Enterprise Collaboration: กลยุทธ์และเครื่องมือ

การทำงานร่วมกันคือคำกระตุ้นการตัดสินใจที่หลายๆ คนมักได้ยินในธุรกิจ ผู้จัดการและผู้บริหารระดับสูงร่วมร้องเพลงสรรเสริญ พวกเขาขอให้ทีมทำงานร่วมกันมากขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การประชดคือคนกลุ่มเดียวกันนี้มักละเลยการทำงานร่วมกันภายในแวดวงของตนเอง

หากมีเพียงวิธีส่งเสริมการทำงานร่วมกัน ไม่ใช่แค่ในระดับทีม แต่ในระดับองค์กร ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อทุกสิ่งที่บริษัททำ โครงการจะร่วมมือกันมากขึ้น ผลผลิตจะพุ่งสูงขึ้น ขวัญกำลังใจก็จะดีขึ้น แต่นี่เป็นเพียงความฝันที่ทำให้เราไขว้เขวจากการกลับไปทำงานในไซโลส่วนตัวของเราหรือไม่?

ไม่ มีทางแก้! เรียกว่าการทำงานร่วมกันขององค์กร และช่วยให้องค์กรได้รับประโยชน์สูงสุดจากโลกดิจิทัลที่เราอาศัยอยู่ การทำงานร่วมกันขององค์กรสามารถทำให้บริษัทมีประสิทธิภาพมากขึ้น และกรองลงไปถึงวิธีการดำเนินโครงการ สมาชิกในทีมทำงานร่วมกันอย่างไร และลูกค้าเป็นอย่างไร เสิร์ฟ

Enterprise Collaboration คืออะไร?

การทำงานร่วมกันในองค์กรเป็นวิธีการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในระดับองค์กร มีหลายวิธีในการอำนวยความสะดวกในการสื่อสาร เช่น แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน เครื่องมือเครือข่ายสังคมออนไลน์ขององค์กร อินทราเน็ต หรืออินเทอร์เน็ต ต้องใช้สิ่งที่อาจเป็นแรงงานที่แตกแยกและมอบเครื่องมือในการทำงานร่วมกัน

เป็นระบบที่ช่วยให้พนักงานสามารถแบ่งปันข้อมูลได้ง่ายขึ้นเพื่อให้สามารถทำงานร่วมกันในโครงการได้ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ในสำนักงานเดียวกันหรือกระจายไปทั่วโลก สิ่งนี้ทำได้โดยซอฟต์แวร์ เครือข่าย และโซลูชั่นการประมวลผล

โซลูชันการทำงานร่วมกันระดับองค์กรประกอบด้วยซอฟต์แวร์บนคลาวด์ เช่น ProjectManager (ซึ่งเราจะพูดถึงรายละเอียดเพิ่มเติมในภายหลัง) การประชุมทางวิดีโอ เครื่องมือแบ่งปันเอกสาร และเทคโนโลยีอื่นๆ ที่เชื่อมโยงผู้คนในทุกระดับขององค์กร

วิธีเข้าถึงลูกค้าของคุณ

สิ่งนี้ไม่ได้จำกัดแค่การทำงานร่วมกันภายในระหว่างเพื่อนร่วมงาน: มันสามารถเป็นกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกได้เช่นกัน องค์กรสามารถทำงานร่วมกับลูกค้าในกลยุทธ์เครือข่ายสังคมออนไลน์

ซึ่งจะเปิดหน้าต่างสู่แพลตฟอร์มโซเชียลเพื่อให้บริษัทต่างๆ สามารถค้นคว้า โฆษณา และรับภาพรวมของความต้องการและความต้องการของลูกค้า

เหตุใดการทำงานร่วมกันขององค์กรจึงมีความสำคัญ

การทำงานร่วมกันในองค์กรมีความสำคัญเนื่องจากทำให้กระบวนการสื่อสารในองค์กรง่ายขึ้น สิ่งนี้เป็นผลดีเสมอ เนื่องจากการสื่อสารที่ดีขึ้นต้องควบคู่ไปกับองค์กรที่ดำเนินงานได้ดีขึ้น

อย่างไรก็ตาม มีความสำคัญเป็นสองเท่าสำหรับบริษัทใดๆ ที่ขยายและปัจจุบันเป็นหน่วยงานระดับโลกที่มีพนักงานจากระยะไกลในเขตเวลาที่แตกต่างกัน

ที่เกี่ยวข้อง: เทคนิคการจัดการการสื่อสารที่ PM ทุกคนควรรู้

ปรับปรุงข้อมูล & องค์ความรู้

การจู่โจมของข้อมูลที่บริษัทต่างๆ ในปัจจุบันเผชิญนั้นต้องการกลยุทธ์การสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ ผู้คนในองค์กรต่างทำงานกับข้อมูลมากกว่าที่เคย ซึ่งอาจอุดตันช่องทางการสื่อสารที่ใหญ่ที่สุดได้

สิ่งนี้และการเร่งการดำเนินธุรกิจในขณะที่อุตสาหกรรมขยายไปสู่การผลิตทั่วโลก ล้วนเรียกร้องให้มีการทำงานร่วมกันเพิ่มขึ้นเพื่อจัดการกับความเครียดที่เพิ่มขึ้นในธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น

การทำงานร่วมกันในองค์กรช่วยให้ผู้คนแลกเปลี่ยนความรู้ จัดเก็บและแลกเปลี่ยนไฟล์ ตลอดจนสร้างและแก้ไขเอกสารร่วมกัน ช่วยให้พวกเขาสามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ผ่านการสร้างพื้นที่การทำงานร่วมกันหรือสำนักงานเสมือน สิ่งนี้ทำให้เกิดความได้เปรียบในแนวธุรกิจที่มีการแข่งขันสูงขึ้น

วิธีที่คุ้มค่าในการส่งเสริมการทำงานเป็นทีม

ระบบการทำงานร่วมกันในองค์กรไม่เพียงแต่เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ผลกำไรขององค์กรลดลงด้วยการลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางและค่าโทรศัพท์ ทีมที่ทำงานในพื้นที่เสมือนไม่จำเป็นต้องพบปะกันมากนัก นอกจากนี้ เครื่องมือแชทอาจมีราคาถูกกว่าระบบโทรศัพท์ในตัว

นอกจากนี้ยังมีสมาชิกในทีมที่พร้อมให้บริการในทันทีที่อาจโทรไม่ได้แต่สามารถตอบคำถามได้อย่างรวดเร็วผ่านแอปพลิเคชันแชท สิ่งนี้ทำให้งานเสร็จเร็วขึ้นด้วยการประสานงานงานและกำจัดการส่งข้อความซ้ำซ้อน

กลยุทธ์การทำงานร่วมกันขององค์กร & การนำไปใช้

ความโปร่งใสเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับบริษัทที่ต้องการใช้ประโยชน์จากการทำงานร่วมกันขององค์กร องค์กรต้องเปิดประตูสู่เทคโนโลยีใหม่ และทุกคนที่เกี่ยวข้องต้องยอมรับ การทำงานร่วมกันในองค์กรจำเป็นต้องมีการซื้อจากบนลงล่าง ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณพร้อมที่จะยอมรับ

เมื่อคุณได้พิจารณาแล้วว่าเหมาะสมสำหรับองค์กร จะต้องมีกลยุทธ์ที่ละเอียดและชัดเจนในการนำไปใช้ ขอแนะนำขั้นตอนต่อไปนี้

1. มีเป้าหมายและกระบวนการที่ชัดเจน

อย่าเพิ่งคว้าการทำงานร่วมกันในองค์กรเพราะดูเหมือนเป็นความคิดที่ดี มันเป็น แต่เฉพาะกับปัญหาทางธุรกิจที่คุณกำลังเผชิญ ถามตัวเองว่าจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัท พนักงานของบริษัทอย่างไร และทุกคนทำงานอย่างไร

ถ้ามันเหมาะสม คุณก็ต้องมีแผนดำเนินการต่อไป ตั้งค่าชุดของงานและกำหนดเวลาตามกำหนดเวลาและทำให้ผู้คนมีความรับผิดชอบ นั่นทำให้พนักงานต้องเรียนรู้ขั้นตอนการทำงานใหม่ๆ และผู้จัดการต้องไว้วางใจพนักงานของตน

2. รับเครื่องมือที่เหมาะสม

ดูคำตอบของคุณตั้งแต่ขั้นตอนแรก แล้วค้นคว้าว่ามีเทคโนโลยีและเครื่องมือใดบ้างที่พร้อมจะจัดการกับข้อกังวลเหล่านั้น มีเครื่องมือมากมายที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน คุณคงไม่อยากได้โหลและพบว่าคุณใช้แค่สองอันเท่านั้น ที่ผิดวัตถุประสงค์

มองหาเครื่องมือที่จะทำงานในโครงสร้างของคุณและกำหนดเป้าหมายจุดปวดที่คุณต้องการบรรเทา จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์นั้นใช้งานง่ายและเข้ากันได้กับความต้องการของคุณ

ที่เกี่ยวข้อง: ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเป็นทีม: 3 คุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับการเพิ่มผลผลิต

3. ตั้งกฎ

คุณมีวิสัยทัศน์และเครื่องมือที่จะพาคุณไปที่นั่น ตอนนี้คุณต้องจ้างพนักงานมาซื้อ วิธีที่ดีที่สุดคือแสดงให้พวกเขาเห็นว่าสิ่งนี้จะทำให้สิ่งต่างๆ ดีขึ้นสำหรับพวกเขาในชีวิตการทำงานในแต่ละวันได้อย่างไร มันจะช่วยเพิ่มผลผลิต แต่ก็ช่วยประหยัดเวลาพวกเขาด้วย

การฝึกอบรมจะเป็นกุญแจสำคัญ แต่หวังว่าคุณจะเลือกเครื่องมือที่ไม่มีช่วงการเรียนรู้ที่สูงชัน อย่างไรก็ตาม นอกเหนือจากเทคโนโลยีแล้ว จะต้องมีกฎเกณฑ์สำหรับการมีส่วนร่วมและมารยาท โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณจะติดต่อกับลูกค้าบนเครือข่ายสังคมออนไลน์ แต่แม้กระทั่งภายในองค์กร การสื่อสารผ่านข้อความจะลบความแตกต่างเล็กน้อยและอาจเข้าใจผิดได้ แนวทางที่ชัดเจนจะช่วยหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาด

4. ตรวจสอบและติดตาม

เมื่อคุณมีระบบการทำงานร่วมกันในองค์กรและใช้งานแล้ว แสดงว่าคุณยังทำไม่เสร็จ แม้ว่าจะไม่ใช่โครงการต่อเนื่องจากไม่มีปลายทางพร้อมผลลัพธ์ แต่เป็นกระบวนการ เช่นเดียวกับโครงการและกระบวนการ ต้องมีการตรวจสอบและติดตามอย่างใกล้ชิดเพื่อพิจารณาว่าคุณบรรลุความคาดหวังหรือไม่ สิ่งนี้ให้ข้อมูลเชิงลึกว่าระบบทำงานได้ดีเพียงใดและให้ข้อมูลเพื่อปรับแต่งกระบวนการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

ProjectManager เพิ่มความร่วมมือระดับองค์กรสูงสุด

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัล ซึ่งบริษัทใช้ในการจัดระเบียบทีมและทำให้พวกเขาทำงานร่วมกันในโครงการและการดำเนินธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น เป็นซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันระดับองค์กรในอุดมคติ และไม่จำเป็นต้องใช้แอปต่างๆ มากมาย ฟีเจอร์การทำงานร่วมกันจำนวนมากที่คุณต้องการมีอยู่ใน ProjectManager

เครื่องมือในการทำงานร่วมกันเพื่อการทำงานให้สำเร็จ

การทำงานร่วมกันเป็นมากกว่าการเชื่อมต่อ เป็นการจัดหาเครื่องมือที่ช่วยให้ทีมสามารถระดมความคิดและแก้ไขปัญหาได้ ProjectManager มีเครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น แผนภูมิแกนต์ กระดานคัมบัง รายการงาน และปฏิทิน เพื่อให้ทุกคนสามารถทำงานและทำงานร่วมกันได้อย่างที่ต้องการ

เมื่อสมาชิกในทีมได้รับมอบหมายงานบน ProjectManager พวกเขาสามารถแสดงความคิดเห็นในระดับงานได้ เมื่อเพื่อนร่วมทีมตอบกลับ พวกเขาจะได้รับแจ้งทางอีเมล สิ่งนี้ทำให้การสื่อสารมีการแปลเป็นภาษาท้องถิ่นและมีประสิทธิภาพ โดยกำจัดกลุ่มอีเมลไปมาและข้อความโต้ตอบแบบทันที

แต่การทำงานร่วมกันไม่ใช่แค่การพูดคุยเท่านั้น แต่ยังเป็นการแบ่งปันข้อมูลอีกด้วย ProjectManager มีพื้นที่จัดเก็บไฟล์ไม่จำกัด ดังนั้นแนบเอกสารและรูปภาพได้มากเท่าที่คุณต้องการ สิ่งเหล่านี้สามารถทำให้เข้าถึงและแบ่งปันได้ทั่วทั้งองค์กร

การจัดการภาระงาน

เมื่อทีมทำงานจากระยะไกล อาจเป็นเรื่องยากสำหรับผู้จัดการที่จะจัดการกับสิ่งที่พวกเขากำลังทำ และหากทรัพยากรเพียงพอสำหรับพวกเขาในการทำงานให้สำเร็จ ProjectManager มีหน้าภาระงานที่มีรหัสสีเพื่อแสดงว่าใครกำลังทำอะไร

หากสมาชิกในทีมบางคนมีงานมากเกินไปในขณะที่คนอื่นมีงานน้อยเกินไป ผู้จัดการสามารถสร้างสมดุลของปริมาณงานได้จากหน้านั้น พวกเขายังสามารถดูว่าใครมีเวลาว่างเมื่อใดและได้รับปฏิทินของวันหยุดทั้งหมด ไม่ว่าทีมของพวกเขาจะทำงานในประเทศใด ซึ่งทำให้การบ้านเป็นเรื่องง่ายและแม่นยำ

ติดตามความคืบหน้าได้จากทุกที่

แม้ว่าผู้จัดการจะต้องไว้วางใจให้ทีมของตนทำงาน แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้อยู่ในสำนักงานเดียวกัน แต่ก็มักจะเป็นเรื่องยาก คุณคงไม่ต้องการการจัดการแบบไมโคร แต่คุณก็ไม่อยากละเลยความก้าวหน้าของพวกเขาเพียงเพื่อจะพบว่าสายเกินไปที่งานนั้นล้าหลัง ProjectManager ช่วยคุณได้

คุณสามารถดูความคืบหน้าจากระดับสูงด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่ติดตามงาน ค่าใช้จ่าย และสุขภาพ และอื่นๆ หากคุณต้องการรายละเอียดมากกว่านี้ คุณสามารถกรองรายงานแบบคลิกเดียวเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการได้

ProjectManager ช่วยให้องค์กรต่างๆ ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเปิดโอกาสให้องค์กรเหล่านี้มีสมาธิกับงานอื่นๆ โดยไม่ต้องอาศัยการประชุมที่ไม่รู้จบ เอกสารที่จำเป็นในการสั่งการจะอยู่ที่ปลายนิ้วไม่ว่าจะอยู่ที่ใดและทุกเวลา ProjectManager ยังช่วยให้บริษัทต่างๆ วางแผนและดำเนินการตามแผน โดยเก็บเครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการไว้ในหน้าจอเดียว ทดลองใช้งานฟรี 30 วันนี้และดูว่าเหตุใด ProjectManager จึงได้รับความไว้วางใจจากทีมกว่า 10,000 ทีมสำหรับการทำงานร่วมกันและการจัดการโครงการ