So erstellen Sie einen Kommunikationskalender in 6 einfachen Schritten [Vorlage enthalten]

Wussten Sie, dass organisierte Vermarkter mit siebenmal höherer Wahrscheinlichkeit von Erfolgen berichten als ihre Kollegen? Denken Sie darüber nach – anstatt häufig Prioritäten zu verschieben und zwischen Stapeln unerledigter Aufgaben zu leben, können Sie Ihre gesamte Arbeit an einem Ort organisieren, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Hier kommt ein Kommunikationskalender ins Spiel. Es ist dieser eine Ort, an dem sich alle Ihre organisatorischen Kommunikationspläne befinden – was Ihnen die Sicherheit gibt, die Sie für konzentriertes Arbeiten benötigen, und Ihnen hilft, sich mit dem Rest des Teams abzustimmen. Sie sind sich nicht sicher, wie Sie einen Kommunikationskalender erstellen? Lassen Sie uns dies in diesem Leitfaden für Sie beantworten. Wir haben auch eine kostenlose Vorlage für einen Kommunikationskalender für Sie – verwenden Sie sie, um sofort loszulegen. Tauchen wir ein. Ein Kommunikationskalender ist eine Quelle der Wahrheit, die die gesamte Unternehmenskommunikation organisiert. Es ist ein visueller Kalender, der alle Ihre Produkteinführungen, internen Veranstaltungspläne, Marketingkampagnen usw. teilt. Sie können ihn verwenden, um mehrere Teams oder Abteilungen zusammenzubringen oder sich nur mit Ihrem Team abzustimmen. Wie auch immer, Inhaltskalender für die interne Kommunikation gibt es in verschiedenen Formen und Größen, wie zum Beispiel:

• Software
• Kalkulationstabelle
• Physisches Dokument (Diagrammpapier oder Whiteboard)

Kalender für Kommunikationsinhalte variieren je nach Zielgruppe und Format. Es gibt also grob zwei Kategorien von Kommunikationskalendern:

1. Typen basierend auf der Zielgruppe:

Sie können Kommunikationskalender basierend auf der Zielgruppe, die sie erreichen möchten, trennen. Zum Beispiel:

Interner Kommunikationskalender

Dies ist die häufigste Art. Es ist für den internen Teamgebrauch bestimmt und legt alle wichtigen Daten, Projekte und Pläne dar, sodass jeder im Unternehmen sehen kann, was ansteht. Es macht es dem Kommunikationsteam auch leicht, seine Zeitpläne zu planen und alle Kommunikationsinhalte rechtzeitig bereitzustellen – was dazu beiträgt, die Mitarbeiter zu beschäftigen.

Externer Kommunikationskalender

Ein externer Kommunikationskalender wird treffender als Marketingkalender bezeichnet. Es wird verwendet, um alle Ihre Marketingprojekte an einem Ort zu organisieren und gibt Ihnen auf einen Blick einen Überblick über laufende und bevorstehende Kampagnen und Aufgaben, die sie unterstützen.

2. Typen basierend auf dem tatsächlichen Format:

Kommunikationskalender können auch nach ihrem Format kategorisiert werden. Einige Beispiele hierfür sind:

Software

Ein Beispiel ist ein Kommunikationskalender, der in einer speziellen Kalender-App wie dem Marketing-Kalender von CoSchedule erstellt wurde. Da der Kalender in einer speziellen Software integriert ist, ist er flexibel und einfach zu teilen. Es ist auch zugänglich, sodass jeder es auf seinem Desktop öffnen kann. Dieser letzte Punkt macht einen softwarebasierten Kommunikationskalender besonders nützlich für Remote- und Hybridteams.

Kalkulationstabelle

Ein Tabellenkalkulations-Kommunikationskalender ist ein digitalisierter Kalendertyp, allerdings ohne dedizierte Software. Tabellenkalkulationen eignen sich hervorragend für kleine Teams, die eine Handvoll Projekte koordinieren. Ihnen fehlt jedoch die Flexibilität und Automatisierung, die ein spezialisiertes Kalendertool bietet.

Whiteboard/Post-it-Notizen

Wie der Name schon sagt, handelt es sich hierbei um einen manuell auf einem Whiteboard erstellten Kalender, der Haftnotizen zum Kennzeichnen von Aufgaben unter jedem Projekt im Kalender verwenden kann oder nicht. Im Gegensatz zu den oben genannten Kommunikationskalendern sind diese nicht flexibel oder teilbar. Wer die Fälligkeit überprüfen möchte, muss selbst zum Whiteboard-Kalender gehen. Lassen Sie uns, nachdem die Grundlagen aus dem Weg geräumt sind, einen Blick auf die Bedeutung eines internen Kommunikationskalenders werfen:

Bessere Organisation

Der vielleicht größte Vorteil eines Kommunikationskalenders besteht darin, dass er Ihnen dabei hilft, Ihre gesamte Arbeit übersichtlich und leicht verständlich zu organisieren. Organisation wiederum ist Ihr Schlüssel zum Erfolg – ​​wie wir oben erwähnt haben, berichten organisierte Leute mit 674 % höherer Wahrscheinlichkeit von Erfolgen.

Bessere Dokumentation

Durch die Dokumentation anstehender Ereignisse, Projekte, Kampagnen und damit zusammenhängender Aufgaben in einem internen Kommunikationskalender erhalten Sie und Ihr Team einen Überblick über alles, was fällig ist, woran Sie arbeiten und was Sie abgeschlossen haben. Dies erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern stärkt auch Ihre Kommunikation mit Stakeholdern – für den Erfolg.

Verbesserte Planung

Die Planung der Arbeit im Voraus als Teil der Erstellung eines Kalenders für Kommunikationsinhalte zeigt Ihnen, wie gut Ihre Strategie mit den Geschäftszielen übereinstimmt. Es unterstützt Sie auch bei der Priorisierung von Projekten nach ihrer Wichtigkeit. Infolgedessen geben Sie Projekten im internen Kommunikationskalender basierend auf ihrer Wichtigkeit Showtime. All dies ebnet wiederum den Weg für Ihren Erfolg. Unsere Forschung zeigt, dass aktive Planer mit dreimal höherer Wahrscheinlichkeit von Erfolgen berichten als ihre Kollegen, die keine Zeit in die Planung investieren.

Erledige mehr Arbeit

Sie beginnen jeden Tag mit einem vorgeplanten Arbeitsplan, wenn alle Ihre Projekte und Aufgaben in einem Kalender angeordnet sind. Diese Strategie gibt Ihnen die Zeit und die mentale Bandbreite, um direkt in die Arbeit einzutauchen, anstatt Stunden damit zu verbringen, herauszufinden, was zuerst erledigt werden muss. Ganz zu schweigen davon, dass Sie kein Multitasking durchführen oder zwischen Projekten wechseln müssen, da Ihre Prioritäten bereits in Ihrem Kalender sortiert sind. Das hilft Ihnen natürlich dabei, mehr zu erledigen. Der beste Teil? Unsere Forschung bestätigt dies – Kommunikatoren, die den Kalender von CoSchedule nutzen, erledigen 125 % mehr Arbeit.

Arbeit pünktlich liefern

Ein Kommunikationskalender kann Ihnen helfen, mehr Arbeit zu erledigen, indem er Ihnen zeigt, was bis wann erledigt werden muss, und er hilft Ihnen auch, Fristen einzuhalten. Tatsächlich hilft Ihnen die Planung der Arbeit in einem Kalender, Projekte realistisch zu planen, da Sie einen Überblick über bevorstehende Feiertage erhalten. Außerdem hilft der Kommunikationskalender bei der Verbesserung Ihrer Beziehungen zu Stakeholdern, während Sie kommunizieren, was Sie tun und bis wann.

Beweisen Sie Ihren Wert

Dank eines Kommunikationskalenders ist der pünktliche Abschluss der Arbeiten nur die Spitze des Eisbergs. Indem Sie alles im Kalender dokumentieren, können Sie besser zeigen, wie Ihre Arbeit mit den strategischen Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmt. Das Erstellen eines Kalenders für Kommunikationsinhalte erfordert eine umfassende Planung. Aber je mehr Arbeit Sie im Voraus investieren, desto schneller können Sie den Rest des Kalenders zusammenschlagen. Also lasst uns jetzt in die Gräben gehen:

Schritt 1: Wählen Sie Ihr Kommunikationskalenderformat

Wählen Sie vor allem ein Kalenderformat aus. Aber anstatt ein Format nach dem Zufallsprinzip auszuwählen, stellen Sie sicher, dass Sie die Stärken und Schwächen jedes Formats verstehen. Auf diese Weise können Sie einen Kalender erstellen, der den Anforderungen Ihres gesamten Teams entspricht und Ihnen langfristig dient.

Physischer Karton oder Papier irgendeiner Art

Dieses Kalenderformat eignet sich hervorragend für die Planung Ihrer internen Kommunikationsinhalte außerhalb einer digitalen Umgebung. Da es sich jedoch um physische Kalender handelt, können Sie sie nicht für ein globales Team freigeben. Physische Kommunikationskalender bieten auch keine Teamkoordination und können nicht bearbeitet werden. Das bedeutet, dass Sie Teamkollegen aus dem Kalender heraus keine Arbeit zuweisen können. Jegliche Projektkommunikation findet nur persönlich statt und Sie haben keine Aufzeichnungen darüber. Und wenn Sie nicht ab und zu einen Radiergummi verwenden möchten, kann Ihr Kommunikationskalender nicht bearbeitet werden. Sie können sich also keinen visuellen Überblick über Ihren Workflow oder eine Aufschlüsselung der verschiedenen Phasen verschiedener Projekte verschaffen.

Kalkulationstabelle

Tabellenkalkulationen sind natürlich digital, sodass Sie sie ganz einfach mit Ihrem Team teilen können – egal, ob Sie ein Remote- oder Hybrid-Team haben. Sie können auch kostenlos verwendet werden, was sie ideal für den Einstieg macht. Tabellenkalkulationen erlauben jedoch keine Automatisierung. Sie können damit beispielsweise den Versand von unternehmensinternen Newslettern nicht automatisieren. Die Zusammenarbeit im Team leidet. Alle Fragen oder Vorschläge für Ihr Team oder die gesamte Organisation werden in der Tabelle geteilt. Diese sind schwer nachzuverfolgen, wodurch ein separater Kommunikationskanal erforderlich wird.

Software

Eine Kalendersoftware gleicht alle Mängel von Papier- und Tabellenkalkulationskalendern aus und bietet einen optimierten Arbeitsablauf an einem Ort; Es werden keine zusätzlichen Apps benötigt. Mit der Marketing Suite von CoSchedule, wenn Sie ein Unternehmen oder ein Unternehmen sind, oder unserem Marketingkalender, wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, können Sie schnell einen einfach zu bearbeitenden, automatisierten Kommunikationskalender erstellen. Mit diesem Kalenderformat können Sie:

• Teilen Sie Projekte in Aufgaben auf – komplett mit Checklisten
• Weisen Sie Ihrem Team innerhalb der App Aufgaben zu
• Einfach mit ihnen kommunizieren (einschließlich Feedback mit ihnen teilen)
• Verfolgen Sie den Fortschritt jeder Projektaufgabe in Echtzeit

Ein softwarebasierter Kommunikationskalender eignet sich perfekt für die Verwaltung integrierter Marketingkommunikation, da er eine umfassende Automatisierung unterstützt.

Schritt 2: Organisieren Sie Ihre Kommunikationskalender-Grundlage

Nun zur grundlegenden Arbeit, die hilft, einen leicht verständlichen Kommunikationskalender zu erstellen.

Erstens: Definieren Sie die Zielgruppe für Ihren internen Inhaltskalender

Fragen Sie sich: Ist der Kalender für die Koordination mit verschiedenen Abteilungen oder nur für Ihr Team gedacht? Wenn es ersteres ist, erwägen Sie die Verwendung von Farbcodes, um Teams zu markieren. So werden beispielsweise alle Projekte, die das Vertriebsteam bearbeitet, mit einem violetten Tag versehen. Andererseits werden HR-Projekte einen anderen Farbcode haben, nämlich Orange. Wenn Sie einen Kommunikationskalender nur für Ihr Team erstellen, sollten Sie dennoch Farbcodes nutzen. Verwenden Sie in diesem Fall jedoch unterschiedliche Farben für verschiedene Produktlinien. Beispielsweise könnte ein Anbieter von Videomarketinglösungen unterschiedliche Farbcodes für Live-Streaming-Software, Videothek, Bildschirmaufzeichnung und andere Produkte verwenden. Sie können auch Farbcodes für Projekttypen hinzufügen. Zum Beispiel können unterschiedliche Farben für Projekte wie Mitarbeiterengagement, Lernen und Entwicklung (L&D), Mitarbeiter-Onboarding und -Offboarding sowie kulturbildende Aktivitäten dazu beitragen, dass Sie organisiert bleiben.

Zweitens: Bestimmen Sie Ihre Ziele, Initiativen und Projekte

Identifizieren Sie als Nächstes Ihr Ziel für den Zeitraum, für den Sie Ihren Kalender erstellen – sagen wir für das Quartal. Notieren Sie dann die Initiativen, die Sie in dieser Zeit ergreifen möchten, um Ihr Ziel zu erreichen. Ein Beispielziel für das Quartal könnte die Verbesserung der Teamproduktivität und die Reduzierung der Teamtrainingszeit sein. In ähnlicher Weise könnte eine beispielhafte Initiative, die dieses Ziel unterstützt, die Schaffung einer institutionellen Wissensbasis sein. Sie müssen auch Notizen zu Projekttypen erstellen, an denen Ihr Team arbeiten wird – ein Beispiel für einen Projekttyp könnten Teamereignisse sein. Sie können Projekte wie Bürgerversammlungen, All-Hand-Meetings und Team-Retreats in Ihrem Kalender planen. Und schließlich legen Sie Personas für Ihren Kalender fest. Wer wird der Administrator? Wer hat Lese- oder Redaktionszugriff?

Endlich: Zerlegen Sie Projekte in Aufgaben

Eine letzte Sache, die Sie tun müssen, bevor Sie mit dem Ausfüllen Ihres Kommunikationskalenders beginnen können: Erstellen Sie Aufgaben. Dies sind die tatsächlichen Ereignisse, die Sie Ihrem Kalender hinzufügen würden. Es ist auch hilfreich, jede Aufgabe in eine Checkliste zu unterteilen, die alle Aktionsschritte enthält, die zum Abschließen einer Aufgabe erforderlich sind. Diese Aktionsschritte helfen Ihnen, den Fortschritt zu verfolgen. Sie fördern auch die Rechenschaftspflicht. Mit dem CoSchedule-Kalender können Sie die Schritte einer Checkliste auch direkt aus der Kalendersoftware heraus verschiedenen Teammitgliedern zuweisen. Stellen Sie beim Erstellen von Aufgaben in Ihrem Kalender für Kommunikationsinhalte sicher, dass Sie das Ziel jeder Aufgabe festlegen. Auf diese Weise können Sie sich darauf konzentrieren, nur die Aufgaben in Ihren Kalender aufzunehmen, die zu Ihren Zielen beitragen. Sie sollten auch ein projektartiges Tag hinzufügen, um auf einen Blick zu zeigen, wie jede Aufgabe in Ihren Kommunikationsplan passt.

Schritt 3: Besondere Daten hinzufügen

Bevor Sie Daten für die im obigen Schritt gesammelten Aufgaben hinzufügen, markieren Sie besondere Daten in Ihrem Kalender. Diese beinhalten:

• Geschäftsschließungsdaten oder Tage, an denen Ihr Unternehmen geschlossen ist. Auf diese Weise wissen Sie im Voraus, wann Sie die Schließzeiten proaktiv mit Ihrem Publikum kommunizieren müssen. Holen Sie sich diese Daten von der Personalabteilung.
• Geschäftsveranstaltungen, einschließlich Daten, an denen Sie Geschäftskonferenzen planen oder Veranstaltungen zur Kundenwertschätzung veranstalten möchten. Holen Sie sich diese Daten von Ihrem Marketingteam.
• Feiertage, zum Beispiel Silvester oder Weihnachten. Auch hier sollten Sie Ihre Kampagnen oder Geschäftszeiten proaktiv mit Ihrem Publikum kommunizieren.
• Saisonale Monate, zum Beispiel Juni ist Pride Month. Wenn Sie dies in Ihrem Kommunikationskalender markieren, können Sie interne und Marketingkampagnen rund um den Monat planen. Im Sommer könnten Sie zum Beispiel einen halbtägigen Freitagsplan annehmen. Oder Sie möchten vielleicht Ihr Branding optimieren, um die LGBTQIA-Community zu unterstützen.
• Saisonale Themen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Beispielsweise können die Sommermonate für ein Unternehmen in der Elektroverteilungsbranche Gelegenheiten bieten, Sturmabwehrdienste anzubieten.
• Branchenveranstaltungen oder Jahreskonferenzen, an denen Ihr Unternehmen immer teilnimmt oder an denen es teilnimmt.
• Andere Veranstaltungen, einschließlich Produkteinführungen. Fragen Sie Abteilungsleiter, das HR-Team, Stakeholder und das Marketingteam nach anderen Ereignissen, die Sie hervorheben möchten. Fügen Sie Ihrem Kommunikationskalender vorläufige Daten hinzu, wenn es keine bestätigten Daten gibt.

Schritt 4: Wiederkehrende Arbeit hinzufügen

Tragen Sie als Nächstes alle wiederkehrenden Arbeiten – geplante wöchentliche, monatliche, vierteljährliche oder jährliche – in Ihren Kommunikationskalender ein. Diese könnten alles sein von:

• Rathäuser
• CEO-Adressen
• Inhaltsprüfungen
• Jahresberichte
• E-Mail-Newsletter (interne oder Marketing-E-Mails)

Der Sinn des Hinzufügens all dieser wiederkehrenden, denkwürdigen Daten und Feiertage besteht darin, sicherzustellen, dass es im Zeitplan für verschiedene Ereignisse in Ihrem Kalender kaum oder gar keine Konflikte gibt.

Schritt 5: Kampagnen und Produkteinführungen hinzufügen

Markieren Sie zuletzt Termine für Initiativen und Projekte, die Sie geplant haben. Diese sollten beinhalten (sind aber nicht beschränkt auf):

• Produkteinführungen
• Lieferantenpartnerschaften
• Co-Marketing-Kampagnen
• Vierteljährliche Verkaufsaktionen

Stellen Sie sicher, dass Sie hier auch mit verschiedenen Teams sprechen, um keine wichtigen Termine zu verpassen. Wenn Sie all diese Daten im Voraus buchen, können Sie verschiedene Inhaltstypen für die Kommunikation rund um sie planen. So bauen Sie nicht um die elfte Stunde zusammen.

Schritt 6: Geben Sie Ihren Kommunikationskalender frei

Ihr Kalender ist jetzt mit allen wichtigen Projekten und Aufgaben fertig. Jetzt müssen Sie es nur noch mit Ihrem Team teilen. Wenn Sie Ihren Kalender mit CoSchedule erstellt haben, wird das Teilen zum Kinderspiel. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Teilen“ in der oberen linken Ecke und kopieren Sie den Freigabelink von dort. Wenn Sie diesen Link mit Stakeholdern und Teamkollegen teilen, erhalten diese schreibgeschützten Zugriff auf Ihren Kalender. Dies zeigt ihnen alle wichtigen Projektdetails, einschließlich Projektbeschreibung, Tags und Status. Um es noch einmal zusammenzufassen: Das Erstellen eines Kommunikationskalenders erfordert einige Vorarbeit. Sie sollten Ihre Ziele, Projektpläne und Initiativen notieren. Entscheiden Sie, wer die Zielgruppe des Kalenders sein soll und wie Sie Farbcodes verwenden, um Projekte zu organisieren. Vergessen Sie nicht, ein Format für den Kalender auszuwählen. Wir empfehlen Ihnen, Ihren Kalender für Kommunikationsinhalte mithilfe von Software zu erstellen, da dies das flexibelste und am einfachsten zu teilende Kalenderformat ist. Der beste Teil? CoSchedule bietet eine für immer kostenlose Software namens Marketing Calendar. Es gibt also keinen Grund, Ihren Kommunikationskalender nicht schon heute mit diesem Produkt zu beginnen. Wenn Sie nach etwas Leistungsstärkerem suchen, hilft die Marketing Suite von CoSchedule Unternehmen dabei, mehr Arbeit zu erledigen, Projekte pünktlich abzuliefern und den Teamwert zu beweisen. Vereinbaren Sie noch heute Ihre Demo mit einem Marketing Suite-Experten, um mehr zu erfahren!