Come creare un calendario delle comunicazioni in 6 semplici passaggi [modello incluso]

Sapevi che i marketer organizzati hanno sette volte più probabilità di riportare il successo rispetto ai loro colleghi? Pensaci: piuttosto che cambiare frequentemente le priorità e vivere tra pile di compiti incompiuti, organizzare tutto il tuo lavoro in un unico posto ti dà lo spazio mentale per concentrarti su ciò che conta. È qui che entra in gioco un calendario delle comunicazioni. È quell'unico posto in cui risiedono tutti i tuoi piani di comunicazione organizzativa, dandoti la tranquillità di cui hai bisogno per un lavoro mirato e aiutandoti ad allinearti con il resto del team. Non sai come creare un calendario di comunicazione? Rispondiamo per te in questa guida. Abbiamo anche un modello di calendario delle comunicazioni gratuito per te: usalo per iniziare subito. Immergiamoci. Un calendario delle comunicazioni è una fonte di verità che organizza tutte le comunicazioni organizzative. È un calendario visivo che condivide tutti i lanci di prodotti, i piani di eventi interni, le campagne di marketing, ecc. Puoi usarlo per riunire più team o dipartimenti o coordinarti con il tuo team da solo. Ad ogni modo, i calendari dei contenuti delle comunicazioni interne sono disponibili in varie forme e dimensioni, come ad esempio:

• Software
• Foglio di calcolo
• Documento fisico (carta grafica o lavagna)

I calendari dei contenuti di comunicazione variano in base al pubblico di destinazione e al formato. Quindi ci sono sostanzialmente due categorie di calendari di comunicazione:

1. Tipi basati sul pubblico di destinazione:

Puoi separare i calendari delle comunicazioni in base al pubblico di destinazione che stanno cercando di raggiungere. Per esempio:

Calendario delle comunicazioni interne

Questo è il tipo più comune. È per l'uso interno del team e stabilisce tutte le date, i progetti e i piani critici in modo che tutti nell'organizzazione possano vedere cosa sta succedendo. Inoltre, consente al team di comunicazione di pianificare facilmente i propri programmi e fornire tempestivamente tutti i contenuti delle comunicazioni, aiutando a mantenere il coinvolgimento dei dipendenti.

Calendario delle comunicazioni esterne

Un calendario di comunicazione esterno è più giustamente chiamato calendario di marketing. Viene utilizzato per organizzare tutti i tuoi progetti di marketing in un unico posto, offrendoti una panoramica immediata delle campagne e delle attività in corso e imminenti che le supportano.

2. Tipi basati sul formato effettivo:

I calendari di comunicazione possono anche essere classificati in base al formato. Alcuni esempi di questo includono:

Software

Un esempio è un calendario delle comunicazioni creato in un'app calendario dedicata come Marketing Calendar di CoSchedule. Poiché il calendario è costruito in un software specializzato, è flessibile e facile da condividere. È anche accessibile, quindi tutti possono averlo aperto sui propri desktop. Quest'ultimo punto rende un calendario delle comunicazioni basato su software particolarmente utile per i team remoti e ibridi.

Foglio di calcolo

Un calendario di comunicazione con foglio di calcolo è un tipo di calendario digitalizzato, anche se senza software dedicato. I fogli di calcolo sono ottimi per i piccoli team che coordinano una manciata di progetti. Ma mancano della flessibilità e dell'automazione offerte da uno strumento di calendario specializzato.

Lavagna/Post-it

Come suggerisce il nome, questo è un calendario creato manualmente su una lavagna che può o meno utilizzare post-it per denotare le attività in ogni progetto sul calendario. A differenza dei calendari di comunicazione sopra, questi non sono flessibili o condivisibili. Chiunque desideri rivedere ciò che è dovuto deve recarsi personalmente al calendario della lavagna. Con le basi fuori mano, diamo un'occhiata all'importanza di un calendario delle comunicazioni interne:

Organizzazione migliore

Forse il più grande vantaggio di avere un calendario delle comunicazioni è che ti aiuta a organizzare tutto il tuo lavoro in modo snello e di facile comprensione. A sua volta, l'organizzazione è la chiave del successo: come accennato in precedenza, le persone organizzate hanno il 674% di probabilità in più di segnalare il successo.

Migliore documentazione

La documentazione di eventi imminenti, progetti, campagne e attività correlate in un calendario di comunicazioni interno offre a te e al tuo team un registro di tutto ciò che è dovuto, su cosa stai lavorando e cosa hai completato. Questo non solo semplifica la collaborazione, ma migliora anche la tua comunicazione con le parti interessate, preparandoti al successo.

Pianificazione migliorata

La pianificazione del lavoro in anticipo come parte della creazione di un calendario dei contenuti di comunicazione mostra quanto bene la tua strategia si allinea con gli obiettivi aziendali. Ti assiste anche nei progetti di prioritizzazione in base alla loro importanza. Di conseguenza, dai tempo di spettacolo ai progetti nel calendario delle comunicazioni interne in base alla loro importanza. Ancora una volta, tutto questo apre la strada al tuo successo. La nostra ricerca mostra che i pianificatori attivi hanno una probabilità tre volte maggiore di segnalare il successo rispetto ai loro colleghi che non investono tempo nella pianificazione.

Completa più lavoro

Entri ogni giorno con un programma di lavoro pre-pianificato quando tutti i tuoi progetti e attività sono disposti in un calendario. Questa strategia ti dà il tempo e la larghezza di banda mentale per tuffarti direttamente nel lavoro piuttosto che passare ore a capire cosa deve essere completato prima. Per non parlare del fatto che non è necessario multitasking o passare da un progetto all'altro perché le tue priorità sono già ordinate nel tuo calendario. Naturalmente, questo ti aiuta a fare di più. La parte migliore? La nostra ricerca lo conferma: i comunicatori che sfruttano Calendar Organize di CoSchedule completano il 125% di lavoro in più.

Consegna il lavoro in tempo

Un calendario di comunicazione può aiutarti a completare più lavoro dando visibilità su ciò che deve essere completato e su quando, e ti aiuta anche a rispettare le scadenze. In effetti, la pianificazione del lavoro in un calendario ti aiuta a pianificare i progetti in modo realistico poiché ti offre una panoramica delle vacanze imminenti. Per aggiungere, il calendario delle comunicazioni aiuta a migliorare le tue relazioni con le parti interessate mentre comunichi cosa stai facendo e quando.

Dimostra il tuo valore

Grazie a un calendario di comunicazione, finire il lavoro in tempo è solo la punta dell'iceberg. Avendo tutto documentato nel calendario, puoi mostrare meglio come il tuo lavoro si allinea con gli obiettivi strategici della tua organizzazione. La creazione di un calendario del contenuto delle comunicazioni richiede un'ampia pianificazione. Ma più lavoro fai in anticipo, più velocemente sarai in grado di mettere insieme il resto del calendario. Quindi entriamo in trincea ora:

Passaggio 1: scegli il formato del calendario delle comunicazioni

Prima di tutto, scegli un formato calendario. Ma invece di scegliere un formato a caso, assicurati di comprendere i punti di forza e di debolezza di ciascuno. In questo modo, sarai in grado di creare un calendario che soddisfi i requisiti dell'intero team e ti serva a lungo termine.

Scheda fisica o carta di qualche tipo

Questo formato di calendario è ottimo per pianificare il contenuto delle comunicazioni interne al di fuori di un'impostazione digitale. Ma poiché si tratta di calendari fisici, non puoi condividerli con un team globale. Anche i calendari delle comunicazioni fisiche non offrono il coordinamento del team e non sono modificabili. Ciò significa che non puoi assegnare il lavoro ai compagni di squadra dall'interno del calendario. Qualsiasi comunicazione di progetto avverrà solo di persona e non ne avrai traccia. E a meno che tu non sia d'accordo con l'uso di una gomma di tanto in tanto, il tuo calendario delle comunicazioni non sarà modificabile. Quindi non puoi ottenere una panoramica visiva del tuo flusso di lavoro o un'analisi delle diverse fasi dei vari progetti.

Foglio di calcolo

I fogli di calcolo sono naturalmente digitali, quindi puoi condividerli facilmente con il tuo team, indipendentemente dal fatto che tu abbia un team remoto o ibrido. Sono anche gratuiti da usare, il che li rende perfetti per iniziare. Tuttavia, i fogli di calcolo non consentono l'automazione. Ad esempio, non è possibile automatizzare l'invio di newsletter aziendali interne con loro. La collaborazione in team ne risente. Eventuali domande o suggerimenti per il tuo team o per l'organizzazione in generale verranno condivisi nel foglio di calcolo. Questi sono difficili da rintracciare, impostando la necessità di un canale di comunicazione separato.

Software

Un software per calendari compensa tutte le carenze dei calendari cartacei e dei fogli di calcolo, offrendo un flusso di lavoro semplificato in un unico posto; non sono necessarie app aggiuntive. Utilizzando Marketing Suite di CoSchedule se sei un'azienda o un'impresa o il nostro Calendario di marketing se sei una piccola impresa, puoi creare rapidamente un calendario delle comunicazioni automatizzato e facilmente modificabile. Questo formato di calendario ti consente di:

• Suddividi i progetti in attività, complete di liste di controllo
• Assegna attività al tuo team dall'app
• Comunica facilmente con loro (inclusa la condivisione di feedback con loro)
• Tieni traccia dello stato di avanzamento di ogni attività di progetto in tempo reale

Un calendario delle comunicazioni basato su software è perfetto per la gestione delle comunicazioni di marketing integrate poiché supporta un'automazione completa.

Passaggio 2: organizzare la base del calendario delle comunicazioni

Ora passiamo al lavoro di base che aiuta a creare un calendario delle comunicazioni di facile comprensione.

Primo: definisci il pubblico di destinazione per il tuo calendario dei contenuti interni

Chiediti: il calendario è per il coordinamento con diversi reparti o solo con il tuo team? Se è il primo, considera l'utilizzo di codici colore per taggare le squadre. Quindi, ad esempio, tutti i progetti gestiti dal team di vendita avranno un'etichetta viola su di essi. D'altra parte, i progetti HR avranno un altro codice colore, l'arancione. Se stai creando un calendario di comunicazione solo per il tuo team, dovresti comunque sfruttare i codici colore. In questo caso, però, usa colori diversi per linee di prodotti differenti. Ad esempio, un fornitore di soluzioni di marketing video potrebbe utilizzare codici colore diversi per software di streaming live, libreria video, registratore schermo e altri prodotti. Puoi anche aggiungere codici colore per i tipi di progetto. Ad esempio, colori diversi per progetti come il coinvolgimento, l'apprendimento e lo sviluppo (L&D) dei dipendenti, l'onboarding e l'offboarding dei dipendenti e le attività di costruzione della cultura possono aiutarti a mantenerti organizzato.

Secondo: Determina i tuoi obiettivi, iniziative e progetti

Quindi, identifica il tuo obiettivo per il periodo di tempo per il quale stai creando il tuo calendario, ad esempio per il trimestre. Quindi, annota le iniziative che prevedi di intraprendere durante quel periodo per raggiungere il tuo obiettivo. Un obiettivo di esempio per il trimestre potrebbe essere il miglioramento della produttività del team e la riduzione dei tempi di formazione del team. Allo stesso modo, un'iniziativa di esempio a sostegno di questo obiettivo potrebbe essere la creazione di una base di conoscenza istituzionale. Devi anche creare note sui tipi di progetto su cui lavorerà il tuo team: un tipo di progetto di esempio potrebbe essere eventi del team. Puoi pianificare progetti come municipi, riunioni a tutti i costi e ritiri di squadra nel tuo calendario. E infine, determina le persone per il tuo calendario. Chi sarà l'amministratore? Chi ha accesso alla visualizzazione o all'editoria?

Infine: suddividi i progetti in attività

Un'ultima cosa da fare prima di poter iniziare a compilare il calendario delle comunicazioni: creare attività. Questi sono gli eventi effettivi che aggiungeresti al tuo calendario. È anche utile suddividere ogni attività in un elenco di controllo con tutte le azioni da eseguire per completare un'attività. Questi passaggi di azione ti aiutano a tenere traccia dei progressi. Promuovono anche la responsabilità. Con il calendario CoSchedule, puoi anche assegnare i passaggi di una checklist a diversi membri del team direttamente dal software del calendario. Quando crei attività nel calendario del contenuto delle comunicazioni, assicurati di determinare l'obiettivo di ciascuna attività. Ciò ti aiuta a concentrarti sull'aggiunta nel tuo calendario solo di quelle attività che contribuiscono ai tuoi obiettivi. Ti consigliamo inoltre di aggiungere un tag del tipo di progetto per mostrare a colpo d'occhio come ogni attività si adatta al tuo piano di comunicazione.

Passaggio 3: aggiungi date speciali

Prima di aggiungere le date per le attività raccolte nel passaggio precedente, contrassegna le date speciali nel calendario. Questi includono:

• Date di chiusura dell'attività o giorni in cui la tua attività sarà chiusa. In questo modo, saprai in anticipo quando è necessario comunicare in modo proattivo gli orari di chiusura con il tuo pubblico. Ricevi queste date dal team delle risorse umane.
• Eventi aziendali, comprese le date in cui stai pianificando conferenze di lavoro o miri a ospitare eventi di apprezzamento dei clienti. Ricevi queste date dal tuo team di marketing.
• Vacanze, ad esempio, Capodanno o Natale. Ancora una volta, ti consigliamo di comunicare in modo proattivo le tue campagne o orari di lavoro con il tuo pubblico qui.
• Mesi stagionali, ad esempio, giugno è il mese dell'orgoglio. Contrassegnarlo nel calendario delle comunicazioni ti aiuta a pianificare campagne interne e di marketing durante tutto il mese. In estate, ad esempio, potresti adottare un programma del venerdì di mezza giornata. Oppure, potresti voler modificare il tuo marchio per supportare la comunità LGBTQIA.
• Temi stagionali rilevanti per la tua attività. Ad esempio, i mesi estivi possono presentare opportunità per un'azienda nel settore della distribuzione elettrica di offrire servizi di risposta alle tempeste.
• Eventi di settore o conferenze annuali a cui la tua azienda partecipa o frequenta sempre.
• Altri eventi, compresi i lanci di prodotti. Chiedi ai capi dipartimento, al team delle risorse umane, alle parti interessate e al team di marketing altri eventi che desideri contrassegnare. Aggiungi date provvisorie al calendario delle comunicazioni se non hanno date confermate.

Passaggio 4: aggiungi lavoro ricorrente

Quindi, annota tutto il lavoro ricorrente, programmato settimanalmente, mensilmente, trimestralmente o annualmente, nel calendario delle comunicazioni. Questi potrebbero essere qualsiasi cosa da:

• Municipi
• indirizzi del CEO
• Audit dei contenuti
• Relazione annuale
• Newsletter e-mail (e-mail interne o di marketing)

Il punto di aggiungere tutte queste date e festività ricorrenti e memorabili è garantire che ci sia poco o nessun conflitto nel programma per i diversi eventi nel tuo calendario.

Passaggio 5: aggiungi campagne e lanci

Infine, segna le date delle iniziative e dei progetti che hai pianificato. Questi dovrebbero includere (ma non sono limitati a):

• Lanci di prodotti
• Partnership con i fornitori
• Campagne di co-marketing
• Promozioni di vendita trimestrali

Assicurati di parlare anche con squadre diverse qui per evitare di perdere date importanti. Avere tutte queste date prenotate in anticipo ti aiuta a pianificare diversi tipi di contenuti per le comunicazioni che li riguardano. In questo modo, non metterai insieme le cose all'undicesima ora.

Passaggio 6: condividi il tuo calendario delle comunicazioni

Il tuo calendario è ora pronto con tutti i progetti e le attività critiche. Tutto ciò che resta da fare ora è condividerlo con il tuo team. Se hai utilizzato CoSchedule per creare il tuo calendario, la condivisione sarà un gioco da ragazzi. Fai semplicemente clic sul pulsante "Condividi" nell'angolo in alto a sinistra e copia il link di condivisione da lì. Quando condividi questo collegamento con le parti interessate e i compagni di squadra, questi ottengono l'accesso in sola lettura al tuo calendario. Questo mostra loro tutti i dettagli chiave del progetto, inclusa la descrizione del progetto, i tag e lo stato. Ricapitolando: la creazione di un calendario delle comunicazioni richiede del lavoro in anticipo. Ti consigliamo di annotare i tuoi obiettivi, i piani di progetto e le iniziative. Decidi chi sarà il pubblico del calendario e come utilizzerai i codici colore per organizzare i progetti. Non dimenticare di scegliere un formato per il calendario. Ti consigliamo di creare il calendario dei contenuti delle comunicazioni utilizzando il software poiché è il formato di calendario più flessibile e facile da condividere. La parte migliore? CoSchedule offre un software gratuito per sempre chiamato Marketing Calendar. Quindi non c'è motivo per non iniziare oggi il calendario delle comunicazioni con quel prodotto. Se stai cercando qualcosa di più potente, Marketing Suite di CoSchedule aiuta le aziende a completare più lavoro, consegnare progetti in tempo e dimostrare il valore del team. Pianifica oggi stesso la tua demo con un esperto di Marketing Suite per saperne di più!