企業協作：戰略與工具

協作是許多商界人士發出的行動號召。 經理和高層管理人員對其贊不絕口。 他們要求團隊更加協作地工作，以提高生產力。 具有諷刺意味的是，這些人經常忽視自己圈子內的合作。

如果有辦法不僅在團隊層面，而且在企業層面促進協作。 這可能會影響公司所做的一切。 項目將更具協作性。 生產力會飆升。 士氣會提高。 但這只是一個夢想，讓我們無法回到各自的孤島工作嗎？

不，有辦法！ 它被稱為企業協作，它可以幫助組織充分利用我們生活的數字世界。企業協作可以提高公司的效率，這會過濾到項目的執行方式、團隊成員如何相互合作以及客戶如何服務。

什麼是企業協作？

企業協作是在企業層面進行有效溝通的一種方式。 有許多方法可以促進這種交流，例如協作平台、企業社交網絡工具、內部網或互聯網。 它需要可能是分散的勞動力，並為他們提供一起工作的工具。

這是一個讓員工更容易共享信息的系統，這樣他們就可以在項目上一起工作，無論他們是在同一個辦公室還是分佈在全球各地。 這是通過軟件、網絡和處理解決方案實現的。

企業協作解決方案包括基於雲的軟件，如 ProjectManager（稍後我們將詳細介紹）、視頻會議、文檔共享工具和其他連接組織各個級別人員的技術。

一種接觸客戶的方式

但是，這不僅限於同事之間的內部協作：也可以與外部利益相關者進行。 組織可以在社交網絡戰略中與其客戶合作。

這為社交平台打開了一扇窗，讓公司可以研究、宣傳並了解客戶的需求和需求。

為什麼企業協作很重要？

企業協作很重要，因為它簡化了組織中的溝通過程。 這始終是積極的，因為更好的溝通與更好的組織密切相關。

然而，對於任何已經擴張並成為在不同時區擁有遠程工作人員的全球實體的公司來說，這一點都具有雙重重要性。

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改進的數據和知識組織

當今公司面臨的數據衝擊需要有效的溝通和協作策略。 組織中的人員處理的信息比以往任何時候都多，這甚至會堵塞最大的溝通渠道。

隨著行業擴展到全球生產，這一點以及業務運營的加速都要求加強協作，以更好地應對業務所承受的日益增加的壓力。

企業協作允許人們交換知識、存儲和交換文件，以及一起創建和編輯文檔。 它通過創建協作空間或虛擬辦公室為他們提供了實時合作的能力。 這在競爭日益激烈的商業環境中提供了優勢。

一種促進團隊合作的經濟高效的方式

企業協作系統不僅可以優化生產力和績效，而且可以通過減少差旅和電話成本來幫助組織的底線。 在虛擬空間中工作的團隊不需要親自見面。 此外，聊天工具可能比集成電話系統便宜。

還有團隊成員的即時可用性，他們可能無法接聽電話，但可以通過聊天應用程序快速回答問題。 通過協調任務和消除多餘的消息傳遞，可以更快地完成工作。

企業協作策略與實施

任何想要利用企業協作的公司都需要透明度。 該組織必須向新技術敞開大門，並且必須被所有相關人員所接受。 企業協作需要自上而下的支持，因此請確保您的公司已準備好接受它。

一旦您確定它非常適合組織，就必須有一個徹底而清晰的戰略來實施它。 建議執行以下步驟。

1. 有明確的目標和流程

不要僅僅抓住企業協作，因為這聽起來是個好主意。 它是，但僅適用於您面臨的業務問題。 問問自己這將如何使公司、員工以及每個人的工作方式受益。

如果它很合適，那麼您接下來需要一個實施計劃。 按計劃設置一系列任務和截止日期，並讓人們負責。 這需要員工學習新的程序，管理者要信任他們的員工。

2. 獲得正確的工具

從第一步開始查看您的答案，然後研究可以使用哪些技術和工具來解決這些問題。 有很多工具可以促進協作。 你不想得到一打，卻發現你真的只用了兩個。 這違背了目的。

尋找適用於您的結構並針對您想要緩解的痛點的工具。 然後確保該軟件易於使用並符合您的需求。

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3. 制定規則

你有你的願景和工具來幫助你。 現在你必須讓員工參與進來。做到這一點的最好方法是向他們展示這將如何讓他們在日常工作生活中變得更好。 這將提高生產力，但也將節省他們的時間。

培訓將是關鍵，但希望您選擇沒有陡峭學習曲線的工具。 然而，除了技術之外，還必須有參與和禮儀的規則。 如果您將在社交網絡上與客戶互動，則尤其如此。 但即使在內部，通過文本進行交流也會消除細微差別並且可能會被誤解。 一套明確的指導方針將有助於避免誤解。

4.監控和跟踪

一旦您的企業協作系統到位並投入使用，您的工作還沒有完成。 雖然它本身不是一個項目，因為沒有可交付成果的終點，但它是一個過程。 與項目和流程一樣，它需要密切監控和跟踪以確定您是否達到預期。 這可以深入了解系統的工作情況，並為您提供數據來調整流程以獲得更好的結果。

ProjectManager 最大化企業協作

ProjectManager 是一個屢獲殊榮的項目管理軟件，公司用來組織團隊並讓他們在項目和業務運營中更好地合作。 它是一款理想的企業協作軟件，無需使用多個不同的應用程序。 您需要的許多協作功能都內置在 ProjectManager 中。

完成工作的協作工具

協作不僅僅是連接。 它提供了允許團隊集思廣益並解決問題的工具。 ProjectManager 擁有甘特圖、看板、任務列表和日曆等項目管理工具，因此每個人都可以按照自己的意願進行工作和協作。

當團隊成員在 ProjectManager 上分配任務時，他們可以在任務級別發表評論。 當他們的隊友回复時，他們會收到電子郵件通知。 這使通信保持本地化和高效，消除了來回的電子郵件鍊和即時消息。

但協作不僅僅是談論，而是共享信息。 ProjectManager 具有無限的文件存儲空間，因此可以根據需要附加任意數量的文檔和圖像。 所有這些都可以在整個組織中訪問和共享。

工作負載管理

當團隊遠程工作時，管理人員可能很難掌握他們正在做什麼以及資源是否足以讓他們完成任務。 ProjectManager 有一個工作負載頁面，該頁面以顏色編碼顯示誰在做什麼。

如果一些團隊成員的任務太多而其他成員的任務太少，經理可以直接從該頁面平衡他們的工作量。 他們還可以查看誰在什麼時候休假並獲得所有假期的日曆，無論他們的團隊在哪個國家工作，這使得分配變得簡單而準確。

從任何地方跟踪進度

儘管管理人員必須信任他們的團隊才能工作，即使他們不在同一個辦公室，但這通常很困難。 你不想進行微觀管理，但你也不想忽視他們的進步，結果發現工作嚴重落後為時已晚。 ProjectManager 為您提供支持。

您可以使用跟踪任務、成本和運行狀況等的實時儀表板從高級別查看進度。 如果您正在尋找更詳細的信息，可以過濾一鍵式報告以僅顯示您想要的信息。

ProjectManager 幫助企業有效地協作，這使他們能夠專注於其他工作，而無需依賴無休止的會議。 他們需要指導他們的文件隨時隨地都觸手可及。 ProjectManager 還可以幫助公司計劃和執行他們的計劃，將您需要的所有工具保存在一個屏幕上。 參加這個 30 天的免費試用，了解為什麼 ProjectManager 在協作和項目管理方面受到 10,000 多個團隊的信任。