Comment créer un calendrier de communication en 6 étapes faciles [Modèle inclus]

Saviez-vous que les spécialistes du marketing organisés sont sept fois plus susceptibles de signaler un succès que leurs pairs ? Pensez-y - plutôt que de changer fréquemment de priorités et de vivre entre des piles de tâches inachevées, organiser tout votre travail en un seul endroit vous donne l'espace mental pour vous concentrer sur ce qui compte. C'est ici qu'un calendrier de communication entre en scène. C'est cet endroit unique où résident tous vos plans de communication organisationnels, vous offrant la tranquillité d'esprit dont vous avez besoin pour un travail ciblé et vous aidant à vous aligner avec le reste de l'équipe. Vous ne savez pas comment créer un calendrier de communication ? Répondons à cela pour vous dans ce guide. Nous avons également un modèle de calendrier de communication gratuit pour vous - utilisez-le pour vous lancer. Plongeons dedans. Un calendrier de communication est une source de vérité qui organise toutes les communications organisationnelles. Il s'agit d'un calendrier visuel partageant tous vos lancements de produits, plans d'événements internes, campagnes marketing, etc. Vous pouvez l'utiliser pour rassembler plusieurs équipes ou départements ou coordonner avec votre équipe seule. Dans tous les cas, les calendriers de contenu des communications internes se présentent sous différentes formes et tailles, telles que :

• Logiciel
• Tableur
• Document physique (papier graphique ou tableau blanc)

Les calendriers des contenus de communication varient en fonction de leur public cible et de leur format. Il existe donc en gros deux catégories de calendriers de communication :

1. Types basés sur le public cible :

Vous pouvez séparer les calendriers de communication en fonction du public cible qu'ils essaient d'atteindre. Par exemple:

Calendrier de communication interne

C'est le type le plus courant. Il est destiné à l'équipe interne et présente toutes les dates, projets et plans critiques afin que tout le monde dans l'organisation puisse voir ce qui s'en vient. Cela permet également à l'équipe des communications de planifier facilement leurs horaires et de fournir en temps voulu tout le contenu des communications, ce qui aide à maintenir l'engagement des employés.

Calendrier de communication externe

Un calendrier de communication externe est plus justement appelé un calendrier marketing. Il est utilisé pour organiser tous vos projets marketing en un seul endroit, vous donnant un aperçu d'un coup d'œil des campagnes en cours et à venir et des tâches qui les soutiennent.

2. Types basés sur le format réel :

Les calendriers de communication peuvent également être classés selon leur format. Voici quelques exemples :

Logiciel

Un exemple est un calendrier de communication créé dans une application de calendrier dédiée telle que le calendrier marketing de CoSchedule. Étant donné que le calendrier est intégré à un logiciel spécialisé, il est flexible et facile à partager. Il est également accessible, afin que tout le monde puisse l'ouvrir sur son bureau. Ce dernier point rend un calendrier de communication basé sur un logiciel particulièrement utile pour les équipes distantes et hybrides.

Tableur

Un calendrier de communication de tableur est un type de calendrier numérisé, mais sans logiciel dédié. Les feuilles de calcul sont idéales pour les petites équipes qui coordonnent une poignée de projets. Mais ils manquent de la flexibilité et de l'automatisation qu'offre un outil de calendrier spécialisé.

Tableau blanc/Post-it

Comme son nom l'indique, il s'agit d'un calendrier créé manuellement sur un tableau blanc qui peut ou non utiliser des post-it pour indiquer les tâches de chaque projet sur le calendrier. Contrairement aux calendriers de communication ci-dessus, ceux-ci ne sont ni flexibles ni partageables. Quiconque souhaite consulter ce qui est dû doit se rendre lui-même au calendrier du tableau blanc. Une fois les bases éliminées, examinons l'importance d'un calendrier de communication interne :

Meilleure organisation

Le plus grand avantage d'avoir un calendrier de communication est peut-être qu'il vous aide à organiser tout votre travail de manière simplifiée et facile à comprendre. À son tour, l'organisation est la clé de votre succès - comme nous l'avons mentionné ci-dessus, les personnes organisées sont 674% plus susceptibles de signaler le succès.

Une meilleure documentation

La documentation des événements, projets, campagnes et tâches connexes à venir dans un calendrier de communication interne vous donne, à vous et à votre équipe, un enregistrement de tout ce qui est dû, de ce sur quoi vous travaillez et de ce que vous avez terminé. Non seulement cela facilite la collaboration, mais cela renforce également votre communication avec les parties prenantes, ce qui vous prépare au succès.

Planification améliorée

La planification du travail à l'avance dans le cadre de la création d'un calendrier de contenu de communication vous montre dans quelle mesure votre stratégie s'aligne sur les objectifs de l'entreprise. Il vous assiste également dans la priorisation des projets selon leur importance. En conséquence, vous donnez une heure d'affichage aux projets dans le calendrier des communications internes en fonction de leur importance. Encore une fois, tout cela ouvre la voie à votre succès. Notre recherche montre que les planificateurs actifs sont trois fois plus susceptibles de déclarer avoir réussi que leurs pairs qui n'investissent pas de temps dans la planification.

Effectuez plus de travail

Vous entrez chaque jour avec un horaire de travail pré-planifié lorsque tous vos projets et tâches sont présentés dans un calendrier. Cette stratégie vous donne le temps et la bande passante mentale nécessaires pour vous plonger directement dans le travail plutôt que de passer des heures à déterminer ce qui doit être terminé en premier. Sans oublier que vous n'avez pas besoin d'effectuer plusieurs tâches à la fois ou de passer d'un projet à l'autre, car vos priorités sont déjà triées dans votre calendrier. Naturellement, cela vous aide à en faire plus. La meilleure partie? Nos recherches le confirment : les communicateurs qui utilisent Calendar Organize de CoSchedule effectuent 125 % de travail en plus.

Livrer le travail à temps

Un calendrier de communication peut vous aider à accomplir plus de travail en donnant une visibilité sur ce qui doit être terminé et à quel moment, et il vous aide également à respecter les délais. En fait, planifier le travail dans un calendrier vous aide à planifier des projets de manière réaliste car il vous donne un aperçu des vacances à venir. Pour ajouter, le calendrier des communications aide à améliorer vos relations avec les parties prenantes lorsque vous communiquez sur ce que vous faites et quand.

Prouvez votre valeur

Grâce à un calendrier de communication, finir le travail à temps n'est que la pointe de l'iceberg. En ayant tout documenté dans le calendrier, vous pouvez mieux montrer comment votre travail s'aligne sur les objectifs stratégiques de votre organisation. La création d'un calendrier de contenu de communication nécessite une planification approfondie. Mais plus vous mettez de travail en amont, plus vite vous pourrez assembler le reste du calendrier. Alors entrons dans les tranchées maintenant :

Étape 1 : Choisissez le format de votre calendrier de communication

Avant toute chose, choisissez un format de calendrier. Mais au lieu de choisir un format au hasard, assurez-vous de comprendre les forces et les faiblesses de chacun. De cette façon, vous serez en mesure de créer un calendrier qui répond aux exigences de toute votre équipe et vous servira à long terme.

Tableau physique ou papier quelconque

Ce format de calendrier est idéal pour planifier votre contenu de communication interne en dehors d'un environnement numérique. Mais comme il s'agit de calendriers physiques, vous ne pouvez pas les partager avec une équipe internationale. Les calendriers de communication physique n'offrent pas non plus de coordination d'équipe et ne sont pas modifiables. Cela signifie que vous ne pouvez pas attribuer de travail à des coéquipiers depuis le calendrier. Toute communication de projet ne se fera qu'en personne et vous n'en aurez aucune trace. Et à moins que vous ne soyez d'accord avec l'utilisation d'une gomme de temps en temps, votre calendrier de communication ne sera pas modifiable. Vous ne pouvez donc pas obtenir un aperçu visuel de votre flux de travail ou une ventilation des différentes étapes des différents projets.

Tableur

Les feuilles de calcul sont naturellement numériques, vous pouvez donc facilement les partager avec votre équipe, que vous ayez une équipe distante ou hybride. Ils sont également gratuits, ce qui les rend parfaits pour commencer. Cependant, les feuilles de calcul ne permettent pas l'automatisation. Par exemple, vous ne pouvez pas automatiser l'envoi de newsletters internes à l'entreprise avec eux. La collaboration d'équipe en souffre. Toutes les questions ou suggestions pour votre équipe ou l'ensemble de l'organisation seront partagées dans la feuille de calcul. Ceux-ci sont difficiles à suivre, ce qui nécessite un canal de communication séparé.

Logiciel

Un logiciel de calendrier compense toutes les lacunes des calendriers papier et tableur, offrant un flux de travail rationalisé en un seul endroit ; aucune application supplémentaire n'est nécessaire. En utilisant Marketing Suite by CoSchedule si vous êtes une entreprise ou notre calendrier marketing si vous êtes une petite entreprise, vous pouvez créer rapidement un calendrier de communication automatisé et facilement modifiable. Ce format de calendrier vous permet :

• Décomposez les projets en tâches - avec des listes de contrôle
• Attribuez des tâches à votre équipe depuis l'application
• Communiquer facilement avec eux (y compris partager des commentaires avec eux)
• Suivez l'avancement de chaque tâche du projet en temps réel

Un calendrier de communication basé sur un logiciel est parfait pour gérer les communications marketing intégrées car il prend en charge une automatisation poussée.

Étape 2 : Organisez votre calendrier de communication Foundation

Passons maintenant au travail de base qui aide à créer un calendrier de communication facile à comprendre.

Tout d'abord : définissez le public cible de votre calendrier de contenu interne

Demandez-vous : le calendrier de coordination avec différents départements ou votre équipe est-il seul ? Si c'est le premier, envisagez d'utiliser des codes de couleur pour marquer les équipes. Ainsi, par exemple, tous les projets gérés par l'équipe commerciale auront une étiquette violette dessus. En revanche, les projets RH auront un autre code couleur, orange. Si vous créez un calendrier de communication pour votre équipe uniquement, vous devez toujours tirer parti des codes de couleur. Dans ce cas, cependant, utilisez des couleurs différentes pour différentes gammes de produits. Par exemple, un fournisseur de solutions de marketing vidéo peut utiliser différents codes de couleur pour les logiciels de diffusion en direct, les vidéothèques, les enregistreurs d'écran et d'autres produits. Vous pouvez également ajouter des codes de couleur pour les types de projets. Par exemple, différentes couleurs pour des projets tels que l'engagement des employés, l'apprentissage et le développement (L&D), l'intégration et le départ des employés et les activités de renforcement de la culture peuvent vous aider à rester organisé.

Deuxièmement : déterminez vos objectifs, vos initiatives et vos projets

Ensuite, identifiez votre objectif pour la période pour laquelle vous créez votre calendrier, par exemple pour le trimestre. Ensuite, notez les initiatives que vous envisagez de prendre pendant cette période pour atteindre votre objectif. Un exemple d'objectif pour le trimestre pourrait être d'améliorer la productivité de l'équipe et de réduire le temps de formation de l'équipe. De même, un exemple d'initiative soutenant cet objectif pourrait être la création d'une base de connaissances institutionnelle. Vous devez également créer des notes sur les types de projets sur lesquels votre équipe travaillera. Un exemple de type de projet pourrait être les événements d'équipe. Vous pouvez planifier des projets tels que des mairies, des réunions plénières et des retraites d'équipe dans votre calendrier. Et enfin, déterminez les personas pour votre calendrier. Qui va être l'administrateur ? Qui a un accès de visualisation ou un accès éditorial ?

Enfin : décomposer les projets en tâches

Une dernière chose à faire avant de pouvoir commencer à remplir votre calendrier de communication : créer des tâches. Ce sont les événements réels que vous ajouteriez à votre calendrier. Il est également utile de décomposer chaque tâche en une liste de contrôle contenant toutes les étapes d'action à suivre pour accomplir une tâche. Ces étapes d'action vous aident à suivre les progrès. Ils favorisent également la responsabilisation. Avec le calendrier CoSchedule, vous pouvez également attribuer les étapes d'une liste de contrôle à différents membres de l'équipe directement depuis le logiciel de calendrier. Lorsque vous créez des tâches dans votre calendrier de contenu de communication, assurez-vous de déterminer l'objectif de chaque tâche. Cela vous aide à vous concentrer sur l'ajout des seules tâches dans votre calendrier qui contribuent à vos objectifs. Vous voudrez également ajouter une balise de type de projet pour montrer en un coup d'œil comment chaque tâche s'inscrit dans votre plan de communication.

Étape 3 : Ajouter des dates spéciales

Avant d'ajouter des dates pour les tâches rassemblées à l'étape ci-dessus, marquez des dates spéciales dans votre calendrier. Ceux-ci inclus:

• Dates de fermeture de l'entreprise ou jours où votre entreprise sera fermée. De cette façon, vous saurez à l'avance quand vous devez communiquer les heures de fermeture à votre public de manière proactive. Obtenez ces dates auprès de l'équipe RH.
• Événements d'affaires, y compris les dates auxquelles vous planifiez des conférences d'affaires ou souhaitez organiser des événements d'appréciation des clients. Obtenez ces dates auprès de votre équipe marketing.
• Vacances, par exemple, Nouvel an ou Noël. Encore une fois, vous voudrez communiquer de manière proactive vos campagnes ou vos heures d'ouverture avec votre public ici.
• Mois saisonniers, par exemple, juin est le mois de la fierté. Marquer cela dans votre calendrier de communication vous aide à planifier des campagnes internes et marketing tout au long du mois. En été, par exemple, vous pourriez adopter un horaire d'une demi-journée le vendredi. Ou, vous voudrez peut-être modifier votre image de marque pour soutenir la communauté LGBTQIA.
• Thèmes saisonniers pertinents pour votre entreprise. Par exemple, les mois d'été peuvent présenter des opportunités pour une entreprise de l'industrie de la distribution électrique d'offrir des services d'intervention en cas de tempête.
• Événements de l'industrie ou conférences annuelles auxquelles votre entreprise participe ou assiste toujours.
• Autres événements, y compris les lancements de produits. Demandez aux chefs de service, à l'équipe RH, aux parties prenantes et à l'équipe marketing d'autres événements que vous souhaitez marquer. Ajoutez des dates provisoires à votre calendrier de communication s'ils n'ont pas de dates confirmées.

Étape 4 : Ajouter un travail récurrent

Ensuite, inscrivez au crayon tous les travaux récurrents - programmés hebdomadairement, mensuellement, trimestriellement ou annuellement, dans votre calendrier de communication. Ceux-ci pourraient être n'importe quoi de:

• Mairies
• Adresses du PDG
• Audits de contenu
• Rapport annuel
• Newsletters par e-mail (e-mails internes ou marketing)

Le but d'ajouter toutes ces dates et vacances récurrentes et mémorables est de s'assurer qu'il y a peu ou pas de conflit dans le calendrier des différents événements de votre calendrier.

Étape 5 : Ajouter des campagnes et des lancements

Enfin, marquez les dates des initiatives et des projets que vous avez planifiés. Ceux-ci devraient inclure (mais ne sont pas limités à):

• Lancements de produits
• Partenariats avec les fournisseurs
• Campagnes de co-marketing
• Promotions des ventes trimestrielles

Assurez-vous également de parler à différentes équipes ici pour éviter de manquer des dates importantes. Avoir toutes ces dates réservées à l'avance vous aide à planifier différents types de contenu pour les communications autour d'eux. De cette façon, vous n'assemblerez pas les choses à la onzième heure.

Étape 6 : partagez votre calendrier de communications

Votre calendrier est maintenant prêt avec tous les projets et tâches critiques. Il ne vous reste plus qu'à le partager avec votre équipe. Si vous avez utilisé CoSchedule pour créer votre calendrier, le partage sera un jeu d'enfant. Cliquez simplement sur le bouton "Partager" dans le coin supérieur gauche et copiez le lien de partage à partir de là. Lorsque vous partagez ce lien avec des parties prenantes et des coéquipiers, ils obtiennent un accès en lecture seule à votre calendrier. Cela leur montre tous les détails clés du projet, y compris la description du projet, les balises et le statut. Pour récapituler : la création d'un calendrier de communication nécessite un certain travail initial. Vous voudrez noter vos objectifs, vos plans de projet et vos initiatives. Décidez qui sera le public du calendrier et comment vous utiliserez les codes de couleur pour organiser les projets. N'oubliez pas de choisir un format pour le calendrier. Nous vous recommandons de créer votre calendrier de contenu de communication à l'aide d'un logiciel, car il s'agit du format de calendrier le plus flexible et le plus facile à partager. La meilleure partie? CoSchedule propose un logiciel gratuit pour toujours appelé Marketing Calendar. Il n'y a donc aucune raison de ne pas commencer votre calendrier de communication avec ce produit dès aujourd'hui. Si vous recherchez quelque chose de plus puissant, Marketing Suite by CoSchedule aide les entreprises à effectuer plus de travail, à livrer les projets à temps et à prouver la valeur de l'équipe. Planifiez votre démo avec un expert de Marketing Suite dès aujourd'hui pour en savoir plus !