員報告成功的可能性是同行的七倍嗎？ 想一想——與其經常轉移優先事項並在一堆未完成的任務之間生活，不如將所有工作組織在一個地方，讓你有精神空間專注於重要的事情。 這就是通訊日曆的用武之地。 這是您所有組織溝通計劃所在的地方——讓您高枕無憂，專注於工作，並幫助您與團隊的其他成員保持一致。 不確定如何創建通訊日曆？ 讓我們在本指南中為您解答。 我們還為您準備了一個免費的通訊日曆模板——使用它來開始工作。 讓我們潛入水中。 什麼是通訊日曆？
通信日曆是組織所有組織通信的事實來源。 這是一個可視化日曆，可共享您的所有產品發布、內部活動計劃、營銷活動等。您可以使用它來將多個團隊或部門聚集在一起，或者單獨與您的團隊進行協調。 無論哪種方式，內部通信內容日曆都有各種形狀和大小，例如：- 軟件
- 電子表格
- 物理文檔（圖表紙或白板）
通訊日曆的類型
通信內容日曆因目標受眾和格式而異。 因此，通信日曆大致分為兩類： 
1. 基於目標受眾的類型：
您可以根據他們試圖接觸的目標受眾來分隔通信日曆。 例如：內部溝通日曆
這是最常見的類型。 它供內部團隊使用，並列出所有關鍵日期、項目和計劃，以便組織中的每個人都能看到即將發生的事情。 它還使通信團隊可以輕鬆規劃他們的日程安排並及時交付所有通信內容——幫助保持員工的參與度。外部通訊日曆
外部通訊日曆更恰當地稱為營銷日曆。 它用於將您的所有營銷項目組織在一個地方，讓您一目了然地了解正在進行的和即將進行的活動以及支持它們的任務。2.根據實際格式的類型：
通訊日曆也可以按其格式分類。 這方面的一些例子包括：軟件
一個示例是在專用日曆應用程序（例如 CoSchedule 的營銷日曆）中創建的通信日曆。 由於日曆內置於專用軟件中，因此靈活且易於共享。 它也是可訪問的，因此每個人都可以在他們的桌面上打開它。 最後一點使基於軟件的通訊日曆對遠程和混合團隊特別有用。電子表格
電子表格通訊日曆是一種數字化日曆類型，儘管沒有專用軟件。 電子表格非常適合協調少數項目的小型團隊。 但它們缺乏專用日曆工具提供的靈活性和自動化。白板/便利貼
顧名思義，這是一個在白板上手動創建的日曆，可能會或可能不會使用便利貼來表示日曆上每個項目下的任務。 與上面的通信日曆不同，這些日曆既不靈活也不可共享。 任何想要查看到期內容的人都必須親自前往白板日曆。 為什麼通訊日曆很重要？
拋開基礎知識，讓我們看看內部溝通日曆的重要性：更好的組織
擁有通訊日曆的最大好處可能是它可以幫助您以簡化且易於理解的方式組織所有工作。 反過來，組織是你成功的關鍵——正如我們上面提到的，有組織的人報告成功的可能性要高 674%。更好的文檔
在內部通訊日曆中記錄即將發生的事件、項目、活動和相關任務，可為您和您的團隊提供所有到期、正在處理的內容以及已完成的內容的記錄。 這不僅使協作變得容易，而且還增強了您與利益相關者的溝通能力——為您的成功做好準備。改進規劃
作為創建通信內容日曆的一部分，提前計劃工作會向您展示您的策略與業務目標的契合程度。 它還可以根據項目的重要性幫助您確定項目的優先級。 因此，您可以根據項目的重要性在內部通訊日曆中為項目分配放映時間。 同樣，這一切都為您的成功鋪平了道路。 我們的研究表明，積極的計劃者報告成功的可能性是不花時間進行計劃的同齡人的三倍。完成更多工作
當您的所有項目和任務都安排在日曆中時，您每天都會按照預先計劃的工作時間表進行工作。 這個策略讓你有時間和精神帶寬直接投入工作，而不是花幾個小時弄清楚需要先完成什麼。 更不用說，您不需要多任務處理或在項目之間切換，因為您的優先級已經在您的日曆中排序。 自然，這可以幫助您完成更多工作。 最好的部分？ 我們的研究證實了這一點——利用 CoSchedule 的日曆組織的溝通者完成的工作量增加了 125%。按時交付工作
溝通日曆可以幫助您了解需要完成的內容和時間，從而幫助您完成更多工作，還可以幫助您遵守最後期限。 事實上，日曆中的計劃工作可以幫助您現實地計劃項目，因為它可以讓您了解即將到來的假期。 此外，通訊日曆有助於改善您與利益相關者的關係，因為您可以交流您正在做什麼以及何時進行。證明你的價值
多虧了溝通日曆，按時完成工作只是冰山一角。 通過將所有內容記錄在日曆中，您可以更好地展示您的工作如何與組織的戰略目標保持一致。 您如何構建通信日曆？
創建通信內容日曆需要大量計劃。 但是你前期投入的工作越多，你就能越快地完成日曆的其餘部分。 所以讓我們現在進入戰壕：第 1 步：選擇您的通訊日曆格式
首先，選擇一種日曆格式。 但是，不要隨意選擇一種格式，而是要確保你了解每種格式的優缺點。 這樣，您將能夠創建一個滿足整個團隊要求並長期為您服務的日曆。物理板或某種紙
這種日曆格式非常適合在數字環境之外規劃您的內部通訊內容。 但由於這些是實體日曆，因此您無法與全球團隊共享它們。 物理通信日曆也不提供團隊協調並且不可編輯。 這意味著您無法從日曆中將工作分配給團隊成員。 任何項目溝通都只能是面對面的，您不會有任何記錄。 除非您不時使用橡皮擦沒問題，否則您的通訊日曆將無法編輯。 因此，您無法直觀地了解您的工作流程或各種項目不同階段的細分。電子表格
電子表格自然是數字化的，因此您可以輕鬆地與您的團隊共享它們——無論您是遠程團隊還是混合團隊。 它們也可以免費使用，非常適合入門。 但是，電子表格不允許自動化。 例如，您無法自動與他們一起發送公司內部通訊。 團隊協作受到影響。 對您的團隊或更廣泛的組織的任何問題或建議都將在電子表格中共享。 這些很難跟踪，因此需要單獨的溝通渠道。軟件
日曆軟件彌補了紙質日曆和電子表格日曆的所有缺點，在一個地方提供簡化的工作流程； 不需要額外的應用程序。 如果您是企業或企業，使用 CoSchedule 的 Marketing Suite；如果您是小型企業，則使用我們的營銷日曆，您可以快速創建一個易於編輯的自動化通信日曆。 這種日曆格式可讓您：- 將項目分解為任務 - 完成清單
- 從應用程序內將任務分配給您的團隊
- 輕鬆與他們溝通（包括與他們分享反饋）
- 實時跟踪每個項目任務的進度
基於軟件的通信日曆非常適合管理整合營銷通信，因為它支持廣泛的自動化。第 2 步：組織您的通信日曆基礎
現在是有助於創建易於理解的通訊日曆的基礎工作。第一：為您的內部內容日曆定義目標受眾
問問自己：日曆是與不同部門協調還是您的團隊單獨協調？ 如果是前者，請考慮使用顏色代碼來標記團隊。 因此，例如，銷售團隊處理的所有項目上都會有一個紫色標籤。 另一方面，人力資源項目將有另一個顏色代碼，橙色。 如果您只為您的團隊創建溝通日曆，您仍應使用顏色代碼。 但是，在這種情況下，為不同的產品線使用不同的顏色。 例如，視頻營銷解決方案提供商可以為直播軟件、視頻庫、屏幕錄像機和其他產品使用不同的顏色代碼。 您還可以為項目類型添加顏色代碼。 例如，員工敬業度、學習和發展 (L&D)、員工入職和離職以及文化建設活動等項目的不同顏色可以幫助您保持井井有條。第二：確定你的目標、倡議和項目
接下來，確定創建日曆的時間範圍內的目標——比如季度。 然後，記下您計劃在此期間為實現目標而採取的舉措。 本季度的一個示例目標可能是提高團隊生產力並減少團隊培訓時間。 同樣，支持這一目標的一個示例舉措可能是創建一個機構知識庫。 您還需要為您的團隊將處理的項目類型創建註釋——示例項目類型可以是團隊事件。 您可以在日曆下計劃市政廳、全體會議和團隊務虛會等項目。 最後，確定日曆的角色。 誰將成為管理員？ 誰有查看權限或編輯權限？最後：將項目分解為任務
在開始填寫通訊日曆之前要做的最後一件事：創建任務。 這些是您要添加到日曆中的實際事件。 將每項任務分解為一個清單，其中包含完成任務所需採取的所有行動步驟，這也很有幫助。 這些操作步驟可幫助您跟踪進度。 他們還促進問責制。 使用 CoSchedule 日曆，您還可以直接從日曆軟件將清單中的步驟分配給不同的團隊成員。
當您在通訊內容日曆中創建任務時，請確保確定每個任務的目標。 這樣做有助於您專注於僅在日曆中添加有助於實現目標的任務。 您還需要添加一個項目類型標籤，以便一目了然地顯示每個任務如何適合您的溝通計劃。第 3 步：添加特殊日期
在為上述步驟中收集的任務添加日期之前，請在日曆中標記特殊日期。 這些包括：- 業務關閉日期或您的業務將關閉的日期。 這樣一來，您就可以提前知道何時需要主動與觀眾溝通休息時間。 從人力資源團隊獲取這些日期。
- 商務活動，包括您計劃商務會議或旨在舉辦客戶答謝活動的日期。 從您的營銷團隊獲取這些日期。
- 假期，例如，新年或聖誕節。 同樣，您需要在此處主動與您的受眾交流您的活動或營業時間。
- 季節性月份，例如，六月是驕傲月。 在您的通訊日曆中標記這一點可以幫助您計劃整個月的內部和營銷活動。 例如，在夏季，您可能會採用周五半天的時間表。 或者，您可能想調整您的品牌以支持 LGBTQIA 社區。
- 與您的業務相關的季節性主題。 例如，夏季可能為配電行業的公司提供提供風暴響應服務的機會。
- 您的企業經常參加或參加的行業活動或年度會議。
- 其他活動，包括產品發布。 向部門負責人、人力資源團隊、利益相關者和營銷團隊詢問您想要標記的其他事件。 如果沒有確定的日期，請將暫定日期添加到您的通訊日曆中。
第 4 步：添加重複工作
接下來，將所有重複性工作——每週、每月、每季度或每年安排在你的通信日曆中。 這些可能來自：- 市政廳
- CEO致辭
- 內容審核
- 年度報告
- 電子郵件通訊（內部或營銷電子郵件）
第 5 步：添加活動和發布
最後，標記您計劃的倡議和項目的日期。 這些應包括（但不限於）：- 產品發布
- 供應商夥伴關係
- 聯合營銷活動
- 季度促銷
第 6 步：分享您的通訊日曆
您的日曆現在已準備好所有關鍵項目和任務。 現在剩下要做的就是與您的團隊分享。 如果您使用 CoSchedule 創建日曆，那麼共享將是小菜一碟。 只需單擊左上角的“共享”按鈕，然後從那裡複製共享鏈接。
當您與利益相關者和隊友共享此鏈接時，他們將獲得對您日曆的只讀訪問權限。 這向他們顯示了所有關鍵的項目詳細信息，包括項目描述、標籤和狀態。 使用 CoSchedule 免費提供的營銷日曆創建您的通信日曆
回顧一下：創建通信日曆需要一些前期工作。 您需要記下您的目標、項目計劃和倡議。 確定日曆的受眾是誰以及如何使用顏色代碼來組織項目。 不要忘記為日曆選擇一種格式。 我們建議使用軟件創建您的通訊內容日曆，因為它是最靈活且易於共享的日曆格式。 最好的部分？ CoSchedule 提供了一款名為 Marketing Calendar 的永久免費軟件。 因此，今天沒有理由不使用該產品開始您的通信日曆。 如果您正在尋找更強大的功能，CoSchedule 的 Marketing Suite 可幫助企業完成更多工作、按時交付項目並證明團隊價值。 立即與 Marketing Suite 專家安排您的演示以了解更多信息！