Cómo crear un calendario de comunicaciones en 6 sencillos pasos [plantilla incluida]

¿Sabía que los especialistas en marketing organizado tienen siete veces más probabilidades de reportar el éxito que sus pares? Piénselo: en lugar de cambiar las prioridades con frecuencia y vivir entre montones de tareas sin terminar, organizar todo su trabajo en un solo lugar le brinda el espacio mental para concentrarse en lo que importa. Aquí es donde entra en escena un calendario de comunicaciones. Es ese lugar donde residen todos los planes de comunicación de su organización, lo que le brinda la tranquilidad que necesita para un trabajo enfocado y lo ayuda a alinearse con el resto del equipo. ¿No está seguro de cómo crear un calendario de comunicación? Vamos a responder esto por usted en esta guía. También tenemos una plantilla de calendario de comunicaciones gratuita para usted: utilícela para ponerse en marcha. Sumerjámonos. Un calendario de comunicaciones es una fuente de verdad que organiza todas las comunicaciones organizacionales. Es un calendario visual que comparte todos los lanzamientos de productos, planes de eventos internos, campañas de marketing, etc. Puede usarlo para reunir a varios equipos o departamentos o coordinar solo con su equipo. De cualquier manera, los calendarios de contenido de comunicaciones internas vienen en varias formas y tamaños, como:

• Software
• Hoja de cálculo
• Documento físico (papel cuadriculado o pizarra)

Los calendarios de contenido de comunicación varían según su público objetivo y su formato. Así que, en general, hay dos categorías de calendarios de comunicación:

1. Tipos basados ​​en el público objetivo:

Puede separar los calendarios de comunicación según el público objetivo al que intentan llegar. Por ejemplo:

Calendario de Comunicación Interna

Este es el tipo más común. Es para uso interno del equipo y presenta todas las fechas, proyectos y planes críticos para que todos en la organización puedan ver lo que se avecina. También facilita al equipo de comunicaciones la planificación de sus horarios y la entrega oportuna de todo el contenido de las comunicaciones, lo que ayuda a mantener el compromiso de los empleados.

Calendario de comunicación externa

Un calendario de comunicaciones externas se denomina más acertadamente calendario de marketing. Se utiliza para organizar todos sus proyectos de marketing en un solo lugar, brindándole una visión general de un vistazo de las campañas y tareas en curso y futuras que las respaldan.

2. Tipos basados ​​en el formato real:

Los calendarios de comunicación también se pueden clasificar por su formato. Algunos ejemplos de esto incluyen:

Software

Un ejemplo es un calendario de comunicaciones creado en una aplicación de calendario dedicada, como el calendario de marketing de CoSchedule. Dado que el calendario está integrado en un software especializado, es flexible y fácil de compartir. También es accesible, por lo que todos pueden tenerlo abierto en sus escritorios. Este último punto hace que un calendario de comunicaciones basado en software sea específicamente útil para equipos remotos e híbridos.

Hoja de cálculo

Un calendario de comunicación de hoja de cálculo es un tipo de calendario digitalizado, aunque sin software dedicado. Las hojas de cálculo son excelentes para equipos pequeños que coordinan un puñado de proyectos. Pero carecen de la flexibilidad y la automatización que ofrece una herramienta de calendario especializada.

Pizarra/Notas Post-it

Como sugiere el nombre, este es un calendario creado manualmente en una pizarra que puede o no usar notas post-it para indicar tareas en cada proyecto en el calendario. A diferencia de los calendarios de comunicación anteriores, estos no son flexibles ni se pueden compartir. Cualquiera que quiera revisar lo que se debe debe caminar hasta el calendario de la pizarra. Con los conceptos básicos fuera del camino, veamos la importancia de un calendario de comunicaciones internas:

Mejor Organización

Quizás la mayor ventaja de tener un calendario de comunicaciones es que te ayuda a organizar todo tu trabajo de una manera simplificada y fácil de entender. A su vez, la organización es la clave del éxito: como mencionamos anteriormente, las personas organizadas tienen un 674 % más de probabilidades de reportar el éxito.

Mejor Documentación

La documentación de los próximos eventos, proyectos, campañas y tareas relacionadas en un calendario de comunicaciones internas le brinda a usted y a su equipo un registro de todo lo que está pendiente, en qué está trabajando y qué ha completado. Esto no solo facilita la colaboración, sino que también potencia su comunicación con las partes interesadas, lo que lo prepara para el éxito.

Planificación mejorada

La planificación del trabajo con anticipación como parte de la creación de un calendario de contenido de comunicación le muestra qué tan bien se alinea su estrategia con los objetivos comerciales. También te asiste en la priorización de proyectos según su importancia. Como resultado, otorga tiempo de presentación a los proyectos en el calendario de comunicaciones internas en función de su importancia. Una vez más, todo esto allana el camino para su éxito. Nuestra investigación muestra que los planificadores activos tienen tres veces más probabilidades de reportar el éxito que sus pares que no invierten tiempo en la planificación.

Completar más trabajo

Entra todos los días con un horario de trabajo planificado previamente cuando todos sus proyectos y tareas se presentan en un calendario. Esta estrategia le brinda el tiempo y el ancho de banda mental para sumergirse directamente en el trabajo en lugar de pasar horas averiguando qué debe completarse primero. Sin mencionar que no necesita realizar múltiples tareas o cambiar entre proyectos porque sus prioridades ya están ordenadas en su calendario. Naturalmente, esto le ayuda a hacer más. ¿La mejor parte? Nuestra investigación lo confirma: los comunicadores que aprovechan Calendar Organize de CoSchedule completan un 125 % más de trabajo.

Entregar el trabajo a tiempo

Un calendario de comunicación puede ayudarlo a completar más trabajo al brindar visibilidad de lo que debe completarse y cuándo, y también lo ayuda a cumplir con los plazos. De hecho, planificar el trabajo en un calendario lo ayuda a planificar proyectos de manera realista, ya que le brinda una descripción general de las próximas vacaciones. Para agregar, el calendario de comunicaciones ayuda a mejorar sus relaciones con las partes interesadas a medida que comunica lo que está haciendo y cuándo.

Demuestra tu valor

Gracias a un calendario de comunicación, terminar el trabajo a tiempo es solo la punta del iceberg. Al tener todo documentado en el calendario, puede mostrar mejor cómo su trabajo se alinea con los objetivos estratégicos de su organización. La creación de un calendario de contenido de comunicaciones requiere una planificación exhaustiva. Pero cuanto más trabajo pongas por adelantado, más rápido podrás juntar el resto del calendario. Así que entremos en las trincheras ahora:

Paso 1: elija el formato de su calendario de comunicaciones

Antes que nada, elige un formato de calendario. Pero en lugar de elegir un formato al azar, asegúrese de comprender las fortalezas y debilidades de cada uno. De esta manera, podrá crear un calendario que cumpla con los requisitos de todo su equipo y le sirva a largo plazo.

Tablero físico o papel de algún tipo

Este formato de calendario es excelente para planificar su contenido de comunicaciones internas fuera de un entorno digital. Pero debido a que estos son calendarios físicos, no puede compartirlos con un equipo global. Los calendarios de comunicación física tampoco ofrecen coordinación de equipo y no se pueden editar. Esto significa que no puede asignar trabajo a compañeros de equipo desde el calendario. Cualquier comunicación del proyecto solo será en persona y no tendrá constancia de ello. Y a menos que esté de acuerdo con usar un borrador de vez en cuando, su calendario de comunicaciones no se podrá editar. Por lo tanto, no puede obtener una descripción general visual de su flujo de trabajo o un desglose de las diferentes etapas de varios proyectos.

Hoja de cálculo

Las hojas de cálculo son naturalmente digitales, por lo que puede compartirlas fácilmente con su equipo, ya sea que tenga un equipo remoto o híbrido. También son de uso gratuito, lo que los hace excelentes para comenzar. Sin embargo, las hojas de cálculo no permiten la automatización. Por ejemplo, no puede automatizar el envío de boletines internos de la empresa con ellos. La colaboración en equipo sufre. Cualquier pregunta o sugerencia para su equipo o la organización en general se compartirá en la hoja de cálculo. Estos son difíciles de rastrear, lo que establece la necesidad de un canal de comunicación separado.

Software

Un software de calendario compensa todas las deficiencias de los calendarios en papel y en hojas de cálculo, ofreciendo un flujo de trabajo optimizado en un solo lugar; no se necesitan aplicaciones adicionales. Con Marketing Suite de CoSchedule si es un negocio o empresa o nuestro Calendario de marketing si es una pequeña empresa, puede crear rápidamente un calendario de comunicaciones automatizado y fácil de editar. Este formato de calendario le permite:

• Desglose los proyectos en tareas, complete con listas de verificación
• Asigna tareas a tu equipo desde la aplicación
• Comuníquese con ellos fácilmente (incluido compartir comentarios con ellos)
• Seguimiento del progreso de cada tarea del proyecto en tiempo real

Un calendario de comunicaciones basado en software es perfecto para administrar comunicaciones de marketing integradas, ya que admite una amplia automatización.

Paso 2: organice su base de calendario de comunicaciones

Ahora, el trabajo base que ayuda a crear un calendario de comunicaciones fácil de entender.

Primero: defina el público objetivo para su calendario de contenido interno

Pregúntese: ¿el calendario es para coordinar con diferentes departamentos o solo con su equipo? Si es lo primero, considere usar códigos de color para etiquetar equipos. Entonces, por ejemplo, todos los proyectos que maneja el equipo de ventas tendrán una etiqueta morada. Por otro lado, los proyectos de RRHH tendrán otro código de color, el naranja. Si está creando un calendario de comunicación solo para su equipo, aún debe aprovechar los códigos de color. En este caso, sin embargo, use diferentes colores para diferentes líneas de productos. Por ejemplo, un proveedor de soluciones de marketing de video podría usar diferentes códigos de color para el software de transmisión en vivo, la biblioteca de videos, la grabadora de pantalla y otros productos. También puede agregar códigos de color para los tipos de proyectos. Por ejemplo, diferentes colores para proyectos como compromiso, aprendizaje y desarrollo (L&D) de los empleados, incorporación y desvinculación de empleados y actividades de creación de cultura pueden ayudarlo a mantenerse organizado.

Segundo: determine sus metas, iniciativas y proyectos

A continuación, identifique su objetivo para el período de tiempo para el que está creando su calendario, por ejemplo, para el trimestre. Luego, anota las iniciativas que planeas tomar durante ese tiempo para alcanzar tu meta. Un ejemplo de objetivo para el trimestre podría ser mejorar la productividad del equipo y reducir el tiempo de capacitación del equipo. De manera similar, una iniciativa de ejemplo que apoye este objetivo podría ser la creación de una base de conocimiento institucional. También debe crear notas de los tipos de proyectos en los que trabajará su equipo; un tipo de proyecto de ejemplo podría ser eventos de equipo. Puede planificar proyectos como ayuntamientos, reuniones de todos y retiros de equipo en su calendario. Y finalmente, determina personas para tu calendario. ¿Quién va a ser el administrador? ¿Quién tiene acceso de visualización o acceso editorial?

Finalmente: dividir los proyectos en tareas

Una última cosa que debe hacer antes de que pueda comenzar a completar su calendario de comunicaciones: crear tareas. Estos son los eventos reales que agregaría a su calendario. También es útil desglosar cada tarea en una lista de verificación con todos los pasos a seguir para completar una tarea. Estos pasos de acción lo ayudan a seguir el progreso. También promueven la rendición de cuentas. Con el calendario CoSchedule, también puede asignar los pasos de una lista de verificación a diferentes miembros del equipo directamente desde el software de calendario. A medida que crea tareas en su calendario de contenido de comunicaciones, asegúrese de determinar el objetivo de cada tarea. Hacerlo lo ayuda a concentrarse en agregar solo aquellas tareas en su calendario que contribuyen a sus objetivos. También querrá agregar una etiqueta de tipo de proyecto para mostrar de un vistazo cómo encaja cada tarea en su plan de comunicación.

Paso 3: Agregar fechas especiales

Antes de agregar fechas para las tareas reunidas en el paso anterior, marque fechas especiales en su calendario. Éstos incluyen:

• Fechas de cierre del negocio o días en que su negocio estará cerrado. De esta forma, sabrás con antelación cuándo necesitas comunicar los horarios de cierre con tu audiencia de forma proactiva. Obtenga estas fechas del equipo de recursos humanos.
• Eventos de negocios, incluidas las fechas en las que está planeando conferencias de negocios o tiene como objetivo organizar eventos de agradecimiento al cliente. Obtenga estas fechas de su equipo de marketing.
• Vacaciones, por ejemplo, Año Nuevo o Navidad. Una vez más, querrá comunicar de manera proactiva sus campañas u horarios comerciales con su audiencia aquí.
• Meses estacionales, por ejemplo, junio es el Mes del Orgullo. Marcar esto en su calendario de comunicaciones lo ayuda a planificar campañas internas y de marketing durante todo el mes. En los veranos, por ejemplo, puede adoptar un horario de viernes de medio día. O bien, es posible que desee modificar su marca para apoyar a la comunidad LGBTQIA.
• Temas de temporada que son relevantes para su negocio. Por ejemplo, los meses de verano pueden presentar oportunidades para que una empresa en la industria de distribución eléctrica ofrezca servicios de respuesta ante tormentas.
• Eventos de la industria o conferencias anuales en los que su empresa siempre participa o a los que asiste.
• Otros eventos, incluidos lanzamientos de productos. Pregunte a los jefes de departamento, al equipo de recursos humanos, a las partes interesadas y al equipo de marketing por otros eventos que desee marcar. Agregue fechas tentativas a su calendario de comunicaciones si no tienen fechas confirmadas.

Paso 4: Agregar trabajo recurrente

A continuación, anote todo el trabajo recurrente, programado semanal, mensual, trimestral o anualmente, en su calendario de comunicaciones. Estos podrían ser cualquier cosa, desde:

• Ayuntamientos
• direcciones de los directores ejecutivos
• Auditorías de contenido
• Informes anuales
• Boletines por correo electrónico (correos electrónicos internos o de marketing)

El objetivo de agregar todas estas fechas y días festivos recurrentes y memorables es garantizar que haya poco o ningún conflicto en el cronograma de diferentes eventos en su calendario.

Paso 5: Agregar campañas y lanzamientos

Por último, marque las fechas de las iniciativas y proyectos que ha planificado. Estos deben incluir (pero no se limitan a):

• Lanzamiento de productos
• Asociaciones de proveedores
• Campañas de marketing conjunto
• Promociones de ventas trimestrales

Asegúrate de hablar también con diferentes equipos aquí para evitar perderte fechas importantes. Tener todas estas fechas reservadas con anticipación lo ayuda a planificar diferentes tipos de contenido para las comunicaciones en torno a ellas. De esta manera, no estarás armando las cosas en el último momento.

Paso 6: comparta su calendario de comunicaciones

Su calendario ahora está listo con todos los proyectos y tareas críticos. Todo lo que queda ahora por hacer es compartirlo con su equipo. Si ha utilizado CoSchedule para crear su calendario, compartir será pan comido. Simplemente haga clic en el botón 'Compartir' en la esquina superior izquierda y copie el enlace para compartir desde allí. Cuando comparte este enlace con las partes interesadas y los compañeros de equipo, obtienen acceso de solo lectura a su calendario. Esto les muestra todos los detalles clave del proyecto, incluida la descripción del proyecto, las etiquetas y el estado. En resumen: la creación de un calendario de comunicaciones requiere algo de trabajo por adelantado. Querrá anotar sus objetivos, planes de proyectos e iniciativas. Decida quién será la audiencia del calendario y cómo utilizará los códigos de color para organizar los proyectos. No olvide elegir un formato para el calendario. Recomendamos crear su calendario de contenido de comunicaciones utilizando software, ya que es el formato de calendario más flexible y fácil de compartir. ¿La mejor parte? CoSchedule ofrece un software gratuito para siempre llamado Calendario de marketing. Así que no hay razón para no comenzar su calendario de comunicaciones con ese producto hoy. Si está buscando algo más poderoso, Marketing Suite de CoSchedule ayuda a las empresas a completar más trabajo, entregar proyectos a tiempo y demostrar el valor del equipo. ¡Programe su demostración con un experto de Marketing Suite hoy para obtener más información!