Как создать календарь коммуникаций за 6 простых шагов [шаблон включен]

Знаете ли вы, что организованные маркетологи в семь раз чаще сообщают об успехе, чем их коллеги? Подумайте об этом — вместо того, чтобы часто менять приоритеты и жить среди кучи незавершенных задач, организация всей вашей работы в одном месте дает вам мысленное пространство, чтобы сосредоточиться на том, что важно. Вот где на сцену выходит календарь коммуникаций. Это то единственное место, где находятся все ваши организационные планы коммуникаций, что дает вам душевное спокойствие, необходимое для целенаправленной работы, и помогает вам согласовываться с остальной частью команды. Не знаете, как создать календарь общения? Давайте ответим на этот вопрос в этом руководстве. У нас также есть для вас бесплатный шаблон календаря коммуникаций — используйте его, чтобы сразу же взяться за дело. Давайте погрузимся. Календарь коммуникаций — это источник достоверной информации, организующий все организационные коммуникации. Это визуальный календарь, в котором представлены все запуски ваших продуктов, планы внутренних мероприятий, маркетинговые кампании и т. д. Вы можете использовать его, чтобы объединить несколько команд или отделов или координировать свои действия в одиночку. В любом случае, внутренние календари содержания сообщений бывают разных форм и размеров, например:

• Программного обеспечения
• Электронная таблица
• Физический документ (диаграммная бумага или доска)

Календари коммуникационного контента различаются в зависимости от целевой аудитории и формата. Таким образом, есть две категории коммуникационных календарей:

1. Типы на основе целевой аудитории:

Вы можете разделить календари общения в зависимости от целевой аудитории, которую они пытаются охватить. Например:

Календарь внутренних коммуникаций

Это самый распространенный тип. Он предназначен для внутреннего использования командой и содержит все важные даты, проекты и планы, чтобы все в организации могли видеть, что происходит. Кроме того, команда по связям с общественностью может легко планировать свое расписание и своевременно доставлять все сообщения, помогая поддерживать вовлеченность сотрудников.

Календарь внешних коммуникаций

Календарь внешних коммуникаций правильнее назвать маркетинговым календарем. Он используется для организации всех ваших маркетинговых проектов в одном месте, предоставляя вам краткий обзор текущих и предстоящих кампаний и задач, которые их поддерживают.

2. Типы на основе фактического формата:

Коммуникационные календари также можно классифицировать по их формату. Некоторые примеры этого включают:

Программного обеспечения

Одним из примеров является календарь коммуникаций, созданный в специальном приложении календаря, таком как Маркетинговый календарь CoSchedule. Поскольку календарь создан в специализированном программном обеспечении, он гибок и им легко делиться. Он также доступен, поэтому каждый может открыть его на своем рабочем столе. Этот последний пункт делает программный календарь коммуникаций особенно полезным для удаленных и гибридных команд.

Электронная таблица

Календарь обмена электронными таблицами представляет собой цифровой тип календаря, хотя и без специального программного обеспечения. Электронные таблицы отлично подходят для небольших команд, координирующих несколько проектов. Но им не хватает гибкости и автоматизации, которые предлагает специализированный инструмент календаря.

Доска/Стикеры для заметок

Как следует из названия, это календарь, созданный вручную на доске, который может использовать или не использовать стикеры для обозначения задач в рамках каждого проекта в календаре. В отличие от коммуникационных календарей выше, они не являются гибкими или общедоступными. Любой, кто хочет просмотреть, что должно быть выполнено, должен сам подойти к календарю на доске. Избавившись от основ, давайте рассмотрим важность календаря внутренних коммуникаций:

Лучшая организация

Возможно, самым большим преимуществом наличия календаря коммуникаций является то, что он помогает организовать всю вашу работу в упрощенной и понятной форме. В свою очередь, организованность — ваш ключ к успеху — как мы упоминали выше, организованные люди на 674% чаще сообщают об успехе.

Лучшая документация

Документирование предстоящих событий, проектов, кампаний и связанных задач во внутреннем календаре коммуникаций позволяет вам и вашей команде отслеживать все, что нужно сделать, над чем вы работаете и что уже завершили. Это не только упрощает совместную работу, но и расширяет возможности общения с заинтересованными сторонами, настраивая вас на успех.

Улучшенное планирование

Заблаговременное планирование работы в рамках создания календаря коммуникационного контента показывает, насколько хорошо ваша стратегия соответствует бизнес-целям. Это также поможет вам расставить приоритеты проектов в соответствии с их важностью. В результате вы выделяете время показа проектов во внутреннем календаре коммуникаций в зависимости от их важности. Опять же, все это прокладывает путь к вашему успеху. Наше исследование показывает, что активные планировщики в три раза чаще сообщают об успехах, чем их коллеги, которые не тратят время на планирование.

Выполнить больше работы

Вы приходите каждый день с заранее спланированным рабочим графиком, когда все ваши проекты и задачи выложены в календаре. Эта стратегия дает вам время и умственную работоспособность, чтобы сразу погрузиться в работу, а не тратить часы на выяснение того, что нужно сделать в первую очередь. Не говоря уже о том, что вам не нужно работать в режиме многозадачности или переключаться между проектами, потому что ваши приоритеты уже рассортированы в вашем календаре. Естественно, это поможет вам сделать больше. Лучшая часть? Наше исследование подтверждает это: коммуникаторы, использующие Calendar Organize от CoSchedule, выполняют на 125 % больше работы.

Выполняйте работу вовремя

Календарь общения может помочь вам выполнить больше работы, давая представление о том, что необходимо выполнить и к какому сроку, а также помогает соблюдать сроки. На самом деле, планирование работы в календаре помогает реалистично планировать проекты, поскольку дает представление о предстоящих праздниках. Кроме того, календарь общения помогает улучшить ваши отношения с заинтересованными сторонами, когда вы сообщаете, что вы делаете и когда.

Докажите свою ценность

Благодаря коммуникационному календарю своевременное завершение работы — это только верхушка айсберга. Зафиксировав все в календаре, вы сможете лучше показать, как ваша работа соответствует стратегическим целям вашей организации. Создание календаря коммуникационного контента требует тщательного планирования. Но чем больше работы вы проделаете заранее, тем быстрее вы сможете собрать остальную часть календаря. Итак, давайте теперь в окопы:

Шаг 1: выберите формат календаря коммуникаций

Прежде всего, выберите формат календаря. Но вместо того, чтобы выбирать формат случайным образом, убедитесь, что вы понимаете сильные и слабые стороны каждого из них. Таким образом, вы сможете создать календарь, отвечающий требованиям всей вашей команды и служащий вам в долгосрочной перспективе.

Физическая доска или бумага какого-либо вида

Этот формат календаря отлично подходит для планирования содержимого ваших внутренних коммуникаций за пределами цифровой среды. Но поскольку это физические календари, вы не можете поделиться ими с глобальной командой. Календари физического общения также не обеспечивают координацию команды и не редактируются. Это означает, что вы не можете назначать работу товарищам по команде из календаря. Любое общение по проекту будет только личное, и у вас не будет никаких записей об этом. И если вы не согласны использовать ластик время от времени, ваш календарь связи будет нередактируемым. Таким образом, вы не можете получить визуальный обзор своего рабочего процесса или разбивку по различным этапам различных проектов.

Электронная таблица

Электронные таблицы, естественно, цифровые, поэтому вы можете легко поделиться ими со своей командой, будь то удаленная или гибридная команда. Они также бесплатны для использования, что делает их отличными для начала работы. Однако электронные таблицы не допускают автоматизации. Например, с их помощью нельзя автоматизировать отправку внутренних информационных бюллетеней компании. Страдает сотрудничество в команде. Любые вопросы или предложения для вашей команды или организации в целом будут отображаться в электронной таблице. Их трудно отследить, что требует отдельного канала связи.

Программного обеспечения

Программное обеспечение для календаря компенсирует все недостатки бумажных и табличных календарей, предлагая оптимизированный рабочий процесс в одном месте; никаких дополнительных приложений не требуется. Используя Marketing Suite от CoSchedule, если вы представляете бизнес или предприятие, или наш маркетинговый календарь, если вы представляете малый бизнес, вы можете быстро создать легко редактируемый автоматизированный календарь коммуникаций. Этот формат календаря позволяет:

• Разбейте проекты на задачи — в комплекте с контрольными списками
• Назначайте задачи своей команде из приложения
• Легко общайтесь с ними (в том числе делитесь с ними отзывами)
• Отслеживайте ход выполнения каждой задачи проекта в режиме реального времени

Календарь коммуникаций на основе программного обеспечения идеально подходит для управления интегрированными маркетинговыми коммуникациями, поскольку он поддерживает обширную автоматизацию.

Шаг 2: Организуйте свой календарь коммуникаций.

Теперь о базовой работе, которая поможет создать простой для понимания календарь общения.

Во-первых: определите целевую аудиторию для вашего внутреннего календаря контента

Спросите себя: это календарь для согласования с разными отделами или только с вашей командой? Если первое, рассмотрите возможность использования цветовых кодов для обозначения команд. Так, например, все проекты, которыми занимается отдел продаж, будут отмечены фиолетовой меткой. С другой стороны, HR-проекты будут иметь другой цветовой код — оранжевый. Если вы создаете календарь общения только для своей команды, вам все равно следует использовать цветовые коды. Однако в этом случае используйте разные цвета для разных продуктовых линеек. Например, поставщик решений для видеомаркетинга может использовать разные цветовые коды для программного обеспечения для прямой трансляции, видеотеки, устройства записи экрана и других продуктов. Вы также можете добавить цветовые коды для типов проектов. Например, разные цвета для таких проектов, как вовлечение сотрудников, обучение и развитие (L&D), адаптация и увольнение сотрудников, а также мероприятия по созданию корпоративной культуры, могут помочь вам быть организованными.

Второе: определите свои цели, инициативы и проекты

Затем определите свою цель для периода времени, на который вы создаете свой календарь, например, на квартал. Затем запишите инициативы, которые вы планируете предпринять в течение этого времени для достижения своей цели. Примером цели на квартал может быть повышение производительности команды и сокращение времени обучения команды. Точно так же примером инициативы, поддерживающей эту цель, может быть создание институциональной базы знаний. Вам также необходимо создать заметки о типах проектов, над которыми будет работать ваша команда — примером типа проекта могут быть командные мероприятия. Вы можете планировать проекты, такие как ратуши, общие собрания и командные выезды, в своем календаре. И, наконец, определите персонажей для своего календаря. Кто будет админом? У кого есть доступ для просмотра или редактирования?

Наконец: разбейте проекты на задачи

И последнее, что нужно сделать, прежде чем вы сможете начать заполнять свой календарь коммуникаций: создавать задачи. Это фактические события, которые вы бы добавили в свой календарь. Также полезно разбить каждую задачу на контрольный список, в котором указаны все действия, которые необходимо предпринять для выполнения задачи. Эти действия помогут вам отслеживать прогресс. Они также способствуют подотчетности. С календарем CoSchedule вы также можете назначать шаги в контрольном списке разным членам команды прямо из программного обеспечения календаря. Создавая задачи в календаре содержания сообщений, убедитесь, что вы определили цель каждой задачи. Это поможет вам сосредоточиться на добавлении в календарь только тех задач, которые способствуют достижению ваших целей. Вы также можете добавить тег типа проекта, чтобы сразу показать, как каждая задача вписывается в ваш план коммуникации.

Шаг 3: Добавьте специальные даты

Прежде чем добавлять даты для задач, собранных на шаге выше, отметьте специальные даты в своем календаре. Это включает:

• Даты закрытия бизнеса или дни, когда ваш бизнес будет закрыт. Таким образом, вы будете заранее знать, когда вам нужно заранее сообщить аудитории о закрытых часах. Получите эти даты от отдела кадров.
• Деловые мероприятия, в том числе даты, когда вы планируете бизнес-конференции или мероприятия по оценке клиентов. Получите эти даты от вашей маркетинговой команды.
• Праздники, например, Новый год или Рождество. Опять же, вы захотите заранее сообщить о своих кампаниях или рабочих часах своей аудитории здесь.
• Сезонные месяцы, например, июнь — месяц гордости. Отметив это в своем календаре коммуникаций, вы сможете планировать внутренние и маркетинговые кампании в течение месяца. Летом, например, вы можете принять расписание на полдня в пятницу. Или вы можете изменить свой брендинг, чтобы поддержать ЛГБТКИА-сообщество.
• Сезонные темы, актуальные для вашего бизнеса. Например, летние месяцы могут предоставить компании в сфере распределения электроэнергии возможность предложить услуги по ликвидации последствий урагана.
• Отраслевые мероприятия или ежегодные конференции, в которых ваша компания всегда участвует или которые посещает.
• Другие мероприятия, в том числе презентации продуктов. Спросите у руководителей отделов, отдела кадров, заинтересованных лиц и отдела маркетинга о других событиях, которые вы хотите отметить. Добавьте предварительные даты в свой календарь коммуникаций, если у них нет подтвержденных дат.

Шаг 4: Добавьте повторяющуюся работу

Затем запишите всю повторяющуюся работу — запланированную еженедельно, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно — в своем коммуникационном календаре. Это может быть что угодно из:

• Ратуши
• Адреса генерального директора
• Аудит контента
• Ежегодные отчеты
• Информационные бюллетени по электронной почте (внутренние или маркетинговые электронные письма)

Смысл добавления всех этих повторяющихся, памятных дат и праздников состоит в том, чтобы гарантировать, что в расписании различных событий в вашем календаре практически нет конфликтов.

Шаг 5: Добавьте кампании и запуски

Наконец, отметьте даты для инициатив и проектов, которые вы запланировали. Они должны включать (но не ограничиваться):

• Запуск продукта
• Партнерство с поставщиками
• Совместные маркетинговые кампании
• Ежеквартальные рекламные акции

Убедитесь, что вы также общаетесь с разными командами здесь, чтобы не пропустить важные даты. Заранее забронировав все эти даты, вы сможете спланировать различные типы контента для коммуникаций вокруг них. Таким образом, вы не будете собирать вещи в одиннадцатом часу.

Шаг 6: Поделитесь своим календарем коммуникаций

Теперь ваш календарь готов со всеми важными проектами и задачами. Все, что теперь осталось сделать, это поделиться им со своей командой. Если вы использовали CoSchedule для создания своего календаря, обмен будет проще простого. Просто нажмите кнопку «Поделиться» в верхнем левом углу и скопируйте оттуда ссылку для обмена. Когда вы делитесь этой ссылкой с заинтересованными сторонами и товарищами по команде, они получают доступ только для чтения к вашему календарю. Это показывает им все ключевые детали проекта, включая описание проекта, теги и статус. Напомним: создание календаря коммуникаций требует предварительной работы. Вы захотите записать свои цели, планы проектов и инициативы. Решите, кто будет аудиторией календаря и как вы будете использовать цветовые коды для организации проектов. Не забудьте выбрать формат календаря. Мы рекомендуем создавать календарь содержания сообщений с помощью программного обеспечения, так как это наиболее гибкий формат календаря, которым легко делиться. Лучшая часть? CoSchedule предлагает бесплатное программное обеспечение под названием Marketing Calendar. Так что нет причин не начать свой календарь коммуникаций с этим продуктом уже сегодня. Если вы ищете что-то более мощное, Marketing Suite от CoSchedule поможет компаниям выполнять больше работы, выполнять проекты вовремя и доказывать ценность команды. Запланируйте демонстрацию с экспертом Marketing Suite сегодня, чтобы узнать больше!