エンタープライズ コラボレーション: 戦略とツール

コラボレーションは、多くのビジネス関係者が発する行動への呼びかけです。 マネージャーと上層部の幹部は、その賞賛を歌います。 生産性を高めるために、チームにもっと協力して作業するよう求めます。 皮肉なことに、これらの同じ人々が自分のサークル内でのコラボレーションを無視することがよくあります。

チーム レベルだけでなく、エンタープライズ レベルでもコラボレーションを促進する方法があればいいのにと思います。 それは、企業が行うすべてのことに影響を与える可能性があります。 プロジェクトはより協調的になります。 生産性が急上昇します。 士気は向上するでしょう。 しかし、これは私たちが個々のサイロで仕事に戻るのを邪魔する単なる夢ですか?

いいえ、解決策があります！ これはエンタープライズ コラボレーションと呼ばれ、組織が私たちが住んでいるデジタル世界を最大限に活用するのに役立ちます。エンタープライズ コラボレーションは企業をより効率的にすることができ、プロジェクトの実行方法、チーム メンバー同士の連携方法、顧客との関係などにまで絞り込まれます。役立った。

エンタープライズ コラボレーションとは

エンタープライズ コラボレーションは、企業レベルで効果的に通信する方法です。 コラボレーション プラットフォーム、エンタープライズ ソーシャル ネットワーキング ツール、イントラネット、インターネットなど、このコミュニケーションを促進する方法はたくさんあります。 分割された労働力を取り、一緒に働くためのツールを提供します。

これは、従業員が同じオフィスにいるか、世界中に分散しているかに関係なく、プロジェクトで一緒に作業できるように、従業員が簡単に情報を共有できるようにするシステムです。 これは、ソフトウェア、ネットワーキング、および処理ソリューションによって実現されます。

エンタープライズ コラボレーション ソリューションには、ProjectManager (後で詳しく説明します) などのクラウドベースのソフトウェア、ビデオ会議、ドキュメント共有ツール、および組織のあらゆるレベルで人々をつなぐその他のテクノロジが含まれます。

顧客にリーチする方法

ただし、これは同僚間の内部コラボレーションに限定されるものではありません。外部の利害関係者とのコラボレーションも可能です。 組織は、ソーシャル ネットワーク戦略で顧客と協力できます。

これにより、ソーシャル プラットフォームへの窓口が開かれ、企業は顧客のニーズとウォンツの調査、宣伝、スナップショットの取得を行うことができます。

エンタープライズ コラボレーションが重要な理由

エンタープライズ コラボレーションは、組織内のコミュニケーション プロセスを簡素化するために重要です。 より良いコミュニケーションはより良い運営の組織と密接に関連しているため、これは常にポジティブです。

しかし、拡大を続け、現在ではさまざまなタイムゾーンにリモート ワーカーがいるグローバル エンティティであるすべての企業にとって、これは二重に重要です。

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改善されたデータと知識の整理

今日の企業が直面しているデータの猛攻撃には、効果的なコミュニケーションとコラボレーションの戦略が必要です。 組織内の人々は、これまで以上に多くの情報を扱っており、最大の通信チャネルでさえも詰まる可能性があります。

これと、業界が世界規模の生産に拡大するにつれて事業運営が加速することはすべて、ビジネスにかかる増大するストレスをより適切に処理するためのコラボレーションの強化を必要とします。

エンタープライズ コラボレーションにより、人々は知識を交換したり、ファイルを保存および交換したり、ドキュメントを一緒に作成および編集したりできます。 コラボレーション スペースやバーチャル オフィスを作成することで、リアルタイムで共同作業を行うことができます。 これにより、ますます競争が激化するビジネス環境で優位に立つことができます。

チームワークを後押しする費用効率の高い方法

エンタープライズ コラボレーション システムは、生産性とパフォーマンスを最適化するだけでなく、出張や電話のコストを削減することで、組織の収益を向上させます。 仮想空間で作業しているチームは、直接会う必要はあまりありません。 さらに、チャット ツールは、統合された電話システムよりも安価になる可能性があります。

また、電話に出られなくても、チャット アプリケーションを介して質問にすばやく答えることができるチーム メンバーがすぐに利用可能になることもあります。 これにより、タスクを調整し、冗長なメッセージを排除することで、作業をより迅速に完了できます。

エンタープライズ コラボレーション戦略と実装

エンタープライズ コラボレーションを活用したい企業には、透明性が必要です。 組織は新しいテクノロジーへの扉を開く必要があり、関係者全員がそれを受け入れなければなりません。 エンタープライズ コラボレーションには、トップからボトムまで賛同が必要です。そのため、会社がそれを受け入れる準備ができていることを確認してください。

それが組織に適していると判断したら、それを実装するための徹底的で明確な戦略が必要です。 次の手順をお勧めします。

1. 明確な目標とプロセスを持つ

良いアイデアのように聞こえるからといって、エンタープライズ コラボレーションを利用するだけではいけません。 それはそうですが、あなたが直面しているビジネス上の問題に当てはまる場合に限られます。 それが会社、従業員、そして全員の働き方にどのような利益をもたらすかを自問してください。

適合する場合は、次に実装計画が必要です。 スケジュールに沿って一連のタスクと期限を設定し、人々に責任を負わせます。 そのためには、従業員が新しい手順を学び、マネージャーが従業員を信頼する必要があります。

2. 適切なツールを入手する

最初のステップからの答えを見て、それらの懸念に対処するために利用できるテクノロジーとツールを調べてください。 コラボレーションを促進するためのツールはたくさんあります。 1ダースを取得して、実際に2つしか使用していないことに気づきたくありません。 それは目的を破ります。

構造内で機能するツールを探し、緩和したい問題点をターゲットにします。 次に、ソフトウェアが使いやすく、ニーズと互換性があることを確認してください。

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3.ルールを設定する

あなたにはあなたのビジョンとそこに到達するためのツールがあります。 次に、従業員に同意してもらう必要があります。これを行うための最善の方法は、従業員の日常業務がどのように改善されるかを示すことです。 生産性が向上しますが、時間の節約にもなります。

トレーニングが鍵となりますが、うまくいけば、急な学習曲線のないツールを選択してください. ただし、テクノロジーを超えて、エンゲージメントとエチケットのルールが必要です。 これは、ソーシャル ネットワークで顧客とやり取りする場合に特に当てはまります。 しかし、社内であっても、テキストによるコミュニケーションはニュアンスを消し去り、誤解を招く可能性があります。 明確なガイドラインは、誤解を避けるのに役立ちます。

4. 監視と追跡

エンタープライズ コラボレーション システムを導入して使用するだけでは、それで終わりではありません。 それ自体はプロジェクトではありませんが、成果物にはエンドポイントがないため、プロセスです。 また、プロジェクトやプロセスと同様に、期待に応えているかどうかを判断するには、綿密な監視と追跡が必要です。 これにより、システムがどの程度うまく機能しているかについての洞察が得られ、より良い結果を得るためにプロセスを微調整するためのデータが得られます。

ProjectManager はエンタープライズ コラボレーションを最大化します

ProjectManager は、受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアで、企業がチームを編成し、プロジェクトや事業運営においてチームをより良く連携させるために使用しています。 これは理想的なエンタープライズ コラボレーション ソフトウェアであり、複数の異なるアプリを使用する必要がなくなります。 必要なコラボレーション機能の多くは、ProjectManager に組み込まれています。

仕事を成し遂げるための共同ツール

コラボレーションは単なる接続以上のものです。 チームがアイデアをブレインストーミングし、問題を解決できるようにするツールを提供しています。 ProjectManager には、ガント チャート、カンバン ボード、タスク リスト、カレンダーなどのプロジェクト管理ツールが用意されているため、誰もが思いどおりに作業し、共同作業を行うことができます。

チーム メンバーが ProjectManager でタスクを割り当てられると、タスク レベルでコメントすることができます。 チームメイトが応答すると、メールで通知されます。 これにより、コミュニケーションがローカライズされて効率的になり、やり取りされる電子メール チェーンやインスタント メッセージがなくなります。

しかし、コラボレーションとは話すことだけではなく、情報を共有することでもあります。 ProjectManager には無制限のファイル ストレージがあるため、必要な数のドキュメントや画像を添付できます。 これらすべてにアクセスできるようにし、組織全体で共有できます。

ワークロード管理

チームがリモートで作業している場合、マネージャーは、自分が何をしているのか、タスクを達成するのに十分なリソースがあるかどうかを把握するのが難しい場合があります。 ProjectManager には、誰が何をしているかを示すために色分けされたワークロード ページがあります。

タスクが多すぎるチーム メンバーと少なすぎるチーム メンバーがいる場合、マネージャーはそのページから直接ワークロードのバランスをとることができます。 また、チームが働いている国に関係なく、誰がいつ休暇を取っているかを確認し、すべての休日のカレンダーを取得できるため、割り当てが簡単かつ正確になります。

どこからでも進行状況を追跡

たとえ同じオフィスにいなくても、マネージャーはチームが仕事をすることを信頼しなければなりませんが、それはしばしば困難な場合があります。 細かく管理したくはありませんが、作業がひどく遅れていることに気付くのが遅すぎて、彼らの進歩を無視したくもありません. ProjectManager があなたをサポートします。

タスク、コスト、健全性などを追跡するリアルタイム ダッシュボードを使用して、概要レベルから進捗状況を確認できます。 より詳細な情報が必要な場合は、ワンクリック レポートをフィルター処理して、必要な情報だけを表示できます。

ProjectManager は、企業が効果的に共同作業を行うのに役立ち、エンドレスな会議に頼ることなく、他の作業に集中できるようにします。 必要なドキュメントは、どこにいてもいつでもすぐに利用できます。 ProjectManager は、必要なすべてのツールを 1 つの画面にまとめて、企業が計画を立てて実行するのにも役立ちます。 この 30 日間の無料試用版を利用して、ProjectManager がコラボレーションとプロジェクト管理において 10,000 を超えるチームから信頼されている理由を確認してください。