Cara Membuat Kalender Komunikasi dalam 6 Langkah Mudah [Termasuk Template]

Tahukah Anda bahwa pemasar terorganisir tujuh kali lebih mungkin melaporkan kesuksesan daripada rekan-rekan mereka? Pikirkan tentang itu — daripada sering mengubah prioritas dan hidup di antara tumpukan tugas yang belum selesai, mengatur semua pekerjaan Anda di satu tempat memberi Anda ruang mental untuk fokus pada apa yang penting. Di sinilah kalender komunikasi muncul. Ini adalah satu tempat di mana semua rencana komunikasi organisasi Anda berada — memberi Anda ketenangan pikiran yang Anda butuhkan untuk pekerjaan yang terfokus dan membantu Anda menyelaraskan dengan anggota tim lainnya. Tidak yakin bagaimana cara membuat kalender komunikasi? Mari kita jawab ini untuk Anda dalam panduan ini. Kami juga memiliki template kalender komunikasi gratis untuk Anda — gunakan untuk mulai bekerja. Mari selami. Kalender komunikasi adalah sumber kebenaran yang mengatur semua komunikasi organisasi. Ini adalah kalender visual yang membagikan semua peluncuran produk Anda, rencana acara internal, kampanye pemasaran, dll. Anda dapat menggunakannya untuk menyatukan beberapa tim atau departemen atau berkoordinasi dengan tim Anda sendiri. Apa pun itu, kalender konten komunikasi internal tersedia dalam berbagai bentuk dan ukuran, seperti:

• Perangkat lunak
• Spreadsheet
• Dokumen fisik (kertas bagan atau papan tulis)

Kalender konten komunikasi bervariasi berdasarkan audiens target dan formatnya. Jadi ada dua kategori kalender komunikasi:

1. Jenis Berdasarkan Target Audiens:

Anda dapat memisahkan kalender komunikasi berdasarkan audiens target yang ingin mereka jangkau. Sebagai contoh:

Kalender Komunikasi Internal

Ini adalah tipe yang paling umum. Ini untuk penggunaan tim internal dan menjabarkan semua tanggal, proyek, dan rencana penting sehingga semua orang di organisasi dapat melihat apa yang akan terjadi. Ini juga memudahkan tim komunikasi untuk merencanakan jadwal mereka dan menyampaikan semua konten komunikasi secara tepat waktu — membantu menjaga keterlibatan karyawan.

Kalender Komunikasi Eksternal

Kalender komunikasi eksternal lebih tepat disebut kalender pemasaran. Ini digunakan untuk mengatur semua proyek pemasaran Anda di satu tempat, memberi Anda gambaran sekilas tentang kampanye dan tugas yang sedang berlangsung dan yang akan datang yang mendukungnya.

2. Jenis Berdasarkan Format Sebenarnya:

Kalender komunikasi juga dapat dikategorikan menurut formatnya. Beberapa contoh ini termasuk:

Perangkat lunak

Salah satu contohnya adalah kalender komunikasi yang dibuat dalam aplikasi kalender khusus seperti Kalender Pemasaran CoSchedule. Karena kalender dibuat dalam perangkat lunak khusus, kalender ini fleksibel dan mudah dibagikan. Ini juga dapat diakses, sehingga semua orang dapat membukanya di desktop mereka. Poin terakhir ini membuat kalender komunikasi berbasis perangkat lunak secara khusus berguna untuk tim jarak jauh dan hibrida.

Spreadsheet

Kalender komunikasi spreadsheet adalah jenis kalender digital, meskipun tanpa perangkat lunak khusus. Spreadsheet sangat bagus untuk tim kecil yang mengoordinasikan beberapa proyek. Tetapi mereka tidak memiliki fleksibilitas dan otomatisasi yang ditawarkan oleh alat kalender khusus.

Papan Tulis/Catatan Post-it

Seperti namanya, ini adalah kalender yang dibuat secara manual di papan tulis yang mungkin atau mungkin tidak menggunakan catatan tempel untuk menunjukkan tugas di bawah setiap proyek di kalender. Tidak seperti kalender komunikasi di atas, kalender ini tidak fleksibel atau dapat dibagikan. Siapa pun yang ingin meninjau apa yang jatuh tempo harus berjalan sendiri ke kalender papan tulis. Dengan mengabaikan dasar-dasarnya, mari kita lihat pentingnya kalender komunikasi internal:

Organisasi yang Lebih Baik

Mungkin manfaat terbesar dari memiliki kalender komunikasi adalah membantu Anda mengatur semua pekerjaan Anda dengan cara yang efisien dan mudah dipahami. Pada gilirannya, organisasi adalah kunci kesuksesan Anda — seperti yang kami sebutkan di atas, orang yang terorganisir 674% lebih mungkin melaporkan kesuksesan.

Dokumentasi yang Lebih Baik

Mendokumentasikan acara mendatang, proyek, kampanye, dan tugas terkait dalam kalender komunikasi internal memberi Anda dan tim Anda catatan tentang semua yang jatuh tempo, apa yang sedang Anda kerjakan, dan apa yang telah Anda selesaikan. Hal ini tidak hanya memudahkan kolaborasi, tetapi juga memperkuat komunikasi Anda dengan pemangku kepentingan — menyiapkan Anda untuk sukses.

Perencanaan yang Ditingkatkan

Perencanaan pekerjaan sebelumnya sebagai bagian dari pembuatan kalender konten komunikasi menunjukkan kepada Anda seberapa baik strategi Anda selaras dengan tujuan bisnis. Ini juga membantu Anda dalam memprioritaskan proyek sesuai dengan kepentingannya. Akibatnya, Anda memberikan waktu tayang untuk proyek di kalender komunikasi internal berdasarkan kepentingannya. Sekali lagi, semua ini membuka jalan bagi kesuksesan Anda. Penelitian kami menunjukkan perencana aktif tiga kali lebih mungkin untuk melaporkan keberhasilan daripada rekan-rekan mereka yang tidak menginvestasikan waktu dalam perencanaan.

Selesaikan Lebih Banyak Pekerjaan

Anda masuk setiap hari dengan jadwal kerja yang telah direncanakan sebelumnya ketika semua proyek dan tugas Anda ditata dalam kalender. Strategi ini memberi Anda waktu dan bandwidth mental untuk terjun langsung ke pekerjaan daripada menghabiskan berjam-jam mencari tahu apa yang perlu diselesaikan terlebih dahulu. Belum lagi, Anda tidak perlu melakukan banyak tugas atau beralih antar proyek karena prioritas Anda sudah diurutkan di kalender Anda. Secara alami, ini membantu Anda menyelesaikan lebih banyak. Bagian terbaik? Penelitian kami mengonfirmasi hal ini— komunikator yang memanfaatkan Kalender CoSchedule, menyelesaikan pekerjaan 125% lebih banyak.

Menyerahkan Pekerjaan Tepat Waktu

Kalender komunikasi dapat membantu Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan memberikan visibilitas tentang apa yang perlu diselesaikan dan kapan, dan juga membantu Anda memenuhi tenggat waktu. Bahkan, pekerjaan perencanaan di kalender membantu Anda merencanakan proyek secara realistis karena memberi Anda gambaran tentang liburan yang akan datang. Sebagai tambahan, kalender komunikasi membantu meningkatkan hubungan Anda dengan pemangku kepentingan saat Anda mengomunikasikan apa yang Anda lakukan dan kapan.

Buktikan Nilai Anda

Berkat kalender komunikasi, menyelesaikan pekerjaan tepat waktu hanyalah puncak gunung es. Dengan didokumentasikan semuanya di kalender, Anda dapat menunjukkan dengan lebih baik bagaimana pekerjaan Anda selaras dengan tujuan strategis organisasi Anda. Membuat kalender konten komunikasi membutuhkan perencanaan yang luas. Tetapi semakin banyak pekerjaan yang Anda lakukan di muka, semakin cepat Anda dapat menyelesaikan sisa kalender. Jadi mari kita masuk ke parit sekarang:

Langkah 1: Pilih Format Kalender Komunikasi Anda

Sebelum apa pun, pilih format kalender. Namun alih-alih memilih format secara acak, pastikan Anda memahami kekuatan dan kelemahan masing-masing. Dengan cara ini, Anda dapat membuat kalender yang memenuhi persyaratan seluruh tim dan melayani Anda dalam jangka panjang.

Papan Fisik Atau Kertas Dari Beberapa Jenis

Format kalender ini sangat bagus untuk merencanakan konten komunikasi internal Anda di luar pengaturan digital. Namun karena ini adalah kalender fisik, Anda tidak dapat membaginya dengan tim global. Kalender komunikasi fisik juga tidak menawarkan koordinasi tim dan tidak dapat diedit. Ini berarti Anda tidak dapat menugaskan pekerjaan ke rekan satu tim dari dalam kalender. Komunikasi proyek apa pun hanya akan dilakukan secara langsung, dan Anda tidak akan memiliki catatan tentangnya. Dan kecuali Anda baik-baik saja dengan menggunakan penghapus sesekali, kalender komunikasi Anda tidak akan dapat diedit. Jadi Anda tidak bisa mendapatkan gambaran visual dari alur kerja Anda atau rincian dari berbagai tahapan proyek yang berbeda.

Spreadsheet

Spreadsheet secara alami digital, sehingga Anda dapat dengan mudah membagikannya dengan tim Anda — baik Anda memiliki tim jarak jauh atau hibrida. Mereka juga gratis untuk digunakan, menjadikannya bagus untuk memulai. Namun, spreadsheet tidak mengizinkan otomatisasi. Misalnya, Anda tidak dapat mengotomatiskan pengiriman buletin perusahaan internal dengan mereka. Kolaborasi tim menderita. Setiap pertanyaan atau saran untuk tim Anda atau organisasi yang lebih luas akan dibagikan di spreadsheet. Ini sulit dilacak, mengatur kebutuhan untuk saluran komunikasi yang terpisah.

Perangkat lunak

Perangkat lunak kalender menutupi semua kekurangan kalender kertas dan spreadsheet, menawarkan alur kerja yang efisien di satu tempat; tidak diperlukan aplikasi tambahan. Menggunakan Marketing Suite oleh CoSchedule jika Anda adalah bisnis atau perusahaan atau Kalender Pemasaran kami jika Anda adalah bisnis kecil, Anda dapat dengan cepat membuat kalender komunikasi otomatis yang mudah diedit. Format kalender ini memungkinkan Anda:

• Bagi proyek menjadi tugas — lengkap dengan daftar periksa
• Tetapkan tugas ke tim Anda dari dalam aplikasi
• Berkomunikasi dengan mereka dengan mudah (termasuk berbagi umpan balik dengan mereka)
• Lacak kemajuan setiap tugas proyek secara real-time

Kalender komunikasi berbasis perangkat lunak sangat cocok untuk mengelola komunikasi pemasaran terintegrasi karena mendukung otomatisasi ekstensif.

Langkah 2: Atur Yayasan Kalender Komunikasi Anda

Sekarang untuk pekerjaan dasar yang membantu membuat kalender komunikasi yang mudah dipahami.

Pertama: Tentukan Target Audiens Untuk Kalender Konten Internal Anda

Tanyakan pada diri Anda: apakah kalender untuk berkoordinasi dengan berbagai departemen atau tim Anda sendiri? Jika yang pertama, pertimbangkan untuk menggunakan kode warna untuk menandai tim. Jadi, misalnya, semua proyek yang ditangani tim penjualan akan diberi label ungu. Di sisi lain, proyek SDM akan memiliki kode warna lain, oranye. Jika Anda membuat kalender komunikasi untuk tim Anda sendiri, Anda tetap harus memanfaatkan kode warna. Namun, dalam kasus ini, gunakan warna yang berbeda untuk lini produk yang berbeda. Misalnya, penyedia solusi pemasaran video dapat menggunakan kode warna yang berbeda untuk perangkat lunak streaming langsung, perpustakaan video, perekam layar, dan produk lainnya. Anda juga dapat menambahkan kode warna untuk jenis proyek. Misalnya, warna yang berbeda untuk proyek seperti keterlibatan karyawan, pembelajaran dan pengembangan (L&D), orientasi dan offboarding karyawan, dan aktivitas pengembangan budaya dapat membantu Anda tetap teratur.

Kedua: Tentukan Tujuan, Inisiatif & Proyek Anda

Selanjutnya, identifikasi tujuan Anda untuk kerangka waktu yang Anda buat untuk kalender Anda — katakanlah untuk kuartal tersebut. Kemudian, catat inisiatif yang Anda rencanakan untuk diambil selama waktu itu untuk mencapai tujuan Anda. Contoh sasaran untuk kuartal ini dapat meningkatkan produktivitas tim dan mengurangi waktu pelatihan tim. Demikian pula, contoh inisiatif yang mendukung tujuan ini dapat menciptakan basis pengetahuan kelembagaan. Anda juga perlu membuat catatan jenis proyek yang akan dikerjakan oleh tim Anda—contoh jenis proyek dapat berupa acara tim. Anda dapat merencanakan proyek seperti balai kota, pertemuan semua pihak, dan retret tim di bawah kalender Anda. Dan akhirnya, tentukan persona untuk kalender Anda. Siapa yang akan menjadi admin? Siapa yang memiliki akses melihat atau akses editorial?

Akhirnya: Memecah Proyek Menjadi Tugas

Satu hal terakhir yang harus dilakukan sebelum Anda dapat mulai mengisi kalender komunikasi Anda: buat tugas. Ini adalah acara aktual yang akan Anda tambahkan ke kalender Anda. Ini juga membantu untuk memecah setiap tugas menjadi daftar periksa yang menampilkan semua langkah tindakan yang harus diambil untuk menyelesaikan tugas. Langkah-langkah tindakan ini membantu Anda melacak kemajuan. Mereka juga mempromosikan akuntabilitas. Dengan kalender CoSchedule, Anda juga dapat menetapkan langkah-langkah dalam daftar periksa ke anggota tim yang berbeda langsung dari perangkat lunak kalender. Saat Anda membuat tugas di kalender konten komunikasi, pastikan Anda menentukan tujuan setiap tugas. Melakukannya membantu Anda fokus untuk menambahkan hanya tugas-tugas di kalender Anda yang berkontribusi pada tujuan Anda. Anda juga ingin menambahkan tag tipe proyek untuk menunjukkan sekilas bagaimana setiap tugas sesuai dengan rencana komunikasi Anda.

Langkah 3: Tambahkan Tanggal Khusus

Sebelum Anda menambahkan tanggal untuk tugas yang dikumpulkan pada langkah di atas, tandai tanggal khusus di kalender Anda. Ini termasuk:

• Tanggal penutupan bisnis atau hari ketika bisnis Anda akan ditutup. Dengan cara ini, Anda akan tahu sebelumnya kapan Anda perlu mengomunikasikan jam tutup dengan audiens Anda secara proaktif. Dapatkan tanggal ini dari tim HR.
• Acara bisnis, termasuk tanggal Anda merencanakan konferensi bisnis atau menjadi tuan rumah acara apresiasi pelanggan. Dapatkan tanggal ini dari tim pemasaran Anda.
• Liburan, misalnya, Tahun Baru atau Natal. Sekali lagi, Anda ingin secara proaktif mengomunikasikan kampanye atau jam kerja Anda dengan audiens Anda di sini.
• Bulan-bulan musiman, misalnya, Juni adalah Bulan Kebanggaan. Menandai ini di kalender komunikasi membantu Anda merencanakan kampanye internal dan pemasaran sepanjang bulan. Di musim panas, misalnya, Anda mungkin menerapkan jadwal Jumat setengah hari. Atau, Anda mungkin ingin mengubah merek Anda untuk mendukung komunitas LGBTQIA.
• Tema musiman yang relevan dengan bisnis Anda. Misalnya, bulan-bulan musim panas dapat memberikan peluang bagi perusahaan di industri distribusi listrik untuk menawarkan layanan tanggap badai.
• Acara industri atau konferensi tahunan yang selalu diikuti atau diikuti oleh bisnis Anda.
• Acara lainnya, termasuk peluncuran produk. Tanyakan kepada kepala departemen, tim SDM, pemangku kepentingan, dan tim pemasaran untuk acara lain yang ingin Anda tandai. Tambahkan tanggal tentatif ke kalender komunikasi Anda jika mereka tidak memiliki tanggal yang dikonfirmasi.

Langkah 4: Tambahkan Pekerjaan Berulang

Selanjutnya, tulis semua pekerjaan berulang — terjadwal mingguan, bulanan, triwulanan, atau tahunan, di kalender komunikasi Anda. Ini bisa apa saja dari:

• Balai kota
• Alamat CEO
• Audit konten
• Laporan Tahunan
• Buletin email (email internal atau pemasaran)

Maksud menambahkan semua tanggal dan hari libur yang berulang dan berkesan ini, adalah untuk memastikan tidak ada bentrokan dalam jadwal untuk berbagai acara di kalender Anda.

Langkah 5: Tambahkan Kampanye & Peluncuran

Terakhir, tandai tanggal untuk inisiatif dan proyek yang telah Anda rencanakan. Ini harus mencakup (tetapi tidak terbatas pada):

• Peluncuran Produk
• Kemitraan Vendor
• Kampanye Pemasaran Bersama
• Promosi Penjualan Kuartalan

Pastikan Anda juga berbicara dengan tim yang berbeda di sini untuk menghindari melewatkan tanggal penting. Memesan semua tanggal ini sebelumnya membantu Anda merencanakan berbagai jenis konten untuk komunikasi di sekitarnya. Dengan cara ini, Anda tidak akan mengumpulkan barang-barang pada jam kesebelas.

Langkah 6: Bagikan Kalender Komunikasi Anda

Kalender Anda sekarang siap dengan semua proyek dan tugas penting. Yang tersisa sekarang adalah membagikannya dengan tim Anda. Jika Anda telah menggunakan CoSchedule untuk membuat kalender Anda, berbagi akan menjadi hal yang mudah. Cukup klik tombol 'Bagikan' di sudut kiri atas dan salin tautan berbagi dari sana. Saat Anda membagikan tautan ini dengan pemangku kepentingan dan rekan satu tim, mereka mendapatkan akses hanya baca ke kalender Anda. Ini menunjukkan kepada mereka semua detail proyek utama, termasuk deskripsi proyek, tag, dan status. Untuk rekap: membuat kalender komunikasi membutuhkan beberapa pekerjaan di muka. Anda ingin mencatat tujuan, rencana proyek, dan inisiatif Anda. Putuskan siapa audiens kalender dan bagaimana Anda akan menggunakan kode warna untuk mengatur proyek. Jangan lupa untuk memilih format untuk kalender. Sebaiknya buat kalender konten komunikasi Anda menggunakan perangkat lunak karena ini adalah format kalender yang paling fleksibel dan mudah dibagikan. Bagian terbaik? CoSchedule menawarkan perangkat lunak gratis selamanya yang disebut Kalender Pemasaran. Jadi, tidak ada alasan untuk tidak memulai kalender komunikasi Anda dengan produk itu hari ini. Jika Anda mencari sesuatu yang lebih canggih, Marketing Suite oleh CoSchedule membantu bisnis menyelesaikan lebih banyak pekerjaan, menyelesaikan proyek tepat waktu, dan membuktikan nilai tim. Jadwalkan demo Anda dengan pakar Marketing Suite hari ini untuk mempelajari lebih lanjut!