Colaboração Empresarial: Estratégia e Ferramentas

A colaboração é um chamado à ação que é ouvido por muitos nos negócios. Gerentes e executivos de alto escalão cantam seus elogios. Eles pedem que as equipes trabalhem de forma mais colaborativa para aumentar a produtividade. A ironia é que essas mesmas pessoas muitas vezes negligenciam a colaboração dentro de seus próprios círculos.

Se ao menos houvesse uma maneira de promover a colaboração não apenas em nível de equipe, mas em nível empresarial. Isso pode afetar tudo o que uma empresa faz. Os projetos seriam mais colaborativos. A produtividade aumentaria. O moral melhoraria. Mas isso é apenas um sonho que nos distrai de voltar ao trabalho em nossos silos individuais?

Não, existe uma solução! Chama-se colaboração empresarial e ajuda as organizações a tirar o máximo proveito do mundo digital em que vivemos. A colaboração empresarial pode tornar as empresas mais eficientes e isso filtra a forma como os projetos são executados, como os membros da equipe trabalham uns com os outros e como os clientes são servido.

O que é colaboração empresarial?

A colaboração empresarial é uma forma de comunicar eficazmente a nível empresarial. Existem muitas maneiras de facilitar essa comunicação, como uma plataforma colaborativa, ferramentas de redes sociais corporativas, uma intranet ou a internet. É preciso o que pode ser uma força de trabalho dividida e dá a eles as ferramentas para trabalharem juntos.

É um sistema que torna mais fácil para os funcionários compartilhar informações para que possam trabalhar juntos em projetos, independentemente de estarem no mesmo escritório ou distribuídos globalmente. Isso é alcançado por meio de soluções de software, rede e processamento.

As soluções de colaboração empresarial incluem software baseado em nuvem, como o ProjectManager (no qual entraremos em mais detalhes posteriormente), videoconferência, ferramentas de compartilhamento de documentos e outras tecnologias que conectam pessoas em todos os níveis de uma organização.

Uma maneira de alcançar seus clientes

No entanto, isso não se limita à colaboração interna entre colegas de trabalho: também pode ser com partes interessadas externas. Uma organização pode colaborar com seus clientes em uma estratégia de rede social.

Isso abre uma janela para as plataformas sociais para que as empresas possam pesquisar, anunciar e obter um instantâneo das necessidades e desejos de seus clientes.

Por que a colaboração empresarial é importante?

A colaboração empresarial é importante porque simplifica o processo de comunicação em uma organização. Isso é sempre positivo, pois uma comunicação melhor anda de mãos dadas com uma organização mais bem administrada.

No entanto, é duplamente importante para qualquer empresa que se expandiu e agora é uma entidade global com trabalhadores remotos em diferentes fusos horários.

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Organização aprimorada de dados e conhecimento

O ataque de dados que as empresas de hoje enfrentam exige uma estratégia eficaz de comunicação e colaboração. As pessoas nas organizações estão trabalhando com mais informações do que nunca, o que pode obstruir até mesmo o maior canal de comunicação.

Isso e a aceleração das operações de negócios à medida que a indústria se expande para a produção mundial exigem maior colaboração para lidar melhor com o estresse crescente colocado nos negócios.

A colaboração empresarial permite que as pessoas troquem conhecimento, armazenem e troquem arquivos, bem como criem e editem documentos juntos. Proporciona-lhes a capacidade de trabalhar em conjunto em tempo real através da criação de espaços colaborativos ou escritórios virtuais. Isso proporciona uma vantagem em um cenário de negócios cada vez mais competitivo.

Uma maneira econômica de impulsionar o trabalho em equipe

Um sistema colaborativo empresarial não apenas otimiza a produtividade e o desempenho, mas também ajuda os resultados de uma organização, reduzindo os custos de viagens e telefone. As equipes que estão trabalhando em um espaço virtual não precisam se reunir tanto pessoalmente. Além disso, as ferramentas de bate-papo podem ser mais baratas do que um sistema telefônico integrado.

Há também a disponibilidade imediata dos membros da equipe, que podem não conseguir atender uma chamada, mas podem responder rapidamente a uma pergunta por meio de um aplicativo de bate-papo. Isso torna o trabalho mais rápido coordenando tarefas e eliminando mensagens redundantes.

Estratégias e Implementação de Colaboração Empresarial

A transparência é necessária para qualquer empresa que queira tirar proveito da colaboração empresarial. A organização deve abrir suas portas para novas tecnologias e deve ser adotada por todos os envolvidos. A colaboração empresarial requer adesão de cima para baixo, portanto, certifique-se de que sua empresa esteja pronta para adotá-la.

Depois de determinar que é uma boa opção para a organização, deve haver uma estratégia completa e clara para implementá-la. As etapas a seguir são recomendadas.

1. Tenha um objetivo e processo claros

Não agarre apenas a colaboração empresarial porque parece uma boa ideia. É, mas apenas na medida em que se aplica aos problemas de negócios que você está enfrentando. Pergunte a si mesmo como isso beneficiará a empresa, seus funcionários e como todos trabalham.

Se for um bom ajuste, você precisará de um plano de implementação. Configure uma série de tarefas e prazos em um cronograma e responsabilize as pessoas. Isso exige que os funcionários aprendam novos procedimentos e que os gerentes confiem em seus funcionários.

2. Obtenha a ferramenta certa

Analise suas respostas desde a primeira etapa e, em seguida, pesquise quais tecnologias e ferramentas estão disponíveis para lidar com essas preocupações. Existem muitas ferramentas disponíveis para facilitar a colaboração. Você não quer ter uma dúzia e descobrir que só usa duas. Isso anula o propósito.

Procure ferramentas que funcionem dentro de sua estrutura e direcione os pontos problemáticos que você deseja aliviar. Em seguida, certifique-se de que o software é fácil de usar e compatível com suas necessidades.

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3. Defina as regras

Você tem sua visão e a ferramenta para chegar lá. Agora você tem que fazer com que a força de trabalho compre. A melhor maneira de fazer isso é mostrando a eles como isso tornará as coisas melhores para eles em sua vida profissional diária. Isso aumentará a produtividade, mas também economizará tempo.

O treinamento será fundamental, embora esperemos que você escolha uma ferramenta sem uma curva de aprendizado íngreme. No entanto, além da tecnologia, deve haver regras para engajamento e etiqueta. Isso é especialmente verdadeiro se você estiver interagindo com clientes nas redes sociais. Mas mesmo internamente, a comunicação por meio de texto apaga as nuances e pode ser mal interpretada. Um conjunto claro de diretrizes ajudará a evitar falhas de comunicação.

4. Monitorar e rastrear

Depois de ter seu sistema de colaboração empresarial instalado e em uso, você não terminou. Embora não seja um projeto em si, pois não há endpoint com entregas, é um processo. E, como projetos e processos, requer monitoramento e acompanhamento próximos para determinar se você está atendendo às expectativas. Isso fornece informações sobre como o sistema está funcionando e fornece dados para ajustar o processo para obter melhores resultados.

ProjectManager maximiza a colaboração empresarial

ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado usado por empresas para organizar equipes e fazê-las trabalhar melhor juntas em projetos e operações de negócios. É um software de colaboração empresarial ideal e elimina a necessidade de usar vários aplicativos diferentes. Muitos dos recursos de colaboração de que você precisa estão integrados ao ProjectManager.

Ferramentas colaborativas para realizar o trabalho

A colaboração é mais do que apenas conectar. Está fornecendo ferramentas que permitem que as equipes façam brainstorming de ideias e resolvam problemas. O ProjectManager possui ferramentas de gerenciamento de projetos como gráficos de Gantt, quadros kanban, listas de tarefas e calendários para que todos possam trabalhar e colaborar exatamente como quiserem.

Quando os membros da equipe recebem uma tarefa no ProjectManager, eles podem comentar no nível da tarefa. Quando o colega de equipe responde, eles são notificados por e-mail. Isso mantém a comunicação localizada e eficiente, eliminando cadeias de e-mail e mensagens instantâneas.

Mas a colaboração não é apenas falar, é compartilhar informações. O ProjectManager tem armazenamento de arquivos ilimitado, então anexe quantos documentos e imagens você precisar. Tudo isso pode ser disponibilizado e compartilhado em toda a organização.

Gerenciamento de carga de trabalho

Quando as equipes estão trabalhando remotamente, pode ser difícil para os gerentes entenderem o que estão fazendo e se os recursos são adequados para realizar suas tarefas. O ProjectManager tem uma página de carga de trabalho codificada por cores para mostrar quem está fazendo o quê.

Se alguns membros da equipe têm muitas tarefas enquanto outros têm poucas, os gerentes podem equilibrar sua carga de trabalho diretamente dessa página. Eles também podem ver quem tem folga quando e obter um calendário de todos os feriados, independentemente do país em que suas equipes estão trabalhando, o que torna as atribuições fáceis e precisas.

Acompanhe o progresso de qualquer lugar

Embora os gerentes devam confiar em suas equipes para trabalhar, mesmo que não estejam no mesmo escritório, isso muitas vezes pode ser difícil. Você não quer microgerenciar, mas também não quer negligenciar o progresso deles apenas para descobrir tarde demais que o trabalho está lamentavelmente atrasado. ProjectManager está de costas.

Você pode visualizar o progresso de alto nível com um painel em tempo real que rastreia tarefas, custos e integridade, entre outras coisas. Se você estiver procurando mais detalhes, os relatórios de um clique podem ser filtrados para mostrar apenas as informações desejadas.

O ProjectManager ajuda as empresas a colaborar de forma eficaz, e isso permite que elas se concentrem em outros trabalhos sem depender de reuniões intermináveis. Os documentos de que precisam para direcioná-los estão ao seu alcance onde quer que estejam e a qualquer momento. O ProjectManager também ajuda as empresas a planejar e executar seus planos, mantendo todas as ferramentas que você precisa em uma tela. Faça esta avaliação gratuita de 30 dias e veja por que o ProjectManager é confiável para mais de 10.000 equipes para colaboração e gerenciamento de projetos.