6가지 간단한 단계로 커뮤니케이션 캘린더를 만드는 방법 [템플릿 포함]
게시 됨: 2022-10-05
조직화된 마케터가 동료보다 성공을 보고할 가능성이 7배 더 높다는 사실을 알고 계셨습니까? 생각해 보세요. 우선 순위를 자주 변경하고 끝나지 않은 작업 더미 사이에서 생활하는 대신 모든 작업을 한 곳에서 정리하면 중요한 것에 집중할 수 있는 정신적 공간이 생깁니다. 여기에서 커뮤니케이션 캘린더가 등장합니다. 조직의 모든 커뮤니케이션 계획이 있는 한 곳에서 집중 작업에 필요한 마음의 평화를 제공하고 나머지 팀과 협력할 수 있습니다. 커뮤니케이션 캘린더를 만드는 방법을 모르십니까? 이 가이드에서 이에 대한 답변을 드리겠습니다. 또한 무료 커뮤니케이션 캘린더 템플릿이 있습니다. 이를 사용하여 실행에 옮기십시오. 뛰어들어봅시다. 커뮤니케이션 캘린더란 무엇입니까?
커뮤니케이션 캘린더는 모든 조직 커뮤니케이션을 구성하는 진실의 원천입니다. 모든 제품 출시, 내부 이벤트 계획, 마케팅 캠페인 등을 공유하는 시각적 달력입니다. 이를 사용하여 여러 팀이나 부서를 함께 모으거나 팀과 단독으로 조정할 수 있습니다. 어느 쪽이든 내부 통신 콘텐츠 캘린더는 다음과 같은 다양한 모양과 크기로 제공됩니다.- 소프트웨어
- 스프레드시트
- 실물 문서(차트지 또는 화이트보드)
커뮤니케이션 캘린더의 종류
커뮤니케이션 콘텐츠 캘린더는 대상 고객과 형식에 따라 다릅니다. 따라서 커뮤니케이션 캘린더에는 크게 두 가지 범주가 있습니다. 
1. 대상 고객을 기반으로 한 유형:
도달하려는 대상에 따라 커뮤니케이션 캘린더를 분리할 수 있습니다. 예를 들어:내부 커뮤니케이션 캘린더
이것은 가장 일반적인 유형입니다. 내부 팀 사용을 위한 것이며 조직의 모든 사람이 앞으로 일어날 일을 볼 수 있도록 모든 중요한 날짜, 프로젝트 및 계획을 제시합니다. 또한 커뮤니케이션 팀이 일정을 쉽게 계획하고 모든 커뮤니케이션 콘텐츠를 적시에 제공하여 직원의 참여를 유지하는 데 도움이 됩니다.외부 커뮤니케이션 캘린더
외부 커뮤니케이션 캘린더는 마케팅 캘린더라고 부르는 것이 더 적절합니다. 모든 마케팅 프로젝트를 한 곳에서 구성하는 데 사용되어 진행 중인 캠페인과 향후 캠페인 및 이를 지원하는 작업에 대한 개요를 한 눈에 볼 수 있습니다.2. 실제 형식에 따른 유형:
커뮤니케이션 캘린더는 형식별로 분류할 수도 있습니다. 이에 대한 몇 가지 예는 다음과 같습니다.소프트웨어
한 가지 예는 CoSchedule의 마케팅 캘린더와 같은 전용 캘린더 앱에서 생성된 커뮤니케이션 캘린더입니다. 캘린더는 특수 소프트웨어에 내장되어 있어 유연하고 쉽게 공유할 수 있습니다. 또한 액세스할 수 있으므로 모든 사람이 데스크톱에서 열 수 있습니다. 이 마지막 요점은 소프트웨어 기반 통신 캘린더를 원격 및 하이브리드 팀에 특히 유용하게 만듭니다.스프레드시트
스프레드시트 커뮤니케이션 캘린더는 전용 소프트웨어가 없지만 디지털화된 캘린더 유형입니다. 스프레드시트는 소수의 프로젝트를 조정하는 소규모 팀에 적합합니다. 그러나 특수 캘린더 도구가 제공하는 유연성과 자동화가 부족합니다.화이트보드/포스트잇
이름에서 알 수 있듯이 이것은 캘린더의 각 프로젝트에서 작업을 표시하기 위해 포스트잇을 사용할 수도 있고 사용하지 않을 수도 있는 화이트보드에 수동으로 만든 캘린더입니다. 위의 커뮤니케이션 캘린더와 달리 유연하거나 공유할 수 없습니다. 마감일을 검토하려는 사람은 누구나 화이트보드 캘린더로 직접 이동해야 합니다. 커뮤니케이션 캘린더가 중요한 이유는 무엇입니까?
기본 사항을 제외하고 내부 커뮤니케이션 일정의 중요성을 살펴보겠습니다.더 나은 조직
커뮤니케이션 캘린더의 가장 큰 장점은 아마도 모든 작업을 능률적이고 이해하기 쉬운 방식으로 구성하는 데 도움이 된다는 것입니다. 결과적으로 조직은 성공의 열쇠입니다. 위에서 언급했듯이 조직화된 사람들은 성공을 보고할 가능성이 674% 더 높습니다.더 나은 문서
예정된 이벤트, 프로젝트, 캠페인 및 관련 작업을 내부 커뮤니케이션 캘린더에 문서화하면 귀하와 귀하의 팀이 마감일, 작업 중인 항목 및 완료한 항목에 대한 모든 기록을 얻을 수 있습니다. 이렇게 하면 협업이 쉬워질 뿐만 아니라 이해 관계자와의 커뮤니케이션도 강화되어 성공을 위한 준비가 됩니다.향상된 계획
커뮤니케이션 콘텐츠 캘린더를 만드는 과정에서 미리 작업을 계획하면 전략이 비즈니스 목표와 얼마나 잘 부합하는지 알 수 있습니다. 또한 중요도에 따라 프로젝트의 우선 순위를 정하는 데 도움이 됩니다. 결과적으로 중요도에 따라 내부 커뮤니케이션 캘린더에서 프로젝트에 상영 시간을 부여합니다. 다시 말하지만, 이 모든 것이 당신의 성공을 위한 길을 열어줍니다. 우리의 연구에 따르면 활동적인 계획자는 계획에 시간을 투자하지 않는 동료보다 성공을 보고할 가능성이 3배 더 높습니다.추가 작업 완료
모든 프로젝트와 작업이 달력에 정리되어 있을 때 미리 계획된 작업 일정으로 매일 출근합니다. 이 전략을 사용하면 먼저 완료해야 할 작업을 파악하는 데 몇 시간을 소비하지 않고 바로 작업에 뛰어들 수 있는 시간과 정신적 여유가 생깁니다. 말할 것도 없이, 우선 순위가 이미 캘린더에 정렬되어 있기 때문에 멀티태스킹을 하거나 프로젝트 간에 전환할 필요가 없습니다. 당연히 이것은 더 많은 일을 하는 데 도움이 됩니다. 가장 좋은 부분? CoSchedule의 Calendar Organize를 활용하는 커뮤니케이터는 125% 더 많은 작업을 완료합니다.제 시간에 작업 제공
커뮤니케이션 캘린더는 완료해야 할 항목과 시기에 대한 가시성을 제공하여 더 많은 작업을 완료하는 데 도움이 될 수 있으며 마감일을 지키는 데도 도움이 됩니다. 실제로 달력에서 작업을 계획하면 다가오는 휴일에 대한 개요를 제공하므로 프로젝트를 현실적으로 계획하는 데 도움이 됩니다. 추가로, 커뮤니케이션 캘린더는 당신이 무엇을 하고 있는지, 언제까지 의사소통을 할 때 이해 관계자와의 관계를 개선하는 데 도움이 됩니다.당신의 가치를 증명하십시오
커뮤니케이션 캘린더 덕분에 제시간에 작업을 완료하는 것은 빙산의 일각에 불과합니다. 달력에 모든 것을 문서화하면 작업이 조직의 전략적 목표와 어떻게 일치하는지 더 잘 보여줄 수 있습니다. 커뮤니케이션 캘린더를 어떻게 구성합니까?
커뮤니케이션 콘텐츠 캘린더를 만들려면 광범위한 계획이 필요합니다. 그러나 더 많은 작업을 미리 투입할수록 나머지 일정을 더 빨리 처리할 수 있습니다. 이제 참호 속으로 들어가 보겠습니다.1단계: 커뮤니케이션 캘린더 형식 선택
무엇보다 먼저 달력 형식을 선택하십시오. 그러나 형식을 무작위로 선택하는 대신 각각의 장단점을 이해해야 합니다. 이렇게 하면 전체 팀의 요구 사항을 충족하고 장기적으로 도움이 되는 캘린더를 만들 수 있습니다.어떤 종류의 물리적 보드 또는 종이
이 달력 형식은 디지털 설정 외부에서 내부 통신 콘텐츠를 계획하는 데 적합합니다. 하지만 물리적 캘린더이기 때문에 글로벌 팀과 공유할 수 없습니다. 물리적 커뮤니케이션 캘린더도 팀 조정을 제공하지 않으며 편집할 수 없습니다. 즉, 캘린더 내에서 팀원에게 작업을 할당할 수 없습니다. 모든 프로젝트 커뮤니케이션은 대면으로만 이루어지며 기록이 없습니다. 그리고 가끔 지우개를 사용해도 괜찮지 않다면 통신 캘린더를 편집할 수 없습니다. 따라서 워크플로에 대한 시각적 개요나 다양한 프로젝트의 다양한 단계에 대한 분석을 얻을 수 없습니다.스프레드시트
스프레드시트는 기본적으로 디지털이므로 원격 팀이든 하이브리드 팀이든 상관없이 팀과 쉽게 공유할 수 있습니다. 또한 무료로 사용할 수 있어 시작하기에 좋습니다. 그러나 스프레드시트는 자동화를 허용하지 않습니다. 예를 들어 회사 내부 뉴스레터를 자동으로 보낼 수 없습니다. 팀 협업이 어려워집니다. 팀이나 더 광범위한 조직에 대한 모든 질문이나 제안은 스프레드시트에서 공유됩니다. 이들은 추적하기 어려우므로 별도의 통신 채널이 필요합니다.소프트웨어
캘린더 소프트웨어는 종이 및 스프레드시트 캘린더의 모든 단점을 보완하여 한 곳에서 간소화된 워크플로를 제공합니다. 추가 앱이 필요하지 않습니다. 기업 또는 기업의 경우 Marketing Suite by CoSchedule을 사용하거나 소규모 기업의 경우 마케팅 캘린더를 사용하여 쉽게 편집 가능한 자동화된 커뮤니케이션 캘린더를 빠르게 만들 수 있습니다. 이 달력 형식을 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다.- 프로젝트를 작업으로 분류 - 체크리스트로 완성
- 앱 내에서 팀에 작업 할당
- 그들과 쉽게 의사 소통(피드백 공유 포함)
- 각 프로젝트 작업의 진행 상황을 실시간으로 추적
소프트웨어 기반 커뮤니케이션 캘린더는 광범위한 자동화를 지원하므로 통합 마케팅 커뮤니케이션을 관리하는 데 적합합니다.2단계: Communications Calendar Foundation 구성
이제 이해하기 쉬운 통신 달력을 만드는 데 도움이 되는 기본 작업입니다.첫째: 내부 콘텐츠 캘린더의 대상 고객 정의
스스로에게 물어보십시오. 다른 부서 또는 팀 단독으로 조정하기 위한 일정입니까? 전자라면 색상 코드를 사용하여 팀에 태그를 지정하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 영업 팀이 처리하는 모든 프로젝트에는 보라색 태그가 있습니다. 반면에 HR 프로젝트에는 주황색이라는 또 다른 색상 코드가 있습니다. 팀만을 위한 커뮤니케이션 캘린더를 만드는 경우에도 색상 코드를 활용해야 합니다. 그러나 이 경우 제품 라인에 따라 다른 색상을 사용합니다. 예를 들어, 비디오 마케팅 솔루션 공급자는 라이브 스트리밍 소프트웨어, 비디오 라이브러리, 스크린 레코더 및 기타 제품에 다른 색상 코드를 사용할 수 있습니다. 프로젝트 유형에 대한 색상 코드를 추가할 수도 있습니다. 예를 들어 직원 참여, 학습 및 개발(L&D), 직원 온보딩 및 오프보딩, 문화 구축 활동과 같은 프로젝트의 다양한 색상은 조직을 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.두 번째: 목표, 이니셔티브 및 프로젝트 결정
다음으로 달력을 만드는 기간(예: 분기)에 대한 목표를 확인합니다. 그런 다음 목표를 달성하기 위해 그 기간 동안 수행할 계획을 기록해 두십시오. 분기의 예시 목표는 팀 생산성 향상 및 팀 교육 시간 단축일 수 있습니다. 유사하게, 이 목표를 지원하는 예시적인 이니셔티브는 제도적 지식 기반을 만드는 것일 수 있습니다. 또한 팀에서 작업할 프로젝트 유형에 대한 메모를 작성해야 합니다. 예시 프로젝트 유형은 팀 이벤트일 수 있습니다. 일정에 따라 시청, 전체 회의 및 팀 피정과 같은 프로젝트를 계획할 수 있습니다. 마지막으로 캘린더의 페르소나를 결정합니다. 누가 관리자가 될까요? 누가 보기 권한 또는 편집 권한이 있습니까?마지막으로: 프로젝트를 작업으로 나누기
커뮤니케이션 일정을 채우기 전에 마지막으로 해야 할 일은 작업을 만드는 것입니다. 캘린더에 추가할 실제 이벤트입니다. 또한 각 작업을 작업을 완료하기 위해 취해야 하는 모든 작업 단계가 포함된 체크리스트로 분류하는 것도 도움이 됩니다. 이러한 작업 단계는 진행 상황을 추적하는 데 도움이 됩니다. 그들은 또한 책임감을 촉진합니다. CoSchedule 캘린더를 사용하면 캘린더 소프트웨어에서 바로 다른 팀원에게 체크리스트의 단계를 할당할 수도 있습니다.
통신 콘텐츠 캘린더에서 작업을 만들 때 각 작업의 목표를 결정해야 합니다. 이렇게 하면 목표에 기여하는 작업만 일정에 추가하는 데 집중할 수 있습니다. 또한 프로젝트 유형 태그를 추가하여 각 작업이 커뮤니케이션 계획에 어떻게 맞는지 한 눈에 보여주고 싶을 것입니다.3단계: 특별 날짜 추가
위 단계에서 수집한 작업에 대한 날짜를 추가하기 전에 달력에 특별한 날짜를 표시하십시오. 여기에는 다음이 포함됩니다.- 비즈니스 폐쇄 날짜 또는 비즈니스가 폐쇄되는 날짜입니다. 이렇게 하면 마감 시간을 청중과 사전에 알려야 할 때를 미리 알 수 있습니다. HR 팀에서 이 날짜를 받으십시오.
- 비즈니스 회의를 계획하거나 고객 감사 이벤트를 주최하려는 날짜를 포함한 비즈니스 이벤트. 마케팅 팀에서 이 날짜를 받으십시오.
- 휴일(예: 새해 또는 크리스마스). 다시 말하지만, 여기에서 잠재고객과 캠페인 또는 업무 시간을 사전에 알리고 싶을 것입니다.
- 예를 들어, 6월은 Pride Month입니다. 커뮤니케이션 캘린더에 이를 표시하면 한 달 동안 내부 및 마케팅 캠페인을 계획하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어 여름에는 금요일 반나절 일정을 채택할 수 있습니다. 또는 LGBTQIA 커뮤니티를 지원하기 위해 브랜딩을 조정할 수도 있습니다.
- 귀하의 비즈니스와 관련된 계절별 테마입니다. 예를 들어, 여름철에는 배전 업계의 회사가 폭풍 대응 서비스를 제공할 수 있는 기회가 생길 수 있습니다.
- 귀하의 비즈니스가 항상 참여하거나 참석하는 업계 이벤트 또는 연례 회의.
- 제품 출시를 포함한 기타 이벤트. 표시하려는 다른 이벤트에 대해 부서장, HR 팀, 이해 관계자 및 마케팅 팀에게 문의하십시오. 확인된 날짜가 없는 경우 통신 달력에 잠정 날짜를 추가합니다.
4단계: 반복 작업 추가
다음으로, 커뮤니케이션 일정에 매주, 매월, 분기별로 또는 매년 예정된 모든 반복 작업을 연필로 작성하십시오. 다음과 같은 항목이 있을 수 있습니다.- 시청
- CEO 주소
- 콘텐츠 감사
- 연례 보고서
- 이메일 뉴스레터(내부 또는 마케팅 이메일)
5단계: 캠페인 및 출시 추가
마지막으로 계획한 이니셔티브 및 프로젝트의 날짜를 표시하십시오. 여기에는 다음이 포함되어야 합니다(단, 이에 국한되지는 않음).- 제품 출시
- 공급업체 파트너십
- 공동 마케팅 캠페인
- 분기별 판매 프로모션
6단계: 커뮤니케이션 일정 공유
이제 모든 중요한 프로젝트 및 작업이 포함된 캘린더가 준비되었습니다. 이제 팀과 공유하는 일만 남았습니다. CoSchedule을 사용하여 캘린더를 만든 경우 공유는 케이크 조각이 될 것입니다. 왼쪽 상단 모서리에 있는 '공유' 버튼을 클릭하고 거기에서 공유 링크를 복사하기만 하면 됩니다.
이 링크를 이해 관계자 및 팀원과 공유하면 캘린더에 대한 읽기 전용 액세스 권한이 부여됩니다. 여기에는 프로젝트 설명, 태그 및 상태를 포함한 모든 주요 프로젝트 세부 정보가 표시됩니다. CoSchedule의 무료 마케팅 캘린더로 커뮤니케이션 캘린더 만들기
요약하자면, 커뮤니케이션 캘린더를 만드는 데는 약간의 선행 작업이 필요합니다. 목표, 프로젝트 계획 및 이니셔티브를 기록하고 싶을 것입니다. 캘린더의 청중이 누구이며 프로젝트를 구성하기 위해 색상 코드를 사용하는 방법을 결정하십시오. 달력 형식을 선택하는 것을 잊지 마십시오. 가장 유연하고 공유하기 쉬운 캘린더 형식이므로 소프트웨어를 사용하여 통신 콘텐츠 캘린더를 만드는 것이 좋습니다. 가장 좋은 부분? CoSchedule은 Marketing Calendar라는 무료 소프트웨어를 제공합니다. 따라서 오늘 그 제품으로 커뮤니케이션 일정을 시작하지 않을 이유가 없습니다. 더 강력한 것을 찾고 있다면 CoSchedule의 Marketing Suite를 사용하여 기업이 더 많은 작업을 완료하고, 프로젝트를 제시간에 제공하고, 팀 가치를 증명할 수 있습니다. 자세히 알아보려면 지금 Marketing Suite 전문가와 데모를 예약하십시오!