6 つの簡単なステップでコミュニケーション カレンダーを作成する方法 [テンプレート付き]
公開: 2022-10-05
組織化されたマーケターは、同業者よりも成功を報告する可能性が 7 倍高いことをご存知ですか? 考えてみてください。優先順位を頻繁に変更したり、未完了のタスクの山の間を移動したりするのではなく、すべての作業を 1 か所にまとめることで、重要なことに集中するための精神的なスペースが得られます。 ここで、コミュニケーション カレンダーの出番です。 組織のすべてのコミュニケーション プランが存在する 1 つの場所です。集中した仕事に必要な安心感を与え、チームの他のメンバーと連携するのに役立ちます。 コミュニケーション カレンダーの作成方法がわからない場合このガイドでこれに答えましょう。 また、無料のコミュニケーション カレンダー テンプレートもご用意しています。これを使用して、作業を開始してください。 飛び込みましょう。 コミュニケーション カレンダーとは
コミュニケーション カレンダーは、すべての組織のコミュニケーションを整理する信頼できる情報源です。 これは、すべての製品発表、社内イベント計画、マーケティング キャンペーンなどを共有する視覚的なカレンダーです。複数のチームや部門をまとめたり、チームだけで調整したりするために使用できます。 いずれにせよ、社内コミュニケーション コンテンツ カレンダーには、次のようなさまざまな形とサイズがあります。- ソフトウェア
- スプレッドシート
- 物理的な文書 (チャート紙またはホワイトボード)
通信カレンダーの種類
コミュニケーション コンテンツ カレンダーは、ターゲット ユーザーとその形式によって異なります。 そのため、コミュニケーション カレンダーには大きく 2 つのカテゴリがあります。 
1. 対象者に基づくタイプ:
到達しようとしているターゲット ユーザーに基づいて、コミュニケーション カレンダーを分けることができます。 例えば：社内連絡カレンダー
これは最も一般的なタイプです。 これは内部チーム用であり、すべての重要な日付、プロジェクト、および計画をレイアウトして、組織内の全員が今後の予定を確認できるようにします。 また、コミュニケーション チームがスケジュールを計画し、すべてのコミュニケーション コンテンツをタイムリーに配信することも容易になり、従業員の関与を維持するのに役立ちます。外部通信カレンダー
外部コミュニケーション カレンダーは、マーケティング カレンダーと呼ばれる方が適切です。 すべてのマーケティング プロジェクトを 1 か所で整理するために使用され、進行中および今後のキャンペーンとそれらをサポートするタスクの概要が一目でわかります。2. 実際のフォーマットに基づくタイプ:
コミュニケーション カレンダーは、形式によって分類することもできます。 これには、次のような例があります。ソフトウェア
その一例が、CoSchedule の Marketing Calendar などの専用カレンダー アプリで作成されたコミュニケーション カレンダーです。 カレンダーは専用のソフトウェアに組み込まれているため、柔軟で簡単に共有できます。 また、アクセス可能であるため、誰もが自分のデスクトップで開くことができます。 この最後のポイントにより、ソフトウェア ベースのコミュニケーション カレンダーは、リモート チームやハイブリッド チームにとって特に便利になります。スプレッドシート
表計算通信カレンダーは、専用ソフトがなくても電子化されたカレンダータイプです。 スプレッドシートは、少数のプロジェクトを調整する小規模なチームに最適です。 しかし、専用のカレンダー ツールが提供する柔軟性と自動化が欠けています。ホワイトボード/付箋
名前が示すように、これはホワイトボードに手動で作成されたカレンダーであり、カレンダーの各プロジェクトのタスクを示すためにポストイット ノートを使用する場合と使用しない場合があります。 上記のコミュニケーション カレンダーとは異なり、これらは柔軟でも共有可能でもありません。 期日を確認したい人は、ホワイトボードの予定表まで歩いて行かなければなりません。 コミュニケーション カレンダーが重要な理由
基本的なことは終わったので、社内コミュニケーション カレンダーの重要性を見てみましょう。より良い組織
おそらく、コミュニケーション カレンダーを持つことの最大のメリットは、すべての作業を合理化されたわかりやすい方法で整理できることです。 同様に、組織化は成功への鍵です。前述したように、組織化された人々は成功を報告する可能性が 674% 高くなります。より良いドキュメンテーション
今後のイベント、プロジェクト、キャンペーン、および関連するタスクを社内コミュニケーション カレンダーに記録することで、あなたとあなたのチームは、予定されているすべてのこと、取り組んでいること、完了したことの記録を得ることができます。 これにより、コラボレーションが容易になるだけでなく、関係者とのコミュニケーションが強化され、成功への準備が整います。改善された計画
コミュニケーション コンテンツ カレンダーの作成の一環として事前に作業を計画すると、戦略がビジネス目標とどの程度一致しているかがわかります。 また、プロジェクトの重要性に応じて優先順位を付けるのにも役立ちます。 その結果、重要性に基づいて社内コミュニケーション カレンダーのプロジェクトに上映時間を与えます。 繰り返しますが、これらすべてが成功への道を開きます。 私たちの調査によると、アクティブなプランナーは、計画に時間を費やさない同業者よりも成功を報告する可能性が 3 倍高いことが示されています。より多くの作業を完了する
すべてのプロジェクトとタスクがカレンダーに配置されている場合、事前に計画された作業スケジュールで毎日出勤します。 この戦略により、最初に何を完了する必要があるかを理解するために何時間も費やすのではなく、すぐに仕事に取り掛かるための時間と精神的な余裕が得られます。 言うまでもなく、優先順位は既にカレンダーでソートされているため、複数のタスクをこなしたり、プロジェクトを切り替えたりする必要はありません。 当然、これはより多くのことを成し遂げるのに役立ちます。 一番良いところ？ CoSchedule の Calendar Organize を利用するコミュニケーターは、125% 多くの仕事をこなすことができます。時間通りに作業を行う
コミュニケーション カレンダーは、何をいつまでに完了する必要があるかを可視化することで、より多くの作業を完了するのに役立ちます。また、締め切りを守るのにも役立ちます。 実際、カレンダーで作業を計画すると、次の休日の概要がわかるので、プロジェクトを現実的に計画するのに役立ちます。 さらに、コミュニケーション カレンダーは、何をいつまでに行っているかを伝えることで、利害関係者との関係を改善するのに役立ちます。あなたの価値を証明する
コミュニケーション カレンダーのおかげで、時間通りに仕事を終えることは氷山の一角にすぎません。 すべてをカレンダーに記録することで、自分の仕事が組織の戦略的目標とどのように一致しているかをより適切に示すことができます。 コミュニケーション カレンダーをどのように構成しますか?
コミュニケーション コンテンツ カレンダーの作成には、綿密な計画が必要です。 しかし、前もって取り組む作業が多ければ多いほど、カレンダーの残りの部分をすばやくまとめることができます。 それでは、塹壕に入りましょう。ステップ 1: コミュニケーション カレンダーの形式を選択する
まず、カレンダーの形式を選択します。 ただし、無作為にフォーマットを選択するのではなく、それぞれの長所と短所を理解するようにしてください。 このようにして、チーム全体の要件を満たし、長期的に役立つカレンダーを作成できます。何らかの種類の物理的なボードまたは紙
このカレンダー形式は、デジタル設定以外の内部コミュニケーション コンテンツを計画するのに最適です。 ただし、これらは物理的なカレンダーであるため、グローバル チームと共有することはできません。 物理的なコミュニケーション カレンダーも、チームの調整を提供せず、編集できません。 つまり、カレンダー内からチームメイトに仕事を割り当てることはできません。 プロジェクトのコミュニケーションは対面でのみ行われ、その記録はありません。 また、時々消しゴムを使用することに問題がない限り、コミュニケーション カレンダーは編集できなくなります。 そのため、ワークフローの概要や、さまざまなプロジェクトのさまざまな段階の内訳を視覚的に把握することはできません。スプレッドシート
スプレッドシートは本来デジタルであるため、リモート チームでもハイブリッド チームでも、簡単にチームと共有できます。 また、無料で使用できるので、始めるのに最適です。 ただし、スプレッドシートでは自動化が許可されていません。 たとえば、社内ニュースレターの送信を自動化することはできません。 チームのコラボレーションが損なわれます。 あなたのチームや組織全体に対する質問や提案は、スプレッドシートで共有されます。 これらは追跡が難しく、別の通信チャネルが必要になります。ソフトウェア
カレンダー ソフトウェアは、紙やスプレッドシートのカレンダーのすべての欠点を補い、合理化されたワークフローを 1 か所で提供します。 追加のアプリは必要ありません。 ビジネスまたは企業の場合は CoSchedule のマーケティング スイートを使用し、中小企業の場合はマーケティング カレンダーを使用して、簡単に編集できる自動化されたコミュニケーション カレンダーをすばやく作成できます。 このカレンダー形式では、次のことができます。- プロジェクトをタスクに分割 — チェックリストで完成
- アプリ内からチームにタスクを割り当てる
- 彼らと簡単にコミュニケーションをとる (フィードバックを共有することを含む)
- 各プロジェクト タスクの進捗状況をリアルタイムで追跡する
ソフトウェアベースのコミュニケーション カレンダーは、広範な自動化をサポートするため、統合されたマーケティング コミュニケーションの管理に最適です。ステップ 2: Communications Calendar Foundation を編成する
では、わかりやすいコミュニケーションカレンダーを作成するための基礎作業です。最初: 内部コンテンツ カレンダーのターゲット ユーザーを定義する
自問してみてください: カレンダーはさまざまな部門と調整するためのものですか、それともあなたのチームだけのものですか? 前者の場合は、カラーコードを使用してチームにタグを付けることを検討してください。 たとえば、営業チームが扱うすべてのプロジェクトには紫色のタグが付けられます。 一方、HR プロジェクトには別のカラー コード、オレンジが割り当てられます。 チームだけのコミュニケーション カレンダーを作成する場合でも、カラー コードを活用する必要があります。 ただし、この場合は、製品ラインごとに異なる色を使用してください。 たとえば、ビデオ マーケティング ソリューション プロバイダーは、ライブ ストリーミング ソフトウェア、ビデオ ライブラリ、スクリーン レコーダー、およびその他の製品に異なるカラー コードを使用できます。 プロジェクト タイプのカラー コードを追加することもできます。 たとえば、従業員の関与、学習と開発 (L&D)、従業員のオンボーディングとオフボーディング、文化構築活動などのプロジェクトに異なる色を使用すると、組織を整理するのに役立ちます。2 番目: 目標、イニシアチブ、プロジェクトを決定する
次に、カレンダーを作成する時間枠の目標を特定します。たとえば、四半期などです。 次に、目標を達成するためにその期間に取る予定のイニシアチブを書き留めます。 四半期の目標の例としては、チームの生産性を向上させ、チームのトレーニング時間を短縮することが挙げられます。 同様に、この目標をサポートするイニシアチブの例として、組織の知識ベースの作成が挙げられます。 また、チームが取り組むプロジェクト タイプのメモを作成する必要もあります。プロジェクト タイプの例としては、チーム イベントなどがあります。 タウンホール、全員参加のミーティング、チーム リトリートなどのプロジェクトをカレンダーの下で計画できます。 最後に、カレンダーのペルソナを決定します。 誰が管理者になりますか? 閲覧アクセス権または編集アクセス権を持つのは誰ですか?最後に: プロジェクトをタスクに分解する
コミュニケーション カレンダーへの入力を開始する前に、最後に行うことは、タスクを作成することです。 これらは、カレンダーに追加する実際のイベントです。 各タスクを、タスクを完了するために実行するすべてのアクション ステップを含むチェックリストに分割することも役立ちます。 これらのアクション ステップは、進行状況を追跡するのに役立ちます。 また、説明責任も促進します。 CoSchedule カレンダーを使用すると、チェックリストのステップをカレンダー ソフトウェアから直接別のチーム メンバーに割り当てることもできます。
コミュニケーション コンテンツ カレンダーでタスクを作成するときは、各タスクの目標を必ず決定してください。 そうすることで、目標に貢献するタスクのみをカレンダーに追加することに集中できます。 また、プロジェクト タイプのタグを追加して、各タスクがコミュニケーション プランにどのように適合するかが一目でわかるようにすることもできます。ステップ 3: 特別な日付を追加する
上記の手順で収集したタスクの日付を追加する前に、カレンダーで特別な日付をマークします。 これらには以下が含まれます：- 休業日または休業する日。 こうすることで、事前に閉鎖時間を視聴者に伝える必要がある場合を事前に知ることができます。 これらの日付は人事チームから入手してください。
- ビジネス イベント。ビジネス会議を計画している日付や、顧客感謝イベントの開催を目指している日付を含みます。 これらの日付は、マーケティング チームから入手してください。
- 正月やクリスマスなどの休日。 ここでも、キャンペーンや営業時間を積極的にオーディエンスに伝えたいと思うでしょう。
- たとえば、6 月はプライド月間です。 コミュニケーション カレンダーでこれをマークすると、その月の内部およびマーケティング キャンペーンを計画するのに役立ちます。 たとえば、夏には、金曜日の半日スケジュールを採用することができます。 または、ブランディングを微調整して LGBTQIA コミュニティをサポートすることもできます。
- ビジネスに関連する季節のテーマ。 たとえば、夏の間は、配電業界の企業が暴風雨対応サービスを提供する機会を提供する可能性があります。
- 業界のイベントや年次会議には、あなたのビジネスが常に参加または参加しています。
- 製品発表を含むその他のイベント。 部門長、人事チーム、利害関係者、およびマーケティング チームに、マークしたいその他のイベントについて尋ねます。 日付が確定していない場合は、仮の日付を連絡カレンダーに追加します。
ステップ 4: 繰り返し作業を追加する
次に、毎週、毎月、四半期ごと、または毎年予定されている定期的な作業をすべてコミュニケーション カレンダーに記入します。 これらは次のものから何でもかまいません:- タウンホール
- 社長挨拶
- コンテンツ監査
- 年間報告
- 電子メール ニュースレター (内部またはマーケティング電子メール)
ステップ 5: キャンペーンとローンチを追加する
最後に、計画したイニシアチブとプロジェクトの日付をマークします。 これらには以下が含まれる必要があります (ただし、これらに限定されません)。- 製品の発売
- ベンダーとのパートナーシップ
- 共同マーケティング キャンペーン
- 四半期ごとの販売促進
ステップ 6: コミュニケーション カレンダーを共有する
これで、すべての重要なプロジェクトとタスクを含むカレンダーの準備が整いました。 あとは、チームと共有するだけです。 CoSchedule を使用してカレンダーを作成したことがある場合は、簡単に共有できます。 左上隅にある [共有] ボタンをクリックして、そこから共有リンクをコピーするだけです。
このリンクを関係者やチームメイトと共有すると、彼らはあなたのカレンダーへの読み取り専用アクセスを取得します。 これにより、プロジェクトの説明、タグ、ステータスなど、主要なプロジェクトの詳細がすべて表示されます。 CoSchedule の無料のマーケティング カレンダーでコミュニケーション カレンダーを作成する
要約すると、コミュニケーション カレンダーの作成には事前の作業が必要です。 目標、プロジェクト計画、イニシアチブを書き留めておきます。 カレンダーの対象者を決定し、カラー コードを使用してプロジェクトを整理する方法を決定します。 カレンダーのフォーマットを選択することを忘れないでください。 最も柔軟で共有しやすいカレンダー形式であるため、ソフトウェアを使用してコミュニケーション コンテンツ カレンダーを作成することをお勧めします。 一番良いところ？ CoSchedule は、Marketing Calendar と呼ばれる永久無料のソフトウェアを提供しています。 したがって、今日その製品でコミュニケーション カレンダーを開始しない理由はありません。 より強力なものを探している場合、CoSchedule のマーケティング スイートは、企業がより多くの作業を完了し、プロジェクトを予定どおりに完了し、チームの価値を証明するのに役立ちます。 詳細については、Marketing Suite のエキスパートと一緒に今すぐデモを予約してください。