Cum să creezi un calendar de comunicații în 6 pași simpli [Șablon inclus]

Știați că agenții de marketing organizați au șapte ori mai multe șanse să raporteze succes decât colegii lor? Gândește-te la asta - în loc să schimbi frecvent prioritățile și să trăiești între grămezi de sarcini neterminate, organizarea întregii lucrări într-un singur loc îți oferă spațiu mental pentru a te concentra asupra a ceea ce contează. Aici intră în imagine un calendar de comunicații. Este acel singur loc în care se află toate planurile dumneavoastră de comunicare organizațională – oferindu-vă liniștea sufletească de care aveți nevoie pentru o muncă concentrată și ajutându-vă să vă aliniați cu restul echipei. Nu sunteți sigur cum să creați un calendar de comunicare? Să răspundem la asta pentru tine în acest ghid. Avem, de asemenea, un șablon gratuit de calendar de comunicații pentru tine - folosește-l pentru a începe. Să ne scufundăm. Un calendar de comunicare este o sursă de adevăr care organizează toate comunicările organizaționale. Este un calendar vizual care împărtășește toate lansările de produse, planurile de evenimente interne, campaniile de marketing etc. Îl puteți folosi pentru a reuni mai multe echipe sau departamente sau pentru a vă coordona singur cu echipa. Oricum, calendarele de conținut de comunicații interne au diferite forme și dimensiuni, cum ar fi:

• Software
• Foaie de calcul
• Document fizic (hârtie de diagramă sau tablă albă)

Calendarele de conținut de comunicare variază în funcție de publicul țintă și de formatul lor. Deci, există în general două categorii de calendare de comunicare:

1. Tipuri bazate pe publicul țintă:

Puteți separa calendarele de comunicare în funcție de publicul țintă la care încearcă să ajungă. De exemplu:

Calendar de comunicare internă

Acesta este cel mai comun tip. Este pentru uzul echipei interne și prezintă toate datele critice, proiectele și planurile, astfel încât toată lumea din organizație să poată vedea ce urmează. De asemenea, este ușor pentru echipa de comunicații să își planifice programele și să livreze în timp util tot conținutul de comunicații - ajutând să mențină angajații implicați.

Calendar de comunicare externă

Un calendar de comunicații externe este mai bine numit calendar de marketing. Este folosit pentru a vă organiza toate proiectele de marketing într-un singur loc, oferindu-vă o privire de ansamblu asupra campaniilor și sarcinilor în curs și viitoare care le susțin.

2. Tipuri bazate pe formatul real:

Calendarele de comunicare pot fi, de asemenea, clasificate după format. Câteva exemple în acest sens includ:

Software

Un exemplu este un calendar de comunicații creat într-o aplicație de calendar dedicată, cum ar fi Calendarul de marketing al CoSchedule. Deoarece calendarul este construit în software specializat, este flexibil și ușor de partajat. Este, de asemenea, accesibil, astfel încât oricine îl poate avea deschis pe desktop-ul său. Acest ultim punct face ca un calendar de comunicații bazat pe software să fie util în mod special pentru echipele de la distanță și hibride.

Foaie de calcul

Un calendar de comunicare cu foaie de calcul este un tip de calendar digitalizat, deși fără software dedicat. Foile de calcul sunt excelente pentru echipele mici care coordonează o mână de proiecte. Dar le lipsește flexibilitatea și automatizarea pe care le oferă un instrument de calendar specializat.

Tablă albă/Note post-it

După cum sugerează și numele, acesta este un calendar creat manual pe o tablă albă care poate sau nu să folosească note post-it pentru a desemna sarcini în cadrul fiecărui proiect din calendar. Spre deosebire de calendarele de comunicare de mai sus, acestea nu sunt flexibile sau pot fi partajate. Oricine dorește să revizuiască ceea ce trebuie trebuie să meargă la calendarul tablă albă. Cu elementele de bază la o parte, să ne uităm la importanța unui calendar de comunicare internă:

Organizare mai bună

Poate cel mai mare avantaj al unui calendar de comunicații este că vă ajută să vă organizați toată munca într-un mod eficient și ușor de înțeles. La rândul său, organizarea este cheia ta spre succes - așa cum am menționat mai sus, oamenii organizați au 674% mai multe șanse să raporteze succes.

O mai bună documentare

Documentarea evenimentelor, proiectelor, campaniilor și sarcinilor conexe viitoare într-un calendar de comunicații interne vă oferă dvs. și echipei dvs. o evidență a tot ceea ce trebuie, la ce lucrați și ce ați finalizat. Acest lucru nu numai că ușurează colaborarea, dar vă împuternicește și comunicarea cu părțile interesate - pregătindu-vă pentru succes.

Planificare îmbunătățită

Planificarea muncii din timp, ca parte a creării unui calendar de conținut de comunicare, vă arată cât de bine se aliniază strategia dvs. cu obiectivele de afaceri. De asemenea, vă ajută în prioritizarea proiectelor în funcție de importanța acestora. Ca rezultat, oferiți timp de prezentare proiectelor din calendarul de comunicații interne în funcție de importanța acestora. Din nou, toate acestea vă deschid calea succesului. Cercetarea noastră arată că planificatorii activi au șanse de trei ori mai mari să raporteze succes decât colegii lor care nu investesc timp în planificare.

Finalizați mai multă muncă

Intră în fiecare zi cu un program de lucru pre-planificat, când toate proiectele și sarcinile tale sunt prezentate într-un calendar. Această strategie vă oferă timpul și lățimea de bandă mentală pentru a vă scufunda direct în muncă, mai degrabă decât să petreceți ore întregi gândindu-vă ce trebuie finalizat mai întâi. Ca să nu mai vorbim că nu trebuie să faci mai multe sarcini sau să comuți între proiecte, deoarece prioritățile tale sunt deja sortate în calendarul tău. Desigur, acest lucru vă ajută să faceți mai multe. Cea mai bună parte? Cercetarea noastră confirmă acest lucru: comunicatorii care folosesc Calendar Organize de la CoSchedule realizează cu 125% mai multă muncă.

Livrați munca la timp

Un calendar de comunicare vă poate ajuta să finalizați mai multă muncă, oferind vizibilitate asupra a ceea ce trebuie finalizat și când, și vă ajută, de asemenea, să respectați termenele limită. De fapt, planificarea activității într-un calendar vă ajută să planificați proiectele în mod realist, deoarece vă oferă o imagine de ansamblu asupra sărbătorilor viitoare. Pentru a adăuga, calendarul de comunicații vă ajută să vă îmbunătățiți relațiile cu părțile interesate pe măsură ce comunicați ceea ce faceți și până când.

Demonstrează-ți valoarea

Datorită unui calendar de comunicare, terminarea lucrărilor la timp este doar vârful aisbergului. Având totul documentat în calendar, puteți arăta mai bine cum munca dvs. se aliniază cu obiectivele strategice ale organizației dvs. Crearea unui calendar de conținut de comunicații necesită o planificare extinsă. Dar cu cât depuneți mai multă muncă în avans, cu atât mai repede veți putea să împodobiți restul calendarului. Deci haideți să intrăm în tranșee acum:

Pasul 1: Alegeți formatul calendarului de comunicații

Înainte de orice, alegeți un format de calendar. Dar, în loc să alegeți un format la întâmplare, asigurați-vă că înțelegeți punctele forte și punctele slabe ale fiecăruia. În acest fel, veți putea crea un calendar care să îndeplinească cerințele întregii echipe și să vă servească pe termen lung.

Tablă fizică sau hârtie de un fel

Acest format de calendar este excelent pentru planificarea conținutului de comunicații interne în afara unui set digital. Dar, deoarece acestea sunt calendare fizice, nu le puteți partaja unei echipe globale. Calendarele de comunicare fizică, de asemenea, nu oferă coordonarea echipei și nu sunt modificabile. Aceasta înseamnă că nu puteți atribui munca colegilor din calendar. Orice comunicare de proiect va fi doar în persoană și nu veți avea nicio înregistrare. Și dacă nu ești de acord să folosești o radieră din când în când, calendarul tău de comunicații va fi needitat. Deci, nu puteți obține o imagine de ansamblu vizuală a fluxului dvs. de lucru sau o defalcare a diferitelor etape ale diferitelor proiecte.

Foaie de calcul

Foile de calcul sunt în mod natural digitale, așa că le puteți partaja cu ușurință echipei dvs., indiferent dacă aveți o echipă de la distanță sau hibridă. De asemenea, sunt libere de utilizat, ceea ce le face grozave pentru început. Cu toate acestea, foile de calcul nu permit automatizarea. De exemplu, nu puteți automatiza trimiterea de buletine informative interne ale companiei cu ei. Colaborarea în echipă are de suferit. Orice întrebări sau sugestii pentru echipa dvs. sau organizația mai largă vor fi partajate în foaia de calcul. Acestea sunt greu de urmărit, creând necesitatea unui canal de comunicare separat.

Software

Un software de calendar compensează toate deficiențele calendarelor pe hârtie și foi de calcul, oferind un flux de lucru simplificat într-un singur loc; nu sunt necesare aplicații suplimentare. Folosind Marketing Suite by CoSchedule dacă sunteți o companie sau o întreprindere sau Calendarul nostru de marketing dacă sunteți o afacere mică, puteți crea rapid un calendar de comunicații automat, ușor de editat. Acest format de calendar vă permite:

• Împărțiți proiectele în sarcini - completați cu liste de verificare
• Atribuiți sarcini echipei dvs. din cadrul aplicației
• Comunicați cu ei cu ușurință (inclusiv partajarea feedback-ului cu ei)
• Urmăriți progresul fiecărei sarcini de proiect în timp real

Un calendar de comunicații bazat pe software este perfect pentru gestionarea comunicațiilor de marketing integrate, deoarece acceptă automatizarea extinsă.

Pasul 2: Organizați-vă Fundația Calendarul de Comunicații

Acum, pentru munca de bază care ajută la crearea unui calendar de comunicații ușor de înțeles.

În primul rând: definiți publicul țintă pentru calendarul dvs. de conținut intern

Întrebați-vă: calendarul pentru coordonarea cu diferite departamente sau echipa dvs. este singur? Dacă este primul, luați în considerare utilizarea codurilor de culoare pentru a eticheta echipele. Deci, de exemplu, toate proiectele pe care le gestionează echipa de vânzări vor avea o etichetă violetă pe ele. Pe de altă parte, proiectele de HR vor avea un alt cod de culoare, portocaliu. Dacă creați un calendar de comunicare numai pentru echipa dvs., ar trebui să utilizați în continuare codurile de culoare. În acest caz, totuși, utilizați culori diferite pentru diferite linii de produse. De exemplu, un furnizor de soluții de marketing video ar putea folosi coduri de culoare diferite pentru software-ul de streaming live, biblioteca video, înregistrarea de ecran și alte produse. De asemenea, puteți adăuga coduri de culoare pentru tipurile de proiecte. De exemplu, culori diferite pentru proiecte precum implicarea angajaților, învățarea și dezvoltarea (L&D), integrarea și deconectarea angajaților și activitățile de construire a culturii vă pot ajuta să vă mențineți organizat.

În al doilea rând: Determină-ți obiectivele, inițiativele și proiectele

Apoi, identificați-vă obiectivul pentru intervalul de timp pentru care vă creați calendarul - să zicem pentru trimestrul. Apoi notați inițiativele pe care intenționați să le luați în acest timp pentru a vă atinge obiectivul. Un exemplu de obiectiv pentru trimestrul ar putea fi îmbunătățirea productivității echipei și reducerea timpului de antrenament al echipei. În mod similar, un exemplu de inițiativă care sprijină acest obiectiv ar putea fi crearea unei baze de cunoștințe instituționale. De asemenea, trebuie să creați note cu tipurile de proiecte la care echipa dvs. va lucra - un exemplu de tip de proiect ar putea fi evenimentele de echipă. Puteți planifica proiecte cum ar fi primăriile, întâlnirile tuturor mâinilor și retragerile de echipă în calendarul dvs. Și, în sfârșit, determinați personajele pentru calendarul dvs. Cine va fi administratorul? Cine are acces de vizionare sau acces editorial?

În cele din urmă: Împărțiți proiectele în sarcini

Un ultim lucru de făcut înainte de a începe să vă completați calendarul de comunicații: creați sarcini. Acestea sunt evenimentele reale pe care le-ați adăuga în calendar. De asemenea, este util să împărțiți fiecare sarcină într-o listă de verificare care conține toți pașii de acțiune pe care trebuie să-i faceți pentru a finaliza o sarcină. Acești pași de acțiune vă ajută să urmăriți progresul. De asemenea, ele promovează responsabilitatea. Cu calendarul CoSchedule, puteți, de asemenea, să atribuiți pașii dintr-o listă de verificare diferiților membri ai echipei direct din software-ul de calendar. Pe măsură ce creați sarcini în calendarul de conținut de comunicații, asigurați-vă că determinați obiectivul fiecărei sarcini. Acest lucru vă ajută să vă concentrați pe adăugarea numai a acelor sarcini în calendarul dvs. care contribuie la obiectivele dvs. De asemenea, veți dori să adăugați o etichetă de tip proiect pentru a arăta dintr-o privire cum se încadrează fiecare sarcină în planul dvs. de comunicare.

Pasul 3: Adăugați date speciale

Înainte de a adăuga date pentru sarcinile adunate la pasul de mai sus, marcați date speciale în calendarul dvs. Acestea includ:

• Datele de închidere a afacerii sau zilele în care afacerea dvs. va fi închisă. În acest fel, veți ști dinainte când trebuie să comunicați proactiv orele închise cu publicul. Obțineți aceste date de la echipa de resurse umane.
• Evenimente de afaceri, inclusiv date în care planificați conferințe de afaceri sau doriți să găzduiți evenimente de apreciere a clienților. Obțineți aceste date de la echipa dvs. de marketing.
• Sărbători, de exemplu, Anul Nou sau Crăciunul. Din nou, veți dori să comunicați în mod proactiv campaniile sau orele de lucru cu publicul dvs. aici.
• Lunile sezoniere, de exemplu, iunie este Luna Mândriei. Marcarea acestui lucru în calendarul de comunicații vă ajută să planificați campanii interne și de marketing în jurul lunii. În timpul verii, de exemplu, ați putea adopta un program de vineri de jumătate de zi. Sau, poate doriți să vă modificați brandingul pentru a sprijini comunitatea LGBTQIA.
• Teme de sezon care sunt relevante pentru afacerea dvs. De exemplu, lunile de vară pot prezenta oportunități pentru o companie din industria de distribuție electrică de a oferi servicii de răspuns la furtuni.
• Evenimente din industrie sau conferințe anuale la care compania dvs. participă întotdeauna sau la care participă.
• Alte evenimente, inclusiv lansări de produse. Întrebați șefii de departament, echipa de resurse umane, părțile interesate și echipa de marketing pentru alte evenimente pe care doriți să le marcați. Adăugați date provizorii în calendarul dvs. de comunicații dacă nu au date confirmate.

Pasul 4: Adăugați o lucrare recurentă

Apoi, creionați în toate lucrările recurente - programate săptămânal, lunar, trimestrial sau anual, în calendarul dvs. de comunicații. Acestea pot fi orice de la:

• Primarii
• Adresele CEO
• Audituri de conținut
• Rapoarte anuale
• Buletine informative prin e-mail (e-mailuri interne sau de marketing)

Scopul adăugării tuturor acestor date și sărbători recurente, memorabile, este să vă asigurați că nu există nicio ciocnire în program pentru diferite evenimente din calendarul dvs.

Pasul 5: Adăugați campanii și lansări

În cele din urmă, marcați datele inițiativelor și proiectelor pe care le-ați planificat. Acestea ar trebui să includă (dar nu se limitează la):

• Lansări de produse
• Parteneriate cu furnizorii
• Campanii de co-marketing
• Promoții de vânzări trimestriale

Asigurați-vă că vorbiți și cu diferite echipe aici pentru a evita pierderea unor date importante. Dacă aveți toate aceste date rezervate în avans, vă ajută să planificați diferite tipuri de conținut pentru comunicările în jurul lor. În acest fel, nu veți pune lucrurile cap la cap la ceasul al unsprezecelea.

Pasul 6: Partajați calendarul dvs. de comunicații

Calendarul dvs. este acum gata cu toate proiectele și sarcinile esențiale. Tot ce mai rămâne acum de făcut este să-l împărtășești cu echipa ta. Dacă ați folosit CoSchedule pentru a vă crea calendarul, distribuirea va fi ușor. Pur și simplu faceți clic pe butonul „Partajare” din colțul din stânga sus și copiați linkul de partajare de acolo. Când distribuiți acest link părților interesate și colegilor de echipă, aceștia au acces numai în citire la calendarul dvs. Aceasta le arată toate detaliile cheie ale proiectului, inclusiv descrierea proiectului, etichetele și starea. Recapitulând: crearea unui calendar de comunicații necesită o muncă inițială. Veți dori să vă notați obiectivele, planurile de proiect și inițiativele dvs. Decideți cine va fi publicul calendarului și cum veți folosi codurile de culoare pentru a organiza proiecte. Nu uitați să alegeți un format pentru calendar. Vă recomandăm să vă creați calendarul de conținut de comunicații folosind software, deoarece este cel mai flexibil și mai ușor de partajat format de calendar. Cea mai bună parte? CoSchedule oferă un software gratuit pentru totdeauna numit Marketing Calendar. Deci, nu există niciun motiv să nu începeți calendarul de comunicații cu acel produs astăzi. Dacă sunteți în căutarea ceva mai puternic, Marketing Suite by CoSchedule ajută companiile să finalizeze mai multă muncă, să livreze proiecte la timp și să demonstreze valoarea echipei. Programați-vă demonstrația cu un expert Marketing Suite astăzi pentru a afla mai multe!