Collaboration d'entreprise : stratégie et outils

La collaboration est un appel à l'action lancé par de nombreuses entreprises. Les managers et les cadres supérieurs chantent ses louanges. Ils demandent aux équipes de travailler plus en collaboration afin de gagner en productivité. L'ironie est que ces mêmes personnes négligent souvent la collaboration au sein de leurs propres cercles.

Si seulement il y avait un moyen de favoriser la collaboration non seulement au niveau de l'équipe, mais au niveau de l'entreprise. Cela pourrait avoir un impact sur tout ce que fait une entreprise. Les projets seraient plus collaboratifs. La productivité grimperait. Le moral s'améliorerait. Mais est-ce juste un rêve qui nous empêche de retourner au travail dans nos silos individuels ?

Non, il existe une solution ! C'est ce qu'on appelle la collaboration d'entreprise, et elle aide les organisations à tirer le meilleur parti du monde numérique dans lequel nous vivons. La collaboration d'entreprise peut rendre les entreprises plus efficaces, et cela se répercute sur la façon dont les projets sont exécutés, comment les membres de l'équipe travaillent les uns avec les autres et comment les clients sont servi.

Qu'est-ce que la collaboration d'entreprise ?

La collaboration d'entreprise est un moyen de communiquer efficacement au niveau de l'entreprise. Il existe de nombreuses façons de faciliter cette communication, comme une plateforme collaborative, des outils de réseaux sociaux d'entreprise, un intranet ou Internet. Il prend ce qui pourrait être une main-d'œuvre divisée et leur donne les outils pour travailler ensemble.

C'est un système qui permet aux employés de partager plus facilement des informations afin qu'ils puissent travailler ensemble sur des projets, qu'ils soient dans le même bureau ou répartis dans le monde entier. Ceci est réalisé grâce à des solutions logicielles, de mise en réseau et de traitement.

Les solutions de collaboration d'entreprise incluent des logiciels basés sur le cloud comme ProjectManager (dans lequel nous reviendrons plus en détail plus tard), la vidéoconférence, des outils de partage de documents et d'autres technologies qui connectent les personnes à tous les niveaux d'une organisation.

Un moyen d'atteindre vos clients

Cela ne se limite cependant pas à la collaboration interne entre collègues : cela peut aussi être avec des parties prenantes externes. Une organisation peut collaborer avec ses clients dans une stratégie de réseaux sociaux.

Cela ouvre une fenêtre sur les plateformes sociales afin que les entreprises puissent rechercher, faire de la publicité et obtenir un aperçu des besoins et des désirs de leurs clients.

Pourquoi la collaboration d'entreprise est-elle importante ?

La collaboration d'entreprise est importante car elle simplifie le processus de communication dans une organisation. C'est toujours positif, car une meilleure communication va de pair avec une organisation mieux gérée.

Cependant, il est doublement important pour toute entreprise qui s'est développée et est maintenant une entité mondiale avec des travailleurs à distance dans différents fuseaux horaires.

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Amélioration de l'organisation des données et des connaissances

L'assaut de données auquel les entreprises d'aujourd'hui sont confrontées exige une stratégie de communication et de collaboration efficace. Les employés des organisations travaillent avec plus d'informations que jamais auparavant, ce qui peut obstruer même le plus grand canal de communication.

Ceci et l'accélération des opérations commerciales à mesure que l'industrie s'étend à la production mondiale nécessitent une collaboration accrue pour mieux gérer le stress croissant imposé aux entreprises.

La collaboration d'entreprise permet aux gens d'échanger des connaissances, de stocker et d'échanger des fichiers, ainsi que de créer et de modifier des documents ensemble. Il leur offre la possibilité de travailler ensemble en temps réel grâce à la création d'espaces collaboratifs ou de bureaux virtuels. Cela donne un avantage dans un paysage commercial de plus en plus concurrentiel.

Un moyen rentable de stimuler le travail d'équipe

Un système collaboratif d'entreprise permet non seulement d'optimiser la productivité et les performances, mais aussi d'améliorer les résultats d'une organisation en réduisant les frais de déplacement et de téléphone. Les équipes qui travaillent dans un espace virtuel n'ont pas autant besoin de se rencontrer en personne. De plus, les outils de chat peuvent être moins coûteux qu'un système téléphonique intégré.

Il y a aussi la disponibilité immédiate des membres de l'équipe, qui pourraient ne pas être en mesure de prendre un appel mais peuvent répondre rapidement à une question via une application de chat. Cela accélère le travail en coordonnant les tâches et en éliminant les messages redondants.

Stratégies et mise en œuvre de la collaboration d'entreprise

La transparence est requise pour toute entreprise qui souhaite tirer parti de la collaboration d'entreprise. L'organisation doit ouvrir ses portes à la nouvelle technologie, et elle doit être adoptée par toutes les personnes impliquées. La collaboration d'entreprise nécessite une adhésion de haut en bas, alors assurez-vous que votre entreprise est prête à l'adopter.

Une fois que vous avez déterminé qu'il convient à l'organisation, il doit y avoir une stratégie complète et claire pour le mettre en œuvre. Les étapes suivantes sont recommandées.

1. Ayez un objectif et un processus clairs

Ne vous contentez pas de vous lancer dans la collaboration d'entreprise parce que cela semble être une bonne idée. C'est le cas, mais uniquement dans la mesure où cela s'applique aux problèmes commerciaux auxquels vous êtes confrontés. Demandez-vous comment cela profitera à l'entreprise, à ses employés et comment chacun travaille.

Si cela vous convient, vous avez ensuite besoin d'un plan de mise en œuvre. Établissez une série de tâches et d'échéances selon un calendrier et responsabilisez les gens. Cela exige que les employés apprennent de nouvelles procédures et que les gestionnaires fassent confiance à leurs employés.

2. Obtenez le bon outil

Examinez vos réponses à la première étape, puis recherchez les technologies et les outils disponibles pour répondre à ces préoccupations. Il existe de nombreux outils pour faciliter la collaboration. Vous ne voulez pas en avoir une douzaine et constater que vous n'en utilisez vraiment que deux. Cela va à l'encontre du but.

Recherchez des outils qui fonctionneront au sein de votre structure et ciblez les points douloureux que vous souhaitez atténuer. Assurez-vous ensuite que le logiciel est facile à utiliser et compatible avec vos besoins.

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3. Établissez des règles

Vous avez votre vision et l'outil pour vous y rendre. Maintenant, vous devez obtenir l'adhésion de la main-d'œuvre. La meilleure façon d'y parvenir est de leur montrer comment cela améliorera les choses pour eux dans leur vie professionnelle quotidienne. Cela augmentera la productivité, mais cela leur fera également gagner du temps.

La formation sera la clé, même si, espérons-le, vous choisissez un outil sans courbe d'apprentissage abrupte. Cependant, au-delà de la technologie, il doit y avoir des règles d'engagement et d'étiquette. Cela est particulièrement vrai si vous serez en contact avec des clients sur les réseaux sociaux. Mais même en interne, la communication par texte efface les nuances et peut être mal interprétée. Un ensemble clair de lignes directrices aidera à éviter les malentendus.

4. Surveiller et suivre

Une fois que votre système de collaboration d'entreprise est en place et utilisé, vous n'avez pas terminé. Bien qu'il ne s'agisse pas d'un projet en soi, car il n'y a pas de point final avec des livrables, c'est un processus. Et comme les projets et les processus, cela nécessite une surveillance et un suivi étroits pour déterminer si vous répondez aux attentes. Cela donne un aperçu du fonctionnement du système et vous donne des données pour ajuster le processus afin d'obtenir de meilleurs résultats.

ProjectManager optimise la collaboration d'entreprise

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé utilisé par les entreprises pour organiser les équipes et les faire mieux travailler ensemble sur les projets et les opérations commerciales. C'est un logiciel de collaboration d'entreprise idéal, et il élimine le besoin d'utiliser plusieurs applications différentes. De nombreuses fonctionnalités de collaboration dont vous avez besoin sont intégrées à ProjectManager.

Outils collaboratifs pour faire le travail

La collaboration est plus qu'une simple connexion. Il fournit des outils qui permettent aux équipes de réfléchir à des idées et de résoudre des problèmes. ProjectManager dispose d'outils de gestion de projet tels que des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban, des listes de tâches et des calendriers afin que chacun puisse travailler et collaborer exactement comme il le souhaite.

Lorsque les membres de l'équipe se voient attribuer une tâche sur ProjectManager, ils peuvent commenter au niveau de la tâche. Lorsque leur coéquipier répond, ils sont avertis par e-mail. Cela permet de maintenir la communication localisée et efficace, éliminant les chaînes d'e-mails et les messages instantanés dans les deux sens.

Mais la collaboration, ce n'est pas seulement parler, c'est partager des informations. ProjectManager dispose d'un stockage de fichiers illimité, alors joignez autant de documents et d'images que vous le souhaitez. Tous ces éléments peuvent être rendus accessibles et partagés dans toute l'organisation.

Gestion de la charge de travail

Lorsque les équipes travaillent à distance, il peut être difficile pour les responsables de savoir ce qu'ils font et si les ressources sont suffisantes pour accomplir leurs tâches. ProjectManager a une page de charge de travail qui est codée par couleur pour montrer qui fait quoi.

Si certains membres de l'équipe ont trop de tâches alors que d'autres en ont trop peu, les responsables peuvent équilibrer leur charge de travail directement à partir de cette page. Ils peuvent également voir qui a du temps libre quand et obtenir un calendrier de tous les jours fériés, quel que soit le pays où travaillent leurs équipes, ce qui rend les affectations faciles et précises.

Suivez les progrès de n'importe où

Alors que les managers doivent faire confiance à leurs équipes pour travailler, même s'ils ne sont pas dans le même bureau, cela peut souvent être difficile. Vous ne voulez pas microgérer, mais vous ne voulez pas non plus négliger leurs progrès pour découvrir trop tard que le travail est terriblement en retard. ProjectManager vous soutient.

Vous pouvez visualiser les progrès à un niveau élevé avec un tableau de bord en temps réel qui suit les tâches, les coûts et la santé, entre autres. Si vous recherchez plus de détails, les rapports en un clic peuvent être filtrés pour afficher uniquement les informations souhaitées.

ProjectManager aide les entreprises à collaborer efficacement, ce qui leur permet de se concentrer sur d'autres tâches sans dépendre de réunions interminables. Les documents dont ils ont besoin pour les diriger sont à portée de main où qu'ils soient et à tout moment. ProjectManager aide également les entreprises à planifier et à exécuter leurs plans, en gardant tous les outils dont vous avez besoin sur un seul écran. Profitez de cet essai gratuit de 30 jours et découvrez pourquoi ProjectManager est approuvé par plus de 10 000 équipes pour la collaboration et la gestion de projet.